Comment les flux de travail et les formulaires numériques peuvent stimuler l'efficacité opérationnelle
Publié: 2020-06-02L'automatisation des processus et leur standardisation est quelque chose d'important pour chaque entreprise. Les flux de travail permettent à vos employés de remplir des rapports, des formulaires, des listes de contrôle, des demandes, etc., le tout depuis leur application mobile.
Avec des flux de travail quotidiens, les employés peuvent faire leur travail plus efficacement, tout en garantissant le respect des règles et réglementations.
Passer du stylo et du papier, des presse-papiers et des journaux de bord à la gestion des tâches offre de nombreux avantages liés à l'automatisation des processus. Par exemple:
- Les PDG et les managers consacrent près de 20 % de leur temps à des tâches qui pourraient être automatisées, notamment l'analyse des données opérationnelles et l'examen des rapports d'état.
- En ce qui concerne les processus métier, 60 % des entreprises pourraient gagner environ 30 % de leur temps grâce à l'automatisation. Générer des prospects, approuver des documents et traiter des documents ne sont que quelques-unes des tâches qui peuvent vous faire gagner du temps grâce à l'automatisation.
- Le cabinet d'études de marché IDC affirme que les entreprises perdent 20 à 30 % de leurs revenus chaque année en raison de processus inefficaces.
- 1/2 des travailleurs ont précisé qu'ils aimeraient accéder et modifier des documents lors de leurs déplacements.
Nous pensons que les flux de travail numériques et les listes de contrôle opérationnelles ont 4 qualités fondamentales qui apportent de la valeur à l'automatisation des opérations :
Les workflows automatisent et simplifient la collecte d'informations auprès de votre équipe :
Qu'il s'agisse d'une liste de contrôle hebdomadaire, d'un rapport d'incident ou d'une confirmation d'une récente publication de politique, les flux de travail sont toujours disponibles pour votre équipe et sont faciles à remplir en quelques clics, ce qui facilite grandement l'automatisation des opérations commerciales.
Les workflows numérisent instantanément votre entreprise :
Par défaut, chaque entrée de flux de travail est classée, vous donnant accès à toutes les informations historiques d'une manière consultable et organisée, afin que vous puissiez ultérieurement rechercher, exporter ou générer des rapports pertinents à partir des informations recueillies.
3. Le flux de travail opérationnel automatise le flux d'informations et améliore le temps de réponse :
Les flux de travail ne se contentent pas de collecter les informations, ils les transmettent automatiquement aux parties prenantes concernées afin qu'elles puissent agir. Réduisant les frais généraux de réponse et de communication, rendant votre entreprise plus efficace et plus productive.
Les workflows prennent en charge les actions de suivi :
En tant que responsable, les flux de travail vous permettent de suivre les statuts, de confirmer les entrées avec signature, etc., afin que vous puissiez suivre l'action de suivi déclenchée par les membres de votre équipe.
Examinons maintenant quelques exemples concrets de workflows numériques.
Pour mettre tout cela sur terre, examinons quelques exemples concrets de workflows numériques de clients. Les flux de travail et les formulaires numériques peuvent être largement segmentés en quelques catégories clés :
Listes de contrôle opérationnelles
Exemples de workflow : 'Liste de contrôle d'ouverture de site', 'Liste de contrôle avant le départ', 'Liste de contrôle de sécurité mensuelle'.
Avantages : les listes de contrôle opérationnelles dictent par défaut la normalisation dans toute votre organisation, car tous les membres de l'équipe adhèrent au même format de rapport.Ils stimulent l'efficacité opérationnelle, améliorent le niveau de service et vous aident à signaler les exceptions qui peuvent nécessiter une attention particulière.
À titre d'exemple, Bob, le gérant du magasin, peut voir depuis son mobile à tout moment la liste de contrôle d'ouverture d'aujourd'hui et prendre des mesures en cas d'exceptions potentielles, même s'il n'est pas dans le magasin.
Flux de production de rapports
Exemples de flux de travail : 'Rapport d'incident', 'Rapport de danger pour la sécurité', 'Rapport d'accident'
Avantages : les flux de travail de création de rapports permettent des rapports détaillés rapides à tout moment et de n'importe où et permettent une réponse rapide.
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À titre d'exemple, lorsque Jessie signale un incident qui a eu lieu, son responsable est automatiquement averti en temps réel et obtient une copie pdf des détails de l'incident, des images et des emplacements sur le terrain.
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Rapports d'inspection / d'audit
Exemples de workflow : 'Audit de site', 'Inspection de santé et de sécurité', 'Audit de performance d'équipe'
Avantages : les rapports d'audit permettent à l'auditeur de documenter facilement les conclusions, de normaliser le processus d'inspection et également de suivre les résultats dans le temps et dans l'ensemble de l'organisation en numérisant tous les audits de l'ensemble de l'organisation, ce qui les rend accessibles et comparables.
À titre d'exemple, lorsque Rob effectue un audit de santé et de sécurité dans un restaurant, il examine d'abord l'audit de l'année dernière pour évaluer les résultats précédents, puis peut inclure dans son rapport s'il y a une tendance à l'amélioration ou à d'autres actions. est nécessaire pour élever les standards de l'équipe.
Workflows de lecture et de signature
Exemples de flux de travail : 'Reconnaissance du livre de l'employé, 'Déclaration quotidienne de santé COVID19', 'Acceptation de la politique uniforme'.
Avantages : les flux de travail de lecture et de signature sont très efficaces pour obtenir une réponse rapide et documentée de votre équipe, pour vous assurer que vous respectez les normes de conformité et que votre équipe est à jour avec vos protocoles et directives internes.Les flux de travail de lecture et de signature vous offrent une visibilité complète sur qui a rempli le formulaire et facilitent le suivi avec des notifications push uniquement avec les membres de l'équipe qui ne l'ont pas fait afin que vous puissiez atteindre une conformité à 100 % de votre équipe.
À titre d'exemple, Elise des RH souhaite s'assurer que toute son équipe est au courant des dernières mises à jour du Manuel de l'employé de l'entreprise. Elle émet donc un flux de travail de lecture et de signature détaillant les informations pertinentes et est en mesure de recueillir la reconnaissance de toute son équipe en moins de 24 heures. Elle télécharge également une copie PDF de chaque formulaire rempli pour assurer la documentation à des fins de conformité.
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Billetterie avec workflows
Exemples de workflow : 'Ouverture d'un ticket de maintenance', 'Bon de remboursement', 'Commande de stock', 'Signaler un ticket de vitesse'.
Avantages : grâce aux flux de travail de billetterie, chaque membre de l'équipe peut remplir et documenter facilement toutes les informations pertinentes, y compris le téléchargement d'images de support et de toute autre information requise.Tous les tickets sont automatiquement documentés, classés et organisés afin que l'équipe puisse plus tard y répondre et agir selon les besoins.
À titre d'exemple, James est un contrôleur chargé de rembourser les membres de l'équipe pour les dépenses approuvées. Lorsqu'il est temps de faire la paie, il regarde simplement son tableau de flux de travail de remboursement et voit toutes les entrées du mois dernier, il peut alors marquer toutes les dépenses qui ont été payées et même demander des clarifications aux membres de l'équipe concernés si nécessaire. Il télécharge toutes les factures pour la tenue de registres et passe à sa tâche suivante.
La puissance des flux de travail numériques pour l'automatisation des opérations commerciales
Les flux de travail sont un excellent outil pour chaque équipe, offrant une valeur considérable en termes de gain de temps, de normalisation, de flux d'informations, de conformité, etc. Ils sont faciles à mettre en place et sont très adoptés par les membres de l'équipe car ils facilitent les choses pour tout le monde.
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