9 étapes pour créer un modèle de dotation efficace pour votre entreprise

Si vous travaillez dans les RH, nous parions que vous êtes à la recherche de moyens sympas et innovants pour aider votre entreprise à se rendre là où elle veut être.

Cela signifie probablement… un modèle de dotation efficace.

J'ai travaillé dans quelques entreprises qui ont eu du mal à suivre la croissance qu'elles ont connue.

Cela a souvent conduit à des environnements stressants et mes collègues en ont souffert. Ce n'est pas joli, et c'est un euphémisme.

C'est pourquoi votre entreprise a besoin d'une sorte de modèle de dotation pour s'assurer qu'il y a le bon nombre d'employés avec le bon sac d'outils et de compétences pour atteindre leurs objectifs.

Qu'est-ce qu'un modèle de dotation exactement ?

En bref, un modèle de dotation est une collection de graphiques, de rapports, de tableaux et de chiffres qui vous donne toutes les réponses pour aider votre entreprise à passer au niveau supérieur.

Nous entendons par là des choses comme l'activité actuelle de l'entreprise, ses besoins et son budget. Fondamentalement, cela a tout à voir avec la façon dont votre équipe travaille - à la fois financièrement et en termes de temps.

Lorsque vous le décomposez en ses fondamentaux, les départements RH utilisent des modèles de dotation pour prédire l'avenir. Il offre aux entreprises la possibilité de mettre en évidence leurs objectifs actuels et de construire un plan qui les aide à les atteindre.

Il y a deux choses que chaque modèle de personnel de haut niveau identifiera dès le départ. Tout d'abord, vous devez déterminer le nombre d'employés dont votre entreprise a besoin pour réussir. Et deuxièmement, quelles compétences ces employés doivent-ils acquérir pour répondre aux besoins de votre entreprise ?

Plus tôt vous pourrez répondre à ces deux questions, plus la direction que votre entreprise doit suivre sera claire. Ce n'est pas sorcier.

Cela soulève la question suivante : comment pouvez-vous créer votre propre modèle de dotation efficace ? Faites défiler vers le bas pour le découvrir.

Comment construire un modèle de dotation efficace

Il est logique que la première étape dans la construction d'un modèle de dotation réussi soit de revenir sur vos progrès actuels. L'essentiel est d'évaluer vos objectifs et les moyens que vous utilisez pour les atteindre. Posez-vous ensuite les questions suivantes :

• Quels sont les objectifs les plus importants pour l'année à venir ?
• Dans quels domaines l'entreprise doit-elle se réorganiser ?
• Que peuvent faire les RH pour apporter ces changements ?

Les réponses à ces questions simples constituent la base sur laquelle vous construisez l'ensemble de votre modèle de dotation.

Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que votre modèle de dotation se déroule sans encombre. Vous devez prévoir qu'il pourrait y avoir des problèmes qui pourraient entraver la construction de votre modèle de dotation.

À vrai dire, des facteurs intérieurs et extérieurs peuvent jouer ici. Ceux-ci peuvent inclure des choses telles que des lois en constante évolution, la concurrence ou la façon dont un poste dans votre entreprise change inévitablement.

Bien que ces facteurs puissent entraver votre progression, les identifier tôt peut vous informer sur les candidats que vous devriez rechercher pendant le processus de recrutement.

Identifier des objectifs réalistes et les défis qui les concernent vous permettront de passer à l'étape suivante. Il s'agit de déterminer le statut actuel de votre entreprise, en particulier du point de vue de la dotation en personnel.

Afin d'analyser cela avec succès, vous devez collecter des données dans divers domaines. Cela inclut les compétences actuelles des employés de l'entreprise, ses ressources actuelles, le personnel disponible, etc.

Si vous savez où en est actuellement votre entreprise dans tous ces domaines, vous disposez alors d'une base pour construire un modèle de dotation en personnel.

Une fois que vous avez la base à partir de laquelle construire et une fin de partie en tête, vous pouvez maintenant commencer à identifier les outils dont votre entreprise a besoin pour réaliser la première étape du processus.

Il est trop tôt pour se précipiter vers la ligne d'arrivée. Les RH doivent continuer à cracher des idées sur la façon de réaliser vos objectifs initiaux.

Vous ne pouvez vraiment identifier les besoins de l'entreprise que si vous réalisez ce qui lui manque actuellement, en particulier dans la structure de son équipe.

Par exemple, votre entreprise peut manquer de certains outils organisationnels ou de certains types d'employés. Réfléchissez bien à ce qui manque actuellement aux opérations dont vous avez réellement besoin.

N'importe qui peut mettre en évidence des problèmes dans une entreprise. S'ils sont assez grands, même les employés débutants les verront. Mais les RH doivent pouvoir développer des solutions à ces problèmes. Dans ce cas, les solutions font référence aux nouveaux postes que vous souhaitez pourvoir.

Peut-être que l'équipe a besoin d'un autre manager pour assumer certaines des responsabilités de leadership. Ou vous devrez peut-être faire appel à des travailleurs plus expérimentés pour stabiliser le navire.

La solution dépend entièrement des objectifs définis dans les étapes précédentes. Vous pourrez décider du type d'employés que vous devez recruter ou conserver.

Votre modèle de dotation déterminera comment vous choisissez de recruter de futurs employés. Cela dépendra principalement du personnel dont votre entreprise a besoin en ce moment. Vous devrez peut-être promouvoir de l'intérieur, réembaucher d'anciens employés ou en embaucher de nouveaux.

Quoi qu'il en soit, il existe un certain nombre de stratégies de recrutement que les RH peuvent mettre en œuvre pour externaliser l'employé qu'elles recherchent. Ceux-ci inclus:

• Gardez un œil sur des sites d'emploi spécifiques
• Perfectionner les techniques d'entretien
• Mise à jour des descriptions de poste en fonction des besoins actuels
• Organiser des rencontres virtuelles
• Embauche d'employés à temps partiel et d'étudiants
• Offrir des stages
• Utilisation de sites de réseautage tels que Linkedin
• Références d'employés

Quelles que soient les stratégies que vous choisissez d'utiliser lors du recrutement, les besoins de l'entreprise dans le modèle de dotation doivent toujours avoir la priorité.

Il pourrait être tentant de sélectionner le candidat avec le curriculum vitae le plus impressionnant. Mais si cette personne ne correspond pas à vos besoins, alors ce n'est tout simplement pas un bon choix.

Afin d'affiner judicieusement vos choix, vous devriez envisager de faire les choses suivantes :

• Identifier les candidats avec un bon mélange de compétences et de qualités qui correspondent à la culture de l'entreprise et à l'orientation actuelle
• Entretiens téléphoniques
• Initier des entretiens en face à face
• Construire un processus d'intégration étape par étape

En fin de compte, les bons ajustements peuvent prendre toutes les formes et toutes les tailles. Ils peuvent avoir différents niveaux d'expérience et provenir de pratiquement n'importe quel milieu. Un bon ajustement est un bon ajustement.

Bien que la constitution de l'équipe idéale soit une étape cruciale dans votre modèle de dotation en personnel, il est tout aussi important de garder ces employés.

Si les employés sont adaptables, indépendants, s'entraident et déterminés à s'améliorer, alors vous avez une équipe qui vaut la peine d'être retenue.

Il existe un certain nombre d'étapes que les responsables des ressources humaines peuvent prendre pour mettre en œuvre une fidélisation réussie des employés :

– Effectuer des évaluations de performance fréquentes

– Promouvoir le travail d'équipe grâce à des activités et des exercices de liaison

– Offrir aux employés une reconnaissance là où elle est due

– Offrez des avantages à vos employés (avantages sociaux, par exemple)

Ces étapes utiles apporteront toutes sortes d'avantages, tels que le moral de l'équipe, l'unité et une productivité accrue.

Outils et logiciels pour vous aider à mettre en œuvre votre modèle de dotation

Selon une étude de 2019, 67 % des responsables du recrutement estiment qu'il est impératif d'utiliser les dernières technologies à des fins de recrutement. De plus en plus de responsables RH en ont assez des méthodes fastidieuses telles que le stylo et le papier, les feuilles de calcul et même les appels téléphoniques.

Heureusement, il existe un grand choix d'outils et de logiciels utiles qui peuvent être utilisés pour vous aider à mettre en œuvre votre modèle de dotation une fois qu'il a été créé.

Une application de recrutement tout-en-un comme Connecteam vous aidera à rationaliser vos opérations quotidiennes. Ce type d'application permet aux RH de gérer divers aspects de leur entreprise, tels que le suivi du temps, la planification des quarts de travail, l'engagement des employés, la communication interne et bien plus encore. Connecteam vous permet de gérer votre entreprise lors de vos déplacements.

Planification efficace des quarts de travail : Attribuez les quarts de travail/tâches en fonction des besoins. Ajoutez des notes importantes, y compris l'heure, l'adresse et d'autres instructions, les employés ont la possibilité d'accepter/de refuser les quarts de travail, etc.

Disponibilité en temps réel : vérifiez la disponibilité des employés et redistribuez les quarts de travail au besoin. Créez également des quarts de travail ouverts auxquels les travailleurs peuvent prétendre en fonction de leurs qualifications et de leurs compétences – premier arrivé, premier servi !

Notifications de quart de travail : recevez des notifications chaque fois qu'un employé arrive, refuse ou ne se présente pas à son quart de travail.

Listes de contrôle et formulaires : Maintenez les processus de reporting rapides et efficaces grâce à des listes de contrôle. Créez des évaluations des employés, des sondages sur la satisfaction des employés et les performances de l'équipe à partager entre la haute direction.

Toutes les politiques de l'entreprise disponibles : les employés peuvent accéder à toutes les informations importantes de l'entreprise en temps réel, y compris les manuels, les politiques et les manuels, etc.

Intégration et formation des nouveaux employés : utilisez Connecteam pour former les nouveaux employés rapidement et efficacement. Ils peuvent remplir des formulaires « lire et signer » et divers autres types de formation mobile en un rien de temps.

Suivi du temps/paie automatisé Restez facilement au courant des heures de travail et informez automatiquement les travailleurs pour vous assurer qu'ils pointent à l'arrivée et à la sortie. Examinez le temps consacré à chaque tâche et utilisez les données pour éclairer la prochaine série de modèles de dotation. Exportez également facilement les feuilles de temps vers QuickBooks en ligne ou Gusto pour une paie précise et fluide.

Communication interne : tenez les équipes informées via des notifications, des mises à jour et des discussions (en tête-à-tête et en groupe). Découvrez quels employés ont lu les mises à jour envoyées et envoyez des rappels à ceux qui ne l'ont pas fait. Localisez également les détails importants de tous les travailleurs dans le répertoire des employés.

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Pourquoi votre entreprise a besoin d'un modèle de dotation

Si à ce stade vous êtes toujours sur la clôture, nous expliquons pourquoi votre entreprise a besoin d'un modèle de dotation en premier lieu.

Le COVID-19 n'a certainement pas facilité la dotation en personnel. Lorsque la pandémie a commencé, les entreprises ont été obligées de faire des changements en profondeur, ce qui signifie qu'elles ont dû repenser leurs plans d'affaires. Et les chiffres ne mentent pas.

Une étude de l'Université de Chicago a révélé que la pandémie a fait grimper les licenciements à 12,8 %, les nouvelles embauches restant à 3,8 %. Cela signifie qu'il y avait environ trois nouvelles embauches tous les dix licenciements.

Alors que les restrictions commençaient à s'assouplir, les entreprises se sont précipitées pour agrandir à nouveau leurs équipes. Mais ils n'ont pas nécessairement recruté des employés possédant les bonnes compétences pour répondre à leurs besoins. En effet, selon une étude de 2019, 52 % des responsables du recrutement affirment que l'un des principaux défis de la dotation est de trouver les bons candidats.

Ci-dessus, nous avons décrit étape par étape ce qu'il faut pour construire un modèle de dotation réussi alors que nous entrons dans une ère post-pandémique. Avant que vous ne vous en rendiez compte, votre équipe tirera sur tous les cylindres.

L'essentiel sur les modèles de dotation

Comme les événements récents l'ont prouvé, des facteurs internes et externes peuvent obliger les entreprises à se reconstruire et à retourner à la planche à dessin.

Ainsi, que vous travailliez dans la fabrication, la santé, la vente au détail, les transports, l'hôtellerie, le nettoyage ou la sécurité, les responsables des ressources humaines doivent disposer d'un plan détaillé pour répondre aux besoins de leur entreprise, à court et à long terme.

Un modèle de dotation bien planifié fournira aux RH un aperçu indispensable des forces et des faiblesses actuelles de l'entreprise, des compétences qui lui manquent actuellement et des solutions qu'elle peut mettre en œuvre pour atteindre les objectifs fixés.

Et une fois que vous avez créé votre modèle de dotation en personnel, vous pouvez le mettre en œuvre à l'aide d'une application tout-en-un pour rationaliser vos opérations. Si vous avez un plan, votre entreprise est déjà sur la voie du succès.

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