Utiliser les fonctionnalités de communication et d'engagement de Connecteam pour atteindre l'ensemble de votre équipe

Si vous êtes responsable des ressources humaines ou de la communication interne, vous regardez probablement toujours vos pairs et ce que vous pouvez apprendre d'eux - après tout, les expériences de professionnels d'autres entreprises sont un excellent moyen de développer vos méthodes. Comme vous le savez, une communication et un engagement efficaces sont importants dans l'environnement de travail quotidien. Peu importe si vos employés sont dans le même immeuble, travaillent à domicile ou sont dispersés à travers le pays, une communication interne efficace a un impact direct et immédiat sur le succès de votre organisation.

Nous avons rassemblé des exemples de meilleures pratiques d'entreprises leaders sur le marché, qui utilisent l'application de communication pour les employés de Connecteam, pour vous aider à identifier ce qui peut être pertinent pour votre entreprise - jetez-y un coup d'œil !

En matière de communication et d'engagement, les cas d'utilisation courants s'appuient souvent sur une combinaison de plusieurs capacités pour répondre au mieux aux besoins de l'organisation. Voici quelques-uns des outils clés et des exemples concrets de la façon dont ils sont utilisés dans le contexte organisationnel :

1. Nouvelles, mises à jour et annonces
2. Bien-être et bienfaits
3. Chat intégré à l'application
4. Enquêtes et sondages
5. Boîte à suggestion
6. Canaux directs vers les RH / la haute direction
7. Répertoire des employés
8. Références d'employés
9. Annonce et inscription aux événements
10. FAQ

La fonctionnalité n°1 en matière de communication et d'engagement est l'utilisation des « mises à jour ». Les mises à jour sont un moyen de diffuser des informations avec des notifications push, à tout ou partie de l'équipe. Il peut contenir n'importe quel média et est entièrement traçable afin que nous sachions dans quelle mesure notre message a été diffusé.

Caractéristiques et capacités

1. Communication ciblée

Cela vous permet de choisir le public cible exact, qu'il s'agisse d'un individu ou d'un groupe. Offrir à chaque employé une expérience personnalisée - en leur montrant uniquement ce qu'ils sont censés voir.

2. Communication mesurable

Vous avez envoyé une mise à jour, il est maintenant temps de comprendre exactement qui l'a vue et qui ne l'a pas vue, qui l'a aimée, qui l'a commentée et combien de fois.

3. Suivis spécifiques

Vous pouvez facilement signaler les membres de l'équipe qui n'ont pas encore vu la mise à jour et suivre uniquement avec eux, au lieu d'envoyer à nouveau un e-mail à l'échelle de l'entreprise, en spammant tous ceux qui ont déjà obtenu les informations.

4. Programmez pour plus tard

Préparez-vous maintenant et planifiez pour plus tard, cela vous permet d'être plus efficace dans votre façon de travailler et de mieux cibler le temps d'attention élevé (HAT) de vos utilisateurs, qui se situe généralement vers tôt le matin, ou juste avant le déjeuner lorsqu'ils sont plus à l'écoute. à leurs téléphones portables.

5. Rappels automatiques

Avez-vous reçu un message important ? Suivi prédéfini et automatisé. De cette façon, un utilisateur recevra automatiquement une notification de suivi s'il n'a pas examiné votre mise à jour.

6. Contenu engageant

Utilisez des vidéos, des images, des GIF, des PDF. les pièces jointes, les emplacements et tout ce dont vous avez besoin pour rendre votre communication attrayante. Vous pouvez choisir si vous souhaitez autoriser les gens à aimer/commenter ou non – afin de faire la différence entre une « communication plus formelle » et une « communication non formelle ».

Cas d'utilisation courants :

1. Nouvelles et bulletins

Les équipes utilisent la fonction de mise à jour pour envoyer des newsletters d'entreprise, partager des nouvelles de l'entreprise, des liens de couverture médiatique pertinents, etc.

2. Communication exécutive

Souvent, les cadres supérieurs utilisent la possibilité de s'adresser personnellement à chacun des employés de l'entreprise. Ceci est plus courant chez les PDG lorsqu'ils partagent leur lettre de direction avec l'équipe.

3. Annonces de l'entreprise

Quelques exemples de telles annonces peuvent inclure l'annonce de l'ouverture d'un nouveau site ou campus, l'obtention d'un nouveau client ou d'un nouveau contrat, l'atteinte d'une étape clé, un événement d'entreprise à venir, etc.

4. Célébrer le succès

Célébrer le succès permet à l'équipe d'aimer commenter, de s'engager et de faire partie du succès. Certains exemples incluent le partage d'une excellente lettre de rétroaction sur les performances, un employé qui a fourni un niveau de service exceptionnel, une couverture médiatique positive dont l'entreprise a bénéficié, et plus encore.

5. Reconnaissance des employés

L'une des pratiques les plus courantes pour les entreprises qui cherchent à améliorer l'engagement des employés consiste à placer l'employé au centre grâce à la reconnaissance des employés. Pour ne citer que quelques exemples :

– Communiqués de projecteurs d'employés
– La reconnaissance de l’employé du mois
– Célébration des anniversaires des employés
– Anniversaires et souhaits de nouveau-nés
- Accueillir les nouveaux membres de l'équipe dans l'équipe
– Annoncer des promotions

Il convient de mentionner que cela se fait au niveau de l'entreprise, mais aussi localement par les cadres intermédiaires à leurs équipes.

6. Communication opérationnelle

Selon votre secteur d'activité, vous pouvez facilement partager des mises à jour opérationnelles, telles qu'une alerte météo drastique, une nouvelle promotion de collection, une route fermée, un changement de réglementation, et bien plus encore. Encore une fois, bénéficier de la communication ciblée et mesurable.

De nombreuses entreprises investissent beaucoup de ressources dans la mise en place de solides programmes de bien-être et d'avantages sociaux pour leurs équipes. Souvent, les professionnels des RH utilisent Connecteam pour faire connaître les programmes actuels, les avantages, etc. Cela peut inclure :

1. Fournir des informations sur les programmes et plans existants
2. Liens intégrés à l'application servant de passerelle facile vers la page de connexion de votre programme de bien-être.
3. Formulaires d'inscription et RSVP pour les plans à venir et les événements connexes
4. Annonce de nouveaux avantages sociaux/plans de bien-être
5. Mise en ligne du book bien-être/bénéfices des collaborateurs le rendant accessible aux équipes en un clic.

Dans le monde d'aujourd'hui, le chat est un moyen de communication courant et important. Dans la plupart des organisations, les employés finissent par utiliser leur chat privé pour des problèmes liés au travail, tels que WhatsApp ou Facebook Messenger.

Les entreprises préfèrent utiliser la fonctionnalité de chat in-app de Connecteam pour quelques raisons clés :

1. Séparation travail-vie personnelle

Avec le chat intégré à l'application, il n'est plus nécessaire d'utiliser le "chat privé" à des fins professionnelles, la création d'une séparation complète entre les canaux de travail et de vie réduit le stress et améliore l'expérience des employés.

2. Groupes autonomes

Vous configurez un groupe de discussion pour votre équipe de New York - tous les membres de l'équipe y sont automatiquement affectés. Si quelqu'un quitte l'équipe de New York ou la rejoint, le système l'ajoutera/le supprimera automatiquement du groupe afin que vous n'ayez plus besoin de gérer ces groupes.

3. Contrôle des grossièretés

Afin de répondre à vos besoins organisationnels et contrairement aux applications de messagerie privée, vous pouvez limiter les discussions individuelles, voire supprimer les messages inappropriés si nécessaire.

4. Stockage des données

L'utilisation du chat intégré à l'application vous permet de contrôler les informations échangées via le chat. Ainsi, si quelqu'un quitte l'entreprise, toutes les données partagées sur le chat ne sont pas stockées sur le téléphone de l'employé, comme dans le cas des applications de messagerie privée où il est impossible d'empêcher l'employé d'accéder aux données.

Les meilleures pratiques d'utilisation du chat intégré à l'application incluent :

1. Chats en tête-à-tête : permettant aux membres de l'équipe de communiquer facilement et rapidement entre eux.
2. Canaux d'équipe : communication unilatérale entre les administrateurs du groupe et les membres du canal.Principalement pertinent pour les très grands groupes lorsque seules quelques personnes peuvent envoyer des mises à jour au reste de l'équipe
3. Groupes d'équipe : les groupes d'équipe sont les groupes les plus couramment utilisés sur le chat.Que ce soit pour les managers et leurs équipes, pour un établissement spécifique ou pour un groupe transversal, les groupes d'équipes sont très populaires.
4. Groupes de pairs : de nombreuses équipes créent des groupes qui traversent l'organisation pour permettre la communication de quai à quai.Certains exemples courants incluent "la haute direction", "RH", "Finance", "Équipe de production", "Magasin X" et bien d'autres.
5. Groupes thématiques : que ce soit pour partager des mises à jour de sécurité, débattre des préparatifs de la fête à venir ou pour des accords de covoiturage, les équipes aiment créer des groupes liés à leurs projets, événements, etc.

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La plupart des organisations utilisent les sondages d'une manière ou d'une autre. Lorsque vous utilisez l'outil d'enquête dans l'application, non seulement il facilite la réalisation des enquêtes traditionnelles, mais il facilite également la création de « micro-enquêtes », de simples enquêtes rapides pour obtenir des commentaires rapides avec peu d'efforts de la part de nos employés. Vous aviez un formateur d'intégration et vous voulez savoir comment il s'en est sorti ? Envoyez une enquête à une seule question classant l'instructeur sur une échelle de 1 à 5

Caractéristiques et capacités

1. Envoyez des enquêtes ciblées à des groupes ou à des individus spécifiques
2. Mener des sondages anonymes
3. Obtenez des informations sur les classements généraux et les statistiques des résultats de l'enquête
4. Passez en revue chaque entrée individuelle
5. Exporter les résultats pour un traitement ultérieur ou une documentation

Dans certains cas, les entreprises souhaitent tirer parti de leurs enquêtes déjà existantes telles que "Survey Monkey", dans de tels cas, vous pouvez facilement les distribuer sous forme de lien intégré dans l'application qui semble et se sent naturel pour l'utilisateur.

Une pratique courante utilisée par de nombreuses entreprises est l'utilisation d'une « boîte à suggestions » virtuelle. Les utilisateurs peuvent facilement partager des idées et des réflexions, et une fois qu'ils publient une idée, celle-ci est automatiquement envoyée à une ou plusieurs adresses e-mail prédéfinies et est enregistrée sur la plateforme, ce qui facilite la consommation des données et la consultation des idées suggérées au fil du temps.

Les entreprises ayant une politique de "porte ouverte" ou les entreprises qui cherchent à laisser aux employés un canal pour s'adresser aux RH et aux cadres supérieurs, créent souvent une boîte de canal direct, permettant à l'employé de soumettre une requête/réflexion qui va sous forme de résumé pdf directement à l'e-mail de la personne désignée, qu'il s'agisse du PDG de l'entreprise ou d'un professionnel des RH.

Avoir les coordonnées de votre équipe à portée de main est très utile. Les entreprises utilisent le répertoire des employés pour rendre les informations de contact disponibles et consultables facilement, afin que les membres de l'équipe puissent trouver les contacts dont ils ont besoin rapidement et facilement.

Quelques points à garder à l'esprit lors de l'utilisation du répertoire des employés :

1. Actions rapides : appelez, discutez, envoyez des SMS ou envoyez des e-mails facilement aux membres de votre équipe en un clic, sans avoir besoin de stocker leur numéro de téléphone.
2. Rempli automatiquement : la configuration de votre répertoire d'employés se fait en un clic.Vous n'avez pas besoin de saisir de données, car elles font déjà partie de votre application.
3. Entièrement consultable : que vous recherchiez quelqu'un en utilisant son titre, son nom ou son emplacement, toutes les informations du répertoire sont consultables, ce qui facilite la recherche de la personne dont vous avez besoin.
4. Personnalisé pour la confidentialité : pour les organisations ayant des besoins spécifiques en matière de confidentialité, vous pouvez choisir les informations à afficher, masquer des individus spécifiques ou masquer des informations spécifiques sur des individus.Ainsi, vous pouvez facilement choisir de présenter ou non les numéros de téléphone mobile et les informations que vous souhaitez mettre à disposition sur le PDG.
5. Contacts professionnels supplémentaires : en plus de vos employés, vous pouvez ajouter des contacts professionnels pertinents tels que les numéros de bureau, la cafétéria ou les tiers avec lesquels vous travaillez souvent, ce qui permet à vos équipes de trouver facilement les informations dont elles ont besoin.

Recruter des employés est toujours un gros investissement pour l'entreprise. Votre application d'employé est un outil très puissant lorsqu'il s'agit d'obtenir des références pour des candidats potentiels de votre main-d'œuvre déjà existante. Une pratique exemplaire courante pour obtenir des recommandations d'employés comprend :

1. Partage d'informations sur le programme d'incitation à la recommandation
2. Publier un formulaire de « recommandation des employés » que les employés peuvent recommander à leur famille et à leurs amis
3. Publier des liens/informations sur les postes vacants en faisant passer le mot dans toute l'organisation.

En ce qui concerne les événements, avec votre application pour employés, vous pouvez informer les gens des événements à venir et les laisser s'inscrire à l'avance afin que vous sachiez qui devrait y assister.

L'utilisation de la FAQ n'est pas nouvelle, mais la possibilité de la mettre à disposition de vos équipes en un clic est un outil puissant. De cette façon, une grande partie de la frustration et de la communication continue peut être résolue rapidement et efficacement. Souvent, les entreprises choisissent de créer une section FAQ dans l'application, pour répondre aux questions concernant les vacances et les congés de maladie, les protocoles, le bien-être et les avantages sociaux, et bien plus encore.