Développement de logiciels de paie cloud personnalisés – Avantages, processus, coûts

Le nombre de PME et d’entreprises qui s’appuient encore sur des logiciels de paie traditionnels est préoccupant. Une recherche rapide sur Internet vous permettra d’obtenir une série de statistiques déchirantes sur le manque de développement de logiciels de paie numériques personnalisés dans le cloud pour les entreprises et ses graves répercussions. Comme ça -

• Plus de 34 % des propriétaires d'entreprise utilisent encore des feuilles de calcul pour gérer manuellement leur paie (QuickBooks)
• Les organisations peu performantes ont souvent besoin d'environ 5 à 10 jours pour résoudre une erreur de paie (APQC)
• 44 % des salariés envisageraient de quitter leur emploi après avoir été mal payés (enquête SD Worx)
• 72 % des employés américains connaîtraient des difficultés financières si leur chèque de paie était retardé d'une semaine (American Payroll Association).

Ces statistiques sont présentes dans le même environnement de travail, où il a été constaté que l'automatisation peut réduire les coûts de traitement de la paie de 80 % (American Payroll Association).

Ce n'est qu'une question de temps avant que vous réalisiez la nécessité de développer un logiciel de paie basé sur le cloud. Ne soyez pas du genre à attendre et à entrer ensuite dans un secteur concurrentiel.

Chez Appinventiv, nous comprenons à quel point toute entreprise a besoin de l'assurance du marché avant d'investir son temps et ses efforts dans un produit, en particulier dans un espace concurrentiel comme le développement d'applications cloud de paie. Ayant travaillé sur plus de 12+ produits numériques SaaS à partir de zéro, dont 2 étaient des logiciels de gestion de la paie, nous comprenons l'impératif de la transition vers le cloud. C’est le moment idéal pour les entreprises (vos clients) d’adopter un logiciel de paie cloud, libérant ainsi les innombrables avantages que cette évolution implique.

Pourquoi les entreprises devraient-elles migrer vers un système de paie basé sur le cloud ?

Même si la transition d'un système de paie traditionnel et fiable vers un logiciel basé sur le cloud implique de répondre aux problèmes de sécurité et d'acceptation des employés, les opportunités présentées par la numérisation ont encouragé les entreprises à choisir le cloud.

Quelle que soit la motivation, les avantages des logiciels de paie cloud sont devenus trop importants pour être ignorés.

Accessibilité amplifiée

Lorsque vous transférez un logiciel de paie vers le cloud, vous pouvez y accéder depuis n'importe où avec une connexion mobile et Internet. De cette façon, l'équipe financière pourra facilement accéder à distance aux données et opérations de paie, ce qui lui donnera la flexibilité d'effectuer des tâches de paie critiques en temps réel, quel que soit l'emplacement. L'intégration de l'IA dans les systèmes de ressources humaines et de paie contribue en outre à améliorer cette accessibilité, en automatisant et en rationalisant les processus impliqués.

Meilleure efficacité

Le développement d'un logiciel de gestion de la paie d'entreprise, aussi performant soit-il – lorsqu'il ne dispose pas de fonctionnalités cloud – prend non seulement beaucoup de temps, mais est également sujet à des erreurs. Par rapport à cela, le développement de logiciels de paie dans le cloud promet l'automatisation de tâches complexes et répétitives telles que les déductions, les calculs d'impôts et le contrôle de la conformité. Cette automatisation précise réduit les risques d’erreur et rationalise le cycle de paie.

Évolutivité inégalée

À mesure que les entreprises progressent vers l’évolutivité, les systèmes de paie traditionnels ont tendance à nécessiter une aide approfondie pour les aider à ajouter de nouvelles fonctionnalités et à accroître leur complexité. Le développement de logiciels de paie cloud personnalisés pour les entreprises est conçu pour croître avec la taille de l'entreprise, permettant ainsi l'ajout sans effort d'employés et de fonctionnalités à mesure que l'entreprise évolue.

Dépenses prévisibles

Les systèmes de paie hors ligne ont tendance à entraîner des frais cachés tels que la maintenance des logiciels, les mises à niveau et la maintenance du matériel. En comparaison, les systèmes de paie basés sur le cloud fonctionnent sur un modèle d'abonnement fixe, ce qui permet aux entreprises de prévoir leurs dépenses avec plus de précision. De plus, l’absence de processus manuels élimine le risque de dépenses résultant d’erreurs et de violations de conformité.

Fort de ces raisons et de la présence de plusieurs logiciels intuitifs disponibles sur le marché, l'industrie est arrivée à un stade où elle se prépare à atteindre 13 milliards de dollars américains d'ici 2031. Aujourd'hui, en tant qu'entrepreneur ou professionnel des ressources humaines qui a conquis le marché potentiel des logiciels de paie basés sur le cloud, pour donner aux entreprises ce qu'elles recherchent, il faudra un système bien planifié et riche en fonctionnalités.

Quelles sont les fonctionnalités du logiciel de paie basé sur le cloud ?

Les fonctionnalités liées au développement d’un logiciel de gestion de paie en entreprise peuvent varier considérablement d’un modèle économique à l’autre. Cependant, certains sont récurrents ou par défaut parmi tous les développements de logiciels de paie cloud personnalisés pour les entreprises que nous avons créés à ce jour.

Intégration du suivi du temps

Une intégration avec les heures d'entrée et de sortie des employés peut grandement aider les entreprises qui cherchent à créer un système de paie basé sur le cloud pour les employés temporaires ou contractuels. Cela éliminerait le besoin de saisie manuelle des présences, améliorant ainsi la précision et le niveau d’efficacité des présences.

Lien avec la banque d'entreprise

La fonctionnalité relève principalement du côté de l'employeur dans les livrables de développement de logiciels de paie basés sur le cloud, ce qui permet à l'équipe financière de faire du décaissement des salaires un processus en un seul clic en reliant le système au compte bancaire de l'entreprise. Pour les employés, cette fonctionnalité promet un accès facile à leurs chèques de paie et à leur historique.

Gestion des dépenses

Supposons que votre entreprise travaille autour des dépenses remboursables des employés telles que l'hébergement, les déplacements, les réunions liées aux ventes, les repas, etc. Dans ce cas, l'intégration de la fonctionnalité de gestion des dépenses devient obligatoire dans votre parcours de développement de logiciel de paie cloud. Avec un composant de pièce jointe approprié, la section peut aider à l'automatisation des notes de frais et des cycles de paiement tout en améliorant les délais de dispersion des remboursements.

Libre-service pour les employés

La fonctionnalité libre-service de votre projet de développement de logiciel de paie basé sur le cloud présentera deux avantages : donner aux employés la liberté de modifier les détails de leur profil comme le numéro de compte, l'adresse ou les feuilles de dépenses et donner aux employés l'accès aux fiches de paie, W-2. formulaires et fiches de paie.

Objectif final ? L'équipe RH peut se concentrer sur la création d'une culture au lieu de s'impliquer dans des tâches administratives.

Rapports de paie

Avoir une vision claire du rapport de paie est obligatoire pour les cadres supérieurs. Une bonne solution de développement de logiciel de gestion de la paie d'entreprise doit être dotée de capacités de génération de rapports personnalisées. La raison pour laquelle nous disons personnalisé est que les éléments de reporting peuvent varier d'une entreprise à l'autre et auront différents niveaux d'exigences d'intégration.

Déclaration d'impôt

Le meilleur logiciel de paie basé sur le cloud a commencé à proposer des solutions comportant des tables d'impôt intégrées qui sont automatiquement mises à jour à mesure que la tranche d'imposition et le taux changent. Cela supprime les estimations des calculs de dédicace tout en rationalisant le processus de déclaration de revenus.

Les experts en développement de logiciels de paie avec lesquels vous collaborez peuvent également suggérer de créer un système dans lequel la déclaration de revenus est automatisée et où les W-2 peuvent être automatiquement générés.

[Lire aussi : Combien coûte la création d’une application de préparation de déclarations de revenus comme TurboTax ?]

Paie globale

Alors que le monde devient littéralement un seul endroit, les entreprises ont commencé à aborder le label MNC avec plus de confiance. Soutenant leur vision, le secteur du développement d'applications cloud de paie a introduit une fonctionnalité de paie mondiale permettant aux entreprises de résoudre numériquement les complications associées à l'embauche d'employés internationaux et à la gestion des devises étrangères, des fuseaux horaires et de la conformité réglementaire.

Paiement à la demande

Les entreprises étant de plus en plus soucieuses de la satisfaction de leurs employés, certains processus de développement de logiciels de paie créent une fonctionnalité permettant aux employés de demander des avances sur leur salaire pour faire face à leurs dépenses soudaines et imprévues. Pour répondre à cela, il faudra un système qui exécute les calculs de salaires de manière intuitive avec une intervention humaine minimale.

Intégration de la paie

L’environnement numérique connecté dans lequel les entreprises opèrent aura besoin d’une capacité de développement de solutions de paie cloud qui donne la priorité aux intégrations. Votre logiciel doit être parfaitement connecté à la plate-forme GRH et, dans les cas où la composante salariale de l'équipe commerciale est liée aux conversions qu'elle effectue, il doit également y avoir une intégration sans effort avec le système CRM.

Ces fonctionnalités du logiciel de paie cloud ne sont qu'une vue d'ensemble de l'offre que les entreprises promettent via leur logiciel. Les ensembles de fonctionnalités que vous choisissez pour votre produit SaaS dépendront en fin de compte de votre objectif commercial individuel et des besoins de vos utilisateurs.

Sur cette note, examinons rapidement deux options qui s'offrent à vous lorsque vous vous aventurez dans le domaine. Savoir quel type de logiciel vous souhaitez créer vous rapprochera de la recherche de la meilleure société de développement de logiciels de paie.

1. Logiciel de paie autonome
2. Système de gestion SIRH-Paie

Comme vous pouvez le deviner d'après la terminologie, un logiciel autonome de gestion de la paie n'a pas d'autres fonctionnalités telles que la communication avec les employés, l'accès aux politiques, la gestion des absences, etc. Il est strictement limité à la paie. D’un autre côté, un système de gestion de la paie SGRH a une portée plus large et a la paie comme l’une des fonctionnalités.

Après la liste des fonctionnalités, le prochain élément essentiel que les entreprises doivent connaître est le coût de développement du logiciel de gestion de la paie. Cette évaluation aiderait à décider du retour sur investissement des efforts de développement.

Quel serait le coût de développement d’un logiciel de paie cloud ?

Le coût de développement d'un logiciel de paie cloud peut varier considérablement en fonction d'aspects tels que les fonctionnalités, la complexité, la pile technologique, les tarifs de l'équipe de développement et l'approche de gestion de projet. Voici une ventilation des étapes du cycle de vie du développement logiciel (SDLC) et des coûts associés.

*Avertissement* – Le coût de développement du logiciel de gestion de la paie mentionné ici n'est qu'une estimation approximative. La gamme réelle ne peut être fournie qu'en fonction des besoins précis de votre entreprise.

De plus, des facteurs tels que les exigences d’évolutivité, de sécurité et de conformité peuvent également avoir un impact sur le coût de développement. Il est essentiel de travailler en étroite collaboration avec une équipe de services de développement logiciel pour obtenir une estimation plus précise et adaptée aux besoins de votre projet.

Phase de planification

Collecte et analyse des exigences : cela implique de comprendre les besoins du client, de définir les fonctionnalités et de créer des user stories.

Coût : 5 000 $ – 15 000 $

Phase de conception

• Conception architecturale : définition de l'architecture du système, y compris la conception de la base de données, les API et les composants du système.
• Conception UI/UX : Conception de l’interface utilisateur et de l’expérience utilisateur.

Coût : 10 000 $ – 30 000 $

Phase de développement

• Développement frontend : implémentation de l'interface utilisateur à l'aide de technologies telles que HTML, CSS et JavaScript.
• Développement back-end : création de la logique de l'application, de l'intégration de la base de données et des opérations côté serveur à l'aide de langages tels que Python, Java ou Node.js.
• Intégration : connexion à des services tiers tels que des passerelles de paiement, des calculateurs d'impôts, etc.

Coût : 30 000 $ – 100 000 $

Phase de test

• Tests manuels et automatisés : assurance qualité pour garantir que le logiciel fonctionne correctement et répond aux exigences.
• Correction de bugs : identification et correction des défauts détectés lors des tests.

Coût : 10 000 $ – 30 000 $

Phase de déploiement

Déploiement sur l'infrastructure cloud : configuration des serveurs, configuration des bases de données et déploiement de l'application sur des plates-formes cloud telles qu'AWS, Azure ou Google Cloud.

Coût : 5 000 $ – 15 000 $

Phase de maintenance et de support

• Maintenance continue : mettre à jour le logiciel, corriger les bogues et résoudre les problèmes dès qu'ils surviennent.
• Support client : fournir une assistance aux utilisateurs et répondre à leurs requêtes et préoccupations.

Coût : généralement calculé en pourcentage du coût de développement annuel, allant de 20 % à 30 %.

Coût total estimé : 60 000 $ – 220 000 $

Désormais, même si vous obtiendrez une gamme précise de conception et de développement lorsque vous discuterez avec nos experts en services de conseil en cloud SaaS, il y a quelque chose que tout nouvel entrepreneur SaaS au stade de la recherche devra savoir : comment gagner de l'argent grâce à la masse salariale du cloud. efforts de développement de logiciels et ce qui leur donnerait un avantage concurrentiel sur le marché.

Comment gagner de l’argent avec un logiciel de paie sur le cloud ?

Bien que le modèle d'abonnement soit en tête de liste pour obtenir des revenus à partir d'un logiciel de paie cloud personnalisé ou en marque blanche, il existe également plusieurs modèles de monétisation dont on parle moins. Regardons-les.

Basé sur le stockage

La nature du développement de logiciels de paie cloud personnalisés pour les entreprises est telle qu'ils peuvent devenir extrêmement gourmands en données. Désormais, même si chaque plate-forme SaaS est dotée d'un certain espace de stockage, vous pouvez proposer différentes limites de stockage en fonction des besoins des utilisateurs, ce qui aura un coût.

Constructions personnalisées

L'ajout d'éléments personnalisés pour les marques, tels que leur système de conception, fait généralement partie intégrante des frais d'abonnement. Vous pouvez franchir une étape supplémentaire et proposer des intégrations personnalisées, des fonctionnalités d'interface utilisateur par glisser-déposer, etc. aux utilisateurs en échange d'un montant fixe facturé sur une base mensuelle ou annuelle.

Apis

Il peut arriver que vos utilisateurs souhaitent créer un logiciel sur votre logiciel de paie sur le cloud. Cela peut être rendu possible en vendant l'API de votre produit sous forme d'abonnement ou en prenant une commission pour chaque connexion API effectuée.

Il est important de noter que vous ne pourrez gagner de l’argent grâce au développement d’un logiciel de paie basé sur le cloud que lorsque vous aurez quelque chose d’extrêmement unique à offrir. Voici quelques suggestions que nous faisons à nos clients dans ce domaine –

• Rapports et tableaux de bord personnalisables : offrez aux utilisateurs la possibilité de créer des rapports et des tableaux de bord personnalisés adaptés à leurs besoins spécifiques, avec des options pour visualiser les données de paie dans divers formats (par exemple, graphiques, graphiques, tableaux). Cela permet aux entreprises d’obtenir des informations plus approfondies sur leurs indicateurs de paie et de prendre des décisions fondées sur les données.
  {Lire aussi : Quelles sont les meilleures pratiques de visualisation de données pour les entreprises ?}
• Application mobile : développez une application mobile qui permet aux utilisateurs de gérer les tâches de paie en déplacement, telles que l'approbation des feuilles de temps, le traitement de la paie et l'accès aux rapports de paie depuis leur smartphone ou leur tablette. L'accessibilité mobile dans votre système de paie basé sur le cloud améliorerait la commodité et la flexibilité pour les utilisateurs.
• Sécurité basée sur la blockchain : mettez en œuvre la technologie blockchain pour améliorer la sécurité et l'intégrité des données de paie, en garantissant des enregistrements infalsifiables et en fournissant une piste d'audit transparente pour toutes les transactions.
• Traitement de la paie en temps réel : activez les capacités de traitement de la paie en temps réel, permettant aux entreprises de calculer et de décaisser les paiements instantanément dès que les données de paie sont soumises, plutôt que d'attendre les périodes de paie planifiées. Cette fonctionnalité de développement de logiciels de paie peut être particulièrement bénéfique pour les entreprises ayant des structures de rémunération variables ou pour les travailleurs de l'économie des petits boulots.
• Assistant à commande vocale : demandez à votre partenaire de développement de logiciel de gestion de la paie d'incorporer des assistants à commande vocale (par exemple, utilisant la technologie de traitement du langage naturel) pour permettre aux utilisateurs d'interagir avec le logiciel de paie via des commandes vocales, ce qui rend l'exécution des tâches plus facile et plus efficace. -gratuit.

FAQ

Q. Qu'est-ce qu'un logiciel de paie cloud ?

A. Le logiciel de paie cloud fait référence à un logiciel de gestion de la paie qui fonctionne via la technologie cloud computing. Ce type de logiciel permet aux entreprises de gérer leurs processus de paie en ligne, en accédant au système à distance via Internet plutôt que d'installer et de maintenir un logiciel sur des ordinateurs ou des serveurs individuels.

Q. Quels sont les défis courants en matière d'intégration de logiciels de paie ?

R. Bien qu'il n'y ait aucun problème d'intégration lorsque vous faites équipe avec nous, certains défis courants en matière d'intégration de logiciels de paie incluent :

• Problèmes de compatibilité : S'assurer que le logiciel de paie est compatible avec les systèmes existants, comme le SIRH ou le logiciel de comptabilité.
• Synchronisation des données : assurer une synchronisation précise et rapide des données entre différents systèmes pour éviter les divergences.
• Problèmes de sécurité : garantir la sécurité des données et la conformité aux réglementations lors de l’intégration d’un logiciel de paie avec d’autres systèmes.
• Exigences de personnalisation : répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise peut nécessiter une personnalisation, ce qui peut compliquer les processus d'intégration.
• Complexité technique : l'intégration de divers systèmes avec différentes technologies et API peut s'avérer techniquement difficile.

Q. Comment pouvez-vous réduire les risques de sécurité lors du développement de logiciels de paie basés sur le cloud ?

A. Pour réduire les risques de sécurité lors du développement d'un logiciel de gestion de la paie, vous pouvez envisager ces mesures :

1. Authentification forte : mettez en œuvre l'authentification multifacteur (MFA) pour ajouter une couche de sécurité supplémentaire au-delà des mots de passe.
2. Cryptage des données : chiffrez les données de paie sensibles en transit et au repos pour les protéger contre tout accès non autorisé.
3. Audits et surveillance réguliers : effectuez des audits de sécurité réguliers et surveillez les activités du système pour détecter et répondre rapidement à toute menace ou violation potentielle.
4. Contrôle d'accès : limitez l'accès aux données de paie au seul personnel autorisé et mettez en œuvre des contrôles d'accès basés sur les rôles (RBAC) pour garantir que les utilisateurs disposent des niveaux d'accès appropriés.
5. Mises à jour régulières du logiciel : maintenez le logiciel de paie et l'infrastructure sous-jacente à jour avec les derniers correctifs de sécurité et mises à jour pour remédier à toutes les vulnérabilités connues.
6. Sauvegarde des données et reprise après sinistre : mettez en œuvre des plans robustes de sauvegarde des données et de reprise après sinistre pour garantir que les données de paie peuvent être restaurées en cas de perte de données ou de panne du système.
7. Conformité aux réglementations : assurez le respect des réglementations pertinentes en matière de protection des données telles que le RGPD ou le CCPA pour protéger la vie privée des employés et éviter les répercussions juridiques.

Q. Quels facteurs ont un impact sur le prix du développement d'un système de paie basé sur le cloud ?

R. Une société de développement de logiciels de paie dans le cloud peut proposer entre 60 000 $ et 220 000 $ pour votre produit. Cette fourchette de coûts dépendra de plusieurs facteurs allant de l'étendue et de la complexité des ensembles de fonctionnalités, du système de conception, du nombre de plates-formes que vous allez créer, de la taille de l'équipe et de l'emplacement de vos développeurs de logiciels de paie cloud partenaires.

Avec cela, nous avons examiné plusieurs aspects du développement d'un logiciel de gestion de la paie : sa nécessité sur le marché, les fonctionnalités indispensables, une fourchette approximative de coûts de développement et les moyens d'obtenir un avantage concurrentiel.

Le fait que nous ayons construit plus de 12 produits SaaS et que nous disposions d'une expérience dédiée dans le développement de logiciels de paie autonomes nous prépare à être votre partenaire privilégié lorsque vous vous aventurez dans l'espace bientôt compétitif en tant que nouvel entrant.

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