5 meilleures pratiques d'enquête auprès des employés pour une rétroaction efficace

De nombreuses entreprises utilisent des sondages pour recueillir les commentaires des employés, mais les résultats sont souvent erronés, trompeurs et difficiles à analyser. Une mauvaise interprétation de choses comme la satisfaction, l'engagement et la performance des employés peut avoir de graves conséquences.

Par exemple, les résultats peuvent montrer que les employés se sentent moins autonomes au travail. Vous pouvez résoudre ce problème en leur offrant plus de propriété et d'indépendance. Mais s'ils recherchaient plus de formation et de soutien, vous les avez mis en échec.

De même, les travailleurs qui ont peur de dire la vérité peuvent vous dire qu'ils sont satisfaits au travail. La prochaine chose que vous savez, ils ont démissionné, vous laissant confus.

Lors de la création et de l'administration d'enquêtes, il est important de suivre les meilleures pratiques en matière d'enquêtes auprès des employés. Ceux-ci contribuent à garantir des résultats robustes et fiables. Ci-dessous, nous partageons 5 conseils de conception d'enquêtes d'experts pour vous aider à stimuler la participation et à recueillir des informations honnêtes et significatives pour votre entreprise.

Planifier à l'avance

Définir le but

Les sondages auprès des employés peuvent être utilisés pour un certain nombre de raisons différentes. Les entreprises les utilisent pour mesurer les niveaux d'engagement des employés. Les employés peuvent également les utiliser pour recueillir les commentaires de leurs responsables, collègues et subordonnés directs.

Assurez-vous de définir un objectif clair pour votre sondage, quel qu'il soit. Une étude de Forbes a révélé que 78 % des entreprises n'obtenaient pas de résultats de qualité de leurs enquêtes sur l'engagement des employés, et l'une des principales raisons à cela était qu'elles s'attaquaient à trop de problèmes à la fois.

Il est préférable de limiter votre objectif à quelques sujets clés. De cette façon, vous n'épuisez pas les employés avec trop de questions. De plus, en ayant un objectif clair pour l'enquête, vous pouvez recueillir des informations plus significatives pour générer des résultats commerciaux spécifiques.

Établissez votre public cible et assurez-vous qu'il est « représentatif »

Identifiez les personnes auprès desquelles vous souhaitez recueillir des réponses. Votre public cible, ou « échantillon », variera en fonction de ce que votre enquête mesure.

En ce qui concerne les sondages auprès des employés, les meilleures pratiques consistent à recueillir les commentaires d'un «échantillon représentatif». Il s'agit d'un groupe qui reflète toutes les personnes concernées auxquelles les questions de l'enquête peuvent s'appliquer. Vous pouvez vous retrouver avec des résultats d'enquête trompeurs si vous ne recueillez pas les commentaires d'un échantillon représentatif.

Par exemple, envoyer un sondage uniquement aux membres de l'équipe qui sont très engagés ne donnera pas de résultats objectifs. Ces membres de l'équipe ne sont pas représentatifs de tous vos employés, qui ont probablement des niveaux d'engagement différents. Dans cet exemple, vous n'auriez pas l'occasion d'entendre des travailleurs moins engagés et ne seriez donc pas en mesure de travailler sur la résolution des problèmes sous-jacents.

Enfin, assurez-vous d'avoir une bonne taille d'échantillon. Cela signifie que vous devez avoir un nombre minimum de réponses pour que votre enquête soit considérée comme représentative de l'ensemble de la population.

La taille des échantillons variera selon la taille de votre entreprise. Il existe de nombreux outils en ligne pour vous aider à calculer ce que serait une bonne taille d'échantillon.

En règle générale, pour les grandes entreprises de plus de 1 000 travailleurs, 10 % est généralement une bonne taille d'échantillon. Mais pour les petites entreprises de moins de 100 employés, vous devriez viser à ce qu'ils remplissent tous le sondage.

Décidez si un modèle de sondage vous convient

Avant de concevoir votre enquête, évaluez si vous devez la créer à partir de rien. Certaines entreprises utilisent des modèles d'enquête nouveaux ou déjà utilisés. Par exemple, vous pourriez utiliser à nouveau cette année le sondage sur la satisfaction des employés de l'année dernière s'il a bien fonctionné. Cela vous permettrait également de comparer les résultats de manière plus significative.

Une autre option consiste à commencer avec un modèle existant et à le modifier en fonction de vos besoins. Par exemple, vous pouvez ajouter ou supprimer des questions en fonction de ce qui est important pour votre enquête. Ou, vous pouvez ajouter une zone de commentaires pour les suggestions des travailleurs si c'est ce que vous recherchez.

Envisagez une enquête pilote ou obtenez les commentaires des groupes de discussion

Certaines entreprises réalisent une enquête pilote avant de l'envoyer à l'ensemble de leur public cible. Cela signifie que les entreprises testent une enquête sur l'expérience des employés avec un petit groupe pour s'assurer que les répondants peuvent comprendre toutes les questions.

Les entreprises utilisent également des enquêtes pilotes pour identifier les biais, par exemple, tout le monde classe le premier ou le dernier élément d'une liste comme son option préférée. C'est ce qu'on appelle un biais primaire (lorsque les répondants sélectionnent le premier élément) ou un biais de récence (lorsqu'ils choisissent le dernier élément).

De plus, l'utilisation de la méthode d'enquête pilote vous permet d'apporter les modifications nécessaires avant que votre enquête ne soit transmise à un groupe plus important.

Mais les enquêtes pilotes ne sont pas votre seule option. Vous pouvez également organiser un groupe de discussion où vous demandez à un petit groupe de lire les questions et de fournir des commentaires.

Choisissez le bon moment et la bonne fréquence

Réfléchissez bien au moment où vous souhaitez envoyer le sondage. Par exemple, les enquêtes de performance sont généralement envoyées ‌ annuellement ou tous les 6 mois. Vous pouvez administrer les enquêtes d'engagement ou de satisfaction des employés plus fréquemment, par exemple, tous les trimestres. Celles-ci sont également connues sous le nom d'enquêtes éclair.

Bien sûr, vous pouvez envoyer des sondages aussi souvent que nécessaire. Mais le moment est important, car il fournit le contexte. Par exemple, vous pouvez envoyer une enquête de satisfaction aux employés pendant une période difficile pour l'entreprise. Les réponses des employés peuvent être plus négatives qu'elles ne l'auraient été si le sondage avait été envoyé lorsque l'entreprise se portait bien. Assurez-vous de prendre en compte le moment où vous analysez les réponses à l'enquête.

Décidez qui en sera propriétaire

L'enquête doit être administrée par une personne ou une équipe spécifique. Il peut s'agir des ressources humaines, des communications ou d'une autre équipe pertinente.

Cela garantit que la personne ou l'équipe concernée est responsable de l'administration des enquêtes à temps, ainsi que de l'analyse et de la présentation des résultats aux parties prenantes concernées.

Maximiser la participation et encourager l'honnêteté

Faites en sorte qu'il soit court et convivial

Assurez-vous que votre sondage est court, intuitif et agréable à regarder. Idéalement, les employés devraient être en mesure de répondre au sondage en 20 minutes. De cette façon, ils peuvent se concentrer dessus en une seule séance sans aucune distraction.

De plus, gardez tous les éléments visuels tels que les logos, les numéros de page, l'état d'avancement de l'enquête, etc. propres et simples. Évitez d'utiliser trop de couleurs, car cela peut être distrayant. De plus, tenez compte de la police que vous utilisez lors de la création de votre sondage. Tenez-vous en à une police sans empattement, comme Arial, en taille de police 12 afin que les travailleurs puissent lire clairement les questions.

Un long questionnaire avec trop d'éléments distrayants peut être intimidant et réduire les taux de participation des employés.

Établir l'anonymat et/ou la confidentialité

Les répondants doivent savoir à l'avance si l'enquête est anonyme ou non. Les travailleurs répondront généralement plus ouvertement s'ils savent que leurs réponses sont anonymes. Alors que certains soutiennent que l'anonymat décourage l'ouverture et la transparence au travail, des études ont également montré que les sondages anonymes reçoivent des taux de réponse des employés de plus de 90 %.

Certaines enquêtes ne sont pas anonymes, mais les réponses restent confidentielles. Cela signifie que seule la partie administrante sait comment les travailleurs ont répondu. Il est essentiel d'informer les employés si tel est le cas et de les rassurer que leurs réponses ne seront partagées avec personne d'autre.

Utilisez un langage facile et offrez des explications si nécessaire

Pour améliorer la précision des réponses, assurez-vous d'utiliser un langage simple que tout le monde comprend de la même manière. Surtout avec les enquêtes sur l'engagement des employés, les meilleures pratiques incluent l'utilisation d'une enquête pilote ou de groupes de discussion pour vérifier qu'aucune question n'est ambiguë. En effet, ces enquêtes sont plus susceptibles de contenir des termes RH que d'autres ne comprennent pas.

Pour tout ce qui peut prêter à confusion, offrez une explication claire. De cette façon, les employés peuvent se concentrer sur la réponse aux questions au lieu d'essayer de comprendre leur signification.

Commencez et terminez par des questions faciles

Créez une expérience positive pour les employés au début de l'enquête en posant des questions simples. Par exemple, "Par exemple, "Je suis fier de faire partie de cette entreprise." Des questions initiales simples mettront les travailleurs à l'aise et les mettront à l'aise pour répondre au reste de l'enquête.

Terminer avec des questions faciles laissera également les employés se sentir positifs. Cela augmentera probablement leur volonté de participer à de futures enquêtes.

Utiliser la technologie pour administrer les sondages et suivre les réponses

Traditionnellement, les enquêtes étaient administrées sous forme papier. Bien que certaines entreprises le fassent encore, cela peut entraîner une participation plus faible, des réponses perdues et des questions manquées. De plus, il faut beaucoup de temps et d'efforts pour analyser les résultats manuellement.

Utilisez des technologies telles que les logiciels de sondage auprès des employés pour créer et administrer des sondages auprès des employés en ligne. Toutes les réponses sont enregistrées dans le cloud afin que vous ne perdiez jamais de données. Vous pouvez également rendre certaines questions obligatoires si vous voulez que tout le monde y réponde. De plus, vous pouvez facilement suivre et analyser les réponses en temps réel.

Vous pouvez également envoyer des enquêtes au format Microsoft Word ou Google Docs et les envoyer par e-mail aux employés. Bien que cela utilise toujours la technologie, il a ses limites. Vous devrez regrouper les réponses individuelles et analyser manuellement les données.

Surtout, l'utilisation de la technologie permet aux travailleurs de participer de n'importe où avec une connexion Internet. C'est un excellent moyen d'améliorer les taux de réponse des employés pour les équipes distribuées.

Adaptez-le aux mobiles

L'administration d'enquêtes sur des appareils mobiles facilite encore plus la participation des employés. Ils peuvent accéder à l'enquête en déplacement et enregistrer et continuer plus tard s'ils ont besoin de faire une pause.

Des études montrent que 90 % des milléniaux et 98 % des travailleurs de la génération Z utilisent des smartphones. C'est pourquoi les sondages adaptés aux mobiles sont aujourd'hui un moyen efficace de recueillir des commentaires.

Notre conseil : Utilisez un logiciel de gestion d'équipe qui dispose également d'une application mobile, comme Connecteam.

Connecteam dispose de fonctionnalités d'enquête intégrées qui vous permettent de créer et d'attribuer des enquêtes et de suivre les réponses en temps réel. Vous pouvez également envoyer des notifications aux employés pour leur rappeler quand ils doivent répondre à des enquêtes. De plus, l'outil de création de rapports de Connecteam vous permet de visualiser et d'analyser facilement les tendances des enquêtes. Inscrivez-vous pour un essai gratuit pour le vérifier aujourd'hui.

Offrir des incitatifs ou rendre les sondages obligatoires

Rendre un sondage obligatoire contribue à accroître la participation des employés. Il fournit également un échantillon juste et représentatif.

Vous pouvez également envisager d'offrir des récompenses pour inciter les travailleurs à répondre à l'enquête. Par exemple, vous pouvez offrir une remise d'entreprise pour le commerce de détail, les restaurants, etc. Ou organisez un tirage au sort où un répondant remporte un prix.

Remercier les répondants pour leur temps

Demander aux employés de répondre à un tas de questions n'est pas la fin des sondages auprès des employés. Les meilleures pratiques consistent à remercier les participants pour leur temps et leurs efforts.

Vous pouvez ajouter une note de remerciement à la fin de l'enquête ou leur envoyer un e-mail. Ou, vous pouvez taguer publiquement et remercier les répondants dans un fil d'actualité à l'échelle de l'entreprise. Cela pourrait motiver davantage de travailleurs à participer à l'avenir.

Les employés qui se sentent respectés et appréciés auront de meilleures chances de participer à de futurs sondages.

Créer des questions significatives, pertinentes et objectives

Rédigez chaque question pour couvrir un sujet

Vous pouvez couvrir plusieurs sujets dans une enquête, mais chaque question doit être axée sur une seule idée ou un seul sujet spécifique.

Par exemple, si vous demandez aux employés s'ils sont satisfaits des opportunités de formation et de mentorat, vous ne pourrez pas séparer leurs notes pour ces sujets individuels. Ainsi, vous ne pourrez pas utiliser ces informations efficacement. Utilisez plutôt une question pour vous concentrer sur la formation et une autre sur le mentorat.

Évitez les questions ouvertes et concentrez-vous sur les faits, pas sur les sentiments

Lorsque vous ciblez un certain nombre de sujets différents avec un grand groupe cible, il est préférable de limiter les questions ouvertes. Chaque employé réagira différemment et l'analyse des commentaires verbeux et incohérents prend du temps. Vous trouverez également difficile de choisir des thèmes importants et de décider comment agir en fonction des commentaires.

À l'inverse, les questions quantitatives sont plus faciles à répondre et à analyser. Les concepteurs d'enquêtes utilisent souvent une échelle de notation pour recueillir des données claires qu'ils peuvent analyser statistiquement.

Voici un exemple d'échelle d'évaluation couramment utilisée pour les questions d'enquête :

Q : Mon responsable me fournit un feedback efficace.

1. Pas du tout d'accord
2. Être en désaccord
3. Neutre
4. Accepter
5. Tout à fait d'accord

Cependant, même ce genre de question peut être problématique. Il se concentre sur la façon dont un employé se sent plutôt que sur les faits observables. Cela se résume à ce qu'un employé considère comme une "rétroaction efficace".

Une autre option pourrait être d'utiliser un système basé sur les nombres .

Voici un exemple de question d'enquête basée sur des nombres :

Q : Au cours de la dernière année, mon responsable m'a fourni des commentaires efficaces et exploitables.

1. Jamais ………………………………………………………………………… 10. Toujours

Cette question se concentre maintenant sur des faits observables et est plus objective. Les réponses numériques fourniront des données plus puissantes que les réponses avec des mots.

En fin de compte, l'objectif de votre enquête et la taille de votre groupe cible détermineront les questions et les échelles d'évaluation qui fourniront les résultats les plus significatifs.

Le feedback qualitatif a sa place

Dans la plupart des cas, les sondages comprennent au moins 1 à 2 questions qui permettent aux employés de fournir des commentaires qualitatifs, comme des commentaires, en plus des commentaires quantitatifs.

Ceci est plus efficace lorsque vous recherchez des suggestions d'employés. Les commentaires qualitatifs vous permettent également d'avoir plus de contexte et de mieux comprendre les opinions des employés. De plus, c'est un excellent moyen de faire en sorte que les employés se sentent entendus et valorisés.

Restez neutre et évitez les questions suggestives

Les questions orientées sont formulées pour guider le répondant vers une certaine réponse souhaitée. Par exemple, « Vous sentez-vous en sous-effectif ? » encourage le participant à se concentrer sur le négatif.

Les questions neutres et non émotives recueillent des commentaires plus efficaces et objectifs. Considérez plutôt : « Dans quelle mesure êtes-vous satisfait de la taille du personnel ? »

De même, les entreprises saupoudrent souvent les sondages de déclarations positives telles que « Mon responsable me soutient ». Les résultats d'enquêtes chargées d'énoncés émotifs sont souvent peu fiables. Ainsi, il est préférable de les éviter.

Gardez les questions significatives pour la performance et le succès de l'entreprise

Pour que l'enquête reste courte et concise, tenez-vous-en aux questions qui ont un sens par rapport à l'objectif de l'enquête. Évitez de remplir votre enquête de questions intéressantes à savoir qui ne sont pas une priorité immédiate. Cela vous aidera à recueillir plus facilement des informations significatives afin que vous puissiez agir.

Évitez les biais de primauté et de récence avec des questions de classement

Les questions de classement fournissent aux employés une liste d'options qu'ils sont invités à classer. Par exemple, « Classez les avantages de l'entreprise par ordre d'importance pour vous ».

Cela peut entraîner un biais de primauté et/ou de récence chez les employés. Cela signifie qu'ils sont plus susceptibles de se concentrer sur le premier et/ou le dernier élément de la liste, en accordant peu d'attention à ceux qui se trouvent entre les deux.

Il est préférable d'éviter de classer les questions et d'utiliser plutôt des questions indépendantes.

Changez le libellé de temps en temps pour rendre la réponse souhaitée négative

Gardez les employés engagés et sur leurs gardes en changeant la réponse souhaitée en négative de temps en temps.

Par exemple, « Mon responsable ne me fournit pas de feedback efficace ». Cela élimine la tendance à « être d'accord » avec tout, un biais qui devient plus puissant vers la fin de l'enquête.

Formatez-le pour minimiser les biais

Évitez les étiquettes de section et essayez de randomiser l'ordre des questions

Évitez d'étiqueter les sections ou de mettre des ensembles de questions ensemble dans des cases. Par exemple, certaines entreprises regroupent les questions liées aux avantages sociaux. Le point de vue d'un travailleur sur le travail flexible peut influencer la façon dont il évalue d'autres avantages tels que l'assurance maladie. Les employés ont tendance à répondre ou à évaluer les réponses de la même manière pour les questions d'une case ou d'une section.

Vous pouvez randomiser l'ordre de vos questions afin qu'elles ne soient pas regroupées. Par exemple, n'ayez pas toutes les questions liées aux avantages à la suite. Répartissez-les dans l'enquête afin d'obtenir des réponses impartiales qui ne s'appliquent qu'à un seul avantage à la fois.

Gardez les questions de la même longueur pour éviter les préjugés

Essayez de rédiger des questions de longueur à peu près similaire, par exemple, 1 phrase, 5 à 10 mots ou moins de 20 mots. Décidez d'une longueur qui convient aux questions que vous allez poser et restez cohérent lorsque vous rédigez votre sondage.

Les travailleurs peuvent supposer que des questions plus longues ou plus détaillées sont plus importantes pour l'entreprise. Cela peut les amener à répondre plus positivement à ces questions, surtout lorsqu'ils craignent d'être identifiés.

Placez les questions démographiques avec soin

Les questions démographiques sur le sexe, l'âge, l'origine ethnique et l'orientation sexuelle sont importantes. Ils aident à identifier les signaux d'alarme en matière de DEI (diversité, équité et inclusion) et de discrimination.

D'autre part, ils facilitent l'identification des répondants. Cela pourrait empêcher les travailleurs de répondre honnêtement aux questions.

Il est préférable de rendre les questions démographiques facultatives. De cette façon, les employés peuvent décider s'ils veulent ou non divulguer leurs coordonnées.

Réfléchissez également à l'endroit de l'enquête où vous souhaitez placer ces questions. Dans les sondages sur l'engagement des employés, les meilleures pratiques consistent à placer des questions démographiques ‌à la fin. Cela aidera à empêcher les employés d'abandonner l'enquête et à réduire les réponses biaisées.

Assurez-vous que les résultats sont fiables et utilisez-les !

Contrôles de vérification

Vérifiez les résultats de votre enquête avec des données et des tendances réelles et réelles. Par exemple, imaginez qu'un employé note dans un sondage qu'il est susceptible de rester dans l'entreprise à long terme. Mais dans la vraie vie, ils ont démissionné peu de temps après avoir terminé l'enquête. Il est important d'identifier ces incohérences et de comprendre d'où elles viennent.

Analyse comparative

Utilisez les données d'analyse comparative (résultats pour des questions identiques ou similaires) issues d'enquêtes réalisées par d'autres équipes ou entreprises de votre secteur.

Par exemple, supposons que vos résultats suggèrent que vos employés sont très engagés. Peut-être que les résultats d'une autre entreprise pour la même question indiquent que les travailleurs sont également très engagés.

Ces comparaisons à l'identique peuvent aider à valider vos données et vous montrer comment votre équipe fonctionne par rapport à vos concurrents.

Ignorer les questions ou les sondages avec très peu de réponses

Ne vous fiez pas aux données pour les enquêtes ou les questions si le nombre de réponses était trop faible et ne représentait pas la population cible.

Par exemple, si vous avez une entreprise avec 50 personnes et que seulement 5 ont participé, vos résultats ne refléteront pas les opinions de tous les membres de l'équipe. Ainsi, ils ne devraient pas être utilisés pour prendre des décisions importantes.

Réponses biaisées

Vous constaterez peut-être que les résultats de l'enquête semblent pencher fortement d'un côté. Dans ces cas, vérifiez que les données de votre enquête n'ont pas été influencées par une poignée de réponses extrêmes.

Par exemple, si la plupart des gens se disaient « satisfaits » ou « neutres » de leur indemnité de congé, mais qu'un petit nombre d'employés étaient « profondément insatisfaits », cela pourrait pousser les résultats globaux vers « insatisfaits ». C'est ce qu'on appelle "l'inclinaison".

Suivi

AON a révélé que près de 80 % des managers n'agissent pas sur la base des données des enquêtes auprès des employés. Cela correspondait au fait que 80 % des employés estimaient que répondre à une enquête n'avait aucune incidence sur leurs conditions de travail.

L'engagement des employés aux États-Unis étant en baisse, il est important que les entreprises utilisent les données qu'elles recueillent à partir de leurs enquêtes auprès des employés.

Ne le traitez pas comme un exercice de case à cocher. Ces enquêtes fournissent des informations précieuses que vous pouvez utiliser pour améliorer la culture et les pratiques de travail au sein de votre entreprise.

L'essentiel sur les meilleures pratiques d'enquête auprès des employés

Les sondages auprès des employés sont un moyen efficace de recueillir les commentaires de vos employés. Ils fournissent des informations sur l'engagement des employés, les niveaux de satisfaction, l'intégration, etc.

Mais les résultats de l'enquête sont sujets à des biais et à des erreurs, et peuvent facilement être mal interprétés. Cela peut vous amener à prendre de mauvaises décisions pour vos employés.

Par conséquent, vous devez créer des enquêtes qui soient efficaces mais qui tiennent également compte de ces erreurs. Vous devez planifier à l'avance, maximiser le taux de participation et obtenir des réponses honnêtes et impartiales de vos travailleurs.

Cet article couvre 5 conseils d'experts pour améliorer la conception, l'administration et l'analyse des enquêtes. Grâce à ces informations, vous pouvez utiliser la puissance de l'enquête auprès des employés à son plein potentiel.