BnB Clean Services Gagnez du temps et de l'argent sur le suivi du temps, la planification et plus encore (étude de cas)

Depuis environ 1998, Cathy est impliquée dans l'industrie du nettoyage avec une spécialisation dans les propriétés résidentielles et commerciales, et même dans les services d'emménagement. L'année dernière, elle a rencontré des propriétaires d'Airbnb qui ont en quelque sorte bouclé la boucle avec son entreprise de nettoyage en pleine croissance, BnB Clean Services.

BnB Clean Services propose des services de nettoyage exécutifs aux propriétés Airbnb, résidentielles et commerciales; avec sa marque d'offrir tous les essentiels pittoresques comme les serviettes et les bonbons. A ce jour, BnB Clean Services entretient une centaine de propriétés pour ses clients. Et comme toute entreprise de services de nettoyage, ils ont dû faire face à certains défis – du manque de surveillance aux maux de tête de planification manuelle via Google Calendar, en passant par la communication désordonnée, etc.

Ce n'est que lorsque BnB Clean Services a trouvé l'application de service de nettoyage de Connecteam que les défis communs auxquels ils étaient confrontés appartenaient au passé.

Nous avons demandé à Cathy et Olivia de BnB Clean Services de s'asseoir virtuellement avec nous pour discuter de leur expérience avec l'application de service de nettoyage de Connecteam et de la façon dont leurs opérations commerciales bénéficient de l'utilisation d'une solution tout-en-un. Dans leurs propres mots, voici ce qu'ils avaient à dire :

Avant Connecteam, qu'utilisiez-vous pour les opérations quotidiennes ?

Google Agenda ! [Rires !] En ce qui concerne l'horaire, nous utilisions le calendrier et partagions des calendriers avec notre personnel. Mais ils auraient besoin de créer des comptes Gmail et comme nous grandissions, cela ne fonctionnait tout simplement pas pour nous. Le calendrier n'était pas toujours compatible avec le téléphone ou le courrier électronique de tout le monde.

En plus de tout cela, nous n'avions aucun moyen de suivre le temps de nos employés et nous envoyions beaucoup trop d'e-mails et de SMS. Cela ne fonctionnait tout simplement pas pour nous.

Lorsque nous examinions les solutions de planification et de suivi du temps, nous avions une liste de choses dont nous avions besoin. Et nous n'en trouvions aucun qui avait tout ce dont nous avions besoin jusqu'à ce que nous trouvions Connecteam.

Parlez-nous des fonctionnalités que vous utilisez le plus et de la manière dont elles sont utiles à votre entreprise et à vos employés.

Planification efficace des tâches :

Le plus utile pour nous est probablement le calendrier des tâches, car l'un des problèmes auxquels nous étions confrontés auparavant était que chaque tâche avait un emplacement, une description, des détails d'entrée différents, etc. Il n'y avait aucun moyen de tout rassembler. Je devais copier et coller pour chaque quart de travail une description différente, ce qui prenait beaucoup de temps. Mais avec Connecteam, nous pouvons avoir ces travaux prêts à l'emploi avec des modèles, donc je n'ai pas besoin de copier et coller à chaque fois, les informations sont déjà là.

Nous utilisons également les formulaires de disponibilité et de demande afin que nos employés puissent nous faire savoir quand ils sont disponibles pour un quart de travail et ils ajoutent simplement leurs informations eux-mêmes afin que nous ne les suivions pas tout le temps. S'ils veulent demander des vacances ou un jour de maladie, cela se fait sur l'application à leur rythme, nous n'avons donc pas à nous soucier de l'écrire et de nous rappeler qu'ils ne sont pas disponibles à ce moment-là. Nous avons maintenant une visibilité totale sur les horaires de nos nettoyeurs.

Suivi du temps activé par GPS :

Avant, nos employés écrivaient manuellement leurs heures sur une feuille de temps imprimée et nous en envoyaient une photo. Nous imprimions littéralement des feuilles de temps et nos employés devaient tout remplir comme la date, où ils étaient et combien de temps ils étaient là. Nous n'avions aucun moyen de savoir si toutes ces informations étaient exactes. Maintenant, tout est dans l'application afin que nous puissions facilement suivre les heures de travail afin que nous sachions quand ils sont arrivés sur le site et quand ils sont partis. Aussi pour des raisons de sécurité, nous saurions ne laisser personne d'autre entrer dans la propriété pendant que nos employés sont là. De plus, il est facile d'exporter rapidement des feuilles de temps vers l'intégration QuickBooks Online et Gusto de Connecteam pour une paie 100 % précise.

Communication ciblée :

Nous utilisons assez fréquemment les mises à jour pour remonter le moral, pour échanger des idées et des suggestions (comme comment enlever une tache de vin), pour partager des avis positifs de clients, pour remercier les employés qui se sont surpassés, mais cela aide aussi à la logistique. Par exemple, si quelqu'un est débordé dans une propriété, nous enverrons une mise à jour si quelqu'un se trouve à proximité et peut aider. Nous n'avons pas besoin d'envoyer 20 messages texte différents à 20 personnes différentes, mais tout se fait en un seul clic.

Notes d'équipe :

Nous contrôlons le stock de ces propriétés Airbnb, comme le papier toilette et le café, et les employés peuvent ajouter des notes dans un quart de travail, donc si quelque chose est bas et doit être remplacé, cela est noté dans le quart de travail. Cela aide vraiment à rationaliser les opérations et les processus.

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Quel retour sur investissement avez-vous connu ?

Connecteam nous a vraiment aidés à réduire le temps que nous investissions dans la surveillance , car nous consacrions 75 % de notre temps uniquement au suivi des éléments.Par exemple, nous prenons des photos de chaque propriété et par emplacement, vous ne pouvez même pas imaginer combien de photos sont prises. Cependant, avec Connecteam, les travailleurs téléchargent les photos de cette propriété spécifique à l'horaire de ce jour afin que nous n'ayons pas à perdre de temps à chercher parmi mille photos, tout est là, consultable et facile à trouver : nous allons simplement à la propriété que nous besoin, un jour précis, et toutes les photos sont là.

Et un autre point qui mérite d'être mentionné est que nos feuilles de temps sont là, donc la paie est facile à traiter et prend beaucoup moins de temps.

Quelles ont été vos impressions concernant le processus de mise en œuvre ?

Cela n'a pas pris très longtemps du tout. Pour être honnête, ça avait l'air intimidant au début, ça a l'air plus compliqué qu'il ne l'est en réalité. Et pour nos utilisateurs, ils le récupèrent assez rapidement, comme un jour tout au plus.

En fait, chaque fois que nous ajoutons un nouvel utilisateur à l'application, beaucoup d'entre eux sont vraiment impressionnés par Connecteam. Ils l'aiment vraiment.

Recommanderiez-vous Connecteam à vos pairs ? Pourquoi?

Je le recommande absolument car il est tellement simple. Nous avions environ cinq, six systèmes différents et maintenant tout est au même endroit. C'est un tel soulagement. Je recommanderais Connecteam à tout type d'entreprise qui s'appuie sur des processus similaires aux nôtres. La rationalisation et le gain de temps sont super énormes.

Qu'est-ce qui vous a surpris chez Connecteam ?

Le support client est incroyable. Nous obtenons des réponses assez rapides, ce qui est formidable. Lorsque vous discutez en ligne, il est toujours difficile de savoir si quelqu'un vous répond rapidement, mais cela n'a jamais été un problème sur Connecteam.

À l'avenir, qu'aimeriez-vous réaliser avec Connecteam ?

Nous aimerions ajouter des vidéos de formation pour améliorer notre formation et notre intégration. Nous sommes une entreprise en croissance rapide et je pense que Connecteam permettrait d'intégrer rapidement et efficacement de nouveaux nettoyeurs et de les mettre à niveau.

Avez-vous autre chose à ajouter concernant votre expérience avec Connecteam ?

Cela a été un énorme poids sur nos épaules et un grand gain de temps et le temps est énorme pour nous, le temps c'est de l'argent dans notre entreprise.Nous avons souvent des goulots d'étranglement et nous fonctionnons 7 jours sur 7, donc tout ce qui nous fait gagner ne serait-ce qu'une minute de temps est énorme pour nous. Connecteam nous rend plus efficaces afin que nous puissions prendre en charge plus d'affaires et plus d'emplacements - le temps c'est de l'argent. C'était très important pour nous de trouver Connecteam, cela rend mon travail beaucoup plus facile. Nous avons traité beaucoup d'autres applications qui n'avaient pas tout ce dont nous avions besoin ou offraient des choses dont nous n'avions pas besoin, et il y avait souvent des problèmes. Mais une fois que nous avons trouvé Connecteam, nous n'avons même pas envisagé de changer de solution, alors qu'avec d'autres solutions, nous avons définitivement pensé à changer. Nous n'avons pas ressenti le besoin de chercher nulle part avec Connecteam.