Votre plan d'urgence : qu'est-ce que c'est et comment en créer un

En tant que propriétaire d'entreprise, vous n'avez aucune idée de ce qui vous attend. Cela pourrait être une ruine financière totale (j'espère que non), ou même quelque chose comme une pandémie mondiale !

Quelle que soit la catastrophe, la fortune d'une entreprise peut changer radicalement, faisant complètement dérailler vos opérations.

Et par conséquent, vous avez besoin d'un plan d'urgence.

C'est-à-dire un plan de secours, pour chaque éventualité.

Décrivons exactement ce qu'est un plan d'urgence, ses avantages et comment utiliser les bons outils pour créer le vôtre.

La définition d'un plan d'urgence

En bref, un plan d'urgence est un plan bien pensé qui couvre tous les domaines de votre entreprise.

Il est conçu pour corriger des erreurs relativement mineures avant qu'elles ne dégénèrent en véritables catastrophes.

Bien sûr, vous avez probablement déjà entendu parler du terme "Plan B". Et c'est exactement ce dont il s'agit. Plan de « contingence » se trouve être le terme professionnel.

Lorsqu'il est exécuté correctement, un plan d'urgence aide votre entreprise à se remettre sur pied en un rien de temps. Non seulement cela, mais il est également conçu pour empêcher que des problèmes similaires ne se reproduisent.

Pourquoi un plan d'urgence est-il important ?

Une idée fausse classique des entreprises est la suivante : si vous faites une erreur, vous pouvez simplement la corriger et cela ne se reproduira plus jamais. Cependant, la réalité est que cette complaisance signifie que le problème reviendra encore et encore. Si cela n'est pas géré correctement, ces problèmes récurrents peuvent avoir des conséquences dévastatrices, y compris la fermeture d'une entreprise.

Comme l'ont prouvé ces dernières années, les vies professionnelles et personnelles peuvent changer si rapidement, et pourtant les entreprises ne sont peut-être pas encore prêtes pour ces changements. Des études montrent qu'un pourcentage stupéfiant de 39 % des professionnels des RH n'avaient pas de plan d'urgence en place pour faire face à la COVID-19 au début de la pandémie. Ceci, ainsi que diverses autres raisons, montrent à quel point il est important de penser vite et d'avoir des plans d'urgence en place.

• Cela aide à réduire les dommages commerciaux - un plan d'urgence donne aux entreprises une longueur d'avance, minimisant les dommages potentiels. Par exemple, si vous travaillez dans le commerce de détail et qu'un produit doit être rappelé, un plan d'urgence garantira que tous les gérants de magasin n'auront pas à s'en occuper. Disons que trois clients se plaignent du même article. Les responsables de magasin doivent simplement retirer l'article en question et informer les clients de son retrait. Ce plan d'urgence protégera en fin de compte la réputation du magasin.
• Votre entreprise rebondit plus rapidement - il est indéniable que la pandémie nous a tous pris au dépourvu. Parce que les entreprises ont souffert, récupéré et repensé divers flux de travail dans l'ère post-pandémique, elles ont mis en place des plans d'urgence au cas où un événement de cette ampleur se reproduirait. Et cela s'applique dans pratiquement tous les scénarios. Une fois que vous avez une procédure en place, elle sera plus rapide à mettre en œuvre la prochaine fois.
• Les employés gagnent en confiance - les plans d'urgence garantissent que même le plus récent employé est préparé à un problème potentiel. Le personnel peut simplement arriver au travail sans avoir à s'inquiéter car il saura déjà comment gérer diverses possibilités. Par exemple, si vous travaillez dans la construction et que vous avez un plan d'urgence en place pour un danger pour la sécurité, votre équipe sait déjà comment le gérer à l'avenir pour s'assurer que personne d'autre n'y est exposé.

5 étapes pour créer un plan d'urgence

À vrai dire, l'élaboration de votre plan d'urgence n'est pas facile. Cela prend du temps et est le résultat de recherches approfondies et de remue-méninges. Voici quelques étapes essentielles que tous les gestionnaires devraient suivre lors de l'élaboration d'un plan d'urgence.

Tout d'abord, il est important de s'asseoir en équipe et de décider quels pourraient être les défis potentiels auxquels vous êtes confronté en tant qu'entreprise. En tant que gestionnaire, les choses que vous considérez comme des défis peuvent être différentes de celles auxquelles vos employés sont confrontés au quotidien. En les impliquant dans le processus de brainstorming, tous les membres de l'équipe peuvent être sur la même page. Si tous les membres de l'équipe ne peuvent pas participer à une réunion, vous pouvez toujours ouvrir une boîte à suggestions pour vous assurer que la voix de chacun est entendue, d'une manière ou d'une autre.

Autorisez le personnel à faire des suggestions pour votre plan d'urgence

Apprendre encore plus

Une fois que vous avez identifié les principaux défis/risques, vous pouvez commencer à comprendre pourquoi ils surviennent. Vous pouvez ensuite réfléchir à des solutions à ces problèmes afin qu'ils ne se reproduisent plus. En prévision de tout incident futur, notez les contacts d'urgence que les membres du personnel doivent appeler. Vous pouvez également noter les procédures du plan d'urgence et les ressources dont vous pourriez avoir besoin pour chacune d'entre elles.

Une fois que vous avez énuméré les procédures de votre plan d'urgence, vous devrez les énumérer par ordre de priorité. Quelle que soit l'industrie, la sécurité doit toujours figurer en tête de liste. Par exemple, si vous travaillez dans la construction, vous devez décider de la disposition des échafaudages. Si l'échafaudage est mal construit, la procédure de sécurité sera exécutée conformément au plan d'urgence. Avertir les travailleurs à l'avance les empêchera d'être exposés à des dangers, ce qui pourrait sauver des vies dans le processus.

Pour que votre plan de contingence soit le plus efficace possible, il est temps de vous débarrasser des gros classeurs qui mettent des heures aux gestionnaires à trouver les bonnes procédures. Des applications telles que Connecteam ont tout ce dont vous avez besoin pour que votre personnel puisse accéder facilement aux procédures d'urgence et alerter les autres membres de l'équipe avant que des problèmes potentiels ne surviennent.

• Les membres de l'équipe peuvent utiliser la boîte à suggestions pour soumettre des idées pour le plan d'urgence, améliorant ainsi l'engagement des employés.
• Avec le centre de connaissances de Connecteam, vous pouvez télécharger toutes vos procédures ainsi que des photos, des vidéos, etc. Cela aidera votre équipe à savoir exactement quoi faire lorsqu'une situation se produit. Les employés peuvent voir visuellement ce qu'ils doivent faire sans avoir à faire des allers-retours avec les responsables par téléphone. Sinon, ils peuvent contacter leur manager via une communication interne (1:1 ou chat de groupe).

• Utilisez la gestion des tâches pour permettre aux membres de l'équipe d'exécuter le plan d'urgence en suivant les procédures.
• Envoyez des mises à jour pour informer toute votre équipe que le plan d'urgence est prêt à être lu et suivi si nécessaire. Les employés doivent lire chaque page avant de continuer, en s'assurant que tous l'ont lu et compris.
• La planification des quarts de travail supprime la charge mentale et la possibilité d'erreur humaine. Par exemple, cette fonctionnalité alerte automatiquement les employés des conflits. Les responsables peuvent voir qui est disponible/indisponible si le pire scénario se produit et s'assurer que tous les quarts de travail nécessaires sont pourvus.
• Utilisez des formulaires/listes de contrôle pour vous assurer que tout est vérifié au préalable, minimisant ainsi le risque d'erreur humaine. Envoyez facilement des formulaires d'évaluation des risques aux employés. Ceci est particulièrement bénéfique pour les travailleurs de la sécurité et de la santé.

Même lorsque votre plan d'urgence est prêt à être publié, il est important de le revoir et de s'assurer qu'il est aussi efficace et efficient que possible. Au fur et à mesure que votre entreprise grandit, votre plan d'urgence devrait en faire autant. C'est un travail en cours qui devra être évalué et modifié avec le temps.

Par exemple, les catastrophes naturelles et les pandémies mondiales peuvent obliger les gestionnaires à modifier les procédures conformément au protocole de santé et de sécurité.

L'essentiel sur les plans d'urgence

Lorsque tout est dit et fait, un plan d'urgence n'a pas besoin d'être quelque chose pour lequel les employés ont besoin d'heures de formation. Il n'est pas non plus nécessaire de regrouper tous vos employés dans une seule pièce, ce qui peut être particulièrement difficile pour les travailleurs sans bureau.

La vérité est que vous n'aurez pas besoin d'imprimer votre plan d'urgence sur une pile de feuilles. Au lieu de cela, utilisez simplement une application tout-en-un pour mettre votre plan en marche et apporter les modifications appropriées au fur et à mesure.

Une fois que vous utiliserez Connecteam, vous ne vous demanderez plus ce qu'est un plan d'urgence ou comment vous allez résoudre un large éventail de problèmes futurs. Vous vous poserez la question suivante : "Pourquoi n'en ai-je pas créé un plus tôt ?"