Pourquoi la gestion de contenu d'entreprise est essentielle pour votre entreprise

Une solution de gestion de contenu d'entreprise aide les entreprises à numériser, contrôler et automatiser leurs informations non structurées telles que les bordereaux de marchandises et les factures, les CV, les documents fiscaux, les e-mails et les notes de réunion.

Un système ECM capturera, lira et indexera les informations pour augmenter leur compréhensibilité ; donner au personnel la possibilité de modifier ou d'annoter des informations ; et fournir des outils de flux de travail complets et une automatisation pour garantir que les bonnes informations se retrouvent entre les bonnes mains en temps opportun.

Au sein de ce système, les documents peuvent être créés, gérés, traités et archivés en toute sécurité et conformément aux réglementations de conformité.

88 % des employés de bureau déclarent avoir besoin d'une plate-forme de recherche de données fiable et unifiée qui les aiderait à mieux faire leur travail.

Ils peuvent être disponibles pour tout le personnel, qu'il soit mobile ou interne, et tous les accès aux documents, les modifications et les mouvements sont enregistrés pour une meilleure organisation et une meilleure expertise.

Toutes les communications, y compris celles avec les clients, les fournisseurs et les sous-traitants, sont gérées intelligemment et peuvent être facilement récupérées pour de meilleurs flux de travail et une amélioration continue des processus.

Pourquoi une solution de gestion de contenu d'entreprise est essentielle

Les entreprises modernes se concentrent plus que jamais sur les processus numériques et déploient le type de transformation numérique qui est le moteur du succès.

Un assaut d'avancées technologiques, y compris la technologie cloud, les capacités mobiles, l'apprentissage automatique et l'automatisation, stimulent les changements et créent des opportunités.

De nouvelles formes de contenu sont en augmentation à mesure que les plateformes de médias sociaux, l'audio et la vidéo créent davantage de données non structurées que les entreprises doivent gérer, en plus des montagnes de données que les entreprises doivent gérer à partir des clients et des processus de travail.

D'ici 2020, la quantité mondiale de données créées quotidiennement atteindra 44 billions de gigaoctets et la plupart de ces données ne seront pas structurées

Un système de gestion de contenu d'entreprise fournit une solution qui aide les entreprises à faire face à ces changements rapides et prolifiques en fournissant des moyens d'organiser les informations de manière à optimiser les performances et à minimiser les erreurs.

De plus, l'escalade de la fraude et des cyberattaques signifie que la gouvernance des données et la conformité aux réglementations sont plus critiques que jamais.

Un ECM permet une gestion efficace des données et, surtout, une intégration avec les analyses commerciales actuelles pour protéger les informations contre la perte.

Enfin, dans un marché de plus en plus concurrentiel, les entreprises doivent tirer parti de la puissance de la productivité pour conserver leur avantage.

81% des employés citent le besoin d'un accès mobile aux documents de l'entreprise

Un ECM fournit un moyen sécurisé et logiquement organisé d'archiver les informations critiques afin qu'elles soient disponibles pour rationaliser les flux de travail et augmenter l'efficacité avec vos données.

Décomposition : qu'est-ce que la gestion de contenu d'entreprise ?

Dans leur forme la plus simple, les ECM (les solutions modernes sont généralement des ECM basés sur le cloud) sont des systèmes multifonctionnels utilisés pour cataloguer et stocker des informations non structurées à des fins commerciales.

Cependant, il y a beaucoup de choses dans leur composition, leur fonction et leurs avantages qui doivent être clairement comprises afin de discerner la véritable valeur qu'elles apportent aux processus, à la productivité et à la rentabilité d'une entreprise.

Composants d'une solution de gestion de contenu d'entreprise

Il existe cinq composants de base de la gestion de contenu d'entreprise : la capture, la gestion, le stockage, la préservation et la diffusion.

Capture

Pour capturer à la fois des informations numériques et imprimées, un ECM doit disposer à la fois de capacités de numérisation et de reconnaissance optique de caractères (OCR).

Certains peuvent même utiliser la technologie de reconnaissance d'empreintes digitales (HCR), une forme de reconnaissance intelligente de caractères (ICR) qui permet d'interpréter et de capturer facilement le texte imprimé à la main.

Cela permet d'automatiser les tâches de saisie de données afin de réduire les erreurs humaines et de permettre le suivi de gros volumes de données.

La gestion

Les outils de gestion varieront selon les exigences de chaque entreprise. En règle générale, ils comprennent :

• Des outils qui permettent la collaboration de contenu
• Outils de workflow pour la gestion des processus métier
• Outils de gestion des archives et des fichiers pour simplifier l'indexation, la conservation et la purge

D'autres outils peuvent inclure des outils de gestion de contenu Web ou de gestion de documents.

Stockage

Il existe trois éléments de base pour les solutions de stockage dans une solution de gestion de contenu d'entreprise :

Première; il existe un référentiel pour collecter les fichiers.

Deuxième; un outil de bibliothèque qui récupère les fichiers qui sont passés par la séquence de capture et de gestion.

Pour terminer; le matériel (tel que les serveurs, le stockage basé sur le cloud, les disques optiques, etc.) qui contient les fichiers et les logiciels à récupérer.

Préservation

Contrairement au référentiel à court terme du composant de stockage, la préservation fournit un stockage ou un archivage à long terme des fichiers critiques.

Il existe de nombreux choix de supports qui peuvent fournir un archivage approprié, mais il est important de s'assurer que les types de supports sont compatibles avec les technologies en évolution pour une utilisation à long terme.

Livraison

Pour pouvoir transférer le contenu vers les utilisateurs appropriés dans l'ensemble de votre système, vous aurez besoin d'un middleware qui permet de déplacer les informations d'une application à l'autre.

Le processus de livraison peut inclure la distribution de médias accessibles aux utilisateurs finaux via des sites Web, des médias sociaux, un intranet ou même des documents imprimés.

La sécurité est essentielle à cette partie du processus afin que les modifications et l'accès non autorisés soient interdits lorsque les données sont déplacées d'un endroit à l'autre.

Comment fonctionne l'ECM

Le processus ECM de base comprend les cinq composants ECM travaillant en tandem pour organiser et diffuser des informations cruciales sur les processus métier tout au long du cycle de vie des données. Bref:

• Les données sont capturées
• Les informations sont publiées en interne ou sur un site Web de l'entreprise
• Les informations sont archivées automatiquement et en toute sécurité
• Les informations anciennes, obsolètes ou inutilisées sont périodiquement supprimées pour économiser de l'espace

Pour commencer à utiliser l'ECM, les entreprises identifient généralement chaque type de contenu utilisé au sein de l'organisation et les attribuent à un processus métier et même à des membres du personnel en particulier.

Ensuite, le logiciel ECM cible le contenu dupliqué pour réduire les redondances de stockage, puis organise les informations dans un référentiel central avec des métadonnées qui permettent un accès rapide et efficace aux personnes qui en ont besoin.

Ces utilisateurs approuvés peuvent utiliser des recherches en texte intégral pour localiser le contenu nécessaire qu'ils peuvent ensuite lire, modifier ou imprimer.

Les utilisateurs peuvent également utiliser des mots-clés ou des expressions pour rechercher des documents, ce qui réduit le temps de récupération et augmente la productivité.

Ces outils simples mais puissants permettent aux services (ou à l'ensemble de l'entreprise) de :

• Réduire la dépendance au papier
• Rationalisez les flux de travail
• Réduire les risques
• Augmentation de la productivité
• Offrir un service client exceptionnel

L'accès facile aux informations critiques aide les entreprises à prendre de meilleures décisions, à terminer les projets plus rapidement et à collaborer sans effort pour une efficacité accrue.

Comment l'ECM profite à votre entreprise

Parce qu'un système de gestion de contenu d'entreprise fournit une plate-forme unifiée pour la diffusion, le stockage et la gestion des données, il peut aider les entreprises à gérer les données d'une manière qui répond aux exigences de sécurité et de conformité pour une gestion des risques exceptionnelle.

Les autres avantages incluent :

• Capacités d'audit, y compris l'enregistrement/le départ et la surveillance du flux de travail
• Accès rationalisé et réduction des goulots d'étranglement d'informations grâce au contrôle de version
• Réduction des besoins de stockage, de papier et de courrier pour des frais généraux minimisés
• Sécurité optimisée
• Réduction des coûts et du risque d'erreur grâce à l'automatisation des processus manuels
• Service client amélioré grâce à une visibilité en temps réel

L'accès d'un ECM à des outils complexes apporte des fonctionnalités robustes aux processus métier.

Par exemple, l'exploration de données devient plus simple et plus précise grâce à l'utilisation d'outils fournis par le système ECM qui permettent d'identifier les paramètres et les plages de recherche pour des recherches plus rapides et plus précises.

À l'avenir, les systèmes ECM continuent d'évoluer et de changer car ils ciblent les besoins des entreprises qui recherchent une agilité, une intégration et un avantage concurrentiel accrus dans un monde en évolution rapide.

À mesure que le rythme numérique augmente, les ECM continuent d'ajouter des fonctionnalités et d'intégrer des technologies évolutives telles que l'apprentissage automatique et l'intelligence artificielle pour maximiser l'efficacité.

Et les entreprises, grandes et petites, récoltent les bénéfices de ces systèmes pour se positionner plus solidement sur le marché.

Quels points douloureux l'ECM atténue-t-elle ?

Conformité

Pour de nombreuses organisations, en particulier celles qui doivent faire face à des réglementations de conformité complexes dans des secteurs tels que la distribution alimentaire, la fabrication et la santé, un ECM peut énormément aider à la gestion des enregistrements.

En utilisant un ECM, il est beaucoup plus facile pour les entreprises de maintenir la conformité. Dans le cas de l'audit, par exemple, l'utilisation d'un ECM pour stocker les données de votre entreprise signifie qu'un accès à distance sécurisé peut être accordé aux informations en cas de besoin, ce qui accélère considérablement les coûts des audits obligatoires et donne aux entreprises la tranquillité d'esprit.

En plus de cela, les règles et la bonne gouvernance des données que vous capturez et stockez facilitent également la conformité réglementaire à bien d'autres égards.

Par exemple, il n'est plus nécessaire de supprimer manuellement les informations. Des contrôles automatiques peuvent être établis afin que votre ECM s'occupe de la conformité de vos données pendant que vous pouvez poursuivre vos activités.

Contrôler

Tout comme le contrôle est extrêmement important pour la conformité, il joue également un rôle important dans les opérations commerciales générales, et un ECM peut jouer un rôle important pour assurer le contrôle des informations.

Sans ECM et sans référentiel de données central, il est courant pour les entreprises d'avoir des données décentralisées et non organisées.

Qu'est-ce que cela signifie concrètement ?

Cela peut signifier que les employés utilisent différentes versions de documents critiques pour l'entreprise ; cela peut signifier qu'un représentant utilise un contrat de vente ou un bon de commande périmé.

Dans une enquête Nintex, 39 % des personnes interrogées ont déclaré avoir observé un processus de traitement des documents défectueux au sein de leur organisation :

• 49 % ont déclaré ne pas pouvoir localiser facilement les documents
• 43 % ont déclaré avoir du mal à partager des documents et à demander l'approbation de documents
• 33 % ont eu des problèmes avec la gestion des versions des documents

Avec un référentiel d'informations central et un ECM pour organiser les données, les workflows documentés peuvent vous montrer qui est envoyé quoi ; qui a signé une politique et qui ne l'a pas fait ; qui a besoin d'un document qui ne lui a pas été envoyé, vous voyez l'idée.

La mise à jour, la distribution et le suivi des données critiques de l'entreprise peuvent être effectués beaucoup plus efficacement avec un système centralisé de données et un ECM en son cœur.

Productivité

L'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises cherchent à mettre en œuvre des systèmes de gestion de contenu d'entreprise est purement liée à la productivité.

Les entreprises reconnaissent souvent que leurs processus existants de gestion des documents font défaut.

Selon l'enquête AIIM, le temps moyen global consacré à la recherche et à la gestion d'informations est de 45 minutes, soit environ 8 % d'une journée de travail.

Avec des méthodes obsolètes de gestion des données, les employés passent plus de temps qu'ils ne le devraient à effectuer les tâches de base, comme la recherche d'un document.

Non seulement cela frustre les travailleurs qui doivent perdre du temps à chercher quelque chose auquel ils devraient avoir un accès instantané de n'importe où, mais cela coûte également de l'argent à l'entreprise en main-d'œuvre mal utilisée.

L'adoption d'un ECM permet de réduire ce gaspillage et d'améliorer la productivité de vos opérations commerciales dans leur ensemble.

IHS affirme que l'ECM peut réduire les coûts liés à l'incapacité de trouver des documents par utilisateur et par mois d'environ 200 $ à 10 $ pour les entreprises de taille moyenne (100 à 999 employés).

Efficacité

Bien sûr, l'amélioration de la productivité de vos opérations va de pair avec l'exécution d'un processus plus efficace pour vos workflows documentaires.

Lorsque nous parlons de la mise en œuvre de systèmes ECM, le flux de documents est en tête de liste.

Article connexe : explication du flux de travail des documents numériques

42 % des travailleurs du savoir ont admis que les flux de travail sur papier rendent leurs tâches quotidiennes moins efficaces, plus coûteuses et moins productives.

La gestion de contenu d'entreprise est un outil extrêmement utile pour améliorer l'efficacité de l'entreprise, notamment parce qu'elle permet de briser les silos de données.

Les silos de données, qui font référence à des référentiels de données distincts au sein d'une organisation, souvent entre des services utilisant des systèmes non intégrés, constituent un gros goulot d'étranglement en matière d'efficacité.

Ce point douloureux peut être considérablement atténué en unifiant les données commerciales de tous les départements avec un ECM et en fournissant un accès aux données à l'échelle de l'entreprise lorsque cela est nécessaire et bénéfique.

Déchets de papier

L'un des problèmes les plus évidents qu'une solution ECM résout est la quantité de papier dépensée par les entreprises, ainsi que les préoccupations environnementales associées.

Les avantages écologiques de la dématérialisation sont une raison admirable, sinon tout à fait convaincante d'un point de vue commercial, de déployer l'ECM.

C'est un aspect qui ne doit pas être sous-estimé, cependant. L'un des développements les plus intéressants à sortir de la pandémie a été l'importance accrue que les consommateurs ont commencé à accorder à l'expérience client, à tel point qu'elle est désormais le principal différenciateur concurrentiel entre les entreprises ; plaçant même plus haut que le prix et la qualité.

Dans cet esprit, il est en fait avantageux de poursuivre une ECM et de réduire la dépendance au papier pour démontrer aux clients votre position sur des questions particulières. Si les clients d'une certaine entreprise se soucient beaucoup de l'environnement, la poursuite d'une approche uniquement numérique peut en fait fonctionner comme un outil marketing clé pour l'entreprise.

Selon IBM, 81 % des consommateurs dans le monde appartiennent à l'un des deux segments d'acheteurs : les consommateurs axés sur la valeur (41 %) qui recherchent un bon rapport qualité-prix et les consommateurs axés sur les objectifs (40 %) qui recherchent des produits et des services conformes à leurs valeurs.

Bien sûr, en ce qui concerne les déchets de papier, les entreprises, qu'elles soient clientes ou non, suscitent des inquiétudes pressantes. C'est simplement que les entreprises impriment plus que jamais aujourd'hui, et ces coûts liés au papier s'accumulent pour les PME.

Infographie connexe : Combien coûte le papier à votre entreprise ?

Jetez un œil à certaines de ces statistiques de l'infographie liée pour voir combien de papier coûte une PME moyenne :

1. Les habitudes d'impression d'un employé moyen coûtent aux entreprises 725 $ par an
2. Les employés impriment en moyenne 34 pages par jour, dont 17% ne seront pas lues
3. 90% des entreprises ne suivent pas leurs coûts d'impression
4. Les entreprises qui utilisent des conjectures pour identifier leurs coûts d'impression sous-estiment en moyenne de 40 %
5. Les services informatiques passent en moyenne 15 % de leur temps à résoudre les problèmes liés à l'impression
6. Au cours des 20 dernières années, la consommation de papier aux États-Unis est passée de 92 millions de tonnes à 208 millions, soit une augmentation de 126 %
7. La consommation moyenne de papier d'une entreprise augmente de 22 % chaque année, ce qui signifie que dans un peu moins de trois ans et demi, votre consommation aura doublé

Dans ce contexte, il est clair que les coûts d'impression augmentent et deviendront, s'ils ne le sont déjà, insoutenables pour les entreprises.

Pour cette raison, investir dans un système ECM pour atténuer ce problème coûteux est un bon moyen pour une organisation de lutter efficacement contre ce gaspillage et ces dépenses inutiles.

Où la gestion de contenu d'entreprise est-elle applicable dans une entreprise ?

La plupart des entreprises déploient un ECM pour des processus métier spécifiques au sein de leur organisation. Jetons un coup d'œil à quelques applications courantes de l'ECM.

Gestion des contrats

Si vous gérez de nombreux contrats, vous savez que leur gestion peut être pénible, et une solution ECM peut vraiment vous aider avec ce type de flux de travail.

L'ECM vous permet de vous assurer que les contrats sont révisés par les bonnes personnes au bon moment, en utilisant l'automatisation pour livrer les contrats aux parties prenantes nécessaires lorsque c'est leur tour de réviser ou de modifier le document.

Automatisation des ressources humaines

Toutes les étapes du recrutement et de l'intégration peuvent être automatisées pour créer un processus RH beaucoup plus rationalisé qu'auparavant.

Les formulaires en ligne peuvent être utilisés pour capturer les candidatures, qui sont ensuite envoyées aux responsables du recrutement via un flux de travail automatisé.

Le même principe peut être appliqué à de nombreux autres aspects des RH, comme la gestion des politiques et des procédures, la conformité I-9 et la préparation aux catastrophes (protéger les informations dans le cloud plutôt que de les archiver physiquement), pour n'en nommer que quelques-uns.

Automatisation des comptes payables et recevables

AP et AR peuvent être améliorés de manière significative avec la mise en œuvre de l'ECM.

AP et AR sont deux des processus les plus gourmands en papier au sein des organisations. La rapidité et l'efficacité avec lesquelles les factures et la facturation peuvent être traitées détermineront l'efficacité de vos opérations dans ces domaines.

Avec un ECM, AP et AR peuvent être entièrement numérisés, avec une capture, un stockage, un accès et une gestion beaucoup plus rationalisés que les méthodes papier traditionnelles.

Plats à emporter

• Une solution de gestion de contenu d'entreprise capture, lit et indexe les informations ; donner au personnel la possibilité d'éditer ou d'annoter ; et fournir des outils de flux de travail complets et une automatisation.
• Il existe cinq composants de base d'un ECM : capture, gestion, stockage, préservation et livraison.
• Un système de gestion de contenu d'entreprise est une solution qui aide les entreprises à gérer les données d'une manière qui répond aux exigences de sécurité et de conformité pour une gestion des risques exceptionnelle.
• Les autres avantages incluent des capacités d'audit, un accès simplifié et des informations réduites, des besoins de stockage, de papier et de courrier réduits pour des frais généraux minimisés, une sécurité optimisée et des dépenses à long terme réduites.

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