Organisez-vous : formulaire de disponibilité des employés + modèle gratuit

La gestion des horaires de travail des travailleurs peut être une tâche épuisante. Une seule erreur peut entraîner un manque de personnel, des délais non respectés et des relations client endommagées. De plus, tenter de combler les lacunes de dernière minute peut également être gênant. Cela peut entraver les horaires des autres travailleurs, réduire la productivité et susciter du ressentiment.

C'est pourquoi il est si important de planifier à l'avance les horaires des équipes. Un formulaire de disponibilité des employés vous aide à recueillir les préférences et la disponibilité de vos employés. Le fait de disposer de ces informations à l'avance facilite la création d'horaires de travail efficaces.

Dans cet article, nous approfondissons les formulaires de disponibilité des employés, pourquoi ils sont importants et comment vous pouvez en créer un. Nous vous fournissons également un modèle gratuit et partageons les meilleures pratiques pour le mettre en œuvre.

Qu'est-ce qu'un formulaire de disponibilité des employés ?

Un formulaire de disponibilité des employés est un document qui aide les employeurs à recueillir des informations sur la disponibilité de leurs employés . Il est utilisé dans des secteurs tels que la fabrication, la construction, la santé, etc.

Un formulaire de disponibilité de travail couvre généralement :

• Disponibilité. Le formulaire demande aux travailleurs d'indiquer les jours et les heures de la semaine où ils sont définitivement disponibles pour travailler.
• Préférences. Certains formulaires permettent aux travailleurs de partager des demandes et des préférences. Par exemple, un employé pourrait être disponible pour travailler le vendredi, mais le vendredi pourrait également être son jour de congé préféré.
• Restrictions. Le formulaire comporte également un espace où les employés peuvent saisir toute restriction d'horaire. Par exemple, une personne peut ne pas être en mesure de travailler le matin en raison d'un manque de disponibilité de garde d'enfants à ce moment-là.

Pourquoi c'est important?

Un formulaire de disponibilité de travail robuste vous aide à :

Atteindre les objectifs commerciaux

Avoir les bonnes personnes au bon endroit au bon moment est essentiel pour répondre aux besoins de votre entreprise et maximiser la productivité. Le suivi de la disponibilité des employés dans votre horaire de travail garantit que vos projets ont une couverture suffisante.

Il vous permet également d'ajuster les quarts de travail à l'avance si certains employés ne sont pas disponibles. Cela évite le sous-effectif. Cela réduit également le risque de travail de mauvaise qualité, de tâches incomplètes et de délais non respectés.

Soutenir le travail flexible

Harvard Business Review a rapporté que 96% des travailleurs américains veulent de la flexibilité au travail. Mais il est délicat de proposer du travail à distance aux travailleurs non administratifs car ils doivent être physiquement présents pour leur travail. Cependant, avec le formulaire de disponibilité des travailleurs, vous pouvez offrir une planification flexible à vos équipes de première ligne.

Avoir les préférences des travailleurs à l'avance vous permet de créer des horaires qui les prennent en compte. L'échange de quarts est également possible lorsque vous ou votre équipe savez qui d'autre est disponible ce jour-là ou pour les heures requises.

Prévenir l'épuisement professionnel des employés

Comprendre la disponibilité de l'équipe vous permet d'accorder aux travailleurs des temps d'arrêt bien mérités sans entraver la productivité. Par exemple, vous voudrez peut-être offrir une journée ou quelques heures de congé à ceux qui ont travaillé au-delà de leurs heures contractuelles. Savoir qui d'autre pourrait combler le vide peut vous faciliter la tâche. Les employés sous tension sont plus productifs et moins susceptibles d'être malades.

Réduire l'absentéisme

Lorsque les employés indiquent leur disponibilité, le travail n'entre pas en conflit avec leurs engagements personnels. Cela permet de réduire l'absentéisme et les retards, minimisant ainsi les perturbations des opérations commerciales.

Réduire les coûts des circonstances imprévues

Les changements d'horaire de dernière minute sont inévitables. Mais connaître à l'avance la disponibilité des travailleurs vous aide à résoudre le problème beaucoup plus facilement.

Par exemple, si un travailleur se déclare malade, vous pouvez utiliser les informations de disponibilité pour trouver un remplaçant approprié au sein de votre effectif. Sans cela, vous auriez peut-être dû embaucher un entrepreneur ou payer des heures supplémentaires aux travailleurs existants pour faire le travail. Le coût pour le faire peut être très élevé.

De plus, des absences imprévues peuvent mettre en péril le moral de l'équipe. Lorsque vous n'êtes pas en mesure de remplacer les travailleurs absents, les membres de l'équipe sont accablés par le respect des délais avec moins de ressources. Cela peut créer du ressentiment au sein de l'équipe. Cela peut également favoriser une culture consistant à blâmer les autres lorsque les délais ne sont pas respectés.

Avec les formulaires de disponibilité des employés, vous pouvez éviter cela en assurant une couverture et un soutien suffisants pour votre équipe.

Embauchez efficacement

En plus de combler les lacunes en matière de compétences, les entreprises embauchent souvent pour combler les lacunes des quarts de travail. Une fois tous les formulaires de disponibilité remplis, vous pouvez identifier les quarts de travail qui risquent de manquer de ressources. Ensuite, vous pouvez embaucher des employés spécifiquement disponibles pour travailler pendant cette période.

Identifier l'abandon silencieux

Le suivi de la disponibilité des employés au fil du temps peut aider à identifier les personnes qui abandonnent discrètement. Ce sont des travailleurs qui accomplissent leurs tâches assignées mais ne vont pas au-delà de leurs rôles.

Recherchez des modèles où les travailleurs affichent moins de disponibilité au fil du temps. Ceux-ci peuvent être des lâcheurs silencieux qui ont mentalement vérifié ou qui se livrent à une agitation secondaire.

Vous pouvez ensuite leur fournir une formation, des plans d'amélioration des performances ou d'autres formes de soutien. Si tout le reste échoue, vous pouvez les remplacer par un autre travailleur disponible pour prendre leurs quarts de travail.

Quoi inclure dans un formulaire de disponibilité des employés

Un bon formulaire de disponibilité des employés devrait inclure :

Validité

Indiquez la période pendant laquelle le formulaire est valide, par exemple, le premier trimestre de l'année. De cette façon, les travailleurs peuvent indiquer leur disponibilité et leurs préférences uniquement pour ce moment précis.

Coordonnées des employés

Prévoyez au moins un espace pour le nom complet, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone du travailleur. Vous en aurez besoin pour communiquer avec eux et les informer des changements d'horaire.

Instructions claires

Fournissez des instructions claires sur la façon de remplir le formulaire. Dites aux travailleurs s'ils doivent cocher ou cocher des cases. Ou, vous pouvez leur demander d'utiliser des termes spécifiques tels que « disponible » ou « non disponible » pour indiquer leurs préférences. Rappelez-leur également d'ajouter AM et PM lorsqu'ils indiquent les préférences d'heure pour éviter tout malentendu.

Horaire disponibilité

Cette partie du formulaire, importante pour une planification efficace, est l'endroit où les employés peuvent saisir leur disponibilité au travail. Vous pouvez formater cette section sous forme de tableau dans lequel ils peuvent colorier ou ajouter du texte. Ou, incluez une liste de contrôle qu'ils peuvent utiliser pour cocher leur disponibilité horaire et quotidienne.

Quel que soit le format que vous choisissez, restez simple et intuitif . Vous pouvez inclure un exemple pour aider les travailleurs à comprendre à quoi leurs réponses devraient ressembler.

Quarts de travail préférés

Prévoyez un espace permettant aux employés d'indiquer s'ils ont des horaires ou des jours de travail préférés. Ils peuvent également ajouter des préférences concernant les jours ou les créneaux qu'ils souhaitent éviter.

La différence entre la disponibilité et la préférence est que les préférences sont les avantages des travailleurs. Vous ne pourrez peut-être pas donner suite à toutes les demandes, mais vous pouvez les prendre en compte le cas échéant.

Temps libre

Les travailleurs peuvent utiliser cette section pour partager des vacances, des rendez-vous médicaux, des jours personnels, etc. s'ils connaissent déjà la date ou l'heure précise. Cependant, cela est facultatif et n'oblige pas les travailleurs à partager à l'avance toutes leurs demandes de congés payés.

Commentaires supplémentaires

Prévoyez un espace pour que les travailleurs puissent fournir toute autre information sur leur disponibilité. Par exemple, quelqu'un peut être disponible uniquement un mercredi sur deux. Cette section capture les nuances qui ne rentrent pas dans la section de disponibilité.

Remerciements

Inclure une déclaration confirmant que le travailleur a fourni des informations exactes . Indiquez également qu'ils sont responsables de vous informer de tout changement. Laissez un espace pour qu'ils puissent signer le formulaire et ajoutez la date de signature.

Comment le créer (modèle de formulaire gratuit inclus)

Vous pouvez créer un modèle de formulaire de disponibilité des travailleurs à l'aide de Microsoft Word, Google Docs ou d'outils similaires. Enregistrez le formulaire au format PDF afin qu'il ne puisse pas être modifié avant de l'envoyer aux travailleurs.

Nous savons que la création d'un formulaire à partir de zéro peut prendre du temps. Utilisez donc notre modèle de formulaire de disponibilité des employés gratuit pour vous éviter les tracas. Vous pouvez l'ajuster en fonction de vos besoins.

Modèle de formulaire de disponibilité des employés gratuit

Exemple de formulaire de disponibilité des employés Ce formulaire est valable du ________ au _______. Nom complet : _____________________________Adresse e-mail : __________________________Numéro de téléphone : _________________ Instructions : Ajoutez une coche () aux quarts de travail pour lesquels vous êtes disponible . Pour tout quart de travail pour lequel vous n'êtes pas disponible , veuillez laisser l' espace vide . Préférences d'équipe/de jour : avez-vous des préférences pour des jours ou des équipes spécifiques ?________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ * Remarque : Nous ferons de notre mieux pour les adapter en fonction de la charge de travail, des délais et de la disponibilité des autres travailleurs. Nous ne pouvons pas garantir que toutes les préférences seront reflétées dans le programme final. Informations sur les congés : Y a-t-il des jours ou des heures spécifiques que vous avez ou que vous demanderez de prendre ?________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ *Remarque : Cette section est facultative. N'incluez que les informations dont vous êtes sûr. Commentaires supplémentaires : __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Reconnaissance: Je, ________________ (nom en lettres moulées), confirme que j'ai fourni des informations exactes sur ma disponibilité de travail sur ce formulaire. Je comprends qu'il est de ma responsabilité d'informer l'entreprise de tout changement dans ma disponibilité. Je confirme également que même si mes préférences seront prises en compte, mon horaire n'est pas toujours garanti pour les refléter. Date de signature de l'employé

Meilleures pratiques pour mettre en œuvre efficacement les formulaires de disponibilité des employés

Limiter les changements

Limitez la fréquence à laquelle les travailleurs peuvent apporter des modifications à leurs formulaires. Les changements fréquents de disponibilité d'une personne peuvent avoir un effet en cascade sur l'horaire de toute l'équipe. Cela peut être frustrant et difficile à gérer.

Distribuez les formulaires aux employés existants et aux nouvelles recrues

En plus de collecter les disponibilités de votre équipe existante, demandez à tous les nouveaux entrants de remplir le formulaire. Cela peut vous aider à planifier et à organiser plus efficacement les horaires de toute votre équipe.

Tenir à jour les formulaires

Demandez aux employés de revoir et de mettre à jour leurs formulaires à intervalles réguliers, par exemple, tous les trimestres ou tous les 6 mois. Lorsque les préférences changent, il est de leur responsabilité de vous mettre à jour.

Mettre l'accent sur l'importance du formulaire

Communiquer régulièrement l'importance de remplir et de mettre à jour le formulaire de disponibilité des employés. Faites-en une partie des attentes standard de l'entreprise dans votre manuel de l'employé. Faites un suivi auprès des travailleurs jusqu'à ce que chacun ait rempli son formulaire. Si même le formulaire d'un travailleur est manquant, incomplet ou obsolète, cela peut entraver l'efficacité de l'ensemble de la pratique.

Garantir des pratiques de travail équitables

Soyez juste et impartial lorsque vous offrez de la flexibilité. Assurez-vous que les préférences de chacun sont prises en compte de la même manière. Tout signe de favoritisme peut créer du ressentiment et même vous exposer à un risque juridique de discrimination.

Restez conforme

Dans certaines juridictions, les employeurs doivent aviser les travailleurs lorsqu'ils modifient leurs horaires de travail. Assurez-vous de comprendre les lois qui s'appliquent à votre entreprise et de les respecter.

Évaluer l'efficacité

Analysez le bon fonctionnement de votre formulaire de disponibilité. Pour ce faire, collectez des données sur l'absentéisme, l'échange de quarts de travail et d'autres changements d'horaire. Réfléchissez à la façon dont vous pouvez améliorer le formulaire. Par exemple, avez-vous besoin de le mettre à jour plus souvent ? Ou avez-vous besoin de demander une information manquante dans le formulaire actuel ?

Automatisez l'ensemble du processus avec Connecteam

La collecte et l'utilisation des informations sur la disponibilité des employés est une tâche laborieuse. Mais un logiciel comme Connecteam élimine les tracas .

Maintient à jour la disponibilité et les préférences

Les travailleurs peuvent utiliser l'application mobile de Connecteam pour mettre à jour leur disponibilité à tout moment et de n'importe où. Cela vous évite d'avoir à rassembler manuellement chaque réponse dans un seul document de disponibilité de l'équipe. De plus, vous n'aurez pas besoin de revoir et de répéter le processus tous les quelques mois car les informations sont tenues à jour en temps réel.

Offre une planification simple et flexible

Vous pouvez utiliser l'outil de planification par glisser-déposer de Connecteam pour créer et attribuer des quarts de travail en fonction des emplacements, de la disponibilité des travailleurs, etc.

Lorsque les préférences sont valides plus longtemps, vous pouvez utiliser des modèles d'équipe réutilisables et définir des équipes ou des horaires communs pour qu'ils se reproduisent quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement.

Les travailleurs peuvent voir la disponibilité de toute l'équipe sur un horaire partagé, ce qui facilite l'échange de quarts de travail en cas de besoin. Cela évite de devoir trouver quelqu'un qui est prêt à échanger des quarts de travail.

Fournit des alertes intelligentes, des notes, des fichiers, etc.

Vous pouvez voir et approuver tous les changements d'équipe en temps réel. De plus, les travailleurs reçoivent des alertes intelligentes si leurs quarts de travail changent, vous n'avez donc pas besoin de contacter tous les travailleurs concernés pour les en informer. Cela simplifie l'ensemble du processus et vous permet d'offrir une flexibilité en toute simplicité.

Vous recevez également des alertes intelligentes si un employé moins qualifié a été affecté à un quart de travail. Connecteam vous permet également de joindre des fichiers, des notes et des pièces jointes aux équipes. Ainsi, si une personne moins qualifiée doit remplacer un collègue à la dernière minute, elle peut trouver toutes les informations dont elle a besoin pour faire le travail.

Connecteam est le meilleur guichet unique pour gérer les horaires, suivre la disponibilité et bien plus encore. Inscrivez-vous pour un essai gratuit pour découvrir toutes ses fonctionnalités, y compris le suivi du temps, un chat intégré à l'application, un annuaire d'entreprise, etc.

Résumé

La disponibilité des employés est cruciale pour une planification efficace des tâches et pour répondre aux exigences de l'entreprise. Connaître la disponibilité des travailleurs vous permet d'offrir de la flexibilité, de gérer les absences imprévues et d'assurer le bon déroulement des opérations.

Le formulaire de disponibilité des travailleurs permet de recueillir des informations sur la disponibilité et les préférences des employés. Vous pouvez en créer un pour votre entreprise en utilisant notre modèle gratuit. Dans cet article, nous avons également partagé des conseils sur les meilleures pratiques pour gérer et mettre à jour les formulaires de disponibilité.

Bien qu'utile, la collecte et la gestion des formulaires de disponibilité sont manuelles et chronophages. Des logiciels comme Connecteam utilisent la technologie pour simplifier et automatiser l'ensemble du processus. Consultez-le dès aujourd'hui pour gagner du temps et réduire les conflits et les erreurs de planification.