Suivi du temps conforme : bien faire les choses avec les horodateurs

«Rappelez-vous que le temps c'est de l'argent » , écrivait Benjamin Franklin dans son essai en 1748. C'est particulièrement vrai pour le monde des affaires ;perdre du temps signifie perdre de l'argent, se faire battre par la concurrence et être laissé dans la poussière. La paie est la dépense la plus importante de la plupart des entreprises, car la plupart des employés sont payés à l'heure.

Avance rapide depuis que Ben Franklin a écrit son essai, nous sommes maintenant en 2021 et la vague technologique est à son apogée. Il est temps d'échanger enfin la feuille de temps stylo et papier contre une solution logicielle intelligente de suivi du temps. En fait, de nombreuses entreprises, tout comme la vôtre, font le changement. La technologie de suivi du temps ne manque pas; allant des applications mobiles aux systèmes biométriques portables avec intégration du système de paie.Bien que choisir le bon pour votre entreprise puisse être intimidant, il ne s'agit pas seulement de faire correspondre les besoins de votre entreprise avec une solution.

En ce qui concerne la gestion du temps et des présences, vous devez vous assurer que votre entreprise respecte toutes les règles et réglementations gouvernementales. De plus, nous parlons ici de personnes, votre solution de choix doit donc être facile à utiliser et confortable, ainsi que compatible avec les systèmes existants.

Avant de discuter des nombreuses applications (et des quelques défis) des systèmes de suivi du temps, il est utile de comprendre ce qui pousse les entreprises à adopter cette solution plutôt que les alternatives.

Pourquoi avez-vous besoin d'une horodateur dans votre entreprise

Le Fair Labor Standards Act (FLSA) oblige les entreprises à tenir des registres précis des heures de travail des employés, mais permet aux propriétaires de choisir leur propre méthode de chronométrage.

« Les employeurs peuvent utiliser la méthode de chronométrage de leur choix. Par exemple, ils peuvent utiliser une horloge, demander à un chronométreur de suivre les heures de travail des employés ou dire à leurs employés d'écrire leurs propres temps sur les registres. Tout plan de chronométrage est acceptable tant qu'il est complet et exact. – DOL

Les règles de conformité FLSA exigent que vous conserviez la documentation de suivi du temps de travail pendant au moins deux ans et qu'elle soit facilement disponible pour l'inspection des représentants du gouvernement.Alors bien sûr, vous pouvez utiliser des feuilles de temps papier ou des cartes perforées, mais gardez à l'esprit que ceux-ci ne causent pas seulement beaucoup de maux de tête administratifs, peuvent facilement être égarés ou perdus ou inclure des erreurs.

« Les dossiers sur lesquels sont basés les calculs de salaire doivent être conservés pendant deux ans, c'est-à-dire les fiches de pointage et les bons de travail à la pièce, les tableaux des taux de salaire, les horaires de travail et les horaires, et les registres des ajouts ou des retenues sur les salaires. Ces registres doivent pouvoir être consultés par les représentants de la Division, qui peuvent demander à l'employeur d'effectuer des extensions, des calculs ou des transcriptions. Les registres peuvent être conservés au lieu de travail ou dans un bureau central d'archives. – DOL

De plus, si vous travaillez sur un contrat gouvernemental, la DCAA (Agence d'audit des contrats de défense) est tenue de s'assurer que votre entreprise respecte les règles de comptabilisation et de comptabilisation nécessaires, appelées exigences DCAA. Ceci est connu sous le nom de conformité DCAA.

Vous ne voulez pas découvrir que vous avez perdu tous les enregistrements de temps de travail des employés de l'année dernière dans une inondation d'égouts, ou qu'un employé mécontent brûle toutes les cartes perforées de ses collègues (oui, cela arrive aussi). Outre les inconvénients causés par la perte de données, ce genre de situation peut vous causer beaucoup de problèmes lorsque des agents gouvernementaux décident de passer pour un audit surprise.

Selon la FLSA,les employés doivent être payés à temps et demi pour les heures travaillées au-delà de 40 heures par semaine .Ils sont payés pour cette période sous forme de salaire horaire régulier et d'une moitié supplémentaire de leur taux de rémunération régulier. Le fait de ne pas calculer et payer les heures supplémentaires peut être très préjudiciable à votre entreprise, même si le gouvernement ne vient pas frapper. Tout ce qu'il faut, c'est un employé mécontent qui pense que vous l'avez payé injustement. Ce n'est pas rare du tout; selon une étude menée par NERA,42 % des affaires judiciaires portant sur les salaires et les heures sont liées aux heures supplémentaires, alors essayez de ne pas être poursuivi en justice.

Les réglementations FLSA exigent que vous payiez des heures supplémentaires même lorsqu'elles ne sont pas autorisées, ce qui peut coûter très cher. Un système qui vous avertit des employés qui font des heures supplémentaires non autorisées peut vous faire économiser beaucoup d'argent. Avec les bonnes données à portée de main, vous pourriez même découvrir qu'il est plus rentable d'embaucher un autre travailleur que de payer des heures supplémentaires à ceux que vous employez déjà .

Pourquoi vous voulez une horodateur dans votre entreprise

Bien que le suivi manuel du temps existe toujours et soit utilisé dans certaines parties du monde, les technologies ont beaucoup évolué et se sont adaptées pour surmonter les problèmes de chronométrage les plus populaires, et en particulier les défis et les erreurs de paie.

Le suivi des heures payables de vos employés à l'aide de feuilles de calcul ou (à Dieu ne plaise !) de papier peut suffire si vous avez une petite entreprise locale et les ressources à investir dans la gestion des calculs des feuilles de temps au moment de rédiger les chèques.

Bien que les écrire prenne certainement du temps aussi. Selon Score.org, 17 % des petites entreprises consacrent 6 à 10 heures par mois à la paie, tandis que 11 % y consacrent plus de 10 heures par mois.

Imaginez maintenant que lorsque votre effectif croît à un rythme exponentiel parce que votre entreprise connaît un succès incroyable, vous ne voulez pas avoir à arrêter les célébrations pour vous asseoir avec des dizaines (ou des centaines) de rapports de présence et une calculatrice sur vos genoux.

Étant donné que vous êtes le genre de gestionnaire qui vise le succès et planifie pour l'avenir, vous souhaitez probablement découvrir une solution simple mais évolutive avant qu'elle ne devienne urgente.

Vous pouvez généralement savoir combien vous devrez payer à vos employés à la fin du mois (ou de la semaine) en examinant les horaires de travail et en faisant le calcul. Mais que se passe-t-il lorsqu'une épidémie soudaine élimine chaque jour un nombre aléatoire de vos employés, obligeant leurs collègues à faire des heures supplémentaires ? Le montant que vous devrez payer pour les heures supplémentaires et les congés de maladie peut varier d'une heure à l'autre lorsque les employés sont malades .

Un logiciel d'horodateur intelligent peut vous aider à calculer les dépenses sur les salaires des travailleurs en temps réel et à calculer automatiquement les totaux hebdomadaires ou mensuels - afin que vous puissiez ajuster votre budget en conséquence et éviter les surprises indésirables au moment de payer, ou de surpayer par erreur.

Plus qu'un pointage d'entrée et de sortie

Les solutions de suivi du temps d'aujourd'hui ne sont pas l'horodateur de votre grand-père dans une usine. Les systèmes d'aujourd'hui incluent une variété de fonctionnalités et de capacités, visant à permettre à vos employés de déclarer avec précision les heures de travail et à vous de surveiller et de gérer plus facilement l'assiduité et l'efficacité.

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Avant de choisir la solution à déployer dans votre entreprise, tenez compte des besoins de votre entreprise et de la nature de sa relation avec les employés. Par exemple, si vous avez une équipe relativement petited'employés dévoués et honnêtes, le déploiement d'un système d'horloge biométrique serait un énorme gaspillage d'argent, même s'il a l'air cool et futuriste .

Certaines fonctionnalités méritent d'être prises en compte pour la plupart des entreprises, indépendamment de la conformité ou des besoins spécifiques de l'entreprise.

L'un des principaux avantages des applications de pointage est que les employés sont plus susceptibles d'enregistrer leurs heures de travail avec précision lorsqu'ils le font en temps réel. Mais que se passe-t-il lorsque vous avez des employés sur le terrain, des travailleurs sans bureau ou des employés distants, qui ne peuvent pas faire la queue devant l'horodateur du bureau ?

De nombreuses solutions de pointage proposées aujourd'hui permettent un accès cross-canal sécurisé aux systèmes de suivi du temps, permettantaux employés d'entrer et de sortir depuis leur appareil mobileou leur ordinateur de bureau (s'ils en ont un). Certains proposent même un géorepérage afin que vous sachiez non seulement quand l'employé a pointé, mais qu'il ne peut le faire qu'à partir d'un emplacement désigné.

Même si vous utilisez une horodateur physique, il est utile de pouvoir accéder au système à distance. Les employés peuvent utiliser une application pour pointer s'ils ont oublié de le faire, et les responsables peuvent vérifier en temps réel quels employés sont actuellement pointés. De plus, la plupart des horloges en ligne marquent également la position GPS de l'employé afin que vous puissiez être sûr qu'il était vraiment sur place lorsqu'il est entré et sorti, au lieu de prendre un café chez Starbucks à environ 8 km.

Lorsqu'il s'agit de gérer une main-d'œuvre croissante, automatiser au maximum le processus de paie devient une priorité.Avoir une connexion fluide entre votre horodateur et d'autres systèmes RH permet d'économiser du temps et de l'argent , mais pas seulement.S'assurer que les informations circulent sans heurts et que les processus sont clairement définis dans le système peut empêcher la perte de données, les enregistrements en double et la falsification éventuelle des employés.

De plus, ne pas avoir à courir après vos employés pour remettre leurs feuilles de temps semble être le rêve parfait devenu réalité. L'utilisation d'une application de pointage rend simplement l'ensemble du processus plus rapide, plus précis et moins chronophage.

De nombreuses solutions de suivi du temps proposées aujourd'hui permettent d'envoyer des notifications automatiques aux employés et/ou aux managers dans des conditions spécifiées. Par exemple,un responsable peut être averti si un employé a travaillé plus de 40 heures cette semaine et qu'il est désormais en heures supplémentaires.Les employés peuvent être avertis s'ils sont pointés en dehors de leur horaire de travail pré-assigné .

Ces notifications peuvent être envoyées par e-mail, notification d'application mobile ou SMS et peuvent potentiellement éviter les écarts et les erreurs lorsqu'il est temps de compter les heures travaillées.

Comme mentionné, les horloges modernes vontbien au-delà des systèmes de cartes perforées d'entrée et de sortie .Certaines solutions offrent un suivi du temps basé sur les tâches, vous permettant de payer un salaire différent pour différentes tâches, de mesurer l'efficacité des employés et d'optimiser votre main-d'œuvre.

Gérer le facteur humain

Technologique ou non, la principale source de problèmes de temps et d'assiduité est le personnel. Nous, les humains, sommes intrinsèquement imparfaits, anxieux et parfois malhonnêtes. Bien sûr, vous faites de votre mieux et ne faites jamais de compromis sur vos travailleurs. Malgré cela, il existe des obstacles communs sur votre chemin vers l'intégration de l'horloge intelligente.

Les gens n'aiment pas se sentir espionnés. Les employés qui ont l'habitude de déclarer leurs propres heures de travail, ou qui n'aiment tout simplement pas le sentiment d'avoir leur valeur sur le lieu de travail quantifiée toutes les heures, pourraient montrer une résistance à la nouvelle horloge .De plus, étant donné que les horloges sont généralement perçues comme plus avantageuses pour l'employeur que pour l'employé, de nombreux travailleurs les considèrent comme inutiles. Il existe plusieurs façons de traiter ce problème.

Tout d'abord, créez une politique d'horloge pour votre entreprise et demandez à vos employés de la lire et de la signer dans le cadre de leurs processus d'intégration. De plus, essayez d'atténuer les inquiétudes des employés en communiquant les avantages qu'un système intelligent de suivi du temps leur offre.

Enfin, et surtout, découvrez comment les grandes entreprises le font. L'un des plus grands défis pour les grandes entreprises comptant des milliers d'employés est la mise en œuvre d'un changement interorganisationnel. Pas étonnant, comment allez-vous faire en sorte que des milliers d'employés adoptent tous un changement dans leur façon de faire les choses ?

En fait, toute une discipline appelée gestion du changement a été développée pour créer les meilleures pratiques pour promouvoir le changement organisationnel.En fin de compte, si vous souhaitez impliquer vos employés avec une nouvelle horloge, ou tout changement d'ailleurs, vous devez d' abord impliquer les employésetles faire se sentir investisdans votre entreprise et ses objectifs . Les travailleurs engagés sont des travailleurs plus productifs et plus heureux.

C'est du bon sens. Cependant, les travailleurs engagés peuvent également devenir des « ambassadeurs du changement » et vous aider à promouvoir le changement organisationnel.

C'est la logique derrière la popularité de Facebook. Une fois que tous vos amis étaient à bord avec les nouveaux médias sociaux, vous ne vouliez pas vous laisser distancer.Si vous parvenez à embarquer un premier groupe d'employés, vos ambassadeurs du changement, le nouveau logiciel de gestion du temps et des présences ne sera pas laissé pour compte par le reste de vos employés.

Voici comment présenter avec succès une nouvelle pointeuse à vos employés :

1. Présentez la nouvelle pointeuse à un échantillon de vos employés qui, selon vous, seront réactifs.
2. Demandez-leur de tester la pointeuse pendant une courte période d'essai.
3. Apprenez de l'expérience d'essai.
4. Créez une anticipation pour la nouvelle horloge avec le reste de vos employés qui n'ont pas été « choisis » pour le projet pilote initial.
5. Lancez la nouvelle pointeuse à tous vos employés.

Suivez ces étapes et nous vous garantissons que vos employés adopteront la nouvelle solution de pointage.

Si vous n'avez jamais rencontré d'employés qui trichent avec des heures de travail signalées, vous pourriez penser que "buddy punching" est un nom de code pour un "Fight Club". Ce n'est pas le cas, mais tout comme "Fight Club",la première règle du "buddy punching" est que les employés ne parlent pas de buddy punching et d'autres techniques de vol de temps.

Il existe de nombreuses façons de lutter contre la pratique consistant à frapper et à sortir pour un collègue dans le but de vous voler littéralement :

1. Vous pouvez exiger des selfies pour vous assurer que le nom sur l'horodatage et le visage sur l'image correspondent.
2. Vous pouvez envisager le géorepérage ou le suivi géographique en direct dans le fil d'Ariane dans le cadre de votre routine de suivi du temps.
3. Vous pouvez aller jusqu'à utiliser des horodateurs biométriques.
4. Introduisez des horloges portables pour éviter le vol d'heures.

D'après notre expérience,la meilleure solution n'est pas technique, mais plutôt culturelle. Une définition claire des pratiques de suivi du temps interdites, telles que la signature d'un copain dans la politique de suivi du temps signée par les employés, et une politiquede tolérance zéro pour la présence et le vol de tempsde toute nature , sont la meilleure voie à suivre.

Cependant, notez qu'une application de pointage peut marquer l'emplacement de l'employé lorsqu'il entre et sort, et de plus, l'application n'arrondit pas une seconde ou une minute. Les heures sont calculées à partir de la seconde où votre employé arrive jusqu'à la seconde où il quitte.

Les bons employés sont plus préoccupés par la qualité de leur travail que par la précision de leurs rapports d'heures de travail. Il n'est donc pas étonnant que même les travailleurs les plus dévoués négligent parfois de pointer à l'entrée ou à la sortie, même lorsqu'ils savent qu'ils sont tenus de le faire par la politique d'horloge de l'entreprise. Cela peut devenir désordonné lorsque le processus d'entrée et de sortie n'est pas assez fluide ou facile à ignorer, que vous avez un grand nombre d'employés et que les chances que quelqu'un oublie de pointer l'horloge sont élevées…

C'est ce qu'on appelle la « fuite de temps » et c'est en fait un énorme problème pour de nombreuses entreprises - avec plus de 38 % des revenus facturables potentiels perdus en raison du temps non suivi passé dans les e-mails, les réunions et les retards dans le remplissage des feuilles de temps, les entreprises peuvent résoudre ce problème. problème et le résoudre ont tout à gagner avec une augmentation des revenus allant jusqu'à 61 %.

La plupart des solutions de suivi du temps en ligne permettent aux gestionnaires et/ou aux employés de se connecter au système pour mettre à jour et modifier les enregistrements (en fonction des autorisations, bien sûr) si nécessaire. Ces systèmes conservent également généralement un historique de ces modifications à des fins de conformité.

De plus, une application de pointage vous permet d'envoyer une notification push à vos employés une demi-heure, ou à l'heure que vous choisissez, avant qu'ils ne soient censés pointer afin qu'ils soient rappelés de le faire !

Une solution de suivi du temps puissante et robuste, comme Connecteam, offre aux propriétaires d'entreprise la possibilité de suivre les employés qui sont pointés tout au long de la journée avec un suivi géographique en direct de Breadcrumbs et un effet minimal sur leur plan de données ou la durée de vie de la batterie. Cela offre aux employés qui sont en déplacement un filet de sécurité de secours si quelque chose leur arrive tout au long de la journée et donne aux gestionnaires et aux propriétaires d'entreprise une surveillance complète de l'endroit (et du moment) où se trouvent leurs employés.

Conclusion sur le suivi du temps conforme

Il est vrai (et assez évident) que différentes entreprises ont des exigences différentes. Certains ont des employés qui travaillent sur le terrain et pointent à distance. D'autres veulent arrêter d'avoir une file d'attente à l'horodateur à la fin de la journée de travail, les employés attendant leur tour pour pointer.

Il y a peu d'autres choses que vous devez garder à l'esprit avant de choisir une horloge. Il est important de se rappeler que vous devez être conforme à la réglementation, surtout si vous travaillez dans le cadre d'un contrat gouvernemental. De plus, une horloge robuste aura la capacité d'enregistrer les heures supplémentaires et même d'avertir les gestionnaires si un employé approche des heures supplémentaires. Vous pouvez même envoyer des notifications push en temps réel à vos employés pour leur rappeler de pointer avant qu'ils ne fassent des heures supplémentaires. En choisissant la bonne horloge, il vous sera plus facile de traiter plus efficacement et plus rapidement les feuilles de temps et la paie, en particulier avec l'intégration QuickBooks Online et Gusto de Connecteam. De plus, il n'y aura pas de surprise car vous pourrez calculer numériquement les heures des employés en temps réel. Réduisant ainsi les erreurs manuelles de stylo et de papier ou les feuilles de temps perdues.

Une horloge puissante permettra également à la direction de suivre le temps qu'un employé consacre à des tâches, fournissant à la direction des informations précieuses sur le temps passé par les employés sur l'horloge. Avec la bonne horloge, vous pouvez complètement abolir le poinçonnage entre amis et le vol de temps. Ainsi, votre entreprise économise beaucoup d'argent sur le temps volé.

Si les employés ont du mal à embarquer avec votre nouveau système de suivi du temps, passez en revue les étapes susmentionnées pour vous assurer que vos employés seront enthousiastes et impatients du nouveau changement qui aura lieu. Essayez le nouveau système avec seulement quelques employés, créez un engouement et une anticipation pour la nouvelle technologie, puis lancez la nouvelle horodateur à tous vos employés.

Gardez à l'esprit qu'il n'y a pas de "taille unique", mais même si vous ne recherchez pas les cloches et les sifflets et les fonctionnalités supplémentaires dans vos solutions de suivi du temps de choix, vous devez toujours vous conformer aux lois fédérales du travail. Une tâche rendue beaucoup plus facile avec les solutions de pointage en ligne.

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