Comment créer un programme de congés payés (PTO) pour votre entreprise

Avant d'embaucher un nouvel employé, vous devriez déjà avoir mis en place une politique de congés payés. Cette politique joue un rôle majeur pour attirer de nouvelles recrues, stimuler l'engagement et la productivité, et est ancrée dans la culture d'entreprise. Maintenant, vous n'êtes pas obligé d'offrir des congés payés, cependant, plus de 60 % des employés des petites entreprises ont accès à des congés payés (PTO) pour les vacances, les jours fériés et la maladie - mais selon l'état dans lequel vous vous trouvez, le les règles et les politiques peuvent varier.

Ce n'est un secret pour personne que la prise de force peut être difficile à cartographier, c'est pourquoi nous répondons à vos questions les plus brûlantes sur la prise de force. Dans ce blog, nous nous penchons sur ce qu'est le PTO, les avantages et les inconvénients, les différentes règles par état et comment créer un programme de PTO qui fonctionne le mieux pour votre entreprise et vos employés.

Qu'est-ce que la prise de force ?

Les congés payés ou congés personnels (PTO) combinent les jours de maladie, les jours de vacances et les jours personnels que les employés peuvent utiliser comme ils le souhaitent, en ont besoin ou le désirent. Chaque fois qu'un employé a besoin ou veut prendre un congé, la politique de prise de force lui permet d'utiliser un certain nombre de temps comme heures rémunérées et c'est à l'employé d'utiliser ce temps comme il le souhaite. Qu'il s'agisse de récupérer leurs enfants, de laisser entrer un réparateur, d'aller voir un médecin, etc. La façon dont l'employé utilise ce temps n'est pas l'affaire de l'employeur.

Quelle est la différence entre prise de force et vacances ?

Le plus souvent, lorsqu'un employé s'absente du travail, il le fait avec des vacances. Désormais, des vacances sont des congés payés qui sont pris sans condition, ce qui signifie que le salaire est dû en raison des lois de l'État ou de la politique de l'employeur, et que l'employé a également le pouvoir discrétionnaire de prendre les vacances et pour quelle raison.

Le PTO, en revanche, correspond à tout moment où un employé est payé pendant qu'il ne travaille pas. Fondamentalement, c'est n'importe quel congé payé. Le PTO est beaucoup plus large que les vacances, car les vacances sont essentiellement un exemple de PTO, mais le PTO n'est pas exactement des vacances. Une prise de force sans vacances comprend un congé de maternité, une fonction de juré, un congé de maladie ou une indemnité de vacances.

Un employeur est-il tenu d'offrir la prise de force en tant qu'avantage social ?

Pas du tout. Au niveau fédéral, les employeurs ne sont pas tenus d'offrir la prise de force à leurs employés. En gardant cela à l'esprit, votre état, votre comté et la ville peuvent avoir des exigences fixes en matière de vacances et de congés de maladie. Notez que ces lois changent constamment, alors assurez-vous de consulter le site Web du ministère du Travail de votre État et les sites Web de votre comté et de votre ville pour vous tenir au courant des règles qui peuvent s'appliquer à votre entreprise.

L'employé et l'employeur sont protégés

Avant PTO, vos employés ont peut-être menti sur la façon dont ils utilisaient leur temps libre. Par exemple, ils ont emmené leurs enfants chez le médecin ou ont dû laisser un réparateur toute la journée, mais ils l'ont déclaré comme un jour de maladie. Avec PTO, vos employés ont plus de flexibilité pour créer un équilibre travail-vie sain et ne se sentent pas obligés d'inventer des histoires, au lieu de cela, ils peuvent être honnêtes à propos de leur temps.

Les gestionnaires doivent s'assurer qu'ils ont mis en place des directives claires en ce qui concerne leur politique de prise de force. Incluez-le dans votre manuel de l'employé afin que votre équipe puisse se référer à la politique de prise de force au besoin. Les directives clarifieront le processus, par exemple, la prise de force doit être demandée deux jours avant, sauf si l'employé est gravement malade.

Avant de mettre en œuvre votre politique de prise de force, assurez-vous que vos employés comprennent pourquoi il s'agit de la nouvelle politique et expliquez le processus de réflexion qui la sous-tend afin qu'ils ne résistent pas à la nouvelle politique. Ce niveau de transparence permet d'assurer une adoption en douceur.

Puis-je proposer différentes politiques de prise de force à différents employés ?

Oui, les employeurs sont autorisés à proposer différentes politiques de congés payés à différents employés. Cependant, la raison NE PEUT PAS être due à la discrimination (race, sexe, religion, etc.). autorisé.

Vous trouverez ci-dessous les scénarios les plus courants pour avoir besoin ou vouloir offrir différentes politiques de congés payés à différents employés :

• Ancienneté : la prise de force peut être différente pour les employés qui ont travaillé plus longtemps dans l'entreprise.Par exemple, une nouvelle embauche ne peut recevoir que 14 jours de prise de force pour la première année. Alors qu'un employé qui travaille dans l'entreprise depuis plus de trois ans se voit accorder 21 jours de prise de force.
• Promotions : les employés plus expérimentés ou les employés qui ont été récemment promus peuvent se voir attribuer plus de jours de prise de force.
• Employés à temps plein ou à temps partiel : lorsqu'il s'agit d'employer des employés à temps plein ou à temps partiel, le nombre de prises de force peut varier.Par exemple, un employé à temps plein peut commencer avec 14 jours alors qu'un employé à temps partiel commence avec 10 pour l'année.

Quelles sont les lois des États sur les prises de force et les vacances ?

En matière de vacances, il existe de nombreuses lois d'État. Par exemple, ils couvrent :

• Salaires gagnés : certains États considèrent les vacances accumulées comme des salaires gagnés et exigent que l'employeur les verse lorsqu'un employé est licencié.
• Utilisez-le ou perdez-le : certains États autorisent une politique de vacances à avoir une « date d'expiration ».
• Une combinaison des deux.

Les États n'exigent pas d'un employeur qu'il accorde des congés payés à ses employés, mais la plupart réglementent la prise de force. La plupart des États ont une politique de congés payés qui ne s'applique qu'aux vacances gagnées.

Même si votre état exige ou non un paiement de congés accumulés, vous devez en tenir compte dans les politiques de votre entreprise. Cela signifie que vous pouvez choisir la politique qui vous convient le mieux, à vous et à vos employés, en ce qui concerne le paiement du temps accumulé.

Quelles sont les lois PTO par État?

Californie

Les employeurs ne sont pas autorisés à mettre en œuvre une politique d'utilisation ou de perte, mais ils peuvent inclure un plafond sur les charges à payer. Les employeurs sont tenus de payer les employés qui ont été licenciés pour les vacances accumulées dans leur dernier salaire. En Californie, la paie de vacances est une forme de salaire qu'un employeur peut choisir d'offrir à ses employés.

La loi californienne sur le temps accumulé s'applique aux vacances ou aux vacances combinées à des congés de maladie dans le cadre d'une politique de prise de force.

Pour plus d'informations, consultez le site Web de l'État de Californie.

Colorado

Au Colorado, les employeurs doivent payer à leurs employés les vacances accumulées lorsqu'ils sont licenciés. L'indemnité de vacances est considérée comme une forme de salaire dans le Colorado. De plus, cette loi ne s'applique qu'aux vacances et non aux congés de maladie.

Pour plus d'informations, consultez le site Web de l'État du Colorado.

Illinois

Les employeurs ne sont pas autorisés à appliquer la politique de l'utilisation ou de la perte dans l'Illinois. Cependant, il est réglementé. Les employeurs sont autorisés à exiger de leurs employés qu'ils utilisent leurs vacances avant une certaine date, mais seulement si l'employé dispose d'un délai raisonnable.

De plus, la loi de l'Illinois oblige les employeurs à offrir un paiement de prise de force aux employés qui ont été licenciés.

Pour plus d'informations, visitez le site Web de l'Illinois.

Indiana

Dans l'Indiana, les employeurs sont tenus de payer leurs employés pour les vacances accumulées lorsque l'employé est licencié. Cependant, la politique en matière de vacances est laissée à la discrétion des employeurs et les employeurs peuvent spécifier les conditions que les employés doivent respecter pour recevoir une indemnité de vacances accumulée.

Pour plus d'informations, visitez le site Web de l'État de l'Indiana.

Louisiane

La Louisiane n'autorise pas les employeurs à rémunérer les employés pour les congés accumulés. Au lieu de cela, il oblige les employeurs qui offrent des congés payés à payer le temps accumulé lorsqu'un employé est licencié.

Pour plus d'informations, consultez les politiques de la Louisiane.

Maryland

Dans le Maryland, les employeurs ne sont pas tenus de rémunérer les employés pour les congés accumulés. Cependant, les employeurs sont tenus de rémunérer les employés pour les vacances non utilisées s'ils n'ont pas de politique de confiscation stipulant le contraire.

Pour plus d'informations, consultez le site Web de l'État du Maryland.

Massachusetts

Dans le Massachusetts, les employeurs ne sont pas en mesure de forcer leurs employés à renoncer au temps gagné, ils peuvent définir des politiques d'utilisation ou de perte. Les employeurs peuvent déterminer une date d'expiration pour les vacances accumulées, mais celle-ci doit être raisonnable. De plus, les employeurs peuvent limiter le nombre de vacances que les employés accumulent ou gagnent.

Les employeurs du Massachusetts doivent également fournir une indemnité de vacances accumulée aux employés qui quittent l'entreprise.

Pour plus d'informations, consultez les politiques du Massachusetts.

Montana

Dans le Montana, les employeurs qui offrent des congés payés à leurs employés ne peuvent pas non plus avoir de politiques d'utilisation ou de perte. Cependant, ils peuvent plafonner la limite du montant qu'un employé peut accumuler. De plus, les employeurs doivent rémunérer les employés pour toute période de vacances accumulée lorsqu'ils sont licenciés de l'entreprise.

Pour plus d'informations, rendez-vous sur le site Web de l'État du Montana.

Nebraska

Les employeurs du Nebraska ne peuvent pas établir une politique d'utilisation ou de perte. Les employés licenciés doivent être payés pour les vacances acquises et non utilisées.

Pour plus d'informations, visitez le site Web du Nebraska.

New York

À New York, les employeurs ne sont pas tenus de rémunérer les employés pour les congés accumulés. Cependant, les employeurs sont tenus de payer les employés pour les vacances accumulées lorsqu'ils sont licenciés de l'entreprise, à moins qu'ils n'aient une politique qui stipule le contraire.

Pour plus d'informations, consultez le site Web de New York.

Caroline du Nord

En Caroline du Nord, les employeurs ne sont pas tenus de rémunérer les employés pour les congés accumulés. De plus, les employeurs sont tenus de payer aux employés les vacances accumulées lorsque l'employé est licencié de l'entreprise si la politique de l'entreprise ne traite pas de ce qui lui arrive.

Pour plus d'informations, consultez le site Web de l'État de Caroline du Nord.

Dakota du nord

La loi du Dakota du Nord stipule que les employés ont droit à une indemnité de vacances non utilisée lorsqu'ils sont licenciés de l'entreprise, mais il existe quelques exceptions.

Les employeurs dont les employés quittent volontairement l'entreprise peuvent retenir les indemnités de vacances accumulées si :

• L'employeur a fourni à l'employé un avis écrit sur les conditions du paiement de la prise de force.
• L'employé a travaillé pour l'employeur pendant moins d'un an.
• L'employé a donné à l'employeur un préavis de moins de cinq jours.

Pour plus d'informations, consultez le site Web de l'État du Dakota du Nord.

Oregon

Dans l'Oregon, les employeurs sont tenus d'inclure les vacances accumulées dans le salaire final de leurs employés si la politique est sujette à interprétation.

Pour plus d'informations, consultez le site Web de l'État de l'Oregon.

Wisconsin

Les employeurs du Wisconsin peuvent déterminer s'ils fourniront ou non une indemnité de vacances accumulée lorsqu'un employé est licencié de l'entreprise. Cependant, les employeurs qui n'ont pas de politique écrite de confiscation sont généralement responsables du paiement des vacances non payées de l'employé.

Pour plus d'informations, consultez le site Web de l'État du Wisconsin.

Wyoming

Dans le Wyoming, les employeurs ne sont pas tenus de rémunérer les employés pour les congés accumulés. Les employeurs doivent également payer les employés qui ont été licenciés pour les vacances accumulées s'ils n'ont pas de politique de confiscation écrite reconnue par l'employé.

Pour plus d'informations, rendez-vous sur le site Web de l'État du Wyoming.

Avantages d'offrir une politique de prise de force

Lorsqu'il s'agit d'offrir une politique de congés payés, les employés et les employeurs en bénéficient tous les deux.

Avantages de la prise de force pour les employés :

• Les employés peuvent utiliser la prise de force à leur discrétion et ne sont pas bombardés de surveillance qui renforce la confiance et le bonheur.
• Les employés peuvent programmer leur prise de force à l'avance, ce qui aide les responsables à s'assurer que leur quart de travail est couvert à l'avance.
• Les employés peuvent utiliser la prise de force lorsqu'ils en ont le plus besoin, comme s'occuper de leur enfant malade, voir leur propre médecin ou simplement être à la maison pour se détendre.

Avantages de la prise de force pour les employeurs :

• Les employeurs ne sont pas mis dans une position inconfortable de « surveiller » leurs employés lorsqu'il s'agit de signaler comment ils ont utilisé leurs congés payés.
• Les employeurs peuvent avoir plus de contrôle sur les absences imprévues, ce qui permet de réduire les coûts et de garantir la satisfaction des clients.
• Les employeurs peuvent gérer la présence des employés avec ceux qui abusent du système ou qui ont des problèmes à se présenter. Au lieu d'avoir des règles strictes, ils peuvent traiter des problèmes uniques. Par exemple, certaines applications avec géolocalisation utilisent la technologie Breadcrumbs. Cela collecte essentiellement des points de localisation aléatoires pendant le quart de travail d'un employé, ce qui garantit que les responsables ont une bonne compréhension de l'emplacement du travailleur lors de l'enregistrement, ce qui évite le vol de temps dans le processus.

En savoir plus sur les meilleures applications de suivi du temps des employés

Inconvénients d'offrir des politiques de congés payés

Les employés et les employeurs subissent également des désavantages de prise de force.

Inconvénients de la prise de force pour les employés :

• Les employés considèrent le PTO comme un avantage et utiliseront en fait tout le temps libre, alors que dans le passé, ils n'auraient pas utilisé le temps pour les jours personnels, les jours de maladie et les vacances.
• Les employés peuvent considérer le temps de prise de force comme des vacances et viendront travailler même s'ils sont malades. Selon une enquête Glassdoor, l'Américain moyen ne prend quela moitiéde ses vacances et lorsqu'il prend des congés payés, 61 % déclarent travailler.

Inconvénients de la prise de force pour les employeurs :

• Les employeurs qui proposent des politiques de congés payés offriront à leurs employés moins de jours qu'auparavant. Cela signifie également que les nouvelles recrues accumulent la prise de force plus lentement.

Maintenant, la recherche montre que lorsque les employés prennent des congés, ils sont beaucoup plus productifs car ils ont eu beaucoup de temps pour se ressourcer. Ne vous contentez pas d'offrir des prises de force et des vacances, encouragez vos employés à prendre du temps ! Après tout, un employé plus productif, reposé et heureux est meilleur pour le résultat net. Certaines entreprises offrent même des incitatifs aux employés pour qu'ils prennent le temps nécessaire.

Les entreprises les mieux notées incluent ces politiques dans leurs politiques PTO

Moyennes d'une politique de prise de force

La Society for Human Resource Management (SHRM) a mené une enquête en 2016 sur la politique de congés payés de diverses entreprises et voici ce qu'elles ont trouvé,

« La majorité des organisations proposaient des régimes de prise de force (87 %) et des régimes de congés payés (91 %) aux employés en fonction de leur ancienneté dans l'organisation. Pour les régimes de prise de force, le nombre moyen de jours de congé accordés par an en fonction de l'ancienneté de l'employé variait de 13 à 26 jours et de 8 à 22 jours pour les régimes de congés payés.

Selon l'association WorldatWork, les employeurs offraient le nombre moyen suivant de jours de prise de force à leurs employés :

• Moins d'un an de service : 16 jours
• 1-2 ans de service : 18 jours
• 3-4 ans de service : 19 jours
• 5-6 ans de service : 22 jours
• 7-8 ans de service : 23 jours
• 9-10 ans de service : 24 jours
• 11-15 ans de service : 26 jours
• 16-19 ans de service : 27 jours
• Plus de 20 ans de service : 28 jours

Maintenant, le Bureau of Labor Statistics a rapporté que le travailleur moyen aux États-Unis recevait 10 jours de congés payés par an après avoir terminé sa première année. Cependant, cette période n'incluait pas les jours de maladie et les jours fériés. Le nombre de prises de force monte et descend, selon l'industrie et la région, cependant, 10 est la moyenne nationale.

Plus un employé reste longtemps dans une entreprise, plus il accumule de jours de prise de force. De plus, la plupart des entreprises autorisent les employés à accumuler du temps supplémentaire, mais elles limitent le nombre de jours pouvant être gagnés pendant l'emploi.

Quels secteurs offrent le plus de jours de vacances aux États-Unis ?

Les employés qui veulent le plus de vacances chaque année devraient travailler dans le secteur à but non lucratif/fondation – la moyenne ici est de 17,5 jours de vacances payées par an. Alors que les employés du gouvernement et de l'armée se classent au deuxième rang avec 17,3 jours. Le secteur d'emploi le moins bien classé est celui du marketing et des relations publiques, car très peu reçoivent ne serait-ce qu'un seul jour de congé chaque année.

Créez votre propre politique de prise de force

Avec toutes les informations ci-dessus à l'esprit, il peut sembler écrasant de créer votre propre politique de congés payés. Cependant, ne vous inquiétez pas! Nous avons créé un modèle gratuit que vous pouvez télécharger afin que le processus soit simple. (Nous vous recommandons de demander à votre conseiller juridique d'examiner la politique de prise de force pour vous assurer qu'elle correspond aux exigences des lois de votre état et à la culture de l'entreprise.)

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(De plus, avec notre application tout-en-un de gestion d'entreprise et d'employés, vous pouvez facilement mettre en œuvre votre programme PTO de manière transparente avec QuickBooks... tout ce que vous devez gérer est de vous assurer que vos employés arrivent et sortent, et nous ferons le reste !)

L'essentiel sur une politique de congés payés

La mise en œuvre d'une politique de prise de force dans votre entreprise est indispensable à l'avenir. Vos employés s'y attendront, d'autant plus que de plus en plus de travailleurs de la génération Y et de la génération Z rejoignent le marché du travail. De plus, comme nous l'avons mentionné, une politique de congés payés contribue à stimuler l'engagement, à attirer les meilleurs talents pour rejoindre votre entreprise et à améliorer vos résultats. C'est vraiment une évidence ! Utilisez toutes les informations mises en évidence ci-dessus pour élaborer la politique de congés payés parfaite pour votre entreprise et vos employés. Bon bricolage !