10 erreurs de facturation courantes (et comment les éviter)

Tout le monde fait des erreurs, mais cela ne signifie pas que vous ne devriez pas faire de votre mieux pour les éviter. Cela est particulièrement vrai en ce qui concerne la facturation en ligne. Des erreurs telles que des conditions de paiement non optimales peuvent entraîner une perte de revenus et des problèmes de trésorerie, voire des scénarios pires.

Comme dans la plupart des domaines de la vie, votre meilleure défense contre ces erreurs de facturation est la connaissance et la préparation. Comprendre quelles sont les erreurs probables vous mettra sur vos gardes. De plus, avoir un plan en place pour prévenir les erreurs (ou les traiter si elles se produisent) aidera à minimiser leur impact.

Dans cet article, nous parlerons de dix des erreurs de facturation les plus courantes, telles que retarder vos factures, ne pas suivre ou envoyer de rappels de paiement, et inclure des frais surprenants. Nous discuterons également des mesures que vous pouvez prendre pour vous assurer de ne pas les répéter. Nous allons jeter un coup d'oeil!

1. Facturation incohérente de vos clients

Envoyer des factures de manière incohérente - par exemple, en les retardant ou en les envoyant à une date différente chaque mois - est une erreur facile à commettre. C'est compréhensible, car les dates mensuelles ne tombent pas le même jour de la semaine. Beaucoup choisiront simplement un lundi matin ou un vendredi après-midi et se rendront au travail.

Cependant, cela peut causer des problèmes à la fois à vos clients et à vous. Les clients n'auront presque aucune idée de la date à laquelle attendre leur facture, ce qui peut entraîner des retards de paiement. La solution consiste à travailler à partir du calendrier et à définir votre période de facturation à une date régulière chaque mois. C'est généralement le premier ou le dernier jour, bien qu'un point médian puisse offrir tout autant de cohérence. À l'avenir, vos clients auront plus de temps pour se préparer à vos paiements, car votre cycle de facturation sera prévisible.

2. Ne pas relancer les débiteurs sur les factures impayées

Émettre des factures est une chose, mais le travail n'est pas terminé une fois que vous avez appuyé sur Envoyer. En fait, relancer les factures impayées, c'est bien plus que simplement clôturer le travail de votre mois. Ne pas le faire peut sérieusement entraver votre capacité à grandir.

À la base, la solution à cette erreur est une meilleure organisation. Une fois vos factures envoyées, vous pouvez définir un rappel dans votre application de calendrier préférée, afin de ne pas oublier de relancer les dettes. Lorsque ce moment arrivera, un e-mail à chaque client devrait suffire à le pousser à l'action.

Cependant, les utilisateurs de Hiveage peuvent également profiter du suivi de l'état des factures et du rapport d'ancienneté des comptes, qui fournit une piste d'audit complète pour vous aider à gérer l'état actuel de chaque paiement.

De plus, la plupart des logiciels de facturation comme Hiveage incluent des rappels automatisés pour l'ensemble de votre clientèle, ce qui signifie que la poursuite des débiteurs âgés peut devenir une tâche beaucoup plus simple.

3. Fournir des conditions de paiement peu claires

Vous pourriez être pardonné de penser que les personnes chargées de gérer vos factures connaissent tous les termes et le jargon associés à la comptabilité. Bien sûr, aucun travailleur financier digne de ce nom ne manquerait de connaissances de base sur l'industrie. Cependant, fournir des conditions de paiement peu claires peut encore perturber le processus de paiement.

Par exemple, la date de paiement : pensez au nombre d'entreprises qui proposent des conditions de paiement « 15 nets ». Cela signifie que le paiement est dû dans les 15 jours suivant l'émission d'une facture. Cependant, il s'agit d'un message suffisamment vague pour qu'il puisse être mal compris quelque part dans la chaîne financière.

Par exemple, "net 15" n'inclut-il que les jours ouvrables et exclut-il les jours de week-end lorsque l'entreprise est toujours ouverte ? Proposer une durée claire et fixe telle que « 15 jours ouvrés » a plus de sens et est suffisamment direct pour être compris de tous. Heureusement, Hiveage vous permet de définir une date d'échéance de facture spécifique, afin que vous puissiez éviter ces confusions pour de bon.

4. Inclure les erreurs de facturation sur votre facture

Si vous êtes consciencieux, vous n'incluriez pas sciemment d'erreurs dans l'un de vos livrables. De plus, vous vérifiez certainement que votre travail est d'un niveau convenable avant de le soumettre.

Le même soin doit être apporté à vos factures, surtout si vous cherchez à être payé à temps. Sinon, c'est avec l'argent et les affaires de vos clients que vous faites des erreurs. Voir des détails ou (pire encore) des écarts monétaires sur une facture crie à un manque de soin et d'attention. Ce n'est pas un saut dans l'imagination de s'attendre à ce que les clients inquiets de telles erreurs de facturation recherchent un fournisseur alternatif.

Pour conserver la confiance de vos clients, vous devrez créer vos factures avec diligence. Alors que Hiveage inclut des fonctionnalités de suivi du temps par défaut, rien ne remplace la saisie des détails corrects en premier lieu. Tout comme le travail que vous livrez, revérifier vos factures avant de les envoyer peut faire toute la différence.

5. Rendre le paiement difficile pour vos clients

Vous pouvez faire tout le reste correctement, mais si vous ne fournissez pas à vos clients un moyen simple de payer, vous verrez probablement beaucoup d'entre eux rejoindre votre liste de débiteurs âgés. Un moyen simple d'éviter cela consiste à proposer plusieurs options de paiement.

Nous ne devrions pas avoir à vous vendre les avantages ici. En un mot, l'ensemble de votre processus de facturation doit viser à faire du paiement la tâche la plus simple que vos clients doivent accomplir tout au long du mois. Il existe une corrélation directe entre un processus de paiement alambiqué impliquant des instructions et des détails complexes et un retard de paiement.

Bien qu'il existe de nombreuses façons de gérer cela, nous sommes plutôt fiers de notre système de paiements récurrents :

Avec cette fonctionnalité, vous pouvez configurer l'émission automatique des factures à la même heure chaque mois et choisir un nombre spécifique d'"occurrences". De plus, il existe une multitude d'options de paiement différentes que vous pouvez inclure, toutes accessibles en un clic directement à partir de la facture que vous envoyez.

6. Ne pas utiliser la marque de l'entreprise sur la facture

Ensuite, nous allons nous intéresser à un élément de facturation souvent peu priorisé, même s'il peut avoir un impact significatif. L'image de marque est importante pour pratiquement tous les aspects de votre entreprise en contact avec les clients, y compris vos factures.

D'un point de vue pratique, le marquage de vos factures signifie que votre client sait immédiatement qui vous êtes et, espérons-le, comprend à quoi la facture se rapporte. L'utilisation d'un logo attrayant et d'une image de marque globale claire permet de s'assurer que vos factures seront repérées dans la pile, ce qui signifie que vos clients sont moins susceptibles de les ignorer. De plus, il y a un air professionnel inhérent à une facture de marque, ce qui pourrait améliorer votre reconnaissance et votre réputation.

Heureusement, Hiveage dispose des fonctionnalités nécessaires pour vous aider à créer des modèles de facture personnalisés et à ajouter des éléments de marque en fonction de vos besoins spécifiques :

Pratiquement chaque élément peut être personnalisé selon vos goûts. Cela vous donne une excellente base de travail et une autre opportunité d'accroître la reconnaissance de la marque.

7. Ne pas offrir de clarté et de détail

La constitution d'une clientèle se traduira inévitablement par un certain roulement. Même ainsi, vous aurez probablement des clients à long terme dans votre cœur, et il y a un danger que votre facturation devienne «laxiste» plus ils sont dans vos livres. En fin de compte, cette familiarité pourrait vous voir simplement envoyer une facture avec un total ou une vague description de ce qui a été accompli.

C'est compréhensible, principalement parce que vous savez tous les deux quels travaux ont été réalisés et combien cela coûtera. Cependant, garder une clarté élevée et détailler chaque travail maintient la relation client-entreprise sur une base professionnelle. Cela est particulièrement vrai en tant que petite entreprise, où le fait d'être payé au cas par cas signifie plus que pour une grande organisation. De plus, avec un plus grand niveau de détail sur chaque facture comme modus operandi, il y a moins de possibilités de requêtes.

A notre avis, c'est une question d'organisation. Assurez-vous que vous étiquetez clairement le travail que vous avez entrepris et détaillez chaque aspect commence dès le début du projet. Nous vous recommandons de choisir une phrase (par exemple, "Refonte de la page d'accueil") et de vous y référer constamment. Cela inclut son utilisation comme objet de vos e-mails, dans toute documentation interne et, plus important encore, comme entrée sur la facture de votre client.

8. Envoyer des factures à la mauvaise personne

Nous allons être francs ici et dire que l'envoi de factures à la mauvaise personne est sans doute l'une des plus grosses erreurs de facturation que vous puissiez commettre, surtout compte tenu des résultats potentiels.

Pensez-y du point de vue de votre client. Vous avez pris le temps de réaliser un projet, mais vous n'arrivez même pas à envoyer les informations de paiement à la bonne personne. Si vous avez fait une erreur aussi flagrante avec cette petite tâche, ils se demanderont quels autres problèmes sont susceptibles de surgir dans votre travail. Tout comme beaucoup d'autres erreurs de facturation sur cette liste, une simple erreur peut avoir des conséquences dramatiques.

Pour les utilisateurs de Hiveage, ce problème appartient au passé. Vos clients ont chacun leur propre profil, qui est connecté à une adresse e-mail que vous définissez. Pour cette raison, il n'y a aucune excuse pour envoyer des factures à la mauvaise personne. C'est une bonne nouvelle, car les placer au bon endroit signifie que vous pouvez potentiellement recevoir un paiement beaucoup plus rapidement.

9. Ne pas sauvegarder vos factures

Si vous avez lu un article sur la gestion de votre site Web, vous aurez probablement trouvé le conseil de sauvegarder votre contenu à chaque occasion. C'est essentiel, car un site Web qui plante sans moyen de le restaurer est de l'argent perdu.

Vos factures sont tout aussi essentielles à sauvegarder, notamment parce que (selon votre juridiction) vous serez légalement obligé de les conserver pendant un certain temps. De plus, le fait de pouvoir fournir une archive des factures des clients sur demande montre que vous gérez correctement leurs comptes.

Heureusement, Hiveage propose une option de sauvegarde automatique utilisant un espace de stockage redondant, pour vous assurer que vos fichiers sont sains et saufs. Les sauvegardes étant effectuées quotidiennement, vos informations seront en sécurité quelle que soit la taille de votre entreprise et la fréquence de facturation.

10. Inclure des frais cachés ou surprenants sur votre facture

Cette dernière de nos erreurs de facturation est celle que vous voudrez éviter avant même d'arriver à l'étape du paiement. Personne n'aime les coûts cachés, et les inclure sur une facture est une mauvaise forme qui peut vous coûter beaucoup d'affaires.

Si vous avez déjà été victime de frais surprenants, vous saurez d'où viennent vos clients. Une accusation inattendue ajoutée au grand total pue une arnaque, pour le dire franchement. À tout le moins, il y a maintenant un problème de confiance en jeu. Cela se termine généralement par un client se dirigeant vers l'un de vos concurrents, pour ne jamais revenir, et vous dénigrer en cours de route.

La réponse est de simplement communiquer tous les frais avec votre client dès le départ. C'est une solution qui semble d'une simplicité trompeuse. Vous devrez détailler non seulement les coûts de votre projet, mais aussi les « frais de mise à mort », les ajouts, les taxes, etc. :

En ce qui concerne les taxes, Hiveage inclut même une fonctionnalité flexible pour vous aider à détailler les coûts et à enregistrer la configuration spécifique pour chaque client. Cela peut accélérer considérablement votre processus de facturation.

Conclusion : évitez les erreurs dans votre processus de facturation

La facturation est un élément central de la conduite des affaires, en particulier pour les indépendants et les petites équipes. Être payé à temps peut faire la différence entre un bon et un mauvais mois, il est donc crucial de s'assurer que votre processus de facturation est étanche.

Dans cet article, nous avons examiné comment des erreurs de facturation supposées mineures, telles que les envoyer à la mauvaise personne ou renoncer à la marque, peuvent entraver votre capacité à être payé. La solution est de choisir une solution de facturation en ligne puissante telle que Hiveage, et de revenir à ce que vous faites le mieux.

Avez-vous commis des erreurs de facturation que nous avons oubliées dans cette liste ? Parlez-nous de vos expériences dans la section commentaires ci-dessous!