5 cas d'utilisation de gestion de contenu d'entreprise à considérer

Nous avons rassemblé cinq cas d'utilisation de la gestion de contenu auxquels vous devez réfléchir lorsque vous envisagez d'investir dans une solution de gestion de contenu d'entreprise (ECM).

Quatre d'entre eux sont une gracieuseté de DocuWare, l'un des partenaires technologiques d'Impact Networking. Pour lire d'autres études de cas DocuWare, veuillez suivre ce lien.

Pourquoi la gestion de contenu d'entreprise ?

Pourquoi les organisations ont-elles aujourd'hui besoin d'un système ECM pour leurs opérations ?

La gestion de contenu d'entreprise aide les entreprises à numériser, contrôler et automatiser les flux de travail pour les informations structurées et non structurées telles que les factures, les CV, les documents fiscaux, les e-mails, etc.

Comme vous pouvez l'imaginer ou le savez déjà, être capable de gérer ces informations de manière efficace et efficiente grâce à une solution centralisée est important pour une organisation moderne axée sur l'amélioration de ses capacités numériques.

Avec le volume de données présent même dans les petites entreprises aujourd'hui, la nécessité de les gérer correctement augmente et le besoin de flux de travail rationalisés grâce à des solutions telles que les ECM devient plus évident chaque année.

Article connexe : Pourquoi la gestion de contenu d'entreprise est essentielle pour votre entreprise

Cas d'utilisation n° 1 : Avance (à but non lucratif)

Avance est basée à San Antonio et gère environ 30 centres d'éducation de la petite enfance à San Antonio et dans d'autres villes.

Ces centres d'éducation doivent commander une grande quantité de fournitures (qu'il s'agisse de lait maternisé, de couches ou de mobilier) et, par conséquent, de nombreuses commandes doivent être suivies.

Avant de mettre en place un ECM, l'organisation s'appuyait exclusivement sur des processus papier qui, de leur propre aveu, rendaient le processus d'approbation et d'acquisition lent et inefficace.

Ces processus papier, concernant principalement les bons de commande papier, devraient être envoyés par courrier interne ou via FedEx, deux pratiques extrêmement chronophages.

Après avoir numérisé ces processus avec un système de gestion de contenu, un script d'automatisation a été utilisé pour comptabiliser et rendre compte de tous les achats en cours, permettant à l'organisation d'avoir une image précise et à jour des commandes en attente et des fonds de subvention restants.

Ils ont également économisé une quantité substantielle d'espace physique après avoir supprimé une multitude de classeurs nouvellement redondants, au profit de leurs lieux de travail et des employés qui les utilisent.

Cas d'utilisation n° 2 : Crédit Avantage (finance)

Advantage Credit offre des services d'évaluation du crédit aux prêteurs hypothécaires, aux courtiers et aux banques.

Avant la numérisation, comme Avance, l'entreprise dépendait fortement des processus papier.

Pour cette raison, l'organisation a eu d'énormes difficultés avec la rétention des employés car elle n'était pas en mesure d'offrir une flexibilité aux travailleurs en ce qui concerne le travail à distance.

Il en a résulté un niveau problématique de rotation du personnel, qui s'est aggravé après plus d'une décennie dans l'industrie, de nombreux travailleurs vieillissants souhaitant de la flexibilité.

Afin de répondre à ces préoccupations en matière de main-d'œuvre, une stratégie de transformation numérique a été recherchée, et l'introduction d'un système de gestion de contenu d'entreprise en était un aspect central.

Advantage avait besoin d'une solution de gestion de documents sécurisée et capable de numériser des documents papier à des fins de récupération, de partage et de collaboration.

Après la mise en œuvre du système ECM, l'entreprise a pu atteindre tous ces objectifs et, par conséquent, a pu offrir des opportunités de travail à distance aux employés.

Advantage Credit a pu déplacer 90 % de ses effectifs vers le travail à distance, réduisant les coûts de location des bureaux de 65 %, améliorant la productivité de 50 % et, surtout, améliorant la rétention des employés de 100 %.

Cas d'utilisation n° 3 : Ewart-Ohlson (fabrication)

Ewart-Ohlson Machine Company travaille avec des machines à commande numérique par ordinateur (CNC) et produit des pièces pour les secteurs de l'aérospatiale, de l'énergie, de l'acier et de l'automobile.

La société a été fondée en 1942 et respecte depuis de nombreuses années les réglementations de conformité AS9100 pour ses données et informations.

Étant donné que tous les documents avant la numérisation étaient obtenus manuellement, ils devaient être stockés et sécurisés dans un emplacement physique, généralement un classeur sur site.

Lorsque le personnel avait besoin de référencer un document, par exemple à des fins de contrôle qualité ou à la demande d'un client, la recherche de documents était fastidieuse et lente.

Avec jusqu'à 300 pages de documents à déposer chaque semaine, il est facile de comprendre pourquoi cela est devenu un problème qu'il fallait traiter le plus tôt possible.

Après avoir mis en place un système de gestion de contenu, Ewart-Ohlson était non seulement en mesure de fournir un accès beaucoup plus efficace à la documentation nécessaire pour le personnel, mais aussi pour les clients. En bref, ce qui était un travail de 30 minutes en prend maintenant moins d'une.

En plus de cela, l'ECM a pu adhérer aux réglementations nécessaires, de sorte que les informations puissent être traitées, consultées et partagées tout en restant en conformité.

Cas d'utilisation n° 4 : Ville d'Oakfield (gouvernement)

Oakfield est une ville de l'État de New York et est régie par le bureau de la ville d'Oakfield.

Avant de se lancer dans un plan de transformation numérique, la ville d'Oakfield comptait sur le stockage manuel de tous les documents officiels dans ses bureaux.

La tenue de dossiers exclusivement papier signifiait que le bureau devait continuellement ajouter de l'espace physique pour les stocker, et un prix de 300 000 $ leur a été proposé pour ajouter une salle de conservation des dossiers à cette fin.

Sachant qu'il s'agissait d'une situation qui ne demanderait que plus de dépenses et d'expansion à l'avenir, la ville d'Oakfield a décidé de suivre une voie de numérisation comme alternative.

Après avoir adopté une solution de gestion de contenu d'entreprise, le gouvernement local de la ville a pu stocker plus de 40 000 de ses documents existants dans le stockage en nuage.

Environ 300 nouveaux documents sont numérisés dans le système chaque mois, et maintenant grâce à son système de stockage en nuage, le bureau du gouvernement de la ville d'Oakfield est en mesure de classer en toute sécurité et d'accéder facilement aux données sensibles et non sensibles.

Cas d'utilisation n° 5 : Watertech of America

Watertech of America propose des programmes de traitement de l'eau dans le Wisconsin, le Minnesota, l'Iowa et le nord de l'Illinois.

Watertech accorde une grande importance à ce qu'elle appelle «l'environnementalisme pratique», qui cherche à allier durabilité et efficacité pour ses clients.

Malheureusement, les systèmes de documentation de Watertech n'étaient pas durables et, en peu de temps, leur petit bureau abritait environ 40 classeurs remplis de documents papier.

Cela provoquait un grand degré d'inefficacité dans les processus opérationnels de l'entreprise, et ils ont donc cherché un système de gestion de contenu pour atténuer ce point douloureux.

Après qu'Impact Networking a effectué un audit de découverte et formulé les recommandations appropriées pour mettre en place la stratégie de gestion des documents de Watertech, un ECM a été mis en œuvre et les processus de documentation de l'entreprise ont été numérisés.

Cela a permis à l'organisation de ne plus utiliser uniquement des processus papier et de passer à un référentiel numérique plus efficace et sécurisé pour capturer et stocker des données et des informations.

Sans aucun doute, je pense que la mise en œuvre de DocuWare avec Impact a été l'une des meilleures choses que nous ayons faites au cours de mes 12 années au sein de l'entreprise. – Jon Tiegs, vice-président, Watertech of America.

Conclusion

Plusieurs cas d'utilisation peuvent éclairer la décision d'une entreprise de mettre en œuvre une stratégie d'adoption de la gestion de contenu d'entreprise.

L'utilisation principale et la plus évidente est la réduction des tâches papier, manuelles et chronophages qui coûtent régulièrement du temps et de l'argent aux entreprises.

Non seulement l'ECM peut améliorer l'efficacité des processus opérationnels en les numérisant, mais des workflows d'automatisation peuvent être ajoutés pour aller encore plus loin et les normes de conformité des données peuvent être facilement atteintes avec des solutions modernes.

En outre, les cas d'utilisation en dehors de la réduction de la dépendance aux processus manuels, comme la flexibilité accrue de la manière dont les données peuvent être traitées, signifient que les organisations mettant en œuvre des systèmes ECM peuvent bénéficier d'une structure de processus de flux de travail rationalisée et efficace.

Nous espérons que ces cas d'utilisation de la gestion de contenu vous ont permis de comprendre pourquoi les entreprises mettent en œuvre les ECM, et nous vous encourageons à visiter notre partenaire, DocuWare, pour plus de cas d'utilisation de la gestion de contenu.

Abonnez-vous à notre blog pour recevoir des informations mensuelles sur les technologies d'entreprise et rester à jour avec le marketing, la cybersécurité et d'autres nouvelles et tendances technologiques.