Comment calculer le coût réel d'un employé

Les employeurs doivent budgétiser bien plus que le salaire de base lorsqu'ils envisagent une nouvelle embauche. Les avantages sociaux et les impôts s'ajoutent au coût total pour l'employeur par employé.

De plus, chaque travailleur a besoin de ressources pour faire son travail, comme de l'équipement, du matériel de formation ou même du carburant pour mettre dans un véhicule de l'entreprise.

Tout cela s'additionne. Alors, combien coûte un employé ? Et comment pouvez-vous le calculer?

Dans cet article, nous discutons des composantes des coûts salariaux et fournissons quelques formules pour calculer le coût réel d'un employé.

Nous examinons également les coûts cachés des employés qui manquent à de nombreux employeurs.

Formule pour calculer le coût réel d'un employé

Une formule couramment utilisée pour calculer le coût des employés a été inventée pour la première fois par Joseph Hadzima, maître de conférences au Massachusetts Institute of Technology.

Hadzima propose que le véritable coût employeur pour un employé se situe entre 1,25 et 1,4 fois le salaire de base de l'employé . Cela prend en compte les charges sociales par employé et les coûts des avantages sociaux.

Lorsqu'un nouvel employé rejoint votre entreprise, vous pouvez déterminer son coût en calculant :

Salaire de base x 1,25

Salaire de base x 1,4

Le coût réel de l'employé devrait se situer entre ces deux chiffres .

Par exemple, disons qu'un nouveau travailleur est embauché dans votre entreprise avec un salaire de base de 45 000 $. Calculez ce qui suit :

45 000 $ (salaire de base) x 1,25 = 56 250 $

45 000 $ (salaire de base) x 1,4 = 63 000 $

Leur coût réel se situera entre 56 250 $ et 63 000 $.

La même formule s'applique aux employés horaires . Multipliez simplement leur taux de salaire horaire par 1,25 et 1,4 pour déterminer la fourchette de leur coût réel.

Par exemple, imaginez que vous embauchiez un nouvel employé à un taux de 20 $ de l'heure.

20 $ x 1,25 = 25 $

20 $ x 1,4 = 28 $

Le coût réel du travailleur se situe entre 25 $ et 28 $ de l'heure.

Gardez à l'esprit que cette formule exclut d'autres dépenses telles que les coûts de recrutement, d'espace de bureau, d'équipement des employés, d'intégration et de formation. Ci-dessous, nous discutons des facteurs communs qui ont un impact sur le coût de l'employeur par employé afin que vous puissiez faire des calculs plus précis.

Ce qui peut affecter les coûts des employés

Un certain nombre de facteurs influent sur les coûts des employés - certains sont internes à l'entreprise, tandis que d'autres sont des influences externes. Il est important de comprendre ces facteurs afin de calculer avec précision les coûts salariaux.

Charges sociales

Votre entreprise est responsable du paiement des charges sociales en fonction du salaire de chaque employé. Cela comprend la sécurité sociale, l'assurance-maladie et la taxe de chômage de l'État. Les impôts sont payés aux gouvernements fédéral et des États, selon l'endroit où le travail est effectué.

Consultez le site Web de l'IRS pour obtenir de l'aide sur les calculs de l'impôt fédéral. Vous pouvez également trouver les coordonnées des entités fiscales de l'État.

Avantages sociaux

Les avantages sociaux jouent un rôle important dans le coût global d'un employé. Il s'agit notamment de l'assurance maladie, des régimes de retraite, des congés payés et d'autres assurances et avantages que votre entreprise offre aux employés.

Calculez le coût moyen par employé des avantages sociaux en divisant le coût total de votre ensemble d'avantages sociaux par le nombre total d'employés. Voici la formule écrite :

Coût total des avantages sociaux / Nombre total d'employés = Coût des avantages sociaux par employé

N'oubliez pas que les avantages sont des coûts permanents et que les avantages tels que la prise de force et d'autres assurances sont généralement renouvelés à certaines périodes. Cela signifie qu'ils ne paieront pas une seule fois le coût des avantages sociaux par employé. Gardez cela à l'esprit lors des calculs.

Emplacement

L'emplacement est l'un des principaux facteurs externes qui influent sur les coûts salariaux. Par exemple, le même employé effectuant le même travail à Denver, au Colorado, aura besoin d'un salaire de base plus élevé à Los Angeles, en Californie, pour tenir compte de la différence de coût de la vie. Selon le calculateur du coût de la vie de CNN Money, le coût de la vie à Los Angeles est 31,5 % plus élevé que celui de Denver.

Les conditions du marché

Les marchés d'embauche évoluent en fonction de l'évolution de l'offre et de la demande. Lorsque le marché favorise les employeurs, il est possible de trouver les meilleurs talents à moindre coût. Cependant, lorsque le marché favorise les employés, une augmentation de la rémunération et des avantages sociaux peut être nécessaire pour attirer les talents dont vous avez besoin.

Industrie

Il est nécessaire de comprendre votre secteur d'activité pour comprendre ce à quoi les employés s'attendront dans leur rémunération totale. Les employés de certaines industries s'attendent à payer une partie ou la totalité de leurs régimes d'assurance maladie. Dans d'autres secteurs, les employés s'attendent à ce que l'employeur offre une assurance maladie entièrement payée par l'entreprise.

Les avantages d'entreprise tels que les abonnements à des gymnases à prix réduit sont également plus courants dans certaines industries, tandis que d'autres offrent des avantages très limités ou inexistants aux employés.

Type de rôle

Les coûts salariaux varient également selon les normes attendues par les différents rôles au sein d'une entreprise. Les employés seniors et ceux qui possèdent des compétences recherchées sont plus susceptibles de s'attendre à une rémunération et des avantages sociaux améliorés par rapport aux employés débutants ou aux compétences générales. Les processus de recrutement peuvent également être plus robustes et plus longs pour les postes de haut niveau, ce qui augmente le coût des employés.

La façon dont la rémunération des employés est calculée peut également affecter le coût des employés. Les employés horaires – et certains postes salariés – sont éligibles aux heures supplémentaires. Cela peut être plus difficile à budgétiser, sauf si vous disposez d'un système efficace de suivi du temps.

Taille de l'entreprise

Les grandes entreprises sont parfois en mesure d'obtenir des coûts inférieurs par employé, car les coûts globaux sont répartis sur un plus grand nombre de travailleurs.

De plus, dans les grandes entreprises, les coûts des services d'assistance informatique et des systèmes numériques tels que le suivi du temps et les logiciels de paie peuvent être répartis entre davantage d'employés. Cela permet également de réduire le coût de chaque employé.

Frais de recrutement

Trouver le bon employé pour un poste nécessite des investissements de recrutement importants, y compris des coûts de recrutement internes et externes.

Frais de recrutement interne

Ce sont les coûts pour payer le personnel recruteur et les gestionnaires d'embauche pour leur temps.

Recrutement du personnel

Prenons l'exemple d'un généraliste RH qui consacre 15 heures par semaine à des tâches de recrutement. Cet employé gagne 20 $ de l'heure et travaille 50 semaines chaque année après avoir pris 2 semaines de vacances. Votre calcul ressemblera à :

15 [heures consacrées au recrutement] x 20 $ [taux horaire] x 50 [semaines travaillées par an] = 15 000 $ par an en recrutement interne

Pour les salariés, calculez d'abord leur taux horaire effectif avec cette formule :

Salaire / (Heures hebdomadaires travaillées x Semaines par an) = Taux horaire

Si votre employé régulier à temps plein travaille 40 heures par semaine, il travaille 2 080 heures par an (40 x 52). Avec un salaire de 45 000 $, leur taux horaire effectif est de 21,63 $ (45 000 $ / 2 080).

Si votre entreprise compte plusieurs employés qui gèrent le recrutement, vous devrez additionner leurs contributions individuelles aux frais de recrutement interne. Par exemple, deux employés des RH consacrant 15 heures chacun par semaine à des tâches de recrutement, comme dans notre exemple ci-dessus, entraîneraient des coûts de recrutement interne de 30 000 $ pour l'année.

Gestionnaires d'embauche

Les responsables du recrutement ne peuvent être impliqués dans le recrutement que de manière sporadique, mais leur temps doit également être pris en compte lors du calcul de vos coûts de recrutement internes.

Par exemple, considérons un responsable du recrutement qui consacre en moyenne 5 heures par mois à des tâches de recrutement. Le salaire du gestionnaire d'embauche est de 50 000 $, avec un taux horaire effectif de 24,04 $. Dans cet esprit, votre calcul ressemblera à :

24,04 $ [taux horaire] x (5 [heures de recrutement] x 12 [mois]) = 1 442,40 $ [coût annuel]

Comme pour le recrutement de personnel, combinez le coût annuel total de chaque responsable du recrutement pour obtenir le coût annuel total de recrutement à partir du temps du responsable du recrutement.

Frais de recrutement externe

Après avoir calculé vos frais de recrutement interne, vous devez calculer vos frais de recrutement externe.

Ceux-ci peuvent inclure le coût pour payer les recruteurs tiers pour leur temps, ainsi que les paiements externes pour :

• Annonces d'emploi
• Événements de promotion commerciale tels que les salons de l'emploi
• Logiciels de recrutement tels que les systèmes de suivi des candidatures
• La vérification des antécédents
• Frais de réinstallation
• Primes de référence aux employés existants

Frais d'intégration

Une fois qu'un nouvel employé est embauché, il doit acquérir les connaissances nécessaires pour contribuer à son nouveau rôle. L'intégration et la formation sont des coûts nécessaires qui peuvent s'additionner rapidement.

Frais généraux

Celles-ci ne sont pas directement liées aux employés mais couvrent les dépenses nécessaires au fonctionnement de l'entreprise .

Ils incluent traditionnellement des éléments tels que le coût du loyer des bureaux, des services publics, des fournitures de bureau, de l'équipement, des uniformes des employés, des téléphones portables pour les travailleurs, etc. Les frais généraux peuvent également inclure la technologie générale telle que les logiciels de gestion et les ordinateurs.

Taux de rotation

Les entreprises ayant des taux de roulement plus élevés ont des coûts salariaux globaux plus élevés. En effet, ils sont obligés d'investir plus fréquemment dans le recrutement et l'intégration.

Pourquoi il est important de calculer les coûts des employés

Le calcul des coûts salariaux est essentiel pour une gestion d'entreprise efficace. Connaître le coût d'un employé vous permet de budgétiser avec précision vos dépenses de personnel . Cette connaissance peut vous aider à prendre des décisions plus éclairées concernant les dépenses liées aux employés telles que les avantages sociaux, l'équipement, les cours de formation et bien plus encore.

De même, les besoins en personnel sont plus faciles à prévoir lorsque vous savez combien le poste d'un employé coûte à votre entreprise. De cette façon, vous êtes mieux en mesure d'identifier où les options flexibles telles que le personnel à temps partiel ou l'externalisation à des sous-traitants peuvent le mieux profiter à votre organisation.

Comprendre le coût de l'employeur pour chaque employé informe également sur la tarification des produits et services. En tenant compte du coût de la main-d'œuvre, votre entreprise peut tarifer les produits et services de manière appropriée afin de réaliser un profit.

De plus, le calcul du coût d'un employé peut aider évaluer le rendement des employés . En comparant le coût d'un employé à sa productivité et à la génération de revenus, vous pouvez prendre des décisions basées sur les données concernant les promotions, les augmentations, les primes et les plans d'amélioration des performances.

Conclusion

Les calculs des coûts des employés tiennent compte de plus que le salaire de base de l'employé. Le coût réel d'un employé se situe entre 1,25 et 1,4 fois son salaire de base, compte tenu des avantages sociaux et des charges fiscales. Il est essentiel de prendre également en compte les facteurs supplémentaires ayant une incidence sur les coûts des employés, tels que les coûts de recrutement de votre entreprise, l'emplacement de l'employé, les conditions actuelles du marché du travail et les coûts d'intégration.

Les entreprises qui comprennent le coût réel de leurs employés sont mieux à même de budgétiser efficacement, de tenir compte des coûts de main-d'œuvre dans la tarification et d'évaluer avec précision la productivité des employés.

FAQ

Quel pourcentage devrait coûter un employé ?

Le coût moyen par employé se situe entre 1,25 et 1,4 fois son salaire de base. Ce chiffre augmentera si l'on considère les coûts variables tels que le temps du recruteur, l'emplacement des employés et les conditions du marché du travail.

La plupart des entreprises américaines consacrent 15 à 30 % de leur chiffre d'affaires brut à la masse salariale. Ces chiffres varient d'une industrie à l'autre.

Combien coûte le remplacement d'un employé ?

La Society for Human Resource Management (SHRM) a constaté que 4 700 $ était un coût moyen par embauche. Cependant, certains employeurs ont déclaré à la SHRM qu'ils s'attendaient à ce qu'une nouvelle embauche coûte 3 à 4 fois le salaire du poste. Cette estimation prend en compte les coûts accessoires comme le temps du superviseur investi dans le processus d'embauche, ce qui peut faire monter en flèche le coût du remplacement des employés.

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