Comment créer des feuilles de temps dans Excel
Publié: 2021-10-28Divulgation complète, je n'ai jamais eu à créer une feuille de temps dans Excel. Jusqu'ici. Et laissez-moi vous dire quelque chose, j'ai eu envie de m'arracher les cheveux au bout de 10 minutes !
Oui, il est vrai que le suivi précis des heures de vos employés et la création de feuilles de temps sont une partie nécessaire de la gestion d'entreprise, et Excel semble être le choix logique étant donné qu'il est gratuit.
Cependant, ce n'est pas parce qu'Excel est gratuit qu'il est le meilleur outil pour créer les feuilles de temps des employés et calculer la paie. Ce n'est pas une simple méthode de suivi du temps. Et voici pourquoi.
Pourquoi vous ne devriez pas utiliser la feuille de temps Excel pour créer des feuilles de temps et calculer la paie
L'utilisation d'Excel pour créer des feuilles de temps peut être une bonne solution au début, mais n'est pas une feuille de temps efficace à long terme.
Il y a quelques inconvénients majeurs lors de la création d'une feuille de temps avec Excel…
- Ils prennent beaucoup de temps à créer, surtout si vous n'êtes pas familier avec Excel.
- Parce que les heures doivent être saisies manuellement, elles peuvent être pleines d'erreurs et d'erreurs. Ce qui ne mène qu'à de lourdes amendes sur la route de l'IRS.
- Sans surveillance, les employés peuvent manipuler les heures, également connues sous le nom de vol de temps.
- Des formules doivent être utilisées pour compter les heures régulières travaillées, le nombre total d'heures travaillées et les heures supplémentaires travaillées. Des formules doivent également être utilisées pour calculer la masse salariale à partir de ces feuilles de temps à la fin du mois.
- La création de rapports est difficile car Excel n'a pas été créé en tant qu'outil de création de rapports.
Ce ne sont là que quelques exemples de certains des inconvénients de la création de feuilles de temps Excel. En fin de compte, l'utilisation d'Excel pour créer des feuilles de temps peut potentiellement coûter des milliers de dollars à votre entreprise en raison d'erreurs stupides et imprudentes.
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L'utilisation d'une application de suivi du temps des employés est vraiment le meilleur choix. Avec une application de suivi du temps des employés, comme Connecteam, les propriétaires d'entreprise peuvent suivre avec précision les heures des employés et créer des feuilles de temps avec une application d'horloge numérique pour les employés. Plus de processus manuels, plus d'erreurs et plus de vol de temps.
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Comment créer un modèle de feuille de temps dans Excel
La création d'une feuille de temps Excel est assez facile, si vous l'avez déjà utilisée. Il comprend la plupart des détails que vous verriez sur une feuille de temps normale, tels que les informations sur les employés, la date, les tâches terminées, l'heure de début et de fin, les heures régulières travaillées, les heures supplémentaires travaillées et les absences.
Une fois que vous avez ajouté tous les détails que vous souhaitez que vos employés remplissent dans la feuille de temps Excel, vous devez placer des formules dans la cellule des heures normales travaillées, la cellule des heures supplémentaires travaillées et la cellule du nombre total d'heures travaillées ; afin qu'Excel puisse calculer les heures saisies.
En outre, vous devez mettre en forme les cellules contenant les heures d'arrivée et de départ au format horaire, et le nombre total d'heures travaillées par période de paie, les heures normales travaillées et les heures supplémentaires au format numérique. En outre, toute cellule indiquant le « montant gagné » doit être au format comptable.
Il est important de se rappeler que si les valeurs écrites par vos employés sont incorrectes, vous pouvez finir par surpayer massivement ou sous-payer les salaires des employés au moment de la paie.
Comment calculer le nombre total d'heures travaillées dans Excel
C'est là que ça se complique un peu. Pour qu'Excel calcule le nombre total d'heures travaillées, vous devez saisir une formule "= (heure de fin - heure de début * 24)" en utilisant les cellules correspondantes de cet employé.
Comment calculer les heures de travail régulières dans Excel
Le calcul des heures régulières travaillées nécessite que vous définissiez le nombre d'heures régulières que vos employés sont autorisés à travailler avant qu'elles ne se transforment en heures supplémentaires. Pour ce faire, saisissez la formule "=IF(total hours >= (max regular hours), (max regular hours), (max regular hours). Dans cet exemple, le nombre normal d'heures régulières autorisées pour travailler est de 9.
Comment calculer les heures supplémentaires dans Excel
Pour calculer les heures supplémentaires dans Excel, vous devez également saisir une autre formule. Pour ce faire, saisissez la formule "=if(total hours<=max regular hours, 0, (total hours – max regular hours)).
Comment calculer la paie avec des formules Excel
Vous pouvez également utiliser Excel pour calculer la paie. Il est essentiel de se rappeler que si les heures saisies par vos employés sont incorrectes, votre paie sera également incorrecte.
Vous devez d'abord calculer le nombre total d'heures travaillées, y compris les heures supplémentaires. La formule pour calculer le nombre total d'heures est "sum(first:last row)". Après cela, vous devez utiliser la même formule pour calculer toutes les heures supplémentaires. Et pour calculer le salaire, il suffit de multiplier le taux horaire, par le nombre d'heures travaillées.
Pour cet exemple, nous utiliserons un taux de rémunération horaire de 15,00 $ de l'heure.
Répétez ce processus pour les heures supplémentaires et le nombre total d'heures pour calculer la masse salariale, et assurez-vous de mettre le salaire horaire correct pour les employés qui font des heures supplémentaires. Ensuite, vous devez ajouter la somme du montant gagné et des heures supplémentaires gagnées pour calculer le salaire total gagné.
Pourquoi il est important de verrouiller vos feuilles de temps
Il est essentiel de pouvoir verrouiller vos feuilles de temps lorsqu'il s'agit de partager des feuilles de temps avec des employés et de créer des feuilles de temps précises pour la paie. Les feuilles de temps qui ne se verrouillent pas peuvent être modifiées ou manipulées, ce qui entraînera des erreurs de paie sur toute la ligne.
Avec Excel, vous pouvez verrouiller vos feuilles de temps en n'autorisant que certains employés à accéder à la feuille de calcul Excel. Vous pouvez également désactiver le partage à un certain moment de la journée, une fois que les employés ont fini de saisir leurs heures, afin qu'ils ne puissent pas modifier ou ajouter des heures plus tard.
La bonne nouvelle est que vous n'avez rien à faire de tout cela. Il existe d'étonnantes solutions logicielles de suivi du temps des employés qui peuvent créer des feuilles de temps et les exporter vers la paie en quelques clics.
Comment automatiser le processus avec une solution numérique : Connecteam
Excel a quelques défauts…
- Cela prend beaucoup de temps et d'efforts si vous n'êtes pas familier avec Excel.
- Ce n'est pas organisé.
- Les formules peuvent casser et affecter les calculs.
- Il est impossible de communiquer facilement avec les employés au sujet de leur feuille de temps via Excel.
- Toutes les heures doivent être saisies manuellement.
- Excel n'est pas en ligne, ce qui rend la collaboration presque impossible.
Si la création de feuilles de temps Excel est aussi difficile pour vous que pour moi, alors vous serez heureux de savoir qu'il existe un moyen d'automatiser tout ce processus sans utiliser Excel ! Un logiciel de gestion des employés, comme Connecteam, vous permet de faire tout ce que fait Excel et bien plus encore.
Avec Connecteam, vous pouvez suivre avec précision les heures des employés des manières suivantes :
- Une horloge alimentée par suivi GPS permet aux employés d'entrer et de sortir directement depuis leur appareil mobile.
- Feuilles de temps entièrement personnalisables.
- Gagnez du temps en examinant et en approuvant les feuilles de temps directement sur le tableau de bord de l'administrateur.
- Verrouillez facilement les feuilles de temps afin que les employés ne puissent pas modifier leurs heures sans approbation et réduisez le vol de temps des employés.
- Prévenez également les problèmes de paie tels que le vol de temps et les coups de poing entre amis en utilisant la technologie de géorepérage, en créant des périmètres virtuels à partir desquels les employés peuvent entrer et sortir.
- Définissez des périodes de paie et informez automatiquement les employés lorsqu'il est temps pour eux de consulter leurs feuilles de temps.
- Exportez facilement les feuilles de temps vers un logiciel de paie tel que l'intégration de Connecteam avec QuickBooks Online et Gusto pour une paie 100 % précise.
- Des notifications automatisées alertent les managers sur les heures supplémentaires, les limitations de temps, les temps doubles, etc.
- Les responsables peuvent facilement contacter les employés au sujet de leur feuille de temps via le chat intégré à l'application et résoudre tout problème ou anomalie.
Un logiciel de suivi du temps des employés, comme Connecteam, rend la création de feuilles de temps simple et efficace. Avec Connecteam, il n'est pas nécessaire de créer manuellement une feuille de temps Excel ou de saisir des formules déroutantes. Tout est automatisé, précis et simple.
Éliminez les tracas de la création de feuilles de temps des employés avec Connecteam dès aujourd'hui !
The Bottom Line: Comment créer des feuilles de temps dans Excel et pourquoi vous ne devriez pas
Comme mentionné précédemment, si vous n'êtes pas déjà familiarisé avec l'utilisation d'Excel, la création de feuilles de temps peut être difficile et prendre beaucoup de temps.
Sans oublier qu'ils peuvent être remplis d'erreurs ou d'erreurs, ce qui vous coûte de l'argent au moment de calculer la masse salariale.
Il y a une lumière au bout du tunnel ! Vous pouvez désormais automatiser le processus avec une solution numérique comme Connecteam. Éliminez le casse-tête de la création manuelle de feuilles de temps Excel et commencez à suivre avec précision les heures des employés, créez des feuilles de temps en quelques minutes et exportez-les vers la paie.