10 conseils pour une communication efficace en milieu de travail

Aujourd'hui, pratiquement tout le travail implique le partage d'informations et la communication avec les autres. Qu'il s'agisse d'offrir des commentaires sur les performances aux employés, de prendre un appel téléphonique, d'assister à une réunion d'équipe ou d'envoyer des e-mails sur les mises à jour de l'entreprise, 97 % des travailleurs déclarent que la communication affecte leurs tâches professionnelles (et leur capacité à faire leur travail) au quotidien .

Alors, qu'est-ce qu'une communication efficace et à quoi cela pourrait-il ressembler dans votre lieu de travail ? Une bonne communication consiste à établir des liens et à s'assurer que les informations pertinentes parviennent aux bons membres de l'équipe au bon moment. Il s'agit de s'assurer que chacun se sent capable de poser des questions et de communiquer efficacement pour faire son travail, et de s'assurer que les travailleurs se sentent soutenus.

Pourquoi améliorer votre communication au travail ?

Une communication efficace sur le lieu de travail peut renforcer la culture d'entreprise en garantissant que les informations circulent sans heurts et que chacun se sent engagé et dispose des ressources dont il a besoin pour faire son travail. Cela peut se traduire par de meilleurs résultats commerciaux : grâce à la technologie sociale, les lieux de travail qui améliorent la communication peuvent voir leur productivité augmenter jusqu'à 25 %.

Quels sont les obstacles à une bonne communication d'équipe ?

Seuls 7 % des travailleurs interrogés aux États-Unis ont convenu que la communication au sein de leur organisation est ouverte, opportune et fiable. Les problèmes de communication peuvent provenir de plusieurs facteurs, notamment :

• Changer les lieux de travail : le lieu de travail post-2020 met davantage l'accent sur les employés sans bureau, hybrides et distants. Actuellement, environ 9 % de la main-d'œuvre travaille en grande partie à distance et 11 % sont entièrement à distance. 2,7 milliards de travailleurs, soit environ 80 % de la main-d'œuvre mondiale, sont sans bureau. Ces employés ont des besoins de communication différents. Ils peuvent être très indépendants lorsqu'ils travaillent sur des tâches et peuvent avoir besoin de plus d'informations, éventuellement fournies de manière asynchrone, pour faire leur travail.
• Différents besoins de communication entre les membres de l'équipe : les gestionnaires peuvent préférer le courrier électronique tandis que certains travailleurs peuvent préférer les discussions en personne. Certains employés peuvent souhaiter obtenir des commentaires plus personnalisés tandis que d'autres peuvent souhaiter des informations plus générales sur les attentes professionnelles. Certains membres de l'équipe veulent beaucoup de communication tandis que d'autres préfèrent un contact minimal, avec des informations fournies sur la base du "besoin de savoir". Les préférences de communication au sein d'une équipe peuvent varier en fonction de la personnalité, de l'âge, des antécédents, de la culture et d'autres facteurs, et il peut être difficile de plaire à tout le monde tout le temps.
• Le besoin de conversations difficiles : Un grand défi à la communication en milieu de travail est lorsqu'un gestionnaire ou un dirigeant doit avoir une conversation difficile. Qu'il s'agisse de dire à un employé que son évaluation des performances indique un besoin d'amélioration ou de communiquer un besoin de réduire les effectifs, les conversations avec de mauvaises nouvelles peuvent amener les employés à se sentir désengagés ou contrariés. Lorsque ce type de communication n'est pas géré avec sensibilité, les travailleurs peuvent devenir mécontents et peuvent même vouloir quitter une organisation.

Si vous vous intéressez davantage aux problèmes de communication qui peuvent survenir sur le lieu de travail, Connecteam propose un guide de dépannage pour vous aider à trouver des solutions.

Examinons maintenant comment vous pouvez mettre en place de solides pratiques de communication dans votre entreprise.

Comment pouvez-vous créer une excellente communication d'équipe ?

Une communication efficace sur le lieu de travail repose sur la création d'un environnement de travail où les employés se sentent soutenus et où les informations et les idées circulent correctement. Il existe dix façons de favoriser ce type de communication au travail :

1. Créez des voies de communication claires et simples

Si un membre de votre équipe a besoin d'une information spécifique, sait-il où aller ou vers qui se tourner pour la trouver ? Une bonne communication commence par la définition de toutes les façons dont vous communiquez avec votre équipe, que ce soit par chat, e-mail, présentations, réunions, évaluations de performances ou toute autre chose. Ensuite, réfléchissez à ce dont vous avez besoin pour communiquer. Avez-vous besoin d'aider les membres de l'équipe à comprendre leurs horaires et leurs quarts de travail ? Avez-vous besoin d'offrir une formation et des listes de vérification pour aider les travailleurs à faire leur travail?

Il y a de fortes chances qu'une bonne communication dans votre entreprise implique de nombreux types d'interactions. Il peut être utile de dresser une liste de toutes les informations que vous devez partager au sein de votre organisation et de la manière dont vous communiquez actuellement. Si vous utilisez de nombreux outils et plates-formes de communication, il peut être utile de rationaliser. Une solution comme Connecteam, par exemple, vous permet d'élaborer des horaires, de proposer des formations, de discuter avec les employés dans une application sécurisée, etc., le tout sur une seule plateforme accessible depuis n'importe quel endroit où vos employés disposent d'un ordinateur ou d'un appareil mobile. De cette façon, vos employés savent toujours qu'ils peuvent obtenir toutes les informations dont ils ont besoin en un seul endroit. Un seul système ou un nombre minimal de systèmes signifie que moins de choses se perdent, et il y a une plus grande clarté quant à la direction vers laquelle les employés peuvent se tourner.

Il peut également être utile de créer des graphiques ou une feuille de ressources où les employés peuvent chercher où trouver des types d'informations spécifiques. De cette façon, votre équipe peut se tourner vers un endroit désigné si elle a besoin de déterminer où trouver un formulaire RH, une ressource de formation en ligne spécifique ou à qui elle doit parler d'un problème particulier qu'elle rencontre.

2. Encouragez la communication bidirectionnelle

La meilleure forme de communication est celle qui implique le partage et l'écoute. Même si vous avez des employés distants ou sans bureau, prenez le temps de demander des commentaires et de vous rencontrer en personne ou par vidéoconférence.

Lorsque vous communiquez avec votre équipe, engagez-vous dans une écoute active. Cette idée a été développée pour la première fois en 1957 par Carl Rogers et Richard Farson, et implique de prêter attention d'une manière incarnée, positive et pleinement présente. Avec l'écoute active, vous pouvez améliorer l'engagement des employés en montrant aux membres de l'équipe que vous abordez votre communication avec concentration, respect et ouverture d'esprit. Vous pouvez pratiquer l'écoute active en équipe. Cette méthode implique :

• Mettez de côté toutes les distractions avant de vous engager dans une communication bidirectionnelle.
• Être pleinement attentif et écouter la personne qui parle.
• Retenir les jugements et éviter d'interrompre ou de parler jusqu'à ce que l'orateur ait complètement cessé de parler.
• Laisser passer un moment avant de répondre.
• Vérifiez avec votre corps pour voir si vous avez des réactions, comme un resserrement des épaules, pendant la conversation. Cela peut vous empêcher d'être réactif. Si vous remarquez que votre corps se tend, accordez-vous un moment supplémentaire pour respirer, puis travaillez pour que la communication reste agréable et professionnelle.
• Résumez et clarifiez ce qui a été dit en le reformulant dans vos propres mots, afin que vous puissiez être sûr de comprendre ce qui vous a été transmis.
• N'introduisez vos propres idées et réponses qu'une fois que vous sentez que vous avez compris les idées et les perspectives de l'orateur.

Si vous avez des employés sans bureau ou distants, la communication bidirectionnelle repose sur l'accès. Une application sécurisée telle que Connecteam Chat permet aux travailleurs de vous contacter quand ils en ont besoin et vous permet de pratiquer l'écoute active dans les discussions en ligne en tête-à-tête et les discussions de groupe.

3. Enregistrez-vous régulièrement

Une communication efficace ne dépend pas seulement de la façon dont vous communiquez, mais aussi de la fréquence . Vous voulez trouver un équilibre afin que vous communiquiez assez souvent pour que les employés se sentent entendus, soutenus et engagés, mais pas si souvent que les employés se sentent ennuyés parce que leurs tâches professionnelles sont interrompues par de fréquentes réunions. Pour communiquer efficacement en temps opportun, vous souhaiterez configurer quelques types de canaux de communication :

• Canaux asynchrones : pour les informations, formations, mises à jour et documents quotidiens dont votre équipe a besoin pour faire son travail, disposez d'un emplacement en ligne ou en personne où chacun peut facilement trouver ce dont il a besoin, quand il en a besoin. Chaque article doit être clairement étiqueté et organisé efficacement afin que vos employés puissent trouver facilement ce dont ils ont besoin. Retirez ou archivez les documents plus anciens et obsolètes afin que votre équipe n'ait toujours que ce dont elle a besoin sous la main.
• Communication et collaboration en temps réel : des réunions d'entreprise, des réunions d'équipe et des réunions individuelles peuvent être nécessaires pour tenir tout le monde informé, annoncer de grands changements, collaborer sur des projets ou donner des commentaires sur les performances. Vous pouvez planifier des réunions en temps réel trimestrielles, mensuelles ou plus fréquentes, selon la taille de votre équipe et vos besoins.
• Communication urgente : Parfois, une communication urgente est nécessaire au sujet d'une panne, d'un délai de pointe soudain ou de conditions météorologiques qui peuvent affecter le travail. L'urgence peut créer du stress, alors essayez de réduire le nombre de messages nécessitant des réponses immédiates si possible. Si vous avez besoin d'envoyer quelque chose d'urgent, envisagez un système de communication en temps réel tel qu'une application de chat et envoyez le message via plusieurs canaux, tels que les e-mails et les messages push, pour vous assurer qu'il atteigne tous ceux qui ont besoin des informations importantes. .

4. Obtenez des commentaires sur la communication de l'entreprise

Au fur et à mesure que vous développez vos compétences en communication en tant qu'organisation, obtenez des commentaires sur les besoins et les styles de communication. Demandez à votre équipe ce qu'elle pourrait souhaiter voir : plus de vérifications, moins de vérifications ? Demandez s'il existe des types spécifiques d'informations ou de communication dont ils ont besoin mais qu'ils ne voient pas. Est-ce que tout le monde est à l'aise avec le style de communication ou y a-t-il encore des problèmes à régler ? Bien que vous ne puissiez peut-être pas répondre aux préoccupations de tout le monde, si vous voyez une tendance émerger, vous voudrez peut-être apporter des changements.

Surtout, vous voudrez mesurer régulièrement la communication de l'équipe. Voyez-vous moins de confusions, moins de frustration et plus d'efficacité ? Y a-t-il moins d'informations qui passent entre les mailles du filet ? Pour évaluer correctement, lisez notre guide pour mesurer la communication de votre entreprise.

5. Faites en sorte que les styles de communication soient axés sur les personnes

Une façon de communiquer plus efficacement consiste à éliminer le jargon et à rendre vos communications, tant en personne que par écrit, plus personnalisées. Au lieu d'utiliser des puces et des phrases fragmentées, utilisez des phrases complètes. Au lieu d'utiliser un jargon comme «changement de paradigme» ou «retour en arrière», utilisez un langage plus simple et plus clair comme «changer» ou «discuter à nouveau». Si vous devez utiliser des acronymes, épelez-les d'abord et incluez l'acronyme ensuite, comme ceci : "Diversité, équité et inclusion (DEI)". Écrire en pensant à votre public et utiliser un langage que vous utiliseriez avec un contact professionnel peut rendre votre ton plus chaleureux et plus engageant. Cela peut également rendre votre message plus clair.

Lorsque vous communiquez avec des individus ou des équipes, personnalisez vos messages en vérifiant d'abord avec la personne que vous contactez. Par exemple, si vous démarrez une réunion avec un membre de l'équipe, commencez par demander sincèrement "Comment allez-vous ?" et écouter pleinement la réponse. Établir des relations avec une attention authentique pour votre équipe peut faciliter la communication, à mesure que vous apprenez à connaître votre public et ses besoins.

6. Travailler sur les compétences personnelles en équipe

Travailler collectivement sur des compétences telles que l'intelligence émotionnelle, l'expression orale et l'écriture peut vous aider à partager des idées et des informations plus efficacement en équipe. Vous pouvez engager des formateurs pour animer des sessions conçues pour améliorer vos compétences en communication et établir des lignes directrices pour communiquer ensemble. Les applications de formation des employés vous permettent de créer des cours axés sur les compétences en communication et même de suivre la participation.

7. Créer une communication inclusive

En vertu du titre I de l'Americans with Disabilities Act (ADA), les employeurs aux États-Unis sont tenus de faire des aménagements raisonnables pour les travailleurs vivant avec un handicap, ce qui signifie que vous pouvez avoir l'obligation de rendre votre communication accessible. Vous pouvez proposer des sous-titres codés sur les enregistrements de réunion et proposer des notes écrites en ligne après les discours ou les communications verbales afin que tous les travailleurs puissent accéder aux informations. Les Nations Unies ont un guide en ligne plein d'idées supplémentaires pour rendre la communication inclusive, et l'ADA a un aperçu de la communication efficace.

8. Abordez toutes les façons dont vous communiquez

Vous voudrez peut-être aussi réfléchir à une communication inclusive et efficace sur le lieu de travail en considérant les quatre principaux types de communication :

Communication verbale, y compris les appels, les présentations et les conversations interpersonnelles

Vous pouvez pratiquer les appels et les présentations à l'avance et les revoir pour vous assurer qu'aucune langue n'exclut personne. Offrez des jeux de diapositives ou une version écrite de la présentation pour permettre à tous les travailleurs de revoir l'information ou de s'y référer au besoin.

Communication écrite, y compris les courriels, les lettres et les rapports

Lorsque vous écrivez, soyez conscient de la bonne étiquette d'écriture : évitez toutes les majuscules, par exemple, ou les points d'exclamation excessifs. Vérifiez toujours votre matériel avant de l'envoyer pour vous assurer qu'il ne contient pas d'erreurs ou d'expressions qui pourraient déranger une partie de votre public. Par exemple, évitez d'utiliser des termes comme « pow-wow » et « droit acquis », car ils ont leurs racines dans les préjugés raciaux et peuvent faire en sorte que certaines personnes se sentent exclues. Restez attentif à toute formulation pouvant être raciste, capacitiste, âgiste ou autrement nuisible. La langue étant en constante évolution, il peut être utile de consulter un guide lors de la rédaction ; l'American Psychological Association a un aperçu utile du langage inclusif. Si possible, demandez à quelqu'un d'examiner votre matériel écrit pour tout problème avant de le partager.

Lorsque vous envoyez des informations par écrit, réfléchissez à la manière dont elles peuvent être consultées par une personne malvoyante. Existe-t-il un logiciel ou une application que les employés peuvent utiliser pour lire les notes écrites à haute voix ? Cela peut aider non seulement les personnes vivant avec une déficience visuelle, mais aussi les autres membres de l'équipe. En disposant de plusieurs façons d'accéder aux informations, les employés peuvent choisir la manière qui leur convient le mieux et qui leur convient le mieux.

Le cas échéant, créez des documents dynamiques dans lesquels vous autorisez les autres à commenter, ajouter ou modifier le texte. Cela permet une rétroaction asynchrone qui donne à chacun une chance de participer et offre aux membres de l'équipe une autre option de communication.

Communication visuelle, y compris vidéos et photos

Lorsque vous partagez des photos et des visuels, demandez-vous si l'image pourrait offenser. Y a-t-il des blagues aux dépens de quelqu'un d'autre ? S'il s'agit d'une photo ou d'une vidéo de tous les membres de l'équipe, avez-vous la permission de tout le monde pour la partager ?

Lorsque vous partagez une communication visuelle, utilisez des sous-titres codés ou une description de photos fixes pour aider les personnes vivant avec une déficience visuelle. Cela aide également toute personne utilisant une connexion Internet plus lente et qui ne peut pas facilement regarder des images lentes à charger.

9. Répondre aux indices de communication non verbale

La communication non verbale, y compris votre posture, votre langage corporel et vos expressions faciales, représente 55 % de votre message, dont seulement 7 % sont composés des mots que vous utilisez. Pourtant, très peu de professionnels sont conscients de l'impression qu'ils peuvent faire.

Avec la permission des autres participants, des réunions et des présentations sur bande vidéo pour évaluer votre ton de voix, votre ton, vos gestes et votre langage corporel. Obtenez les commentaires d'un entraîneur ou d'autres membres de votre équipe. Votre communication non verbale rend-elle votre message difficile à comprendre ou à intégrer ?

Travailler avec un coach peut faire de vous un orateur plus efficace. Un coach médiatique peut également vous aider à maîtriser le langage corporel, l'expression faciale et la confiance en vous pour une meilleure communication verbale et non verbale.

10. Soyez conscient de votre propre communication interne

La communication interne n'est pas souvent abordée lorsque nous parlons de communication d'entreprise, mais elle peut avoir un impact sur la façon dont vous interagissez avec les autres, parfois d'une manière dont vous n'êtes peut-être pas conscient. Nous avons tous tendance à créer des « histoires » sur ce que nous vivons. Par exemple, si quelqu'un a les bras fermés, nous pouvons interpréter cela comme quelqu'un qui est contrarié, même si ce n'est pas le cas. Vous pouvez faire cette hypothèse sans en être conscient, et votre interaction avec l'autre personne peut être affectée par votre interprétation subconsciente.

Il faut un peu de pratique pour savoir quand vous vous racontez des histoires. Une bonne habitude à prendre lorsque vous communiquez avec quelqu'un est de vous poser fréquemment (et silencieusement) quelques questions :

• Quels sont les faits de cette situation ?
• S'agit-il vraiment de faits ou d'hypothèses ?
• Quelle histoire suis-je en train de me raconter sur cette situation ?
• L'histoire que je me raconte est-elle vraie ou y a-t-il une autre explication possible ?

Si vous vous surprenez à vous raconter une histoire plutôt que de vous en tenir aux faits, il peut être utile de supposer les meilleures intentions des autres, puis de clarifier. Parfois, si vous remarquez que vous vous égarez de cette façon, vous pouvez vérifier en disant quelque chose comme ceci : « Si je vous entends correctement, vous voulez dire. . .mais je me retrouve à interpréter les choses comme . . . Pourrions-nous clarifier, s'il vous plaît, pour nous assurer que je suis sur la même longueur d'onde ? » Cette approche directe peut réduire les problèmes de communication, c'est pourquoi vous voudrez peut-être apprendre à toute votre équipe à l'adopter.

Le dernier mot

La majeure partie de votre journée est probablement consacrée à recevoir des informations ou à les partager avec d'autres. Des fils croisés, des appels interrompus et des interprétations erronées se produisent, mais avec des techniques de communication efficaces dans votre organisation, vous pouvez être un lieu de travail où les membres de l'équipe bénéficient de clarté, d'informations opportunes et de ressources fiables lorsqu'ils en ont besoin.