6 considérations sur le travail à distance pour les PME

L'épidémie de coronavirus invite à une expérience de travail à distance sans précédent

L'épidémie de coronavirus a provoqué une sorte de révolution du travail à distance, de nombreuses entreprises prenant la décision sans précédent de demander à leur personnel d'effectuer leur travail à domicile.

Alors que le télétravail en général a connu une augmentation de son adoption au cours des dernières années, ces employés ne représentent que 3,4 % de l'ensemble de la main-d'œuvre américaine.

Lorsque nous examinons l'entreprise dans son ensemble, seuls 7 % des employeurs aux États-Unis proposent des options de travail à domicile à la plupart ou à tous leurs employés.

Dans cet esprit, il y a un nombre important d'organisations partout au pays qui vont devoir apprendre très rapidement comment fonctionner selon ce qui équivaut à un nouveau modèle d'affaires.

Avez-vous les ressources et les mesures en place pour relever ce défi inattendu?

Aujourd'hui, nous allons examiner certaines des principales considérations que vous devez prendre en compte lors de la préparation de votre personnel à une longue période de travail à distance.

Considérations clés sur le travail à distance pour les PME

1. De quel matériel les travailleurs ont-ils besoin ?

Les entreprises qui appliquent déjà des politiques de travail à domicile disposeront probablement d'équipements et d'une compréhension claire de ce dont leurs employés ont besoin pour pouvoir effectuer leur travail en dehors du bureau.

Ceux qui sont nouveaux dans ce domaine n'auront pas un tel luxe et pourraient ne pas savoir comment aborder au mieux ce problème.

La plupart des travailleurs auront besoin d'un ordinateur portable pour continuer leur travail à la maison, mais assurez-vous de considérer les professionnels dont le matériel fait partie intégrante de leur vie professionnelle.

Pour un scientifique des données, par exemple, un ordinateur portable personnel ou même un ordinateur portable standard d'entreprise peut ne pas être suffisant pour utiliser des applications gourmandes en matériel.

De même, les professionnels des domaines créatifs s'appuient souvent sur des marques et des spécifications matérielles spécifiques pour exécuter ce dont ils ont besoin pour faire leur travail.

Évaluez soigneusement les besoins de tous les employés qui travailleront à domicile et assurez-vous qu'ils disposent des bons outils pour le travail - vous pourriez les exposer à l'échec en n'étant pas minutieux.

2. Comment utiliseront-ils le logiciel de travail ?

La configuration du bureau de votre organisation sera complètement différente de la configuration du domicile des employés, où ils n'auront peut-être accès qu'à un ordinateur portable et à une connexion Internet.

Les travailleurs s'attendront à avoir accès à tous les logiciels dont ils ont besoin sur leurs ordinateurs de bureau ou portables habituels.

Cependant, être renvoyés chez eux est une autre affaire : ils n'auront pas accès aux logiciels installés localement sur leurs ordinateurs et ne sauront peut-être pas comment obtenir les applications dont ils ont besoin lorsqu'ils ne sont pas au bureau.

Il est essentiel que les entreprises réfléchissent à la manière dont les travailleurs peuvent passer à un environnement de travail à domicile tout en continuant à utiliser toutes les applications dont ils ont besoin.

Pensez à vos licences logicielles pour les applications que vous utilisez.

La plupart des solutions logicielles basées sur le cloud permettront aux utilisateurs de se connecter à partir de n'importe quel appareil, mais les anciennes applications héritées doivent souvent être installées appareil par appareil.

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Êtes-vous prêt pour cela? Avez-vous besoin d'ajuster le nombre de licences dont vous disposez pour que votre main-d'œuvre distante puisse utiliser ce dont elle a besoin ?

Déterminez si la mise à l'échelle de vos licences logicielles est nécessaire pour que les employés puissent travailler efficacement à domicile.

3. Les télétravailleurs doivent-ils utiliser un VPN ?

Si les télétravailleurs ont besoin d'accéder au réseau interne de l'entreprise, pensez à utiliser un VPN pour assurer la sécurité des données de votre organisation.

Bien qu'il soit gérable pour les entreprises d'avoir une entreprise sécurisée avec tout le monde sur un seul réseau, le travail à domicile signifie qu'une multitude d'employés accèdent aux données précieuses de l'entreprise à partir d'un large éventail de réseaux avec différents niveaux de sécurité.

Un réseau privé virtuel signifie que vous pouvez créer efficacement un pont sécurisé entre votre réseau interne et les appareils de vos employés distants.

Seuls ceux qui disposent des informations d'identification correctes peuvent y accéder, et par conséquent, lorsqu'un travailleur à distance en utilise un, aucun étranger ne peut "voir" le réseau, comme s'il s'agissait d'une connexion Wi-Fi normale, et les données professionnelles importantes ne risquent pas d'être volées.

Cela présente l'avantage supplémentaire que les employés peuvent utiliser le Wi-Fi public, ce qui serait autrement extrêmement risqué.

Après leur propre domicile, le deuxième endroit le plus courant pour les employés pour effectuer du travail à distance est dans les cafés, avec 37 % des répondants indiquant qu'ils les utilisent

Tant qu'ils sont connectés au VPN, leurs données sont cryptées et à l'abri des attaques.

Si vous prévoyez que les travailleurs distants doivent accéder aux données internes de l'entreprise, envisagez fortement d'utiliser un VPN pour éviter tout risque de violation.

4. Avez-vous des directives et des procédures en place ?

Pour de nombreux employés, cela pourrait bien être leur première expérience de travail à domicile.

Assurez-vous qu'ils comprennent exactement ce que l'on attend d'eux et qu'ils ne se retrouvent pas avec un ensemble vague de directives pendant qu'ils continuent à travailler.

Le déplacement des travailleurs des bureaux vers leurs domiciles est profond, et les organisations devraient faire preuve de diligence raisonnable en définissant une politique à suivre lorsqu'ils ne sont pas au bureau.

Cela peut inclure un certain nombre de choses, mais concernera généralement les heures de travail, les attentes en matière de communication et les responsabilités.

63 % des services de l'entreprise ont au moins une personne qui travaille à distance pendant une durée significative, mais 57 % des entreprises n'ont pas de politique formelle de travail à domicile

Non seulement cela profitera à court terme à l'entreprise et aux travailleurs, mais cela fournira également une base pour l'avenir, où le travail à distance est déjà un choix de plus en plus populaire pour beaucoup.

Le travail à distance a connu une croissance de 91 % au cours de la dernière décennie, une tendance qui devrait se poursuivre une fois que nous reviendrons à la normale, donc pour beaucoup, la rédaction d'une politique sera une bonne pratique

5. Comment puis-je maintenir une bonne communication entre le personnel ?

Naturellement, l'un des plus grands obstacles à surmonter avec une main-d'œuvre distante est de les maintenir en communication les uns avec les autres.

Inutile de dire que c'est beaucoup plus difficile lorsque les travailleurs ne sont pas dans la même pièce, mais il existe néanmoins des moyens d'atténuer cela.

Fournissez à vos employés un accès aux plateformes de messagerie, de vidéoconférence et de chat comme Teams et Slack afin qu'ils continuent à communiquer entre eux de la manière la plus transparente possible.

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N'oubliez pas ou ne négligez pas non plus l' aspect social de la communication .

Les employés seront habitués à parler et à socialiser avec leurs collègues en personne, et sans cela, cela peut conduire à la solitude.

Dans une enquête, la solitude s'est avérée être la plus grande difficulté pour les travailleurs à distance, 21 % d'entre eux la citant comme un problème.

Pour garder vos employés heureux pendant cette période incertaine, encouragez-les à communiquer et à collaborer autant que possible, et donnez-leur le logiciel pour le faire.

6. Formation de sensibilisation à la sécurité

Vous pouvez être l'entreprise la plus avant-gardiste au monde ; vous pouvez prendre toutes les mesures de sécurité imaginables et les annuler, car les travailleurs à distance n'ont pas les connaissances nécessaires pour se protéger des cybermenaces.

C'est une triste réalité que les erreurs humaines sont responsables d'une manière ou d'une autre de la majorité des violations de données.

L'erreur humaine est la première cause de violation de données résultant de cyberattaques, 52 % des incidents leur étant directement attribuables

Avec des employés sous un même toit, il peut être assez simple de sécuriser votre réseau, mais avec des travailleurs à distance, vous comptez souvent sur leur capacité à gérer eux-mêmes les données de l'entreprise.

Aujourd'hui plus que jamais, les organisations, en particulier les PME, sont menacées par un nombre croissant de criminels qui cherchent à profiter de victimes sans méfiance.

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Il suffit d'une brèche pour mettre une entreprise en faillite, alors ne négligez aucun effort pour vous assurer que le personnel est bien équipé pour faire face à tout ce qui se présente, en particulier les attaques de phishing ou de ransomware.

À la lumière des événements récents, de nombreuses organisations se sont retrouvées à rattraper leur retard, essayant de mettre en œuvre des solutions numériques de fortune pour rattraper le terrain perdu pendant que leurs effectifs passent au travail à distance dans un avenir immédiat.

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