Le guide du débutant pour l'intégration des clients

Si vous travaillez pour vous-même, décrocher un nouveau client est un motif de réjouissance. Cependant, l'exaltation peut rapidement s'estomper lorsque vous vous rendez compte que la partie la plus difficile n'a même pas commencé. Vous devez maintenant non seulement planifier et faire le travail, mais garder votre client à vos côtés pendant que vous le faites.

L'intégration des clients est le processus par lequel vous accueillez de nouveaux clients et vous assurez que tout ce qui concerne votre projet est présenté en noir et blanc. En ayant des délais, des règles de base et des contrats planifiés et convenus à l'avance, vous pouvez réduire au minimum les malentendus et les problèmes de communication.

Dans cet article, nous parlerons plus en détail de ce qu'est l'intégration des clients. Nous discuterons également de la manière dont cela peut aider votre entreprise et vous proposerons quelques conseils pour configurer votre propre système. Allons-y!

Qu'est-ce que l'intégration des clients (et comment cela peut aider votre entreprise)

L'intégration d'un client est un processus qui vous prépare efficacement tous les deux au projet sur lequel vous travaillez. C'est au cours de ce processus que vous faites les présentations, évaluez les exigences, définissez les paramètres et répondez aux questions que votre client pourrait avoir. Un processus d'intégration solide garantit qu'une bonne communication entre l'entreprise et le client est maintenue à partir du moment où vous êtes embauché pour un emploi, jusqu'au moment où votre travail est terminé. Cela vous permet également de travailler efficacement tout au long de votre travail.

Votre procédure d'intégration peut inclure de nombreuses étapes différentes, telles que des e-mails d'introduction simples et des mises à jour sur l'avancement des contrats, des horaires et des pratiques de travail sur mesure que vous souhaitez conserver. Non seulement cela clarifiera les attentes de toutes les parties concernées, mais cela vous aidera également à préserver votre équilibre travail/vie personnelle, tout en respectant le brief à temps. Cela garantit également que votre client sait exactement ce qu'il paie et combien vous obtenez une fois le travail terminé.

Prendre le temps de bien mettre à jour et de s'occuper de vos clients est susceptible de rapporter des dividendes - et vous aidera à développer votre réputation de professionnalisme et de fiabilité. Selon un récent article de Forbes sur l'intégration des clients, "les entreprises avec les clients les plus satisfaits ne cessent jamais de vendre et de générer de la valeur" grâce à l'intégration et au support.

Cependant, un tel travail peut prendre du temps et les organisations en contact avec les clients de tous bords peuvent avoir du mal à s'acquitter de cette tâche. Le rapport sur la croissance des agences de marketing 2018 a montré que 43 % des agences n'ont tout simplement pas le temps de s'intégrer et que 23 % ne parviennent pas à répondre aux attentes de leurs clients.

Donc, si vous voulez faire de votre mieux, fidéliser vos clients et généralement surpasser vos concurrents, il est important de réserver du temps pour l'intégration. Cela aidera également votre entreprise dans un sens plus large, par exemple en vous offrant une protection juridique. Faire signer et mettre à jour vos contrats et autres documents juridiques dans le cadre de votre processus d'intégration peut vous aider à vous assurer qu'en cas de conflit, vous êtes couvert.

Comment créer votre propre processus d'intégration client (en 3 étapes)

Comme nous l'avons vu, une bonne intégration de vos clients vous permettra de vous consacrer plus pleinement à votre travail. Voyons maintenant les aspects pratiques de la création de votre processus d'intégration.

Étape 1 : Rechercher et recueillir des informations auprès de votre client

Vous devrez commencer par découvrir qui est votre client, ce qu'il fait et ce qu'il cherche à retirer du projet. Une façon de le faire est de leur fournir un formulaire dès le début, où vous pouvez leur poser des questions spécifiques avant même de vous associer officiellement.

Il existe de nombreux outils disponibles à cet effet, tels que Typeform. Non seulement leurs magnifiques formulaires en ligne personnalisables sont superbes, mais ils sont particulièrement conviviaux pour le questionneur et le questionné.

Lors de la création du formulaire lui-même, pensez à toutes les questions auxquelles vous devez répondre. Vous souhaiterez rassembler des informations spécifiques au projet et également obtenir un certain contexte sur le client. Ces informations peuvent être précieuses à la fois pour décider de prendre en charge le projet en cours et lorsque les travaux ont commencé.

Étape 2 : Planifiez votre gestion de projet et votre communication

Ensuite, vous voudrez planifier la tâche à accomplir. Vous devriez avoir acquis un aperçu de votre client grâce à vos recherches, et c'est là que vous pouvez commencer à l'utiliser.

Vous pouvez le faire en invitant vos clients à rejoindre l'outil de gestion de projet Dropmark, où vous pouvez les épater avec des moodboards esthétiques et faciles à organiser. Dropmark vous permet, à vous et à votre client, de partager vos idées tout au long du projet et de visualiser à quoi ressemblera le succès.

Cela garantit que vous êtes sur la même page et donne au client un aperçu de vos progrès. Cela vous permet également d'aborder et de prioriser à la fois les parties administratives du travail, telles que les délais, et les aspects plus créatifs. Vous pouvez facilement ajouter des coupures de presse, des liens et des images et les organiser de manière transparente.

Il vaut également la peine de penser à communiquer via d'autres supports, tels que les e-mails et les appels. Vous pouvez adapter votre plan à l'emploi du temps de votre client et définir vous-même des rappels pour vous joindre à certains intervalles de votre calendrier. Si vous utilisez Gmail, vous pouvez automatiser la communication par e-mail via Streak, mais c'est également une bonne idée de communiquer en personne. Un appel téléphonique ou une conversation Skype est plus convivial et souvent plus utile.

Étape 3 : Tenez compte de vos documents pour l'intégration des clients

Une fois que vous avez défini et approuvé vos processus de travail, vous êtes presque prêt à commencer à travailler. Cependant, il est d'abord temps de faire signer les contrats et d'effectuer les paiements. En ce qui concerne les signatures électroniques juridiquement contraignantes, vous pouvez utiliser HelloSign, qui fournit également des fonctionnalités utiles pour plusieurs demandes et suivis.

Vous devrez alors penser aux acomptes, et pour cela Hiveage est le choix parfait. Il comprend des options de facturation et de paiement intégrées, et vous permet également de créer des estimations et de suivre vos heures et dépenses facturables jusque dans les moindres détails - couvrant tout, du kilométrage aux déjeuners d'affaires. L'envoi de vos factures avec Hiveage est le point final idéal pour une procédure d'intégration réussie.

Conclusion : intégration client en 3 étapes

Une mauvaise communication et une désorganisation peuvent coûter très cher à votre entreprise, c'est pourquoi une bonne planification et une bonne coordination avec les clients sont essentielles. La création d'un système d'intégration des clients vous aidera à vous satisfaire, vous et votre client, tout au long d'un projet.

Dans cet article, nous avons expliqué comment vous pouvez créer une procédure d'intégration des clients pour votre entreprise. Pour ce faire, vous devrez :

1. Faites des recherches sur votre client.
2. Planifiez votre travail.
3. Pensez à vos papiers.

Avez-vous des questions sur l'intégration d'un client ? Entrez en contact dans la section des commentaires ci-dessous!