12 problèmes courants de planification des employés et leurs solutions

La planification des employés est facilement l'une des tâches les plus difficiles auxquelles les gestionnaires et les propriétaires d'entreprise doivent faire face. Entre avoir à jongler avec le personnel avec divers besoins de planification, demandes de congés et différents ensembles de compétences, la planification peut être extrêmement chronophage.

Il n'est pas étonnant que de nombreux gestionnaires aient du mal à créer un horaire de travail juste et équilibré. La planification des quarts de travail est une commande assez lourde à maintenir.

Surtout si vous créez encore manuellement l'horaire des employés, vous vous exposez à des problèmes d'horaire, des erreurs et à l'insatisfaction des employés.

La planification manuelle, selon la recherche, provoque :

• 20% du temps d'un manager est perdu à créer l'horaire de travail
• 174 % de chiffre d'affaires supplémentaire se produit en raison d'erreurs de création manuelle d'horaires
• 140 heures sont perdues chaque année en créant un horaire de travail manuel

La morale de l'histoire? Utilisez une solution numérique telle qu'un logiciel de planification du personnel.

En automatisant la planification, vous êtes en mesure d'obtenir des résultats cohérents, de faire moins d'erreurs, de réduire les coûts, de maximiser la productivité des employés et d'augmenter la satisfaction globale des employés.

Avantages de la planification automatisée

• Visibilité complète sur la disponibilité de chaque employé
• Évitez les heures supplémentaires et les limitations
• Simplifiez la communication
• Planification plus efficace
• Gagnez du temps et de l'argent
• Délégation de tâches sans stress
• Moins de taux de roulement
• Opérations quotidiennes simplifiées

À ce jour, vous avez probablement appris que la création d'un emploi du temps approprié et équitable qui vous rend heureux, vous et vos employés, est un travail à temps plein.

Naturellement, de nombreux propriétaires et gestionnaires sont perdus, mais pour chaque problème, il existe une solution.

Planification de dernière minute

Laisser les choses à la dernière minute n'est jamais une bonne idée. Selon Forbes, le responsable doit rendre la liste des employés disponible dès que possible car « cela peut mettre les employés dans une impasse, devant choisir entre les responsabilités personnelles et le travail. D'autres entreprises changent les horaires à tout moment, ce qui peut également causer beaucoup de problèmes aux employés ». Les managers doivent tenir compte de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée de leurs employés.

Assurez-vous de planifier vos horaires de travail bien à l'avance pour donner à chacun (y compris les gestionnaires) la possibilité de digérer la liste et de vous assurer qu'ils sont disponibles pour travailler. Au moins 2 semaines à l'avance est recommandé et assurez-vous d'être cohérent. Pour éviter d'autres problèmes de planification, vérifiez si votre état a des lois pour créer des horaires à l'avance afin de vous assurer que vous restez conforme.

Planifier longtemps à l'avance peut créer des maux de tête, mais pas autant que de devoir revoir complètement un horaire déjà publié.

Pour simplifier au maximum, utilisez un modèle d'horaire qu'il suffit d'ajuster en fonction des besoins de l'entreprise et de la disponibilité des employés.

Manque de technologie appropriée

Les gestionnaires qui utilisent encore un stylo et du papier pour créer et distribuer la liste des employés non seulement rendent leur vie un million de fois plus difficile, mais ils sont sujets à des problèmes d'horaire et à des problèmes de communication. Pire encore, des tonnes d'appels et de messages dans les deux sens prennent du temps, sont inefficaces et peuvent entraîner d'autres problèmes tels que des messages inappropriés et un manque de séparation entre le travail et la vie personnelle.

Nous sommes au 21e siècle et la technologie a rendu la vie des gestionnaires beaucoup plus facile. Avec un logiciel de planification des employés puissant et facile à utiliser comme Connecteam, vous pouvez simplifier les problèmes de planification et rationaliser la communication.

• Créez des horaires d'employés entièrement personnalisables en quelques minutes avec des fonctionnalités avancées telles que le glisser-déposer, les quarts de travail récurrents, les alertes de conflit d'horaire, les heures supplémentaires, les alertes de limitation, etc.
• Les gestionnaires ont une surveillance complète de la planification et peuvent s'assurer que les employés reçoivent et ont consulté le calendrier avec des alertes et des notifications automatisées.
• Les employés peuvent partager leur disponibilité, ce qui fait gagner beaucoup de temps aux managers.
• Confirmez que les employés savent exactement quoi faire lorsqu'ils arrivent pour leur quart de travail avec des notes, des emplacements et des fichiers joints.
• Définissez des limites d'échange de quarts et autorisez uniquement certains employés à prendre des quarts de travail spécifiques en fonction de leurs qualifications.
• Permettez aux employés de prendre des quarts de travail ouverts et de recevoir des alertes automatisées pour s'assurer que tous les quarts de travail sont couverts.
• La communication intégrée à l'application réduit les erreurs de communication, les appels aller-retour et la confusion.
• Les gestionnaires ont un contrôle en temps réel sur qui a lu ou non les messages intégrés à l'application ; Fini le temps des messages ou des appels manqués.
• Envoyez des messages ciblés 1:1 ou créez des groupes pour entrer facilement en contact avec une équipe ou un service.

Ces fonctionnalités et capacités augmentent l'organisation du lieu de travail et arrêtent les problèmes de planification avant même qu'ils ne surviennent. Il est important de préparer votre entreprise au succès en investissant dans un logiciel de planification du personnel. Il assurera une gestion rationalisée de la main-d'œuvre.

Confusion des employés

La confusion chez les employés en ce qui concerne les quarts de travail peut survenir pour de nombreuses raisons, notamment l'imprévisibilité des quarts de travail et les changements de dernière minute.

S'il n'y a pas de cohérence ou si les gens changent de quart de travail sur un coup de tête, sans système pour tout suivre, cela peut faire des ravages sur le lieu de travail.

Éviter ces problèmes de planification est la meilleure solution, alors voyons comment procéder.

1. Cohérence : utilisez un modèle d'horaire comme horaire récurrent et n'effectuez des ajustements que lorsque les employés ont besoin de s'absenter ou que l'entreprise doit apporter des modifications au personnel. De cette façon, les employés seront informés suffisamment à l'avance des quarts de travail à venir, et si des changements doivent être apportés, il leur incombe de s'assurer que le quart de travail est couvert.
2. Échange d'équipes : l'échange d'équipes n'est pas nécessairement un problème, mais le suivi des échanges peut devenir compliqué, de sorte que les employés ne savent pas qui est réellement programmé à la fin. Utilisez un logiciel de planification des employés pour éliminer ce problème de planification. Assurez-vous que les employés ne peuvent échanger leurs quarts de travail qu'avec d'autres employés qualifiés et nécessitent l'approbation du responsable, et l'horaire sera automatiquement mis à jour lorsque l'échange est approuvé.

La création d'un horaire cohérent et l'utilisation d'un logiciel de planification garantissent que les employés ne sont plus confus, afin qu'ils se présentent au bon endroit et au bon moment.

Fermer

"Clopen" est un terme inventé à partir des mots "fermer" et "ouvrir". Cela signifie effectivement que votre employé a le dernier quart de travail de la journée et le premier quart de travail le lendemain. Cela peut signifier que votre employé pourrait travailler deux quarts de suite sans avoir la possibilité de rentrer chez lui pour dormir. Cela se produit généralement dans les hôpitaux, les restaurants et autres établissements ouverts 24h/24.

Alors, comment pouvez-vous vous assurer que vos employés évitent le redoutable clopen ? Cela se résume à la gestion des horaires.

Disposer d'un logiciel de gestion des horaires pour détecter les problèmes d'horaire tels que les quarts de travail conflictuels ou trop rapprochés. Sinon, cela signifie que le gestionnaire impliqué doit avoir un œil attentif sur le clopen lors des dernières projections du programme.

Clopens pourrait également se produire si différents gestionnaires sont responsables de différentes parties de l'horaire (peut-être y a-t-il un gestionnaire de nuit et un autre pour la journée). Pour éviter ce problème d'horaire et pour assurer la satisfaction de votre personnel, il est essentiel que les gestionnaires se concertent pour s'assurer que les employés obtiennent la pause qu'ils méritent. Encore une fois, l'installation du bon logiciel pourrait aider l'entreprise à détecter ces problèmes.

Les heures supplémentaires deviennent incontrôlables

Vos employés sont-ils toujours productifs tout en faisant des heures supplémentaires ? Si la réponse est « oui », il n'est pas nécessaire de modifier le statu quo.

Cependant, les heures supplémentaires peuvent souvent être un problème et affecter négativement la productivité. C'est aussi un coût supplémentaire pour l'entreprise, il faut donc l'éviter autant que possible.

Si l'entreprise exige des heures supplémentaires, assurez-vous de limiter le nombre d'heures approuvées pour les heures supplémentaires afin que les employés ne profitent pas des avantages des heures supplémentaires. Cela peut être fait à l'aide d'une application de planification. Approuver un nombre fixe d'heures supplémentaires ; cela garantit également la conformité du gouvernement, car les comtés exigent des montants de rémunération différents en fonction du nombre d'heures supplémentaires.

Planification d'astreinte

La demande des clients peut être imprévisible, c'est pourquoi certaines entreprises préfèrent avoir des employés en disponibilité ou sur appel. Cette pratique consiste à demander aux employés d'appeler avant le début de leur quart de travail pour déterminer s'ils sont nécessaires.

Si le quart de travail est réglé pour être calme, les employés pourraient alors se voir dire de ne pas venir pour leur quart de travail.

Cette pratique est frustrante pour les employés car ils ne peuvent pas faire de plans, et les régulateurs sont également de plus en plus opposés à ce concept.

La chaîne de café Starbucks et les détaillants Gap et Abercrombie & Fitch (A&F) ne sont que quelques-unes des entreprises qui se sont engagées à abandonner cette pratique.

Des solutions aux problèmes d'horaires de garde sont disponibles - les gestionnaires ont besoin de données pour pouvoir comprendre les tendances passées et pouvoir faire des prévisions d'horaires. Un logiciel de planification des tâches est disponible pour vous aider exactement à cela, éliminant le besoin de planification sur appel et augmentant la satisfaction des employés.

Répartition inégale des équipes

Il est courant de compter sur quelques employés sélectionnés pour effectuer des tâches particulières, comme la fermeture ou l'ouverture d'un magasin. Il y aura toujours des employés préférés, même si vous essayez d'être objectif.

Mais si vous ne faites pas attention, vous pourriez envoyer le mauvais message, c'est-à-dire que vous préférez Susan Smith aux autres employés ou que vous pensez que John McDonald n'est pas à la hauteur pour être là quand il est temps d'encaisser.

Si vous disposez du bon système logiciel de rotation, vous pouvez éviter complètement ces scénarios. Choisir le bon logiciel de gestion facilitera vos problèmes de planification et garantira la conformité avec les lois du travail.

En tant que propriétaire de petite entreprise, vous remarquerez des changements massifs dans la satisfaction des employés lorsque vous optimisez la planification afin que vos employés obtiennent leurs quarts de travail préférés tout en tenant compte de l'expérience, ce qui augmente finalement les bénéfices.

Échange de décalage désordonné

Il y a des avantages et des inconvénients à permettre aux travailleurs d'échanger leurs quarts de travail.

Permettre aux employés de gérer leur propre temps peut signifier moins de responsabilité pour vous, mais si les changements ne sont pas communiqués correctement, cela peut entraîner des problèmes d'horaire, y compris le chaos et la confusion parmi les employés.

Les échanges pourraient amener les travailleurs à oublier leurs nouveaux quarts de travail, ou vous pourriez vous retrouver dans une situation où un employé qualifié échange avec un employé subalterne, et il y a un manque de travailleurs expérimentés en service.

Il existe quelques solutions simples pour éviter les changements de quart de travail désordonnés.

1. Vous pouvez mettre en place une procédure qui oblige les employés qui souhaitent échanger des quarts de travail à entrer en contact avec la direction pour approbation de l'échange de quarts.
2. Utilisez un logiciel de planification des employés robuste où vous pouvez superviser l'échange de quarts.

Les logiciels de planification, tels que Connecteam, permettent aux employés d'échanger des quarts de travail, mais uniquement avec d'autres employés qualifiés et nécessitent l'approbation du responsable. Une fois l'échange de quart de travail approuvé, l'horaire est mis à jour afin que tout le monde soit au courant des changements, et si quelqu'un oublie son quart de travail, vous saurez qui contacter.

Pénurie d'employés

Les problèmes d'horaire sont inévitables si vous n'avez pas assez d'employés pour couvrir les quarts de travail.

Vous n'avez pas seulement besoin d'avoir suffisamment d'employés pour couvrir les quarts de travail, mais aussi pour remplacer les employés lorsque quelqu'un tombe malade ou part en vacances.

Si vous manquez de personnel, les clients recevront un service moins bon et les employés se sentiront surchargés de travail et insatisfaits.

La solution à ce problème sur le papier est plutôt simple, embauchez plus d'employés à temps plein ou à temps partiel. Mais la vie n'est pas toujours aussi simple. Pour de nombreuses raisons, cela peut ne pas être une option viable. Donc, en travaillant avec ce que vous avez, vous devez trouver un moyen de satisfaire les clients et les employés.

Vous pouvez utiliser un logiciel pour optimiser la main-d'œuvre dont vous disposez actuellement pour fabriquer de la limonade à partir de citrons. L'optimisation de la gestion des effectifs permet d'automatiser les processus, de maintenir la conformité et de résoudre les problèmes commerciaux de base.

Absences de dernière minute des employés

Nous sommes tous humains, et parfois des choses surgissent qui nous empêchent de nous rendre au travail.

Forbes note qu'« en moyenne, 3 % des salariés à temps plein s'absentent régulièrement des jours de travail. Alors que 2,1 % sont absents pour cause de maladie ou de blessure, 0,9 % sont absents pour d'autres raisons ».

Nous ne disons pas que les absences fréquentes des employés doivent être tolérées, mais si un employé ne peut pas, pour quelque raison que ce soit, se rendre au travail, cela cause des problèmes d'horaire.

Alors, comment résoudre facilement les absences de dernière minute des employés ? Il existe quelques solutions à ce problème de planification.

1. Vous pouvez également vous assurer que votre manuel de l'employé contient des politiques, des procédures et des conséquences claires pour les absences des employés afin d'éviter autant de non-présentations de dernière minute que possible. Cependant, ces politiques n'aideront pas votre entreprise lorsqu'un employé est malade et incapable de travailler. Les politiques feront simplement peur aux employés d'appeler, ce qui pourrait créer une situation de non-appel/non-présentation.
2. Vous pouvez vous assurer que chaque quart de travail compte au moins un employé remplaçant qui est disponible pour travailler si un employé n'est pas disponible à la dernière minute. Si un employé de remplacement est nécessaire, vous pouvez utiliser un logiciel pour l'avertir automatiquement de venir travailler.

Avec un logiciel de planification des employés, couvrir ces absences de dernière minute des employés sera moins difficile. Les membres de l'équipe seront reconnaissants d'avoir le soutien des gestionnaires et des collègues plutôt que d'être un homme à terre.

Aucun contrôle ni surveillance

Le manque de contrôle ou de surveillance des horaires peut causer des maux de tête majeurs au responsable des ressources humaines ou à quiconque est chargé de créer la liste des employés. De nombreux gestionnaires comptent sur leurs téléphones personnels pour relayer les messages et les mises à jour aux employés. Ces appels et messages peuvent rester sans réponse ou non vus, laissant aux responsables peu ou pas de contrôle et de surveillance.

Quelle est une solution rapide à ces problèmes de planification ?

1. Vous pouvez définir des politiques et des procédures d'entreprise claires que les employés doivent suivre s'ils ont un problème avec leur emploi du temps. Par exemple, au lieu d'envoyer des messages, vous pouvez exiger que les employés appellent s'ils ont besoin de quelqu'un pour couvrir leur quart de travail ou s'ils arrivent en retard. Si le gestionnaire ne répond pas, ils sont tenus de se présenter au travail.
2. Vous pouvez demander à l'employé de trouver lui-même un remplaçant pour le quart de travail et s'il ne peut pas trouver de remplaçant, il devra se présenter pour le quart de travail.
3. Investissez dans un logiciel de planification des employés pour y faire face. Un logiciel comme Connecteam offre aux gestionnaires une supervision complète et un contrôle des horaires. Les responsables peuvent publier des horaires, autoriser les employés à réclamer des quarts de travail ouverts et approuver les échanges de quarts. Des notifications en temps réel sont transmises au responsable pour approuver ou refuser le changement, et une fois qu'une décision est prise, l'employé est informé et l'horaire est mis à jour. Des limites peuvent être fixées pour permettre uniquement aux employés qualifiés de réclamer ou d'échanger des quarts de travail avec d'autres employés.

Incapacité à gérer l'horaire de travail en déplacement

Il n'est pas rare que les managers soient en déplacement. Même les gestionnaires en déplacement doivent gérer des problèmes de planification, des conflits et des mises à jour.

Pour gérer cette situation aussi facilement et efficacement que possible, il est important que les gestionnaires aient accès aux horaires et aux informations sur les employés de n'importe où.

La solution à ces problèmes de planification courants est simple : utilisez un logiciel de planification des employés. Avec Connecteam, vous pouvez facilement et rapidement modifier ou créer de nouvelles équipes lors de vos déplacements. Les managers peuvent également voir les informations sur les quarts de travail et communiquer avec les employés concernés via le chat intégré à l'application, le tout directement via leurs appareils mobiles, depuis la paume de leurs mains.

Le dernier mot sur les problèmes d'horaire des employés

Bien que les problèmes de planification ne soient pas évitables à 100 %, ils peuvent être gérés. En fin de compte, tout se résume à la communication et à l'organisation.

Nous recommandons fortement un logiciel de planification qui vous permet de créer, de modifier et de publier des horaires en un clic. L'époque des feuilles de calcul Excel sans fin est révolue. L'utilisation d'une application de planification des employés vous fera gagner beaucoup de temps, vous permettant ainsi de vous concentrer sur les choses qui comptent vraiment pour votre entreprise.