Intégration numérique des employés : avantages, défis et outils

Points clés à retenir

• Avec l'intégration numérique des employés, vous utilisez des outils et des technologies pour intégrer les nouvelles recrues. Pas besoin de cours, de formation ou de réunions en personne.
• Les avantages de l'intégration numérique incluent une efficacité améliorée, une réduction des coûts et une plus grande commodité.
• Les défis associés à l'intégration numérique incluent le sentiment d'isolement des nouveaux employés, le fait de trouver le processus ennuyeux et la surcharge d'informations.
• Optimisez votre processus d'intégration numérique en utilisant différents types de contenu, en faisant en sorte que les nouvelles recrues se sentent comme faisant partie de l'équipe et en utilisant une application d'intégration dédiée.

Une bonne intégration des employés les aide à comprendre l'étendue de leur rôle, à se sentir à l'aise avec leur équipe et à se familiariser avec les objectifs et la culture de votre entreprise. Sans une bonne intégration, les nouveaux employés pourraient avoir du mal à trouver leur place et se désengager. Cela peut avoir un impact négatif sur leur productivité et peut même les amener à abandonner.

L'intégration traditionnelle implique beaucoup de paperasse, des procédures génériques et peu de support continu. Cela peut prendre une tonne de temps et d'efforts, et il est difficile de maintenir l'engagement des employés tout au long du processus. L'intégration des employés numériques, cependant, change tout cela.

Dans ce guide, nous expliquons ce qu'est l'onboarding numérique, ainsi que ses avantages et ses défis. Nous discutons également des meilleurs outils à utiliser pour optimiser votre processus d'intégration numérique.

Qu'est-ce que l'intégration numérique des employés ?

L'intégration numérique des employés implique l'utilisation d'outils et de technologies pour intégrer de nouveaux employés. Alors que l'intégration traditionnelle se fait en personne, l'intégration numérique peut se faire entièrement en ligne.

Les entreprises peuvent utiliser des logiciels d'intégration Web ou mobiles, tels que des applications ou des plateformes Web, pour créer un programme d'intégration entièrement personnalisé. Vous pouvez utiliser ces outils pour créer et publier des cours de formation, présenter de nouveaux employés à l'équipe, partager des politiques, rassembler de la documentation, etc.

Les avantages de l'intégration numérique des employés

Par rapport à l'intégration traditionnelle, l'intégration numérique offre de nombreux avantages. Ceux-ci inclus:

Efficacité améliorée

L'intégration traditionnelle est souvent un processus chronophage qui implique beaucoup de paperasse et de longues sessions de formation. L'intégration numérique automatise de nombreuses tâches répétitives et maintient le processus en mouvement sans délai.

Il vous permet également de tout stocker dans une base de données à laquelle les nouvelles recrues peuvent accéder à tout moment. Cela leur permet de remplir et de soumettre rapidement et facilement des documents et garantit que le personnel des RH dispose de toutes les informations dont il a besoin en un seul endroit.

L'intégration numérique permet également un démarrage immédiat sans avoir besoin d'une réunion en personne. Au moment où le nouvel employé commence sa première journée, il peut disposer de toutes les connaissances et ressources nécessaires pour commencer à travailler immédiatement.

Coûts réduits

Avec le logiciel d'intégration numérique, vous n'aurez plus à vous soucier du coût d'impression et de stockage des documents d'intégration ou de la création et de la prestation de sessions de formation en personne.

Les systèmes numériques vous permettent de stocker et de gérer automatiquement les dossiers des employés au sein d'un seul emplacement. Ils vous permettent également de créer et de publier des cours de formation en ligne complets, de sorte que vous n'ayez pas à consacrer du temps et de l'argent à une formation en personne. Vous pouvez développer des cours en quelques minutes et les publier instantanément pour que les nouvelles recrues les complètent.

L'intégration numérique peut également améliorer la rétention des employés, ce qui réduit les coûts de recrutement et d'embauche. Une bonne expérience d'intégration aide les employés à se sentir soutenus et renforce l'idée qu'ils ont fait le bon choix en rejoignant votre organisation. Cela augmente leur satisfaction au travail et diminue les risques de départ anticipé.

Meilleure commodité

L'intégration numérique est pratique pour toutes les personnes impliquées. Vous pouvez accéder au logiciel d'intégration 24h/24 et 7j/7 . Les nouveaux employés peuvent suivre des cours d'intégration à leur propre rythme directement depuis leurs appareils mobiles ou de bureau.

De plus, les employés n'auront pas à fouiller dans des piles de papiers pour trouver des informations importantes. Dans le système numérique, ils peuvent accéder à tous les documents dont ils ont besoin en quelques secondes.

De plus, de nombreuses solutions logicielles d'intégration numérique disposent de fonctions de chat que vous pouvez utiliser pour fournir aux nouvelles recrues une assistance continue. Vous pouvez répondre rapidement à leurs questions, même une fois l'intégration terminée.

Gagnez du temps et des efforts en mettant à jour facilement les ressources d'intégration

Avec le logiciel d'intégration numérique des employés, vous pouvez facilement télécharger de nouvelles ressources d'intégration et mettre à jour celles qui existent déjà. Ajoutez de nouveaux documents ou fichiers importants en quelques clics ou touches sur votre appareil, ou mettez à jour les ressources existantes en quelques minutes .

De plus, les outils d'intégration numériques sont flexibles et vous permettent de personnaliser la manière dont vous présentez les informations . Vous pouvez facilement ajuster votre processus si vos besoins ou objectifs d'intégration changent. Vous pouvez ajouter des éléments tels que de l'audio, des liens, des vidéos, des quiz et divers autres fichiers, ou regrouper certains cours les uns avec les autres.

Cela vous permet d'économiser une tonne de temps et d'efforts, en vous évitant les maux de tête liés à la mise à jour et à la gestion de votre processus d'intégration.

Une meilleure visibilité pour accompagner les collaborateurs et optimiser votre processus d'intégration

L'intégration numérique permet également aux entreprises de suivre les progrès des employés tout au long de l'intégration. En règle générale, les progrès sont affichés sur un tableau de bord.

Ce tableau de bord vous permet de voir qui a commencé un cours et qui est en cours . Il surveille également l'achèvement des cours. Cela vous aide à vous assurer que les employés progressent bien et garantit que les nouvelles recrues soumettent la bonne documentation à temps.

De plus, le suivi des progrès permet de voir facilement si les employés rencontrent des difficultés avec certaines tâches d'intégration ou certains cours de formation. Vous pouvez utiliser ces informations pour ajuster vos supports d'intégration et affiner votre processus.

Les défis de l'intégration numérique des employés

Bien que l'intégration numérique des employés présente de nombreux avantages, vous devez également être conscient de certains défis.

Les nouveaux employés peuvent se sentir isolés

Lors de l'intégration numérique, les nouveaux employés n'auront pas de temps en personne avec les gestionnaires ou les membres de l'équipe. Cela peut les amener à se sentir isolés ou à ne pas faire partie de l'équipe.

Cela peut être sans intérêt ou ennuyeux

Les processus d'intégration contiennent souvent un peu plus qu'un e-mail et quelques documents pour mettre une nouvelle recrue au courant. Ils font le travail, car les employés disposent des informations dont ils ont besoin. Mais ils ne sont pas excitants, et ils ne font pas grand-chose pour l'engagement des employés .

Un processus d'intégration de base qui consiste uniquement à examiner les politiques, à remplir des documents et à lire des documents n'excitera pas les nouvelles recrues ni ne les motivera à propos de leur rôle. Cela les expose au risque de se désengager, ce qui peut entraîner une baisse de productivité et une augmentation du chiffre d'affaires.

Les nouvelles recrues peuvent subir une surcharge d'informations

Lorsqu'une nouvelle recrue passe par l'intégration, elle a beaucoup à faire et à apprendre. Il y a des documents à revoir et à signer, des personnes à qui parler et des devoirs à comprendre. Cela peut être très accablant pour les nouveaux employés et entraîner une surcharge d'informations au cours de leurs premiers jours.

Façons d'améliorer le processus d'intégration numérique

Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour optimiser et améliorer l'expérience d'intégration de vos employés numériques.

Prenez la pré-intégration au sérieux

Un processus d'intégration numérique réussi des employés commence par la pré-intégration. Cela comprend toutes les activités qui ont lieu avant que le nouvel employé ne commence officiellement sa première journée de travail. Vous devez prendre la pré-intégration au sérieux si vous voulez que votre processus se déroule sans heurts.

Les éléments d'action préalables à l'intégration peuvent inclure :

• Configurer le compte de messagerie et/ou l'accès à la plateforme du nouvel employé
• Création d'un pack de bienvenue
• Envoi à l'employé d'informations telles que l'organigramme de l'entreprise ou la politique d'avantages sociaux
• Informer le reste de l'équipe qu'un nouveau membre se joint.

Utiliser différents types de contenu lors de l'intégration et de la formation

L'intégration peut souvent être moins qu'excitante, alors améliorez votre expérience d'intégration numérique en utilisant différents types de contenu.

Au lieu d'envoyer des dizaines de fichiers PDF ou de documents texte, pensez à utiliser des vidéos, des infographies et même des quiz pour transmettre des informations importantes. Ceux-ci peuvent rendre l'intégration intéressante et garantir que vos nouvelles recrues restent engagées.

Discuter des objectifs

Partager une liste d'objectifs avec les employés lors de l'intégration est un autre excellent moyen d'optimiser votre processus d'intégration numérique.

Par exemple, vous pouvez créer un Plan de 30-60-90 jours pour une nouvelle embauche. Cela décrit ce qu'ils vont faire, apprendre et accomplir au cours de leurs trois premiers mois dans leur nouvel emploi.

Cependant, ne submergez pas les nouvelles recrues d'informations ou ne les poussez pas à atteindre des objectifs irréalistes. N'oubliez pas que tous les objectifs que vous fixez aux employés doivent être SMART : spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et limités dans le temps.

Améliorer la communication

Vous voulez démarrer du bon pied avec les nouvelles recrues, alors faites un effort pour bien communiquer avec elles. Vous pouvez appeler, envoyer un e-mail ou envoyer un SMS‌.

Cependant, vous devriez également essayer des moyens attrayants de rester en contact avec les nouvelles recrues. Vous pouvez créer des quiz amusants, créer des questionnaires, partager des GIF ou proposer des brise-glace pour faciliter les conversations. Vous pourriez même jouer à une série de quiz ou échanger des faits amusants avec de nouvelles recrues.

De plus, vous pouvez envisager d'ajouter de nouvelles recrues à une discussion de groupe afin qu'elles puissent parler à des collègues pendant le processus d'intégration.

Accueillir chaleureusement les nouvelles recrues

Présentez les nouveaux employés au reste de l'équipe via un message dans une discussion de groupe ou un e-mail à l'échelle de l'entreprise pour leur réserver un accueil chaleureux. La vidéoconférence est un autre excellent moyen d'y parvenir.

Cela aide les nouveaux employés à ressentir immédiatement un sentiment d'appartenance au sein de l'entreprise. Lorsqu'ils se sentent ainsi, ils sont beaucoup plus susceptibles d'être engagés au travail. C'est idéal pour maintenir votre taux de roulement bas, car les gens sont moins susceptibles de quitter une entreprise dans laquelle ils sont satisfaits.

Fournir des mentors ou des compagnons d'intégration

Vous devriez également envisager de fournir aux nouvelles recrues un mentor ou un « copain d'intégration ». Associez un nouvel employé à un employé actuel qui occupe son poste ou qui a une connaissance approfondie du rôle du nouvel employé pour s'assurer qu'il peut être aussi utile que possible.

Avec quelqu'un pour leur montrer les ficelles du métier, les nouveaux employés s'habituent plus rapidement au travail et se sentent moins dépassés. De plus, cela les aide à établir des relations importantes avec leurs collègues dès le début.

Personnalisez l'expérience

Efforcez-vous de personnaliser le processus d'intégration. Vous pouvez le faire en intégrant les nouvelles recrues différemment en fonction de leur rôle . Par exemple, les entrepreneurs indépendants auront besoin d'informations d'intégration sur la facturation et les avantages qui sont différentes de celles que reçoivent les employés à temps partiel et à temps plein. Pendant ce temps, les superviseurs auront besoin d'une intégration axée sur les politiques et les processus de l'entreprise, afin de pouvoir superviser correctement le personnel.

Vous pouvez également personnaliser les expériences d'intégration des employés en fonction de leurs styles d'apprentissage . Par exemple, vous pouvez mettre en œuvre différentes méthodes d'intégration pour les apprenants auditifs et visuels. Vous pourriez avoir des vidéos ou des enregistrements audio expliquant certains devoirs et politiques pour les apprenants auditifs. Et vous pourriez avoir des infographies et des guides visuels étape par étape pour les apprenants visuels.

Lors de la pré-intégration, vous pouvez envoyer un questionnaire et demander aux nouveaux employés comment ils préfèrent apprendre. Ensuite, vous pouvez utiliser les méthodes d'intégration appropriées pour rendre leur expérience positive.

Utiliser une application pour l'intégration

L'intégration numérique des employés est plus facile lorsque vous utilisez une application ou une solution logicielle dédiée.

Avec le logiciel numérique d'intégration des employés, vous pouvez créer des cours de formation rapidement et facilement, et les nouveaux employés peuvent les suivre sur leurs appareils mobiles ou de bureau. Les employés peuvent également consulter et signer des documents et accéder aux bases de connaissances de l'entreprise.

En tant qu'employeur, vous pouvez utiliser des outils de suivi pour avoir un aperçu de la progression des nouvelles recrues lors de l'intégration. Vous pouvez également définir des délais pour les tâches d'intégration et envoyer des notifications instantanées aux nouvelles recrues pour les terminer. Certaines applications d'intégration proposent également des sondages en direct, des enquêtes et des boîtes à suggestions qui peuvent vous aider à obtenir des commentaires précieux.

Mieux encore, vous et vos employés pouvez utiliser une application d'intégration de n'importe où, à tout moment.

Meilleurs outils pour l'intégration numérique des employés

En parlant d'applications, passons en revue quelques-uns des meilleurs outils d'intégration des employés numériques.

Connecteam est une solution d'intégration et un système de gestion du travail tout-en-un primés .

Il vous permet de concevoir votre propre programme d'intégration en quelques clics. Vous pouvez gérer l'intégralité du processus d'intégration directement depuis l'application Connecteam. Les nouveaux employés peuvent également être intégrés directement depuis l'application ! Ils peuvent travailler à leur propre rythme et effectuer l'intégration où ils le souhaitent.

Connecteam simplifie également la création de cours. Vous pouvez diviser les cours en sections plus petites afin que les nouvelles recrues ne soient pas submergées par trop d'informations à la fois.

Vous pouvez entièrement personnaliser le contenu et la structure du cours et effectuer facilement des mises à jour. Connecteam propose des quiz, des enquêtes et des formulaires personnalisables que vous pouvez utiliser pour vous assurer que les nouvelles recrues retiennent leurs connaissances. De plus, vous pouvez facilement ajouter des vidéos, des PDF, des liens et d'autres supports à vos cours. Mieux encore, Connecteam vous permet de réutiliser vos supports d'intégration et de les mettre à jour chaque fois que vous en avez besoin.

De plus, Connecteam vous permet de rassembler la documentation des nouvelles recrues et de fixer des délais et des rappels pour la fin des cours. Vous pouvez également envoyer automatiquement des cours d'intégration aux bonnes personnes en fonction de leur rôle ou de leur date de début.

Connecteam simplifie également le suivi en temps réel de la progression de l'intégration des employés . Vous pouvez également voir qui a suivi des cours de formation. Ces informations vous aident à repérer les problèmes potentiels, afin que vous puissiez prendre des décisions basées sur les données pour améliorer votre processus d'intégration.

Les enquêtes , les sondages et la boîte à suggestions RH de Connecteam vous permettent également de recueillir des commentaires précieux de la part des employés.

De plus, le chat intégré à l'application Connecteam permet aux nouvelles recrues de poser facilement des questions, d'obtenir des réponses et de communiquer avec l'équipe élargie.

Les outils de suivi du temps de Connecteam sont une autre fonctionnalité intéressante pour l'intégration et au-delà. Il dispose d'une horloge précise à la seconde près, de sorte que les employés sont toujours payés correctement.

Connecteam commence à seulement 29 $ par mois pour 30 utilisateurs . Il propose un essai gratuit et un plan gratuit pour toujours pour les petites entreprises comptant jusqu'à 10 utilisateurs.

Zenefits est une solution logicielle RH permettant de gérer l'embauche, l'intégration et les dossiers des employés. La plate-forme peut automatiser les processus RH et propose une intégration autonome afin que les nouvelles recrues puissent s'intégrer avant qu'elles n'arrivent au travail pour la première fois.

Zenefits offre également la possibilité de personnaliser l'intégration, d'envoyer des offres d'emploi, d'effectuer des vérifications des antécédents. Il simplifie également la signature de documents tels que les contrats. Il peut gérer les avantages sociaux et la paie, et permet aux administrateurs de suivre la progression de l'intégration.

Zenefits commence à 8 $/employé/mois pour le forfait de base. Il propose une démo gratuite mais n'a pas de plan gratuit.

Bamboo HR est une solution digitale de personnalisation de l'expérience collaborateur lors de l'intégration.

Il permet aux propriétaires et aux responsables d'entreprise de créer des modèles d'intégration, de créer une base de données d'employés, d'attribuer des tâches et de suivre les progrès. Bamboo HR aide également à recueillir les signatures des employés et peut simplifier les tâches d'intégration répétitives. Il peut également être intégré à d'autres outils et applications de gestion du travail.

Bamboo HR ne publie pas ses prix publiquement. Au lieu de cela, les entreprises doivent tendre la main et demander un devis.

Bien que Bamboo HR propose un essai gratuit, il n'a pas de plan gratuit.

Conclusion

Une mauvaise intégration peut frustrer et confondre les nouvelles recrues, ce qui peut entraîner des départs anticipés de votre entreprise. L'intégration numérique rend le processus plus efficace, rentable et pratique pour toutes les personnes impliquées.

Bien que l'intégration numérique présente des défis, vous pouvez les relever en optimisant votre processus. Vous pouvez le faire en utilisant différents types de contenu, en affectant de nouvelles recrues à des mentors d'intégration, en discutant des objectifs, etc.

L'une des meilleures façons de créer un programme numérique d'intégration des employés est d'utiliser une solution logicielle dédiée, comme Connecteam. Vous pouvez mettre vos nouvelles recrues au courant aussi efficacement que possible et vous assurer qu'elles se sentent engagées dès le départ.