Qu'est-ce que la communication numérique au travail ? (+ Meilleur logiciel à utiliser)

Les outils de communication numériques jouent un rôle essentiel dans les opérations commerciales quotidiennes. Ils vous permettent de rester en contact avec votre équipe tout au long de la journée de travail afin que vous puissiez répondre aux questions, obtenir des mises à jour sur le travail, et plus encore. Ils facilitent également la communication en permettant à vos collaborateurs de se parler sans qu'ils soient dans la même pièce.

Dans ce guide, nous expliquons les avantages d'utiliser un logiciel pour communiquer sur le lieu de travail et mettons en évidence 3 de nos outils préférés pour tenir votre équipe au courant.

Qu'est-ce que la communication numérique ?

La communication numérique comprend toute forme de communication qui a lieu numériquement, principalement sur un ordinateur, un smartphone ou un autre appareil mobile tel qu'une tablette. Il comprend tout, des e-mails et SMS aux appels vidéo et aux interactions sur les réseaux sociaux .

Votre entreprise utilise probablement déjà certaines formes de communication numérique. Il est rare de trouver une entreprise aujourd'hui qui fonctionne sans e-mail, par exemple. Et, à l'ère du travail à distance, les plateformes de visioconférence et de messagerie instantanée sont de plus en plus courantes.

L'une des principales caractéristiques de la communication numérique est que l'information est transmise instantanément. Dès que vous envoyez un message, il est transmis à votre équipe et ils peuvent poursuivre leur travail.

En termes de productivité, il s'agit d'un énorme pas en avant par rapport au fait de laisser une note manuscrite sur le bureau de chaque employé ou de devoir retrouver vos employés au bureau pour partager des informations.

Quels sont les avantages de la communication à l'ère numérique ?

Les avantages de la communication numérique sur le lieu de travail sont si nombreux qu'aujourd'hui, presque aucune entreprise ne fonctionne encore entièrement sur la communication analogique. Examinons de plus près certains des principaux avantages offerts par les outils numériques.

Partage instantané d'informations

L'avantage numéro un des outils de communication numériques est qu'ils vous permettent de partager des informations instantanément. Vous pouvez avoir un échange avec un collaborateur par SMS en temps réel. Vous pouvez également participer à un appel vidéo pour discuter d'idées plus complexes.

Ces deux méthodes permettent de transmettre des informations beaucoup plus rapidement que si vous deviez vous rendre au bureau d'un employé pour discuter avec lui en face à face ou lui laisser une note. Vous pouvez simplement échanger des informations et vous remettre rapidement au travail.

Productivité accrue

La vitesse des communications numériques a un impact important sur la productivité. Les employés peuvent obtenir les informations dont ils ont besoin dès qu'ils en ont besoin, sans perdre de temps à attendre des réunions en personne.

Étant donné que les informations sont transmises efficacement, il y a moins de temps d'arrêt pendant la journée de travail. Cela présente d'énormes avantages pour votre entreprise, car des employés plus productifs peuvent aider à accomplir plus de travail dans un délai plus court. Cela génère plus de revenus, vous aide à respecter les délais et à augmenter la satisfaction de vos clients.

Une plus grande flexibilité

Avec les communications numériques, vous et vos employés n'avez pas besoin d'être au même endroit pour partager efficacement l'information. Vous pouvez être au bureau en train d'envoyer des textos avec des employés sur le terrain, par exemple. Les outils de communication numérique soutiennent également les employés qui travaillent à distance ou à domicile.

De plus, avec les outils de communication numérique, les employés n'ont pas forcément besoin de travailler en même temps . Les plates-formes de communication asynchrones vous permettent d'envoyer un message, une note vocale ou une vidéo aux employés, qui peuvent ensuite répondre plus tard lorsqu'ils ont le temps.

Amélioration de la rétention des informations

Un autre avantage des outils de communication numériques est qu'ils facilitent la sauvegarde des informations. Là où une note papier peut se perdre dans le désordre, un message numérique dure pour toujours.

Vous pouvez organiser les e-mails et autres communications numériques dans des dossiers et les parcourir ultérieurement. Cela garantit que les informations sont conservées au sein de votre entreprise pour toute personne qui pourrait en avoir besoin ultérieurement. Il simplifie également le respect des réglementations du travail qui vous obligent à sauvegarder certains documents ou enregistrements de communication.

Meilleure expérience client

En plus d'aider vos employés, la communication numérique aide vos clients.

Les plateformes numériques permettent aux clients de joindre plus facilement votre entreprise avec des questions. Ils peuvent obtenir des réponses instantanées d'un chatbot ou envoyer des questions à votre équipe par e-mail.

Vous pouvez également travailler en collaboration avec les clients via des plateformes de communication numériques telles que des applications de messagerie. Par exemple, vous pouvez avoir un canal de messagerie partagé qui inclut votre équipe et des représentants de l'entreprise de votre client. Cela donne aux clients une plus grande voix dans le travail que votre entreprise fait pour eux.

Collaboration simplifiée

La communication numérique améliore la collaboration au sein de votre équipe de plusieurs façons importantes.

Premièrement, il permet aux employés de travailler ensemble en temps réel sans être dans la même pièce . Les employés peuvent partager des informations sur un projet via des messages ou des e-mails de groupe, ou réfléchir ou résoudre des problèmes via des vidéoconférences.

De plus, les outils numériques permettent aux employés de travailler de manière asynchrone . Au lieu d'obliger tous les employés à réserver du temps pour une réunion, ils peuvent travailler sur un projet collaboratif au moment qui convient le mieux à leur emploi du temps.

Les plateformes de communication numérique offrent également des moyens d'organiser la communication autour de différentes tâches et projets. Cela permet aux employés qui peuvent travailler ensemble sur plusieurs projets de suivre plus facilement les informations importantes.

Communication face à face vs communication numérique

Bien que la communication numérique en milieu de travail présente de nombreux avantages, les échanges numériques ne peuvent toujours pas remplacer complètement la communication en face à face . Selon une étude, les communications en personne ont un effet différent et plus fort sur les connexions neurologiques dans le cerveau par rapport aux échanges virtuels. Autrement dit, la communication en personne est plus efficace pour le brainstorming que la communication virtuelle.

Cependant, tous les échanges d'informations ne doivent pas nécessairement se faire en personne . En fait, il est souvent beaucoup plus efficace de tenir la plupart des communications numériques tout en maintenant un certain degré d'interactions en face à face. Par exemple, vous pouvez réserver des réunions en personne pour prendre des décisions importantes en équipe.

À mesure que la technologie progresse, la frontière entre les communications numériques et en face à face s'estompe. La vidéoconférence a parcouru un long chemin au cours des dernières années. De plus, la nouvelle technologie de réalité virtuelle pourrait faire en sorte que les réunions à distance ressemblent à des réunions en personne dans un avenir proche.

Exemples de canaux de communication numériques en milieu de travail

Canaux de texte

Les canaux de texte sont le type de communication numérique que la plupart des gens connaissent. Ils incluent les messages texte, les e-mails et les messages envoyés dans les applications de chat d'entreprise.

L'intranet de votre entreprise peut également servir de canal pour les communications textuelles. Par exemple, un manuel de l'employé numérisé publié sur votre intranet est une forme de communication numérique.

Notes audio

Les notes audio deviennent de plus en plus populaires comme moyen de communiquer rapidement des informations. De nombreuses plates-formes prenant en charge les messages texte, telles que les applications SMS pour smartphone et les applications de chat professionnel, prennent désormais également en charge les notes audio.

Vidéo conférence

Les outils de vidéoconférence offrent une variété de fonctionnalités. Vous pouvez organiser un appel vidéo bidirectionnel ou une réunion plus importante. Vous pouvez également héberger un webinaire ou enregistrer une vidéo et la partager par e-mail ou via une application de chat.

Réseaux sociaux

Vous êtes peut-être le plus habitué aux médias sociaux dans votre vie personnelle, mais cela peut être un canal très utile pour vous connecter avec les clients. Vous pouvez également utiliser un flux de style réseau social au sein de votre entreprise pour partager des annonces importantes.

Enquêtes

Les sondages sont un outil numérique efficace pour recueillir les commentaires ou les idées de vos employés. Avec une plate-forme comme Connecteam, vous pouvez décider si les enquêtes doivent être anonymes ou associer les noms des employés.

Outils de gestion de projet

De nombreux outils de gestion de projet incluent des fonctionnalités qui aident votre équipe à communiquer sur les travaux en cours. Par exemple, vous pouvez joindre des documents et des notes à une tâche et l'attribuer à un employé, qui recevra une notification lui indiquant qu'il a une nouvelle affectation.

Calendriers

Les calendriers offrent un moyen de communiquer sur les réunions, les échéances et d'autres événements. Par exemple, vous pouvez envoyer une invitation de calendrier aux employés concernant une vidéoconférence à venir.

Lignes directrices sur la communication numérique en milieu de travail

Pour vous aider à tirer le meilleur parti des communications numériques au sein de votre milieu de travail, voici quelques lignes directrices à suivre.

Utiliser plusieurs canaux pour communiquer

L'utilisation de plusieurs canaux pour communiquer avec votre équipe vous donne plus de flexibilité et vous permet de partager des informations plus efficacement. Par exemple, vous pouvez utiliser la messagerie texte pour un simple échange avec un employé, mais opter pour une vidéoconférence pour un brainstorming ou une prise de décision en équipe.

En règle générale, concentrez-vous sur l'utilisation de 2 à 4 canaux de communication qui fonctionnent le mieux pour votre équipe.

Consacrer du temps à la formation

Selon les outils de communication numériques que vous utilisez, ils peuvent prendre un peu de temps pour s'y habituer. Ainsi, il est important que vous passiez du temps à former les employés sur la façon de les utiliser correctement. La formation peut inclure l'explication non seulement du fonctionnement d'un logiciel, mais également de la manière dont vous vous attendez à ce que les membres de votre équipe l'utilisent tout au long de la journée.

Ne surchargez pas les employés avec des notifications

Certains outils rendent la communication si transparente qu'il est facile de surcharger les employés de notifications. Une façon d'éviter cela consiste à cibler vos messages sur les employés spécifiques qui ont besoin d'une information. Si un sujet nécessite beaucoup de messages aller-retour, il peut être plus facile de sauter sur un appel vocal ou vidéo rapide.

Organisez vos messages

De nombreuses applications de chat professionnel vous permettent d'organiser vos conversations en canaux. Vous pouvez créer un nouveau canal pour chaque projet ou équipe sur lequel vous et vos employés travaillez. Cela facilite non seulement la recherche ultérieure d'informations, mais garantit également que vos messages ne parviennent qu'aux employés pour lesquels les informations sont pertinentes.

Développer une politique de communication à l'échelle de l'entreprise

Chaque entreprise devrait avoir une politique de communication claire et la vôtre devrait être incluse dans votre manuel de l'employé.

Votre politique de communication peut définir les outils de communication que vous utilisez et quand les utiliser. Il peut également établir des directives sur les types de discours autorisés et les sujets interdits dans vos communications professionnelles. Ceci est important pour garantir que votre lieu de travail se sent inclusif pour tous les employés.

Meilleurs outils et logiciels de communication numérique pour 2023

Il existe des dizaines de plateformes de communication numérique sur le lieu de travail, et nous les avons réduites à nos 3 meilleurs choix.

Connecteam est une plateforme d'opérations de travail tout-en-un qui comprend des tonnes de fonctionnalités pour communiquer avec votre équipe.

Pour commencer, Connecteam propose une fonctionnalité de chat facile à utiliser, intégrée directement dans l'application. Vous pouvez envoyer des messages, des notes vocales, des photos et des vidéos, des pièces jointes, etc. Il prend en charge les conversations individuelles et de groupe, et vous pouvez organiser vos discussions en canaux de tâches ou d'équipe.

Une chose qui sépare Connecteam des autres applications de chat est le niveau de contrôle qu'il offre aux managers. Vous pouvez décider quels employés peuvent rejoindre et publier sur quels canaux, et vous pouvez modérer les conversations pour vous assurer qu'elles restent sur le sujet et professionnelles.

Pour les annonces à l'échelle d'un département ou de l'entreprise, Connecteam propose un flux de mises à jour de type médias sociaux . Il prend en charge les commentaires et les goûts, bien que vous ayez également la possibilité de les désactiver pour n'importe quel message. Vous pouvez programmer des publications à l'avance et savoir qui a également consulté vos mises à jour.

Connecteam rationalise également le processus de collecte des commentaires des employés avec des enquêtes et des sondages personnalisables . Les sondages prennent en charge les réponses anonymes et vous pouvez même organiser des sondages en direct pour recueillir des commentaires instantanément.

Les autres fonctionnalités de communication de Connecteam incluent un répertoire des employés, un centre de connaissances et un calendrier des événements. Le centre de connaissances vous permet de stocker des documents importants tels que votre manuel de l'employé, des documents d'exploitation, etc.

De plus, Connecteam comprend des outils de gestion de projet qui permettent aux employés de partager des notes sur les tâches en cours.

Connecteam est entièrement gratuit pour les entreprises comptant jusqu'à 10 employés . Pour les grandes entreprises, les prix commencent à seulement 29 $ par mois pour un maximum de 30 utilisateurs.

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Zoom est une solution de visioconférence largement utilisée qui peut aider les équipes distantes à collaborer. Les responsables peuvent organiser des réunions individuelles ou accueillir jusqu'à 1 000 participants à la fois. Les utilisateurs peuvent organiser des sondages en direct pendant les réunions ou partager des écrans pour les présentations.

Les réunions Zoom incluent des tableaux blancs virtuels, qui permettent aux utilisateurs de partager des idées et de prendre des décisions ensemble. Les tableaux blancs prennent en charge l'édition simultanée et peuvent être personnalisés avec des modèles pour aider à relancer le processus d'idéation.

Le logiciel permet également aux hôtes de diviser les participants en salles de sous-commission lors d'une réunion. Cela permet aux employés de travailler sur des idées en petites équipes, puis de faire rapport à l'ensemble du groupe.

De plus, Zoom comprend un client de messagerie, un calendrier partagé et un chat d'équipe.

Zoom propose un plan gratuit qui limite les utilisateurs à des réunions de 40 minutes. Les forfaits payants commencent à 15,99 $ par utilisateur et par mois.

Google Workspace est une suite de productivité qui comprend des applications telles que Google Drive, Gmail, Meet, etc. Drive est particulièrement intéressant comme outil de communication car il facilite la collaboration au sein des équipes.

Avec Google Drive, plusieurs employés peuvent modifier le même document, feuille de calcul ou présentation en même temps. Ils peuvent également laisser des commentaires dans un document.

Les commentaires permettent aux employés de travailler de manière asynchrone, ce qui est utile pour les équipes réparties sur plusieurs fuseaux horaires. Les commentaires sont enfilés afin que les employés puissent avoir des conversations en va-et-vient.

De plus, comme Google Drive fait partie de Google Workspace, les employés peuvent lancer des appels vidéo avec Meet lorsqu'ils ont besoin de discuter d'une tâche plus en détail.

Google Drive permet également aux utilisateurs d'organiser des fichiers dans des dossiers et de les partager avec des groupes d'employés. Les responsables peuvent laisser une note lors du partage de fichiers et contrôler qui a l'autorisation de modifier le contenu d'un fichier.

Google Workspace commence à 6 USD par utilisateur et par mois.

Conclusion

Les communications numériques comprennent la messagerie, les médias sociaux, la vidéoconférence et bien plus encore. Sur le lieu de travail, les outils de communication numérique peuvent faciliter la collaboration des employés, ainsi que contribuer à améliorer la productivité et vous aider à organiser les informations.

Il existe d'innombrables options, mais trois de nos outils de communication numérique préférés pour les entreprises sont Connecteam, Zoom et Google Workspace. En comparant les 3 plateformes, Connecteam s'impose comme la meilleure solution tout-en-un . Il propose un plan gratuit pour les entreprises de 10 employés ou moins, ainsi que des plans payants abordables pour les équipes de toutes tailles.

FAQ

Quelle est la définition de la communication numérique ?

La communication numérique est tout type de communication qui a lieu par voie électronique, généralement sur Internet. Cela inclut les e-mails, la messagerie instantanée, les appels vidéo et les réseaux sociaux.

Quel est le type de communication numérique le plus courant au travail ?

Les types courants de communication numérique sur le lieu de travail comprennent le courrier électronique, la messagerie instantanée et la vidéoconférence. Très peu d'entreprises pourraient fonctionner sans e-mail, et un nombre croissant s'appuie sur la messagerie instantanée au sein des équipes pour partager rapidement des informations. Parallèlement, les visioconférences permettent aux équipes de se rencontrer virtuellement.

Pourquoi la communication digitale est-elle importante pour les entreprises ?

Les avantages de la communication numérique sur le lieu de travail sont nombreux. Les outils de communication numériques permettent avant tout aux entreprises de partager rapidement des informations. Ils sont essentiels pour communiquer également avec les clients, faciliter la collaboration entre les employés et augmenter la productivité. Presque toutes les entreprises d'aujourd'hui dépendent des communications numériques.

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