Pourquoi vous ne vous connectez pas avec vos employés sans bureau et dispersés

En toute honnêteté, communiquer avec des employés sans bureau n'a jamais été facile au départ. La technologie a beaucoup aidé, mais alors même que notre culture de travail évolue de plus en plus vers la mobilité, le télétravail et l'économie indépendante, les défis de communication ont également évolué, se sont multipliés et sont devenus très complexes.

Pour ne pas être trop dramatique, une petite entreprise peut toujours surmonter facilement ces obstacles à la communication tant que vous vous assurez d'éviter ces 10 pièges très courants :

Pour mieux communiquer avec les employés sans bureau, vous devez d'abord les comprendre. Les serveurs, les vendeurs, les ouvriers du bâtiment, les professionnels de la santé, les chauffeurs et les artistes ne sont que quelques-uns des emplois qui ne nécessitent pas de bureau. (Aussi, super-héros.)

Ce qui rend les employés sans bureau uniques, ce sont leurs processus de travail, qui ont un effet direct sur leur choix de communication préféré .Ceux-ci peuvent être radicalement différents des employés fixes. Les travailleurs sans bureau jonglent souvent avec de nombreuses tâches en déplacement, opèrent en dehors des heures de travail et doivent être d'excellents autogestionnaires car, dans de nombreux cas, ils ne sont pas directement supervisés pendant la majeure partie de la journée.

C'est pourquoi nous avons décidé de mettre en place un processus de base pour comprendre les besoins des employés sans bureau et, également, fournir une solution :

• Définissez qui sont vos employés sans bureau.
• Répondez en quoi ils sont différents du reste de votre effectif.
• Cartographiez les options de communication qui s'offrent à vous (et aussi celles qui ne sont pas disponibles - utilisez ici une réflexion originale).
• Proposer une solution
• Suggérer les étapes initiales nécessaires

Vous ne vous connectez pas et ne communiquez pas avec des parents éloignés comme vous le faites avec les membres directs de votre famille qui vivent avec vous dans la même maison. De même,le même message et le même support que vous utilisez pour vous connecter aux employés de bureau ne fonctionneront pas nécessairement pour votre employé sans bureau .

Les employés sans bureau ne restent pas assis près du téléphone à attendre votre appel ou n'ont pas le temps de lire de longs PDF. Certains d'entre eux n'ont même pas d'adresse e-mail d'entreprise ni d'accès aux ressources de l'entreprise. C'est donc à vous de trouver des canaux, des formats et des processus de communication qui fonctionnent avec les employés sans bureau.

Chaque employé a ses propres préférences en matière de communication. Toi aussi. Certains préfèrent les appels téléphoniques, d'autres s'appuient sur des conversations en face à face lorsqu'ils communiquent des informations importantes ou sensibles. En ce qui concerne les travailleurs sans bureau, vous devez tenir compte de leurs besoins et de leurs préférences en tant que groupe.

Par exemple, les jeunes employés peuvent ne pas toujours consulter leurs e-mails même s'ils ont un compte, et ils consomment rarement du contenu lié au travail sur leur PC .Ils ont leurs téléphones portables bien-aimés, d'autre part, et ils les consultent environ 46 fois par jour, souvent pendant les heures de travail, que cela vous plaise ou non. Donc, pour entrer en contact avec les travailleurs sans bureau, votre stratégie de communication doit être axée sur le mobile.

Lors de la rédaction de vos communications internes et de vos mémos à l'échelle de l'entreprise, pensez à vos employés sans bureau. Si les informations que vous incluez et fournissez ne sont pas pertinentes pour eux, vous perdez simplement leur temps précieux. Comme nous tous, les travailleurs sans bureau sont inondés de contenus et de messages provenant de toutes les directions. Ce qui différencie les employés sans bureau, c'est que leur capacité à consommer et à digérer le contenu est en outre limitée.

Mais pas seulement cela, alors que vos employés attachés au bureau bénéficient d'un environnement raisonnablement stérile, pour la plupart exempt de distraction externe, vos employés sans bureau doivent également faire face à beaucoup plus de stimuli externes.Si vous les bombardez avec trop d'informations qui ne leur apportent aucune valeur, ils cesseront d'y prêter attention .Ils n'ont pas vraiment le choix s'ils veulent rester raisonnablement efficaces. Nous appelons cela l'effet « loup qui pleure », et vous devez faire de votre mieux pour l'éviter.

Lorsque les entreprises utilisent des applications de chat grand public comme iMessage ou Whatsapp pour leurs communications internes, elles mélangent travail et plaisir d'une manière qui peut réduire la productivité du travail et créer de graves risques de sécurité pour l'entreprise et ses employés. Un excellent moyen d'éviter cela consiste à ériger un «jardin clos», sous la forme d'une application pour les employés, où les employés sans bureau (et tous les autres membres de l'organisation) peuvent collaborer et communiquer sans aucune distraction extérieure.

Si vous avez besoin de plus d'informations sur la façon de choisir une application pour les communications internes de l'entreprise, consultez : Comment choisir une application de communication interne pour votre entreprise.

L'effet « loup qui pleure » ne se produit pas seulement lorsque le contenu n'est pas pertinent.Ça arrive aussi quand c'est ennuyeux .Par exemple, une introduction personnelle à un nouveau système logiciel et des sessions de formation bureautique ne sont généralement pas pertinentes pour les employés sans bureau. Ainsi, lorsque des communications internes sont envoyées, elles doivent être pertinentes pour les employés sans bureau ou vous devez segmenter vos employés et leur envoyer un contenu différent.

Nous rencontrons tous des problèmes et des obstacles dans l'exécution de nos tâches quotidiennes. La question est de savoir comment gérer ces problèmes.Un employé sans bureau ne peut pas simplement jeter un coup d'œil par-dessus le mur de la cabine et demander de l'aide ou des conseils au superviseur .Le superviseur ou le gestionnaire n'est pas toujours là, ou la bonne personne dans l'organisation à contacter pour résoudre le problème en cours. Cela crée des obstacles et des retards inutiles.

Faites de votre mieux pour fournir à vos employés sans bureau des outils, des guides, des flux de travail et des FAQ qu'ils peuvent utiliser pour résoudre eux-mêmes tous les problèmes. Assurez-vous également de donner à vos employés sans bureau plusieurs points de contact dans l'organisation pour la résolution des problèmes. Par exemple, un travailleur de la construction qui souffre d'une panne d'équipement ne devrait pas avoir à passer par son superviseur ou à passer un nombre infini d'appels téléphoniques pour acheter une nouvelle perceuse et la mettre à sa disposition.

Lorsque vous jonglez avec une douzaine de tâches et que vous n'êtes pas toujours disponible pour la conversation, vous préférez souvent les communications courtes et précises. Pour les travailleurs sans bureau, cet état est à peu près une constante.La communication avec les employés sans bureau doit être fluide et dynamique.Vous n'êtes pas en réunion et vous ne devriez pas utiliser les e-mails.Faites vite et allez droit au but .

Les employés en déplacement ne peuvent pas effectuer les mêmes tâches que leurs frères fixes. Parfois, ils n'ont pas les outils à leur disposition et parfois ils sont occupés par une autre tâche exigeante sur leur site. Assurez-vous de faire des demandes que vous savez qu'ils peuvent satisfaire et demandez-leur des commentaires et des éclaircissements .

L'une des principales tactiques qui fonctionnent pour retenir les employés est de leur faire sentir qu'ils font « partie de la famille ». Les faire adhérer aux objectifs et à la vision de l'entreprise et les transformer de manière optimale non seulement en employés fidèles, mais aussi en ambassadeurs de la marque. Ce qui est crucial, car ce sont souvent eux qui se connectent avec vos clients.

Être patient. Travailler sans supervision directe est difficile. Pas parce que vos employés sans bureau sont de mauvais travailleurs irresponsables. Parce qu'ils sont humains. Les distractions, les tâches multiples et la nature fluide du travail sans bureau nécessitent un certain ajustement du style, du support et de la fréquence de communication. Si vous n'obtenez pas de réponse instantanée à un SMS, ne vous pressez pas d'appeler .Peut-être qu'ils sont avec un client, peut-être qu'ils sont au milieu d'une tâche particulièrement urgente, ou peut-être qu'ils ont simplement les mains sales en ce moment.

Les employés sans bureau constituent une partie importante de votre main-d'œuvre, même si vous ne les voyez pas tous tous les jours. La connexion avec eux est cruciale non seulement pour l'efficacité et la productivité, mais aussi pour leur difficile rétention. En leur donnant les bons outils, en définissant les bons processus et en communiquant efficacement, vous pouvez tirer le meilleur parti de leurs capacités.