Combien coûte l'embauche d'un employé ?

Introduction

Le coût d'embauche d'un nouvel employé peut être important, alors comprendre les dépenses impliquées vous aide à éviter les factures-surprises et à embaucher des travailleurs qualifiés avec plus de confiance. Les petites entreprises en particulier bénéficient d'un budget d'embauche clair, car cela les aide à identifier ce qu'elles peuvent et ne peuvent pas se permettre de dépenser.

Le coût moyen par embauche est de 4 683 $, selon une étude menée par la Society for Human Resource Management (SHRM). Cependant, les coûts d'embauche de votre entreprise varient en fonction de votre secteur d'activité, de votre situation géographique, des postes pour lesquels vous embauchez et d'autres facteurs.

Dans cet article, nous couvrirons les coûts communs avant et après l'embauche d'un employé, fournirons des exemples de coûts internes et externes et détaillerons le coût du recrutement. Nous partageons également des conseils sur la façon de tirer le meilleur parti de vos coûts d'embauche.

Coûts avant d'embaucher un employé

Avant d'embaucher un nouvel employé, une grande partie de vos coûts est consacrée au recrutement, y compris les ressources consacrées aux candidats non retenus. Le calcul de votre coût moyen par nouvelle embauche vous aidera à trouver les domaines dans lesquels vous pourriez dépenser trop ou trop peu. De même, cela peut vous aider à comprendre comment votre investissement est rentable à long terme grâce à la productivité et à la rétention de la main-d'œuvre.

L'une des mesures de recrutement les plus utiles est la formule du coût par embauche , décrite ci-dessous. Nous avons également fourni des exemples de coûts de recrutement internes et externes que vous pouvez adapter aux circonstances de votre entreprise.

Formule de coût par location

Pour calculer le coût par embauche, additionnez vos coûts de recrutement internes et externes. Ensuite, divisez cela par le nombre total d'embauches.

Voici à quoi cela ressemble comme formule :

Coût par embauche = (Coûts de recrutement interne + Coûts de recrutement externe) / Nombre total d'embauches

Par exemple, supposons que vos frais de recrutement interne s'élèvent à 50 000 $, que vos frais de recrutement externe s'élèvent à 70 000 $ et que votre nombre total d'embauches soit de 2 000. Votre coût par location est de :

Coût par location = (50 000 $ + 70 000 $) / 2 000 = 6 000 $

Cela signifie qu'il en coûte 6 000 $ à votre entreprise pour embaucher 1 nouveau travailleur.

Frais de recrutement interne

Ceux-ci incluent tous les coûts dépensés en ressources au sein de votre entreprise. Ils comptabilisent :

Recruteurs internes

Le temps que votre équipe RH consacre aux activités de recrutement compte dans le coût d'embauche d'un nouvel employé. Cela couvre la rédaction d'une description de poste, son partage sur les sites d'emploi, la sélection de CV, la rédaction de contrats de travail, et tout le reste.

Vous pouvez calculer les coûts de recrutement interne de différentes manières.

Par exemple, supposons que votre entreprise verse à un employé des RH un salaire horaire. Supposons qu'ils travaillent 50 semaines par an, prenant 2 semaines de vacances par an. Un chiffre annuel pour les coûts de recrutement interne ressemblerait à ceci :

Coût de recrutement interne = Salaire horaire x (Nombre d'heures consacrées au recrutement par semaine x 50)

Par exemple, disons que le salaire horaire de l'employé est de 20 $/heure et qu'il consacre 10 heures par semaine au recrutement. Le coût annuel pour cet employé est :

20 $ x (10 x 50) = 10 000 $

Cependant, imaginez qu'un employé des RH perçoive un salaire fixe et que le recrutement ne soit qu'une de ses responsabilités. Vous pouvez toujours calculer combien le recrutement interne coûte à votre entreprise.

Premièrement, calculez le taux horaire de l'employé en fonction de son salaire annuel et du nombre de semaines de travail par année. Utilisez la formule suivante :

Coût horaire = Salaire annuel / (Nombre total d'heures travaillées par semaine x Nombre de semaines travaillées par an)

Disons qu'un membre de l'équipe RH a un salaire annuel de 40 000 $, travaille 40 heures par semaine et travaille 50 semaines par an. Leur coût horaire est de :

Coût horaire = 40 000 $ / (40 x 52) = 19,23 $

Ensuite, découvrez les heures qu'ils travaillent chaque semaine sur le recrutement, par exemple, 15. Complétez ensuite leur chiffre annuel pour les coûts de recrutement interne :

19,23 $ x (15 x 50) = 14 422,50 $

Surtout, calculez les coûts de recrutement interne pour chaque employé des RH travaillant sur le recrutement . Cela vous donnera votre coût total de recrutement interne.

Veillez à ce que votre équipe RH ne consacre pas trop de temps au recrutement par rapport à d'autres domaines, comme la paie, car cela peut entraîner l'épuisement professionnel des employés, des retards dans les délais et un effet domino sur les coûts de l'entreprise.

Gestionnaires d'embauche

Le responsable du recrutement intervient généralement dès l'étape de l'entretien pour tester les connaissances, les compétences et les capacités des candidats (KSA). Selon le niveau d'implication du manager et l'ancienneté du poste, il peut passer des heures voire des jours sur un candidat présélectionné.

Si un responsable du recrutement est rémunéré à l'heure, le coût annuel de son activité de recrutement est de :

Coût du responsable du recrutement = Salaire horaire x (Nombre d'heures consacrées au recrutement par mois x 12)

Par exemple, disons qu'ils gagnent 50 $ de l'heure et consacrent en moyenne 3 heures par mois au recrutement. Le coût annuel est de :

Coût du gestionnaire d'embauche = 50 $ x (3 x 12) = 1 800 $

Vous pouvez utiliser ce calcul annuel à horaire pour les recruteurs internes dans la formule ci-dessus, si un responsable du recrutement perçoit un salaire.

Références d'employés

Payer aux membres de votre personnel une commission de recommandation d'employés est un excellent moyen d'intégrer des candidats de qualité dans votre bassin de recrutement. Habituellement, plus le poste vacant est élevé, plus les frais de recommandation seront élevés.

Vous pouvez payer à l'arbitre soit une somme forfaitaire pour chaque recrue retenue, soit un pourcentage du salaire annuel de la recrue à titre de compensation.

Frais de recrutement externe

Les coûts de recrutement externes comprennent les paiements à des sociétés tierces ou à des sous-traitants qui soutiennent vos objectifs de recrutement. Incluez les éléments suivants dans votre calcul des coûts externes :

Chargés de recrutement externes et agences

L'utilisation d'un recruteur ou d'une agence externe peut vous permettre d'obtenir une meilleure qualité de recrutement. Ils peuvent également contribuer à accélérer le processus de recrutement, car ils utilisent des compétences spécialisées et des réseaux de candidats. Vous payez généralement aux recruteurs externes un montant forfaitaire, un acompte à durée déterminée ou une partie du salaire annuel de l'employé.

Publication sur les jobboards

Les sites d'emploi en ligne tels que LinkedIn et Indeed vous permettent de publier et de publier des descriptions de poste, augmentant ainsi votre bassin de demandeurs d'emploi. Bien qu'il existe des forfaits gratuits, vous devez inclure les abonnements payants aux sites d'emploi dans votre budget si vous recherchez des fonctionnalités avancées. Ces solutions ont généralement des frais mensuels ou annuels . Vous pouvez également payer un supplément pour booster vos offres d'emploi ou ajouter des emplois supplémentaires.

Marque employeur

Tenez compte de tous les coûts liés à la promotion de votre entreprise lors de salons de l'emploi ou à la tenue d'événements d'employabilité pour attirer des candidats.

Par exemple, un organisateur de salon de l'emploi peut vous facturer un tarif forfaitaire ou horaire, en fonction de la taille du stand de votre entreprise et du nombre de recruteurs présents.

N'oubliez pas d' inclure uniquement les coûts pour les parties externes et d'exclure les coûts internes, tels que les coûts du temps de votre personnel.

Logiciel de recrutement

Outre les sites d'emploi, il existe de nombreuses autres solutions logicielles, telles que les systèmes de suivi des candidats (ATS) qui vous aident à augmenter votre vivier de candidats, la vitesse de recrutement et l'adéquation des candidats.

Ceux-ci sont souvent facturés par utilisateur, sur la base d'un abonnement mensuel ou annuel. Cependant, certains fournisseurs peuvent proposer des tarifs sur mesure ou des abonnements à vie. Tenez compte de ces coûts si votre entreprise utilise un logiciel de recrutement.

La vérification des antécédents

Les vérifications des antécédents aident à confirmer les informations du candidat, telles que les emplois antérieurs et les casiers judiciaires. Il est important de les ajouter à vos frais de recrutement.

Certaines solutions facturent sur la base d'un abonnement mensuel ou annuel pour des contrôles illimités, avec des frais supplémentaires pour des fonctionnalités spéciales. D'autres facturent des frais fixes pour chaque vérification des antécédents.

Frais de réinstallation

Pour trouver la bonne personne pour le poste, vous devrez peut-être inclure les frais de réinstallation dans votre offre d'emploi. Tenez compte du coût total de réinstallation du candidat, qui peut comprendre les frais de déplacement et/ou d'hébergement. Ensuite, offrez une couverture totale ou partielle de ce coût.

Coûts après avoir embauché un employé

Le coût total d'embauche d'un nouvel employé doit également inclure les coûts postérieurs à l'embauche. Assurez-vous de tenir compte de :

Salaire ou salaire de base

Le salaire de base - ou salaire de base, si vos employés sont payés à l'heure - est la rémunération minimale gagnée par un employé avant impôt. Il exclut les avantages sociaux et la rémunération des heures supplémentaires.

Normalement, vous budgétisez ce coût annuellement et le payez sur une base mensuelle, hebdomadaire ou bihebdomadaire.

Part de l'employeur dans les impôts

En tant qu'employeur, vous devez payer les impôts fédéraux qui s'appliquent à votre entreprise. De nombreuses entreprises paient des impôts, notamment des impôts sur la sécurité sociale et l'assurance-maladie, ainsi que sur le chômage fédéral (FUTA). Vérifiez les taxes fédérales que votre entreprise doit payer sur le site Web de l'IRS.

En outre, vérifiez vos lois du travail locales et nationales pour voir si vous êtes redevable de cotisations supplémentaires, telles que les taxes de chômage de l'État.

Prestations facultatives

Tenez compte du coût des avantages facultatifs tels que l'assurance maladie et dentaire, les cotisations au régime de retraite et les primes liées au rendement. Les lois nationales et locales peuvent vous obliger à offrir certains avantages aux employés.

Tenez également compte des congés payés (PTO), des congés familiaux et d'invalidité payés et d'autres types de congés payés, car vous payez un salaire journalier pendant que l'employé est absent. Tenez compte du coût des autres avantages facultatifs offerts par votre entreprise, tels que les abonnements à une salle de sport, les cartes-cadeaux et les allocations de développement professionnel fournies par l'entreprise.

Intégration

Une expérience d'intégration efficace est essentielle pour préparer votre nouvelle recrue à son poste. Vous devez suivre combien il en coûte à votre équipe RH pour effectuer des tâches telles que remplir les documents d'emploi et planifier la première semaine du starter.

Calculez votre coût d'intégration annuel par employé RH avec la formule suivante :

Coût d'intégration = Salaire horaire x (Nombre d'heures consacrées à l'intégration par mois x 12)

Par exemple, supposons qu'un employé des RH soit payé 20 $ de l'heure et consacre en moyenne 10 heures par mois à l'intégration. Leur coût d'intégration annuel est de :

Coût d'intégration = 20 $ x (10 x 12) = 2 400 $.

Additionnez le coût d'intégration de chaque employé des RH à votre coût d'intégration annuel total. Ensuite, divisez cela par le nombre d'employés que vous embauchez en un an pour obtenir votre coût d'intégration annuel par employé.

Pour mieux planifier ces coûts, lisez notre check-list d'intégration .

Entraînement

La formation améliore les connaissances, les compétences et la productivité de votre personnel. Il comprend une formation sur la santé et la sécurité, des ateliers axés sur les compétences et des sessions spécifiques aux rôles avec des chefs d'équipe expérimentés.

Si la formation est dispensée par des spécialistes externes, vous pouvez être facturé des frais de retenue pour une certaine période de temps ou des frais par session.

Cependant, si des responsables internes dispensent la formation, utilisez la formule ci-dessous pour calculer combien vous payez annuellement pour leur temps. Pour les employés horaires, utilisez la formule annuelle à horaire fournie dans la section Gestionnaires d'embauche de cet article pour connaître leur coût horaire.

Coût de la formation = Coût horaire x (Nombre d'heures consacrées à la formation par mois x 12)

Par exemple, supposons qu'un responsable soit payé 50 $ de l'heure et consacre 4 heures par mois à la formation. Leur coût annuel de formation est de :

Coût de la formation = 50 $ x (4 x 12) = 2 400 $

Les coûts de formation doivent également tenir compte du coût de tout équipement, outils, logiciels, etc. que vous utilisez lors de la prestation de sessions.

Matériel informatique et logiciels

Tenez compte du coût de tout équipement informatique fourni à un nouvel employé, comme un téléphone portable, une tablette ou un ordinateur portable. Incluez également tous les frais payés à des professionnels de l'informatique externes ou internes si ces appareils nécessitent des configurations spécialisées.

En outre, incluez tous les coûts d'abonnement aux logiciels associés aux nouvelles embauches. Ceux-ci peuvent être facturés par utilisateur ou sous forme de forfait mensuel.

Comment optimiser votre coût de location

Un investissement financier trop faible dans l'embauche vous expose au risque de ne pas embaucher les meilleures personnes pour les emplois de votre entreprise. D'un autre côté, trop d'investissements financiers gaspillent des ressources qui profiteraient à d'autres domaines RH.

Voici nos meilleurs conseils pour vous assurer que vous dépensez juste le bon montant pour l'embauche. De plus, nous partageons des conseils sur la façon de vous assurer que l'argent que vous dépensez pour l'embauche n'est pas gaspillé.

Créer des incitations de recommandation internes

Les références d'employés internes sont 4 fois plus susceptibles de recevoir une offre d'emploi que les candidats en ligne. Ils représentent également entre 30 et 50 % de toutes les embauches dans une entreprise, selon une étude de Zippia. Une récompense de référence unique est moins chère que de payer pour les processus de recrutement de spécialistes RH internes ou externes.

Les récompenses de parrainage peuvent être soit un montant fixe en dollars pour chaque parrainage réussi, soit un pourcentage du salaire du nouvel employé. Proposez un chiffre suffisamment attractif pour être incitatif mais inférieur à ce que vous paieriez un recruteur interne ou externe par candidat.

Répartir les coûts fixes sur les nouvelles embauches

Certains coûts d'embauche sont fixes, comme les salaires du personnel RH et les abonnements aux sites d'emploi, jusqu'à un certain nombre de candidats. Dans la mesure du possible, utilisez vos ressources internes et externes pour gérer plusieurs candidats à la fois afin de réduire le coût par embauche.

Vous pouvez également envisager de réserver des personnes pour le même poste au cours de la même semaine afin de faciliter la prise de décision des responsables du recrutement. De plus, vous pouvez réserver de nouveaux employés pour des sessions d'intégration ou de formation en groupe afin d'économiser sur les coûts après l'embauche.

Prioriser la rétention des employés

Une rétention efficace permet d'éviter le coût de l'embauche de remplaçants en raison du départ volontaire du personnel. Les principales raisons pour lesquelles les employés quittent leur emploi comprennent un salaire et des avantages sociaux non compétitifs, un manque d'opportunités de développement professionnel, le fait de ne pas se sentir apprécié et le manque de soutien d'un responsable.

Pour lutter contre cela, commencez par rendre vos rémunérations plus attrayantes en incluant des éléments tels que les congés payés et les prestations de retraite. Vous devez également offrir aux employés des opportunités d'apprendre et de se développer au sein de votre entreprise. Par exemple, envisagez d'offrir des cours de formation afin que les travailleurs puissent acquérir des compétences polyvalentes ou se perfectionner.

De plus, montrez votre appréciation en utilisant des récompenses basées sur la performance telles que des prix. De plus, formez les managers aux compétences de collaboration afin que vos employés se sentent soutenus et inclus.

Minimiser l'épuisement professionnel des employés

Les employés peuvent éprouver de l'épuisement professionnel en raison de la quantité de travail qu'ils doivent faire ou de la pression qu'ils ressentent au travail. Les employés épuisés peuvent devenir physiquement et mentalement malades et prendre du temps pour récupérer. Ainsi, vous devrez peut-être trouver des intérimaires à court terme, ou risquer de perturber l'activité.

Au lieu de payer le coût de l'embauche de remplaçants à court terme, assurez-vous que votre équipe ne s'épuise pas.

Pour ce faire, accordez suffisamment de congés payés, y compris des congés de maladie payés le cas échéant, et offrez des jours de congé pour la santé mentale. Vous pouvez également envisager d'offrir des modalités de travail flexibles, comme permettre aux employés de choisir leur propre lieu de travail ou de décider de leurs propres heures.

Enfin, créez une culture de soutien où les employés peuvent partager ouvertement leurs pensées et leurs sentiments. Contactez régulièrement vos employés, soit par e-mail, soit par téléphone, soit par message. Faites-leur savoir qu'ils peuvent venir vous voir pour toute préoccupation qu'ils pourraient avoir.

Conclusion

Il est important de savoir combien coûte l'embauche d'un employé dans votre entreprise. Avant d'embaucher, vous devez calculer la rémunération des recruteurs internes et externes, le coût du temps des gestionnaires d'embauche, les frais des sites d'emploi et les frais de déménagement. Après avoir embauché, vous devez tenir compte du salaire de base de l'employé, des avantages facultatifs, de votre part des impôts, de la formation, de l'intégration et des coûts informatiques.

Les dépenses insuffisantes et excessives pour l'embauche peuvent avoir des conséquences commerciales négatives. Cependant, comprendre vos coûts d'embauche vous aide à utiliser les ressources de l'entreprise plus efficacement et même à obtenir de meilleurs candidats . Pour optimiser vos coûts, vous devez encourager les références internes et répartir vos coûts fixes sur les nouvelles recrues. Et à long terme, donnez la priorité à la rétention des employés et évitez l'épuisement professionnel pour vous assurer que vos coûts ne sont pas gaspillés.