Faites évoluer votre entreprise de nettoyage avec la principale application de services de nettoyage

Démarrer une entreprise de nettoyage peut être une décision lucrative car il y a beaucoup de travail avec une forte demande, ainsi que de faibles frais généraux et aucun des coûts d'exploitation habituels. Cependant, la gestion d'une entreprise de nettoyage comporte ses propres défis. De l'embauche et de la formation de la meilleure équipe, de la planification et de la perturbation d'un horaire efficace, du suivi précis du temps pour une paie facile, du maintien d'une communication interne saine, de l'engagement des clients réguliers et de la satisfaction des clients, et la liste pourrait s'allonger.

De nombreux propriétaires d'entreprises de nettoyage ont découvert que s'appuyer sur un stylo et du papier ou même sur des feuilles de calcul Excel avec des messages texte sans fin et des groupes WhatsApp désordonnés ne fonctionnait pas. Cela ne suffit pas ! Compte tenu des avancées technologiques, se tourner vers une solution numérique pour gérer les opérations quotidiennes est une évidence.

Des centaines d'entreprises de nettoyage utilisent Connecteam pour relever les défis quotidiens liés à la gestion d'une entreprise de nettoyage. En tant que tel, nous avons créé un guide basé sur leur utilisation pour vous fournirles meilleures pratiques pour surmonter les défis et faire évoluer votre entreprise de nettoyage.

Défis auxquels les entreprises de nettoyageétaient confrontées avant Connecteam

• Les rapports de terrain sont souvent égarés

« Lorsqu'un nettoyeur doit envoyer un rapport, comme un formulaire de confirmation de nettoyage, je ne le reçois généralement que plus tard dans la journée si j'ai de la chance. Et s'ils ont fait une erreur ou oublié de signer le formulaire, je dois leur courir après pour obtenir cette information, donc cela me prend deux fois plus de temps pour traiter l'information.

"Parfois, mes employés m'envoient des confirmations par SMS, ce qui devient difficile à suivre et est tout simplement très salissant !"

• Les heures de suivi peuvent entraîner des erreurs

"Le suivi du temps et la paie peuvent me prendre une journée entière ou deux car je dois passer au crible des centaines de feuilles Excel ou de gribouillis sur papier, et parfois des erreurs peuvent se produire. Ce n'est pas du tout efficace. »

"C'est juste une partie de ping-pong sans fin avec mes employés si j'attrape une erreur ou si j'ai besoin qu'ils prennent des heures."

• Attribuer des quarts de travail prend des heures

"Si un quart de travail s'ouvre, je dois chercher un remplaçant, et jongler avec autant d'employés et d'emplacements fait de cette tâche une corvée que je veux vraiment éviter."

• L'intégration est longue et chronophage

« J'ai besoin que de nouveaux agents de nettoyage soient opérationnels le même jour, mais nous sommes coincés dans une pièce et nous perdons une journée entière à passer en revue de petites choses comme ce qui se trouve dans le manuel de l'employé. C'est un gâchis total lorsque la moitié de mes nouvelles recrues démissionnent au cours du premier mois. »

• La communication interne est désordonnée

"Lorsque j'ai besoin d'envoyer une mise à jour urgente, je dois soit appeler tous mes agents de nettoyage un par un, soit organiser une conférence téléphonique, soit envoyer des SMS, mais je n'ai aucune idée de qui a reçu le message ni même pris la peine de le lire."

"Mes nettoyeurs ont parfois du mal à me joindre parce que je suis tellement occupé à gérer une douzaine de tâches différentes que le temps que je revienne vers eux, c'est déjà hors de propos."

• Fournir le meilleur service client peut être difficile

"Il y a beaucoup de concurrence et je veux vraiment avoir un avantage concurrentiel, mais j'ai besoin d'un outil qui peut m'aider à tout gérer afin que je puisse me concentrer sur la situation dans son ensemble."

Ce n'est que lorsque nous avons trouvé l'application de service de nettoyage de Connecteam que nos plus grands défis sont progressivement devenus une chose du passé ! – BnB Clean Services

En savoir plus sur l'expérience de BnB Clean Service avec l'application de services de nettoyage Connecteam ici.

Comment Connecteam aide les responsables du nettoyage à relever les défis du lieu de travail

1. Automatisez les listes de contrôle quotidiennes, les rapports et les formulaires

Les opérations quotidiennes sont une fonction essentielle pour gérer efficacement votre entreprise de nettoyage, c'est pourquoi les listes de contrôle et les rapports sont couramment utilisés pour réduire les frictions des activités quotidiennes, automatiser le flux d'informations, améliorer le temps de réponse et renforcer la surveillance.

Voici des exemples de listes de contrôle et de formulaires que les entreprises de nettoyage créent régulièrement :

• Formulaire de confirmation de nettoyage
• Listes de contrôle du nettoyage quotidien
• Listes de contrôle de nettoyage hebdomadaire
• Listes de contrôle de nettoyage mensuel
• Inspection du site ou de l'installation
• Retour de matériel et commande de matériel
• Bon de commande de réparation
• Signaler un problème
• Liste de vérification de l'inventaire
• Formulaire de commande de stock (articles et quantité)
• Formulaire de dépôt de stock
• Approbation du service client
• Rapport d'incident
• Remboursement de frais
• Examen du rendement des employés

Toutes les listes de contrôle, rapports et formulaires sont enregistrés numériquement, peuvent être facilement partagés au format PDF ou peuvent également être exportés vers Excel. De plus, il n'y a pas de limite au nombre de documents stockés et le nombre de soumissions n'affecte pas le prix.

En plus de cela, vous pouvez les partager avec vos clients afin qu'ils se sentent mieux que leurs besoins soient satisfaits.

2. Suivre avec précision les heures

Le suivi du temps est disponible sur le smartphone d'un employé afin que le suivi du temps et les feuilles de paie soient beaucoup plus faciles à gérer avec précision.

• Horloge simple d'entrée et de sortie avec un tampon de localisation GPS
• Envoi de rappels automatiques pour s'assurer que les employés arrivent et partent à l'heure
• Utilisation d'étiquettes, de pièces jointes et de notes pour savoir exactement combien de temps a été alloué à chaque client ou au type de travail
• Gérer et approuver les demandes de congés et de congés
• Exportation des feuilles de paie, par quart de travail ou au total.
• Intégration avec QuickBooks Online et Gusto pour un traitement simple et simple de la paie

3. Attribuez facilement des quarts de travail et des appels de service

Pour répartir et gérer les appels d'un utilisateur de service, les entreprises de nettoyage s'appuient sur la fonction de planification des tâches de Connecteam pour fournir toutes les informations pertinentes aux nettoyeurs facilement et à partir d'un seul endroit :

• Affectation de nettoyeurs pour les services en fonction de différentes exigences
• Fournir toutes les informations pertinentes, y compris l'heure, l'adresse et les instructions spéciales pour chaque emplacement et client.
• Envoi de rappels et de notifications pour s'assurer que les nettoyeurs arrivent à l'heure et également pour informer le responsable si quelqu'un est en retard.
• Conserver des enregistrements de l'heure et de l'emplacement de l'horloge d'entrée et de sortie, et activer les notes et les commentaires de l'équipe lorsque des informations supplémentaires sont nécessaires.
• Sachez quand les employés pointent et terminent un quart de travail - de plus, les employés peuvent ajouter des photos et des commentaires pour chaque quart de travail si nécessaire.
• Permettre aux employés d'accepter ou de refuser des quarts de travail (facultatif - peut être désactivé).

4. Assurez la conformité à tous les niveaux

La conformité est un must pour la plupart des entreprises de nettoyage, c'est pourquoi les formulaires "Lire et signer" et les cours de formation périodiques de recyclage sont monnaie courante. Tous les documents sont enregistrés et automatiquement envoyés sous forme de copie PDF à un ou plusieurs e-mails prédéfinis via l'application. De plus, tout formulaire peut être personnalisé et des rapports de synthèse peuvent être exportés à tout moment.

• Reconnaissance du manuel de l'employé
• Utiliser des matières dangereuses
• Santé et sécurité
• Accord uniforme
• Politique sur le harcèlement sexuel
• Rapport de découverte d'incident
• Autres lire et signer des documents.

5. Intégrez et formez efficacement votre personnel

Les entreprises de nettoyage sont souvent confrontées à un taux de roulement élevé et doivent avoir un niveau de service optimal pour chaque tâche. Il est donc important d'utiliser Connecteam pour rationaliser votre processus d'intégration. Avec l'application, tout est plus efficace et rapide.

• Une lettre officielle de bienvenue à bord
• Liste de contrôle des nouveaux employés
• Formulaire de renseignements personnels
• Formulaires de vérification des antécédents et de sécurité
• Formulaire de commande et d'accord d'uniforme des employés
• Accord de confidentialité
• Déclaration de séjours pré-réservés
• Lire et signer les formulaires appropriés

Outre l'intégration, il est important de former vos nettoyeurs chaque fois que nécessaire afin qu'il n'y ait pas de lacunes dans les connaissances. Les entreprises de nettoyage utilisent Connecteam pour suivre les progrès d'un employé et créer du matériel de formation sur des sujets tels que :

• Formation en santé et sécurité
• Formation sur le bon usage des matières dangereuses
• Formation sur le harcèlement sexuel
• Utilisation et entretien du matériel
• Test et quiz.

Apprenez-en plus ici sur la formation efficace de votre personnel de nettoyage.

6. Améliorer la communication interne

La communication interne n'est pas si facile à réaliser lorsque vos employés sont dispersés et ne sont pas assis au même endroit. Par conséquent, Connecteam permet de relever facilement ce défi en incluant des fonctionnalités telles que :

• Annuaire des employés : il est facile de trouver les coordonnées d'un employé ou d'un client en recherchant simplement le nom, le lieu, le titre, etc.
• Groupes et canaux de discussion : créez un groupe interne pour les lieux de travail ou une petite équipe afin qu'il soit plus facile pour tout le monde de rester en contact.Les employés peuvent se faire savoir si une route est fermée ou s'ils n'ont plus de produit et que quelqu'un est à proximité pour les aider.
• Notifications push et mises à jour en temps réel : pour les annonces formelles et informelles, comme les mises à jour RH, une lettre du PDG, la reconnaissance des employés ou les mises à jour sur la politique de l'entreprise, etc.Allez plus loin et envoyez des commentaires incroyables d'un client à tous vos employés pour vous aider à remonter le moral.

7. Accès facile aux protocoles de l'entreprise

Pour garantir la conformité à tous les niveaux, il est indispensable de disposer de tous les protocoles de l'entreprise en un clic. De plus, lorsque vous mettez à jour un protocole, vous n'avez besoin de le faire qu'une seule fois sur l'application des services de nettoyage numérique et tout le monde dispose de la version mise à jour. Plus besoin d'imprimer des dizaines de copies physiques et de déranger les employés.

• Procédures opératoires normalisées (SOP)
• Protocoles de sécurité et d'urgence
• Procédures de nettoyage de tapis
• Manuel des employés
• Code d'éthique
• Politique sur le harcèlement sexuel
• Politique uniforme

8. Améliorer la sécurité au travail

Les entreprises de nettoyage augmentent leurs normes de sécurité et créent une sensibilisation à la « sécurité d'abord » en permettant aux employés de signaler en temps réel, de mettre à disposition des informations sur la sécurité et de communiquer sur des sujets liés à la sécurité. Certaines des meilleures pratiques incluent:

• Rapports rapides et faciles : en temps réel, il est facile pour les employés d'envoyer des rapports sur les dangers ou les incidents, et le superviseur concerné reçoit le rapport immédiatement pour une évaluation plus approfondie.
• Ressources numériques de sécurité : garantir que tous les protocoles, conseils et ressources de sécurité sont disponibles en un clic, ainsi que les « leçons apprises », les résultats d'incidents et les conseils de sécurité périodiques.
• Formation continue à la sécurité : envoyer régulièrement du matériel de formation aux employés pour s'assurer qu'il n'y a pas de lacunes dans les connaissances et que les employés sont au courant de certaines mises à jour, et il est facile d'envoyer des quiz pour s'assurer que le contenu a été compris.L'administrateur peut suivre la progression et envoyer un rappel pour terminer la formation.
• Communication sur la sécurité d'abord : en un clic, vous pouvez distribuer et communiquer des mises à jour et des protocoles liés à la sécurité, tels que des rapports de recherche d'incidents, des mises à jour et des guides sur l'utilisation de matériaux et d'équipements dangereux, des mises à jour en temps réel, etc.

9. Rationaliser les besoins en ressources humaines

Les équipes RH et les cadres préfèrent automatiser les processus et mieux contrôler les problèmes liés à la main-d'œuvre grâce à :

• Recommander un ami : il est facile de recommander des amis pour un poste dans l'entreprise afin d'améliorer la portée du recrutement.
• Gestion des demandes de vacances ou de congés de maladie : les employés reçoivent une mise à jour instantanée si une demande a été approuvée ou refusée.
• Formulaire d'informations personnelles : lors de l'intégration de nouvelles recrues, il est facile d'obtenir des informations personnelles, des coordonnées, un contact d'urgence, des documents tels que des formulaires fiscaux, une pièce d'identité avec photo, etc.
• Mise à jour des informations de contact : recevez instantanément une mise à jour des informations d'un employé telles que le nom, l'adresse, le compte bancaire, etc.
• Enquêtes de satisfaction des employés ou évaluations de performance.

Connecteam est une véritable solution de gestion tout-en-un qui comprend de nombreuses fonctionnalités pour faire évoluer votre entreprise. De plus, le prix ne brûle pas un trou dans votre poche arrière. Commencez votre forfait gratuit dès aujourd'hui !