Comment calculer l'indemnité de vacances pour les employés horaires

Votre personnel a besoin de temps libre - des vacances reposantes ramènent les employés rafraîchis et réengagés - mais le calcul de la paie de vacances peut sembler déroutant et compliqué.

Sans savoir comment la paie de vacances est calculée, vous risquez de payer à tort les congés des employés.

Vous pouvez même devenir frustré par le processus et décider d'éviter du tout d'offrir des congés payés, ce qui rend les employés mécontents.

Heureusement, comprendre comment calculer l'indemnité de vacances est plus simple qu'il n'y paraît. Nous sommes là pour vous guider étape par étape et nous assurer que vous considérez tous les détails nécessaires.

Termes importants à connaître

Les tenants et les aboutissants de la paie de vacances peuvent être déroutants au début. Ci-dessous, nous avons répertorié les termes clés et leurs définitions afin que vous puissiez comprendre en quoi ils diffèrent et se rapportent à l'indemnité de vacances.

• Le temps de vacances fait spécifiquement référence au temps libre pour les loisirs ou la détente.
• Les congés payés (PTO) comprennent tous les types de congés payés, comme les congés de maladie ou les congés payés, ainsi que les vacances.
• L'accumulation de vacances est le processus par lequel les employés gagnent progressivement des vacances selon un calendrier spécifique.
• Le taux d'accumulation des vacances est le nombre de vacances qu'un employé gagne au cours d'une période donnée. Il est généralement exprimé en pourcentage du temps travaillé. Par exemple, un taux d'accumulation de 5 % signifie que pour 100 heures de travail, un employé gagne 5 heures de vacances.
• L'indemnité de vacances est la rémunération qu'un employé reçoit pendant qu'il utilise ses vacances. Ceci est généralement égal à leur salaire horaire ou salaire.
• Un paiement de vacances est une somme forfaitaire versée à un employé pour les vacances non utilisées. Le paiement se produit généralement lorsque le travailleur quitte l'entreprise ou qu'un certain laps de temps s'écoule, comme lorsqu'une nouvelle année commence.

Qu'est-ce que l'indemnité de vacances ?

L'indemnité de vacances est une compensation que les entreprises versent aux employés pendant leur temps d'arrêt de travail . Les employés peuvent se détendre, se ressourcer et maintenir un bon équilibre travail-vie tout en recevant leur salaire habituel.

Offrir aux employés des congés payés (PTO) comme des vacances n'est pas obligatoire au niveau fédéral, mais cela contribue à une main-d'œuvre plus heureuse et plus productive. Sans bénéficier de congés payés, certains travailleurs peuvent ne pas prendre de congés, risquant ainsi de s'épuiser.

Il existe deux façons principales d'offrir des vacances :

Vacances avancées

Avec une politique de vacances avancée, tous les congés d'une certaine période sont mis à la disposition des employés à partir d'une date spécifique, telle que leur date de début. Par exemple, si votre entreprise offre 2 semaines (80 heures) de congés payés par an, vous pouvez rendre toutes les 80 heures disponibles le 1er janvier de chaque année.

Vacances accumulées

Dans le cadre d'une politique de congés accumulés, les employés gagnent des vacances en fonction du nombre d'heures travaillées. Par exemple, les travailleurs peuvent gagner une partie des 80 heures totales tous les quelques mois, comme 20 heures tous les 3 mois.

Ou, vous pouvez définir un pourcentage de taux d'accumulation de vacances et permettre aux travailleurs de gagner jusqu'à 80 heures de vacances par an. Par exemple, un taux d'accumulation de 8 % signifie que votre équipe gagnera 8 heures de vacances pour 100 heures de travail. Après 1 000 heures travaillées, ils auront accès à la totalité des 80 heures de vacances.

Comment le cumul des vacances est-il calculé ?

La première étape pour payer les employés pour leurs vacances consiste à comprendre comment mesurer leur temps accumulé. La formule pour calculer l'accumulation est simple.

Taux de régularisation

Le taux d'accumulation est calculé à l'aide de cette formule :

Taux de congés accumulés = Congés annuels / Heures de travail annuelles

Imaginez que vos employés travaillent 40 heures par semaine, soit 2 080 heures par an, et que vous offriez 2 semaines de vacances, soit 80 heures. Pour trouver le taux d'accumulation horaire, calculez :

80 heures / 2 080 heures = 0,038 heures de vacances gagnées par heure travaillée. Il s'agit de votre taux de congés accumulés. En pourcentage, il est exprimé en 3,8 %.

Vous pouvez ensuite l'appliquer à d'autres calculs.

Accumulation par période

Pour voir combien d'heures un employé accumulera par période de paie, utilisez cette formule :

Accumulation par période de paie = Heures de la période de paie x taux d'accumulation horaire

Par exemple, pour une période de paie de 80 heures, vous calculerez :

80 heures x 0,038 taux d'accumulation = 3,04 heures accumulées par période de paie.

Vous pouvez utiliser des formules similaires pour déterminer le nombre de vacances qu'un employé accumule par semaine, par mois ou par trimestre. Il suffit de prendre les heures de cette période et de les multiplier par le taux d'accumulation horaire.

Accumulation par mois ou par trimestre

Pour calculer l'accumulation mensuelle ou trimestrielle, multipliez les heures de travail de la période par le taux d'accumulation. Bien qu'il n'y ait pas deux mois ou trimestres identiques, voici quelques exemples :

170 heures par mois x 0,038 taux d'accumulation = 6,46 heures accumulées par mois

520 heures par trimestre x 0,038 taux d'accumulation = 19,76 heures accumulées par trimestre

Comment l'indemnité de vacances est-elle calculée pour les employés horaires ?

L'indemnité de vacances est généralement calculée en fonction du salaire de l'employé, dans le cas des travailleurs salariés. Pour les employés rémunérés à l'heure, il est généralement calculé en fonction de leur salaire .

Pour calculer l'indemnité de vacances, il y a quelques étapes simples. Tout d'abord, vous avez besoin de quelques informations :

• Détails sur la politique de vacances de votre organisation , en particulier si elle comprend des dispositions spécifiques pour les travailleurs horaires.
• Taux d'accumulation . Faites défiler vers le haut si vous avez besoin d'un rappel sur la façon de calculer cela.
• Heures travaillées . Ces données doivent être aussi précises que possible, c'est pourquoi nous vous recommandons d'utiliser une application comme Connecteam, qui permet aux employés et aux responsables de suivre facilement les quarts de travail, les heures d'arrivée et de départ et les demandes de congés.
• Taux de congés payés . En règle générale, il s'agit du taux horaire normal d'un employé.
• Heures de vacances demandées ou, dans le cas d'un paiement, le nombre d'heures non utilisées.

Paye de vacances et paiement pour les employés actuels

Pour savoir combien payer votre employé pour des vacances à venir, multipliez les heures de vacances par son taux de rémunération.

Période de vacances x Taux de rémunération = Paye de vacances due

Si votre employé utilise 40 heures de vacances et gagne 25 $ de l'heure, le calcul que vous utiliserez pour déterminer son indemnité de vacances est :

40 heures x 25 $/heure = 1 000 $ dû

Ce calcul peut également s'appliquer aux paiements de vacances pour les membres actuels de l'équipe lorsqu'il leur reste des vacances inutilisées qui ne sont pas reportées.

Par exemple, supposons que la politique de votre entreprise indique que les employés doivent prendre les 80 heures de vacances au cours d'une année civile, que les vacances non utilisées ne sont pas transférées d'une année à l'autre et que l'entreprise doit payer les vacances non utilisées.

Imaginez qu'un employé qui gagne 30 $ de l'heure se retrouve avec 20 heures de vacances inutilisées le 1er décembre 2023. Supposons qu'il ne puisse pas prendre ce congé avant le 1er janvier 2024, lorsque toutes les vacances de vos employés seront réinitialisées.

Pour déterminer le montant du paiement qui leur est dû, voici comment calculer le paiement des vacances :

Période de vacances x Taux de rémunération = Paiement des vacances

20 heures x 30 $/heure = 600 $ à payer

Comment le paiement des vacances est-il calculé pour les employés qui quittent ?

Si vous calculez un paiement pour un employé qui quitte l'entreprise, vous devez connaître le nombre de jours de vacances que l'employé a accumulés et non utilisés. Pour rappel:

Congés accumulés = Heures travaillées x Taux d'accumulation horaire

Supposons que l'employé gagne 25 $ de l'heure dans son rôle et qu'il lui reste 40 heures de vacances non utilisées. Le calcul de l'indemnité est le même que pour les salariés en congé :

Période de vacances x Taux de rémunération = Paiement des vacances

40 heures x 25 $/heure = 1 000 $ à payer

Comment suivre l'indemnité de vacances des employés horaires

L'utilisation d'une feuille de calcul pour suivre les paies de vacances peut sembler simple et abordable, mais vous risquez une erreur humaine et des coûts administratifs élevés. Cela demande également beaucoup de temps et d'efforts.

Au lieu de cela, nous vous recommandons d'utiliser une application de suivi des congés payés . Ils sont rapides et faciles à utiliser, automatisent de nombreuses tâches manuelles et réduisent le risque d'erreurs coûteuses. Ils enregistrent avec précision les employés :

• Taux de rémunération horaire
• Heures de vacances annuelles et heures travaillées chaque année, ce qui équivaut au taux d'accumulation
• Heures travaillées par période de paie
• Heures de vacances gagnées par période de paie
• Tout paiement de vacances

Éléments à prendre en compte lors de la structuration et du calcul des congés payés

Lors de la structuration et du calcul des congés payés, il y a quelques éléments à garder à l'esprit.

Temps de vacances vs prise de force

Tout d'abord, déterminez si votre entreprise offrira une prise de force générale qui comprend des vacances ou si vous offrirez des vacances comme un seul type de prise de force. La plupart des entreprises proposent une prise de force générale que les travailleurs peuvent utiliser pour tout type de congé, y compris les vacances.

En savoir plus sur les différences entre les vacances et les autres types de congés payés.

Vacances anticipées ou accumulées

Ensuite, décidez comment votre entreprise va offrir des vacances.

L'avantage des vacances avancées est qu'il y a moins de calculs nécessaires - toutes les heures sont disponibles à une certaine date. Mais il y a aussi des risques. Les employés peuvent utiliser toutes les heures dès qu'ils le souhaitent, ce qui peut entraîner trop de temps libre au début.

D'un autre côté, les congés accumulés aident à limiter le temps de congé des employés, mais nécessitent plus de travail à suivre.

Employés à temps plein vs à temps partiel

Vous devez également établir des critères d'admissibilité . Les employés doivent-ils travailler un certain nombre d'heures pour avoir droit à des vacances, ou tout le monde est-il éligible ?

Offrir l'admissibilité à tout le monde est la meilleure façon d'assurer l'équité, mais vous devrez décider comment les heures de vacances correspondent aux heures de travail.

Il est courant de baser l'accumulation de vacances pour les travailleurs à temps plein sur une semaine de 40 heures, mais le calcul pour les employés à temps partiel dépend du nombre d'heures travaillées. Si vos employés à temps partiel travaillent 20 heures par semaine, 2 semaines de vacances équivalent à 40 heures par an, ou 1,5 heure par période de paie aux deux semaines.

Lois de l'État

Aucune loi n'oblige les entreprises à proposer une prise de force, mais si une entreprise le propose, elle est soumise à certaines lois. Celles-ci varient selon l'état, alors soyez clair sur celles qui s'appliquent à vos employés.

Si vous avez des employés dans plusieurs États, vous devrez comprendre les exigences légales de chaque État. Par exemple, certains États exigent que les entreprises paient les congés non utilisés lorsqu'un employé part. Quelques États interdisent les politiques de vacances «utilisez-les ou perdez-les», qui obligent les employés à renoncer à leurs vacances inutilisées juste avant le début d'une nouvelle année.

Report de prise de force/vacances

Demandez-vous si vous appliquerez une politique « utilisez-le ou perdez-le » ou si vous laissez les employés reporter les vacances inutilisées à l'année suivante. Si vous choisissez d'autoriser le report du temps de prise de force/vacances, décidez si les travailleurs peuvent reporter toutes les heures non utilisées ou seulement une partie.

Par exemple, certaines entreprises autorisent le report d'une semaine de prise de force/vacances. Certaines entreprises fixent un plafond pour que les employés puissent reporter tout le temps inutilisé, mais lorsqu'ils atteignent un certain nombre, ils cessent d'accumuler du temps supplémentaire jusqu'à ce qu'ils en utilisent.

Aller dans le négatif

Si un employé n'a plus de prise de force/vacances mais a besoin de congés, peut-il accumuler un solde négatif (en utilisant les futures heures de vacances pour payer des congés rétroactifs) ou prendre des congés non payés ?

Les deux sont des options courantes, mais autoriser une accumulation de solde négatif nécessite plus de surveillance et de suivi. Décidez quelle ligne de conduite conviendrait le mieux à votre entreprise.

Prise de force illimitée

La gestion des reports et des soldes négatifs peut sembler intimidante, vous pouvez donc envisager les avantages et les inconvénients d'offrir une prise de force illimitée.

Une telle politique peut attirer de nouvelles embauches et réduire l'épuisement professionnel des employés existants, mais elle peut également conduire à des abus du système ou à un traitement inégal des employés. Pesez le pour et le contre et prenez la décision qui convient à votre organisation.

Conclusion

Offrir des congés payés aux employés est nécessaire pour s'assurer qu'ils maintiennent un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et savoir comment calculer l'indemnité de vacances de vos travailleurs est tout aussi essentiel. Il est également important de comprendre ce que sont les indemnités de vacances : Rémunération que les employés reçoivent en échange des vacances inutilisées.

Vous pouvez calculer les vacances accumulées, les indemnités de vacances et les paiements avec quelques formules simples et suivre les indemnités de vacances à l'aide d'une solution numérique puissante telle que Connecteam.

Il y a un certain nombre de choses à considérer lorsque vous structurez et affinez votre politique de congés payés, ainsi que lorsque vous calculez l'indemnité de vacances. Il s'agit notamment des lois des États, des dispositions pour les employés à temps partiel, des soldes négatifs, etc.

Pour plus d'informations, consultez notre guide sur les PTO et les suivis de vacances.

FAQ

Comment calculez-vous les heures de vacances en jours ?

Pour calculer les heures de vacances en jours de vacances, vous pouvez prendre le nombre d'heures de vacances accumulées et le diviser par les heures que vous travaillez dans une journée. Par exemple, si vous avez accumulé 40 heures de prise de force, vous pouvez diviser 40 par 8 heures par jour. Le résultat est de 5 jours de vacances.

Qu'est-ce qu'un bon taux d'accumulation de prise de force ?

Les taux d'accumulation des vacances varient, mais un taux de 4 heures par période de paie aux deux semaines est généralement considéré comme bon, selon Zippia. Cela équivaut à environ 2,5 semaines de vacances par an.

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