Principes de base de la comptabilité pour les nouveaux propriétaires d'entreprise

La plupart des gens ont tendance à être maîtres dans un ou deux domaines plutôt que dans tout ce à quoi ils mettent la main. Vous pouvez être un expert lorsqu'il s'agit d'imaginer des idées créatives ou un artiste lorsqu'il s'agit de concrétiser ces idées. Vous pourriez avoir de grandes compétences en relations humaines ou être un génie avec tout ce qui est technique. Donc, si vous êtes un entrepreneur naturel et que vous ne pouvez pas nommer trois documents financiers importants, vous n'êtes pas seul. Selon SCORE, les conseillers des petites entreprises américaines, de nombreux propriétaires de petites entreprises échoueraient à la comptabilité de base.

En tant que nouveau propriétaire d'entreprise, on ne s'attend pas à ce que vous soyez un assistant en comptabilité - vous embauchez des professionnels pour le faire à votre place afin que vous puissiez vous concentrer sur la gestion et la croissance de votre entreprise. Mais gardez à l'esprit deux raisons pour lesquelles vous devriez avoir une compréhension de base de la comptabilité : pour satisfaire l'IRS et pour vous aider à gérer votre entreprise. Voici donc ce que vous devez savoir : ### Terminologie commune Certains mots et termes vous deviendront familiers avec le temps, mais voici la terminologie la plus courante que vous devrez comprendre : * **Le bilan** est un état financier qui donne un aperçu des finances de l'entreprise. Afin d'équilibrer vos comptes, suivez cette formule : **Actif = Passif + Capitaux propres** * **Les actifs** sont des ressources, ou ce que l'entreprise possède, comme la trésorerie, les stocks, l'équipement et les véhicules. * **Le passif** correspond à ce que l'entreprise doit aux autres, y compris les factures aux fournisseurs, les soldes des cartes de crédit et les emprunts que vous avez contractés. * **Les capitaux propres** correspondent à tout l'argent investi dans l'entreprise par ses propriétaires. * Méthode comptable : * La **comptabilité de caisse** consiste à enregistrer les transactions uniquement au moment du paiement. * La **comptabilité d'exercice** consiste à enregistrer les transactions lorsqu'elles se produisent, que vous ayez ou non déjà été payé. * Le **compte de résultat** est un état financier qui donne un aperçu de l'activité financière de l'entreprise sur une période donnée. Afin d'évaluer où vous en êtes, suivez cette formule : **Bénéfice ou perte net = Revenu - Coût des marchandises vendues - Dépenses** * **Bénéfice ou perte net** - Un nombre positif signifie que votre entreprise a gagné de l'argent, et un nombre négatif signifie que vous avez perdu de l'argent. * **Revenus** : argent généré par la vente de biens et de services. * **Coût des marchandises vendues** – L'argent dépensé pour produire des biens et des services. * **Dépenses** – L'argent dépensé pour exploiter l'entreprise, sans compter le coût des marchandises vendues. * **Comptes fournisseurs** est le compte à partir duquel vous payez vos factures. * **Comptes débiteurs** est le compte dans lequel vous déposez l'argent des ventes ou d'autres factures. ### Compétence de base - Gardez-le professionnel La Small Business Association (SBA) dit que les petites entreprises devraient prendre l'habitude d'envoyer des factures propres et professionnelles.

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#### Comment procéder : Assurez-vous que la facture de votre entreprise inclut votre logo et d'autres informations commerciales pertinentes telles que l'adresse, le numéro de téléphone, le numéro de fax et, si vous en avez un, un numéro de licence. Assurez-vous également d'inclure un numéro de facture afin que vous et votre client puissiez mieux suivre la facture. L'idée est de permettre à votre client de vous payer aussi facilement que possible. Faites en sorte que vos conditions de paiement soient parfaitement claires avec des déclarations telles que "Paiement dû dans 30 jours". ### Compétence de base - Suivez vos factures Il n'y a aucun moyen de contourner le fait que trop de factures en retard et impayées peuvent écraser votre entreprise. Une fois qu'une facture a été envoyée, assurez-vous de savoir quand elle doit être payée. S'il est en souffrance, vous êtes responsable de vous assurer que le client est rappelé de son obligation de payer. #### Comment faire : si vous n'avez pas le temps, désignez un employé interne pour émettre et recouvrer vos factures. Chaque facture doit indiquer quand la facture est en retard et quelles sont les pénalités. Ne comptez pas sur le client pour payer automatiquement chaque facture à temps ; il est de votre responsabilité de faire le suivi et d'obtenir l'argent qui vous est dû. Si vous n'avez pas de comptable désigné, envisagez d'utiliser un service de facturation en ligne comme Hiveage. Nous jouerons le « méchant flic » à votre « bon flic » et enverrons des factures, des rappels, des remerciements et toute autre correspondance liée aux factures afin que vous puissiez continuer à faire ce que vous faites le mieux : gérer et développer votre entreprise. ### Compétence de base - Protéger soigneusement les dépôts En tant que propriétaire d'entreprise, vous avez environ 1 000 choses à faire à tout moment. Il est indéniable que vous êtes occupé. Néanmoins, cela ne devrait pas vous empêcher de vous assurer que les dépôts sont correctement comptabilisés. #### Comment faire ? Créez un système pour que tout soit clair. Vous pouvez utiliser un simple bloc-notes, une feuille de calcul Excel ou un logiciel en ligne. Quel que soit le système que vous choisissez, soyez cohérent. N'attendez pas pour faire des dépôts. Peu importe d'où vient l'argent - qu'il s'agisse de revenus de ventes, d'argent d'un parent, de loyer sur des propriétés ou d'un prêt bancaire - il doit être déposé et enregistré immédiatement. Le problème de ne pas le faire est double. Premièrement, vous jouez un jeu dangereux avec la santé de votre entreprise si vous ne savez pas où se trouve l'argent ou sa source d'origine. Deuxièmement, à moins que vous n'enregistriez correctement la provenance de chaque somme d'argent, vous pourriez finir par payer plus d'impôts que nécessaire. Par exemple, supposons que vous ayez transféré 5 000 $ de votre épargne personnelle vers votre compte d'entreprise. Si vos dossiers n'indiquent pas clairement le fait, vous ou votre comptable pourriez finir par le comptabiliser comme un revenu, ce qui vous obligerait à payer des impôts sur l'argent sur lequel vous avez déjà été imposé. ### Compétence de base - Mettre de l'argent de côté pour les impôts Aussi tentant soit-il, évitez le piège de dépenser chaque centime que vous gagnez. Oncle Sam veut aussi une partie de cet argent. #### Comment faire ? Prenez-en l'habitude, comme vous brosser les dents. Mettez systématiquement de l'argent de côté tout au long de l'année pour les impôts qui seront dus sur vos revenus. Si vous effectuez des paiements trimestriels à l'Internal Revenue Service, marquez-les sur votre calendrier et prévoyez du temps pour préparer ces formulaires fiscaux. Quoi que vous fassiez, ne puisez pas dans les retenues des employés pour traverser une période d'inactivité. Non seulement l'IRS le méprise, mais vous vous retrouverez avec un trou financier de plus pour vous en sortir. Vous savez au début de l'année qu'il y aura des impôts à payer, alors assurez-vous que les fonds sont là, même si cela signifie réduire dans un autre domaine. ### Compétence de base - Planifier les dépenses importantes Ceci est important car en planifiant, vous êtes moins susceptible de vous précipiter pour obtenir un prêt en cas de dépenses imprévues. De plus, si vous disposez de liquidités, vous pouvez facilement profiter des opportunités commerciales au fur et à mesure qu'elles se présentent. #### Comment procéder : recherchez les dépenses que vous êtes sûr d'engager, comme la mise à niveau d'un système informatique, le remplacement d'un vieux toit sur votre immeuble de bureaux (si vous en êtes propriétaire), l'achat de nouveaux véhicules de société ou des réparations, et payer des impôts. Vous n'avez pas de boule de cristal et ne pouvez pas prédire l'avenir, mais vous pouvez faire des suppositions justes. Même si vous n'apprenez que les bases, cela suffira à vous donner une idée de la situation financière de votre entreprise. Prenez donc un peu de temps pour mettre en place un système de comptabilité simple ou embauchez un comptable professionnel afin que vous puissiez continuer à développer votre entreprise avec confiance et clarté. _Avez-vous d'autres suggestions pour les nouveaux propriétaires d'entreprise sur la façon de gérer leurs finances ? Merci de les partager dans les commentaires !_