Comment créer une facture consolidée pour des paiements plus rapides

Pour les indépendants et les propriétaires de petites entreprises, le temps c'est vraiment de l'argent. Malheureusement, certains aspects du travail à votre compte prennent du temps mais ne génèrent pas directement de revenus, comme la création de factures, le suivi des paiements et la génération de reçus. Trouver des moyens de gagner du temps sur ces tâches vous permet de vous concentrer sur le travail pour lequel vos clients vous paieront réellement.

L'utilisation de factures consolidées est un moyen intelligent de simplifier et d'accélérer le processus de facturation. L'envoi d'une seule facture englobant tout le travail effectué pour un client pendant une période définie peut vous aider à rester organisé et à augmenter votre efficacité. De plus, le processus de création d'une facture consolidée est simple et sa mise en œuvre dans vos projets indépendants ou de petite entreprise ne pourrait pas être plus facile.

Dans cet article, nous expliquerons ce que sont les factures consolidées, pourquoi elles peuvent être utiles et comment les créer avec Hiveage. Allons-y !

Une introduction à la facturation consolidée (et pourquoi vous devriez les utiliser)

Une facture consolidée est lorsque vous facturez un client pour tout le travail effectué sur une période de temps prédéterminée. Par exemple, un rédacteur indépendant peut envoyer une facture à un client pour tous les articles qu'il a écrits au cours d'un mois, au lieu d'envoyer une facture distincte pour chaque article individuel. Indépendamment du fait que l'écrivain ait terminé deux articles ce mois-là ou douze, il n'enverrait toujours qu'une seule facture.

Les factures consolidées peuvent vous être particulièrement utiles si vous ou votre entreprise êtes fréquemment dans les situations suivantes :

• Vous avez des clients réguliers qui commandent régulièrement plusieurs produits ou services.
• Vous travaillez souvent sur des projets à long terme pour des clients, qui contiennent plusieurs étapes qui doivent chacune être facturées en tant que services ou produits individuels.
• Vous fournissez un service continu et facturez vos clients à l'heure, et vous souhaitez leur facturer toutes les heures que vous avez travaillées sur une certaine période de temps.

Comme vous pouvez probablement l'imaginer, l'utilisation de la facturation consolidée permet de simplifier le processus de facturation de vos clients et d'améliorer votre efficacité. Vous gagnerez du temps sur la création de factures individuelles, car vous devrez les assembler moins souvent. Avoir moins de fichiers à suivre aidera également à l'organisation et à la gestion des fichiers. Si jamais vous deviez récupérer une facture, vous aurez moins de fichiers à trier.

Cependant, l'avantage le plus important des factures consolidées est peut-être leur potentiel de rationalisation du processus de paiement. L'envoi d'un grand nombre de factures à un client dans un court laps de temps peut être une recette pour les factures perdues et les paiements manqués.

D'un autre côté, les clients sont moins susceptibles de perdre la trace d'une seule facture, ce qui signifie que vous ne devriez pas avoir à passer du temps à suivre les clients pour sécuriser les paiements manquants. Cela aide également vos clients à éviter les factures en souffrance et à rester organisés - il n'y a qu'une seule date de facturation à suivre et un cycle de facturation fixe - ce qui leur laissera probablement une bonne impression de ce que c'est que de travailler avec votre entreprise.

Comment créer une facture consolidée (en 3 étapes)

Heureusement, la création d'une facture consolidée est assez simple. De plus, Hiveage propose plusieurs outils qui peuvent vous aider tout au long du processus. Décomposons ce que vous devrez prendre en compte lors de la configuration de votre première facture consolidée.

Étape 1 : déterminer le cycle de facturation des factures

Lorsque vous travaillez avec des clients réguliers ou sur des projets de longue durée, il est important de déterminer à l'avance le cycle de facturation que vous utiliserez pour vos factures consolidées. Il sera utile pour vos clients de savoir quand vous attendez leurs paiements. De plus, avoir un cycle de facturation défini garantit que vous n'attendez pas plusieurs mois avant de voir votre premier chèque de paie.

Les cycles de facturation sur lesquels vous vous installez devront avoir un sens pour vous, vos clients et votre entreprise. Cependant, les cycles mensuels et de 30 jours sont courants et peuvent être faciles à suivre pour vous et vos clients. Il est préférable de ne pas trop allonger vos cycles, car cela affectera l'afflux régulier de revenus dans votre entreprise.

Étape 2 : Conservez des enregistrements détaillés pour les factures

Il est extrêmement important de conserver des enregistrements complets et clairs du temps que vous passez à travailler sur chaque projet, ainsi que des services ou produits que vous pouvez fournir à vos clients au cours de chaque cycle de facturation. Vous aurez besoin de ces informations lorsque vous créerez vos factures consolidées.

Une solution simple consiste à suivre vos heures dans une feuille de calcul ou sur un calendrier. Si vous souhaitez vraiment rationaliser ce processus, vous pouvez également profiter des fonctionnalités de suivi pratiques de Hiveage. Entre autres choses, Hiveages vous permet de mettre en pause et de démarrer l'horloge lorsque vous prenez des pauses de travail, et d'enregistrer des modèles pour les tâches que vous effectuez régulièrement (pour une tenue de registres facile).

Étape 3 : rédigez votre facture (au lieu de plusieurs factures)

Une fois que toutes les informations nécessaires sont collectées et que la fin d'un cycle de facturation est atteinte, vous pouvez saisir vos heures, services et produits dans une facture et l'envoyer à votre client. Assurez-vous d'inclure :

• Les dates du cycle de facturation
• Une liste détaillée de ce que vous facturez au client
• Combien vous facturez le client pour chaque élément de campagne
• Le total de la facture (y compris les taxes et frais applicables)

Si vous craignez d'oublier quelque chose, pensez à utiliser le générateur de factures de Hiveage, qui comprend des champs pour toutes les informations que vous devrez fournir à vos clients. De plus, si vous avez suivi votre temps avec Hiveage, vous pouvez simplement convertir vos enregistrements en facture, ce qui rend le processus rapide et facile.

Conclusion : comment utiliser les factures consolidées

La gestion de votre entreprise devrait consister à gagner de l'argent et non à gérer la paperasse. L'utilisation de factures consolidées vous permet de consacrer plus de temps aux aspects de votre entreprise qui sont les plus importants pour vous, plutôt qu'au processus de facturation. De plus, c'est un système plus simple qui est plus pratique pour vous et vos clients.

Mieux encore, vous pouvez consolider les factures en seulement trois étapes :

1. Déterminer la période de facturation de la facture
2. Tenir des registres détaillés
3. Rédigez votre facture

Vous avez des questions sur l'utilisation efficace des factures consolidées ? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous!