Automatisation des processus métier - Avantages, applications, exemples et étapes d'automatisation

Pour s'assurer que les employés ne répètent pas inutilement des tâches ou n'abandonnent pas des tâches avant leur achèvement, négligent des détails ou ne sautent pas d'étapes dans les flux de travail, les entreprises établissent des processus standardisés. Ces processus commerciaux garantissent la conformité et la conformité dans le fonctionnement d'une entreprise. Par conséquent, les processus métier doivent rester cohérents malgré les exécutions répétitives. C'est là que l'automatisation des processus métier (BPA) entre en jeu.

BPA se concentre sur l'automatisation des processus informatiques quotidiens et des fonctions commerciales pour maximiser l'efficacité, réduire les coûts et assurer le bon fonctionnement. Selon un rapport de Markets and Markets , la taille du marché mondial de l'automatisation des processus métier devrait atteindre 19,6 milliards USD d'ici 2026, contre 9,8 milliards USD en 2020, avec une croissance à un TCAC de 12,2 %.

Divers facteurs tels que les entreprises qui envisagent de migrer leur infrastructure informatique vers le cloud , l'amélioration de la continuité des activités et l'amélioration des opérations commerciales ont conduit à l'adoption généralisée du BPA dans toutes les organisations.

Dans l'article suivant, nous discuterons des avantages de la méthodologie d'automatisation des processus métier ainsi que des étapes de mise en œuvre de l'automatisation dans les processus métier.

Mais avant d'aborder cela, commençons par comprendre les différences entre l'automatisation des processus métier et l'automatisation des processus robotiques pour avoir plus de clarté sur le concept.

Alors, sans plus tarder, plongeons dedans !

BPA vs RPA – Quelle est la différence ?

L'automatisation des processus métier est souvent confondue avec l'automatisation robotique des processus, mais les deux sont distincts à leur manière. Cependant, ils se complètent et peuvent vous aider à mettre en œuvre de manière transparente la transformation numérique à l'échelle de l'entreprise.

Avec l'automatisation robotique des processus , les utilisateurs de logiciels créent des robots logiciels ou des robots capables d'apprendre, d'imiter, puis d'exécuter des processus métier basés sur des règles. L'automatisation RPA permet aux utilisateurs de créer des bots en observant les actions numériques humaines. Chaque bot est conçu pour une seule tâche spécifique.

Par exemple, un bot peut être créé pour se connecter à un système, copier des données, puis coller ces données dans une feuille de calcul.

BPA, d'autre part, est une approche holistique pour optimiser et automatiser les processus métier du début à la fin. BPA est une solution de bout en bout pour automatiser des processus métier entiers et RPA est un complément à une approche BPA solide. De plus, BPA offre une gamme de fonctionnalités introuvables dans RPA. Celles-ci incluent des fonctionnalités qui améliorent la collaboration et fournissent des données et des informations sur les performances des processus.

Maintenant que nous avons examiné les principales différences entre RPA et BPA, comprenons mieux comment le BPA profite aux entreprises et pourquoi il s'agit d'une approche idéale pour automatiser les processus manuels.

Avantages de l'automatisation des processus métier

Dans cette section, nous discuterons des principaux avantages de l'automatisation dans les entreprises et de la manière dont elle peut améliorer l'efficacité globale de votre organisation.

Coûts réduits

Lorsque les processus métier sont exécutés manuellement, une quantité importante de ressources est gaspillée et le risque d'inefficacité est plus élevé. Selon un rapport , les organisations perdent 20 à 30 % de leurs revenus chaque année en raison de processus inefficaces. Le passage des processus manuels aux processus automatisés permet de minimiser les erreurs. De cette façon, aucun temps et argent ne doivent être dépensés pour résoudre les problèmes. En outre, les ressources sont utilisées de manière optimale et le gaspillage est éliminé.

Generali, l'un des principaux assureurs européens, est l'un des meilleurs exemples d'automatisation des processus métier . Elle est passée de processus papier qui leur coûtaient du temps et de l'argent à des processus métier automatisés. Cela a permis de réduire de moitié le temps nécessaire à la souscription de tâches complexes et d'économiser jusqu'à 90 % grâce à des processus réutilisables.

Expérience client améliorée

L'un des avantages les plus intéressants du BPA est son impact positif sur vos clients , leur expérience avec votre entreprise et la façon dont vous les servez.

Avec BPA en place, vous pouvez répondre aux clients de manière efficace et plus rapide, en respectant le temps de vos clients et en répondant avec succès à leurs demandes et requêtes en même temps.

Ce qui prenait auparavant plusieurs heures, voire plusieurs jours, ne prend plus que quelques minutes. Ceci, bien sûr, peut être appliqué à n'importe quel nombre d'interactions avec les clients, y compris le traitement des commandes.

Cela améliorera la réputation de votre entreprise auprès de votre public grâce à un bouche-à-oreille positif et à des avis en ligne plus solides.

Amélioration de l'efficacité opérationnelle

La mise en œuvre d'un logiciel d'automatisation des processus métier apporte une multitude d'avantages opérationnels. Pour commencer, les processus automatisés sont en grande partie sans intervention, ce qui signifie que vous n'avez pas besoin de vous assurer personnellement qu'une tâche du processus passe à la suivante.

De plus, l'automatisation des processus métier permet également d'identifier et de corriger les erreurs et les goulots d'étranglement dans les workflows. Cela contribue à une plus grande efficacité globale du processus.

Par exemple, Adidas a mis en place un logiciel d'automatisation des processus métier pour standardiser ses processus et automatiser divers départements, notamment les finances, le marketing, le commerce électronique et la vente au détail. L'initiative très réussie a réduit le temps de mise sur le marché de deux tiers par rapport au développement interne traditionnel et a augmenté l'efficacité opérationnelle de 60 %.

Visibilité et transparence

Grâce à l'automatisation, la visibilité des processus dans l'ensemble de l'organisation peut être améliorée grâce à des tableaux de bord personnalisables. Les indicateurs de performance clés (KPI) établis peuvent être facilement suivis pour plusieurs processus. Des rapports détaillés sur les performances des processus peuvent fournir des informations précieuses sur les domaines nécessitant des améliorations.

L'automatisation facilite également la transparence des processus métier. Cela aide les équipes à rester informées des tâches assignées et encourage la responsabilisation.

Par exemple, une société mondiale de gestion d'actifs, Insight Investment, souhaitait documenter, découvrir et numériser les processus métier pour renforcer la transparence. En utilisant des tableaux de bord personnalisables pour visualiser les données, ils ont créé la base d'un système de reporting qui réduit la complexité, offre une visibilité à la haute direction et rend le transfert de travail plus fiable.

Amélioration du moral des employés

L'un des principaux avantages de la méthodologie d'automatisation des processus métier est le meilleur moral des employés. Grâce à l'automatisation, les employés obtiennent une liberté de travail pour effectuer le travail efficacement. Les approbations sont plus rapides, ce qui signifie que les équipes n'ont pas besoin de passer du temps à attendre et à rappeler aux responsables.

La transparence des processus aide les personnes les plus performantes à obtenir la reconnaissance qu'elles méritent. La bande passante libérée par l'automatisation peut motiver les employés à innover et à améliorer leur façon de travailler.

Maintenant que nous avons compris ce qu'est l'automatisation des processus métier et passé en revue les principaux avantages ainsi que des exemples d'automatisation des processus métier, il est temps de nous plonger dans les principaux cas d'utilisation de l'automatisation des processus d'entreprise .

Principales applications de l'automatisation des processus métier

Les cas d'utilisation de l'automatisation des processus métier peuvent couvrir un large éventail de domaines opérationnels, de l'embauche aux approbations budgétaires, en passant par les ventes et le marketing. Jetons un coup d'œil à quelques-uns d'entre eux de plus près.

Recrutement et RH

Le recrutement et les RH sont les domaines clés qui nécessitent une automatisation en raison du nombre de processus et de documents à gérer.

L'intégration et le recrutement sont souvent un processus fastidieux et chronophage. Cependant, avec la mise en œuvre de l'automatisation, les méthodes de travail manuelles, telles que la publication d'offres d'emploi ou la vérification des conformités pour les nouveaux employés, peuvent être automatisées.

Les RH sont un autre service qui nécessite de nombreuses tâches administratives manuelles, dont beaucoup peuvent être automatisées. Certaines de ces tâches incluent le suivi des feuilles de temps des employés, les entretiens de départ, la gestion des performances, etc. Le temps gagné grâce à l'automatisation des processus aidera le personnel RH à se concentrer sur des tâches plus importantes. Les équipes RH pourraient gérer plus efficacement la formation, la culture et le bien-être des employés.

Traitement de facture

Garder une trace de factures énumérables peut être épuisant et provoquer des erreurs lorsqu'elles sont traitées manuellement. Avec BPA, vous pouvez automatiser le traitement des factures et assurer des paiements ponctuels pour vos fournisseurs. Cela réduira également les erreurs humaines et les inexactitudes dans le processus de paiement.

Grâce à l'automatisation, vous pouvez faire gagner beaucoup de temps à votre équipe de comptabilité, qui peut se concentrer sur des tâches hautement prioritaires telles que la prise de décision budgétaire et les prévisions.

Acheter en ligne

Les bons de commande jouent un rôle crucial dans le processus global d'approvisionnement. Ils permettent aux organisations de se procurer les biens et services dont elles ont besoin pour fonctionner. Cependant, ce processus est embourbé par les formulaires physiques et la saisie manuelle des données. Les employés passent la plupart de leurs heures chaque semaine sur des tâches répétitives comme remplir les mêmes bons de commande.

Avec l'aide d' un logiciel d'automatisation des processus métier , vous pouvez rationaliser sans effort l'ensemble de ce processus. Vous pouvez numériser vos bons de commande et même les connecter à une base de données SQL pour extraire les informations client.

Notes de frais

La gestion manuelle des rapports de dépenses entraîne un temps de traitement plus long et rend l'organisation vulnérable à la fraude sur les dépenses. Par exemple, les employés peuvent gonfler ou faire des déclarations falsifiées. Avec BPA, vous créez un flux de travail automatisé qui peut rationaliser chaque étape et réduire le risque d'erreur humaine.

Les employés peuvent rapidement remplir des formulaires électroniques et même inclure des reçus. Une fois qu'une note de frais est soumise, le formulaire est automatiquement acheminé vers leur responsable, qui peut alors l'examiner immédiatement.

Tout au long de ce processus, les employés peuvent suivre leurs notes de frais. Le processus automatisé garantit également que les employés reçoivent le remboursement à temps et réduit la fraude aux dépenses car il existe une piste claire.

Approbations budgétaires

Les approbations budgétaires sont des documents essentiels en matière de planification financière. Ils permettent aux organisations de gérer efficacement leurs budgets et de planifier l'avenir. Cependant, la gestion manuelle des approbations budgétaires peut être fastidieuse et chronophage, en particulier pour l'équipe financière qui doit les examiner et les approuver.

À l'aide d'un logiciel d'automatisation, vous pouvez facilement créer des formulaires personnalisés pour les approbations budgétaires. Vous pouvez également utiliser le logiciel pour créer un flux de travail automatisé qui achemine tous les formulaires vers les approbateurs appropriés.

Ventes et marketing

Un autre domaine important qui bénéficierait énormément des solutions d'automatisation des processus métier est celui des ventes et du marketing. Si les commerciaux et les solutions BPA fonctionnent conjointement, ils peuvent améliorer l'allocation des ressources, les prévisions de ventes, les tâches administratives, etc. Les commerciaux peuvent devenir plus axés sur le client en augmentant le temps passé en contact avec le client et l'expérience client .

Les solutions d'automatisation des processus métier, lorsqu'elles sont appliquées aux départements marketing, ont un énorme potentiel dans le marketing par e-mail et la gestion des prospects. Il offre une rentabilité et fournit les résultats commerciaux souhaités. Il aide également à la maturation des prospects, à la capture des prospects, à la qualification des prospects et à la notation des prospects. De plus, il assiste également les réponses automatisées / le support client.

Demandes de congés

Les employés peuvent soumettre des demandes de congé en raison d'urgences personnelles ou de maladie. La gestion de ces demandes peut être assez difficile avec des formulaires physiques ou des e-mails. Avec BPA, vous pouvez rationaliser ce processus et permettre aux employés de soumettre plus facilement des demandes de congé. Cela apporte une visibilité sur le processus, accélérant ainsi les approbations.

De plus, il est important que les gestionnaires aient un processus en place pour les demandes de congé afin de rémunérer les employés de manière appropriée.

Devis

Lorsque des prospects demandent un devis, cela signifie qu'ils sont très intéressés à faire affaire avec vous. Mais ils ont toujours besoin d'informations détaillées sur les prix pour les aider à prendre une décision éclairée. Tout retard dans ce processus peut potentiellement vous coûter un prospect.

Votre équipe de vente peut établir rapidement des devis à l'aide du logiciel BPA et les envoyer automatiquement à un responsable pour examen.

L'automatisation des devis peut aider à créer une excellente première impression sur les clients. Tout ce que vous avez à faire est simplement d'envoyer un lien vers le devis à vos clients, et ils peuvent signer le document immédiatement - pas besoin de traiter des e-mails aller-retour.

Étapes pour mettre en œuvre l'automatisation des processus métier

Selon une enquête , 75 % des organisations estiment que le BPM et les technologies ont aidé leur organisation à atteindre ses objectifs. En outre, 73 % déclarent que le niveau d'intérêt de leur organisation pour le BPM a augmenté modestement ou rapidement au cours des dernières années.

Ces statistiques montrent comment les organisations du monde entier se tournent vers l'automatisation pour améliorer leur productivité et améliorer leurs processus métier.

Dans cette section, nous avons répertorié quelques étapes qui vous aideront à mettre en œuvre avec succès l'automatisation des processus d'entreprise dans votre organisation.

Alors, allons-y directement.

Identifier les tâches répétitives

La première étape lorsque vous optez pour des services d'automatisation des processus métier consiste à identifier les tâches répétitives et les domaines de votre entreprise qui peuvent avoir des opportunités d'amélioration.

Pour identifier ces domaines et ces problèmes, une compréhension approfondie de l'entreprise est cruciale. La meilleure option serait de faire une représentation visuelle de votre flux de travail actuel à l'aide de diagrammes de flux. Cela vous aidera à mieux comprendre votre entreprise et à identifier les tâches répétitives.

Il s'agit d'une étape vitale qui doit être réalisée en étroite collaboration avec les utilisateurs réels du processus et les principales parties prenantes.

Vous devez également tenir compte des avantages nets de l'automatisation des processus métier en termes d'économies de coûts et de gain de temps. Cela aidera à présenter une analyse de rentabilisation claire pour soutenir l'automatisation de ces processus commerciaux.

Définissez vos objectifs

L'étape suivante consiste à définir vos buts et objectifs commerciaux en utilisant le flux de travail actuel comme référence. Votre objectif peut être d'automatiser les tâches quotidiennes telles que la rédaction et l'envoi d'e-mails, la notification des membres de l'équipe ou la mise à jour des statuts des tâches.

Vous souhaiterez peut-être également que votre personnel se concentre davantage sur les informations et l'optimisation des processus au lieu de consacrer beaucoup de temps à la saisie de données.

Cela peut être n'importe quoi, mais vous devriez être en mesure de justifier comment vos objectifs seront atteints grâce à l'automatisation et comment vous les mesurerez et suivrez vos performances.

Sélectionnez la bonne solution d'automatisation

Vous n'avez pas à dépenser des millions de dollars dans un logiciel de codage personnalisé pour automatiser les processus métier. Il existe une pléthore de services d'automatisation des processus métier et de services d'analyse de données disponibles sur le marché qui peuvent aider les entreprises à concevoir et à automatiser les processus métier. Choisissez un logiciel ou faites fabriquer un logiciel personnalisé qui conviendra parfaitement à votre organisation. Demandez une démonstration et découvrez comment les outils d'automatisation peuvent soutenir les objectifs de l'entreprise.

En fonction de vos besoins spécifiques, vous pouvez présélectionner trois à cinq fournisseurs, puis effectuer une analyse comparative pour sélectionner le meilleur. Assurez-vous que le logiciel sélectionné est simple et convivial et facilement adaptable par vos utilisateurs.

Former les utilisateurs

Une fois que vous avez mis en place l'outil d'automatisation dans votre organisation, l'étape suivante consiste à former la main-d'œuvre à l'utilisation du nouveau logiciel.

Tout nouveau changement apporté par la direction se heurte généralement à la résistance des employés car ils le trouvent inutile. Il est donc impératif d'inclure les utilisateurs finaux dès la première étape elle-même. Faites-les participer à vos discussions afin qu'ils puissent mieux comprendre le processus et partager leurs idées et leurs commentaires.

Fournir une voie de transition claire du processus manuel existant au nouveau système automatisé et leur donner une formation adéquate contribuerait grandement à la réussite de cette transition.

Gardez une trace de vos progrès

Une fois que vous êtes opérationnel sur votre nouveau système automatisé, il est important de continuer à suivre les KPI et à améliorer le système de flux de travail.

Vos utilisateurs fourniront de précieux commentaires sur le processus ; assurez-vous de mettre en œuvre ces commentaires pour résoudre les problèmes et améliorer le flux de travail actuel.

La surveillance et la mesure continues de votre flux de travail automatisé vous aideront à identifier les goulots d'étranglement et à suggérer des domaines à améliorer. L'évaluation continue de votre flux de travail nouvellement mis à niveau aidera votre équipe à devenir plus efficace.

Dernières pensées

L'automatisation du processus métier peut aider une entreprise à passer d'une croissance linéaire à une croissance plus rapide. De la gestion des stocks à l'intégration du personnel et à la numérisation des processus de base, vous constaterez que les systèmes automatisés rationalisés éliminent le traitement manuel au profit d'opérations fluides et sans erreur.

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L'automatisation a entraîné une augmentation du taux de fidélisation de la clientèle de 20 % et une réduction des processus manuels de 35 %.

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