Comment rédiger un formulaire d'action disciplinaire pour les employés + modèle gratuit

L'action disciplinaire est une tâche malheureuse mais essentielle dans la gestion des employés. Il garantit que vous traitez immédiatement les comportements problématiques et offre à l'employé la possibilité de corriger son comportement. Mais un processus disciplinaire efficace doit être équitable, cohérent et documenté.

Les formulaires d'action disciplinaire des employés sont des outils utiles pour enregistrer les cas d'inconduite des employés ou d'autres problèmes disciplinaires et détailler comment ils seront traités. Ces formulaires aident à garantir que vos processus disciplinaires ne sont pas discriminatoires, car le même processus sera appliqué à chaque employé.

De plus, ils créent un dossier en cas de poursuites judiciaires futures par un employé. Par exemple, selon la situation, les formulaires disciplinaires peuvent constituer une preuve qui vous aide à contester une fausse allégation d'un employé.

Dans cet article, nous vous expliquons comment rédiger un formulaire disciplinaire, y compris les meilleures pratiques à suivre. Nous vous fournissons également un modèle facile à utiliser pour commencer.

Qu'est-ce qu'un formulaire de discipline des employés ?

Un formulaire disciplinaire d'employé est un avertissement écrit adressé à un employé au sujet de sa conduite . Il enregistre les préoccupations concernant le comportement d'un employé au travail, décrit ce qu'il doit faire pour remédier à son comportement et détaille les conséquences de ne pas le faire.

Ce formulaire est utilisé lorsqu'un employé se comporte de manière inappropriée ou viole une politique ou une procédure de l'entreprise. Par exemple, vous pouvez émettre un formulaire disciplinaire d'employé pour traiter :

• Comportement ou langage inapproprié.
• Infractions à la sécurité.
• Absences inexpliquées, arrivées tardives ou départs anticipés.
• Problèmes de qualité du travail.
• Désobéissance.
• Violations du code vestimentaire.
• Violations des politiques ou des procédures de l'entreprise.

Les formulaires disciplinaires sont généralement préparés par le superviseur ou le responsable immédiat de l'employé, ou par les RH. Vous devriez placer une copie dans le dossier de l'employé pour référence future. Vous devez également en remettre une copie à l'employé pour ses dossiers.

Types de mesures disciplinaires

Une organisation devrait énoncer son processus disciplinaire dans son manuel de politiques et de procédures. Cela garantit que les employés comprennent ce que l'on attend d'eux et sont conscients des conséquences d'une non-conformité.

Les étapes spécifiques d'un processus disciplinaire varient en fonction de l'organisation et des lois du travail pertinentes. Ils peuvent inclure :

• Un avertissement verbal. Pour le premier cas de non-conformité ou si la conduite de l'employé est perturbatrice mais pas grave, son supérieur peut lui donner un avertissement verbal. Au cours de cette conversation, le responsable doit renvoyer l'employé à la politique ou à la procédure pertinente et discuter de la manière de corriger son comportement.
• Avis écrit. Pour une violation ultérieure impliquant la même conduite ou une violation plus grave, un responsable peut donner un avertissement écrit à un employé. Certaines organisations émettent plusieurs avis écrits avant de passer au niveau suivant de discipline.
• Examen formel. En cas d'infractions répétées ou d'une première infraction grave, un examen du comportement de l'employé peut être effectué lors d'une réunion avec l'employé et un représentant des RH.
• Suspension. Une organisation peut suspendre temporairement un employé de ses fonctions, avec ou sans salaire, pour une infraction grave ou lorsque l'employé ne corrige pas son comportement malgré des avertissements répétés.
• Résiliation. En réponse à une infraction très grave ou en dernier recours en cas d'infractions répétées, un employeur peut mettre fin au contrat de travail d'un travailleur.

Pourquoi devriez-vous utiliser un formulaire disciplinaire d'employé ?

Il y a plusieurs raisons d'utiliser ces formulaires dans le cadre de votre processus disciplinaire.

Traite le comportement négatif des employés

Permettre aux employés de continuer à avoir un mauvais comportement ou de mauvaises performances peut avoir un impact négatif sur l'employé individuel ainsi que sur l'ensemble de votre effectif.

Par exemple, lorsqu'un employé ne respecte pas les procédures de sécurité, il s'expose, ainsi que ses collègues, à un risque de blessure. Le mauvais comportement d'un employé peut également affecter la culture de votre lieu de travail et le moral des autres employés.

Un formulaire disciplinaire avertit un employé que son comportement est inacceptable et l'aide à comprendre comment y remédier. En résolvant des problèmes tels que les performances médiocres ou les violations des politiques, vous contribuez à créer un environnement de travail plus positif et plus sûr pour l'ensemble de votre personnel.

Réduit le chiffre d'affaires

La lutte contre les comportements inappropriés contribue également à réduire le roulement du personnel. La délivrance aux employés d'un formulaire de mesures disciplinaires leur permet de corriger leur comportement. Cela réduit la nécessité pour vous de prendre d'autres mesures, qui pourraient autrement aboutir à la résiliation du contrat d'un employé.

Le processus d'émission d'un avertissement écrit peut également identifier les raisons sous-jacentes de la conduite ou de la mauvaise performance de l'employé. Cela vous donne l'occasion de soutenir l'employé et d'intervenir avant qu'il ne décide de partir .

Par exemple, si un employé dit qu'il n'était pas au courant du règlement de sécurité qu'il a enfreint, vous pourriez lui offrir une formation supplémentaire sur la sécurité au travail. Cela s'attaque à la cause profonde du problème et soutient l'employé, plutôt que de le laisser le résoudre par lui-même.

Documents action disciplinaire

Il est important de documenter les mesures disciplinaires dans votre organisation. Les formulaires disciplinaires des employés créent un enregistrement immédiat des mesures disciplinaires, expliquant quand et pourquoi elles ont été prises. Il documente également les opportunités qu'a eu l'employé de réagir et de corriger son comportement, ainsi que les mesures prises par votre organisation pour le soutenir.

Ce registre est essentiel pour protéger votre organisation contre toute plainte ou action en justice relative à la discipline des employés.

Ces formulaires pourraient servir de preuve si un employé devait vous poursuivre, par exemple, pour discrimination ou licenciement abusif. Ils pourraient vous aider à répondre aux allégations de l'employé ou à réfuter de fausses allégations.

Les formulaires disciplinaires peuvent également aider à contrer toute suggestion de discrimination, car vous pouvez montrer que vous appliquez votre procédure disciplinaire de manière cohérente et équitable à tous les employés.

Maintient les mesures disciplinaires cohérentes et professionnelles

En documentant votre action disciplinaire, vous pouvez vous assurer que vous appliquez le processus de manière cohérente pour tous les employés. Vous enregistrez le même type d'informations à chaque fois.

Mettre ces détails par écrit et fournir une copie à l'employé encourage également la transparence. Cela montre aux employés que vos processus disciplinaires sont honnêtes et ouverts , plutôt que secrets ou menés sans leur implication.

L'utilisation d'un formulaire donne également aux gestionnaires, aux superviseurs et aux RH un cadre pour discipliner les employés de manière professionnelle. Cela les aide à concentrer les discussions avec l'employé sur le problème en question.

Les formulaires disciplinaires garantissent également l'équité envers l'employé. L'employé peut clairement comprendre pourquoi il est discipliné et a la possibilité de répondre aux allégations d'inconduite.

Que devez-vous inclure dans un formulaire de discipline des employés ?

Vous pouvez personnaliser un formulaire disciplinaire en fonction des besoins de votre organisation et de toute législation du travail pertinente.

Généralement, ces formulaires comprennent :

• Le nom complet de l'employé.
• Leur rôle.
• Le nom du superviseur ou du gestionnaire de l'employé.
• La date à laquelle le formulaire a été rempli et remis à l'employé.
• Le type d'infraction. Par exemple, l'assiduité, la sécurité, la qualité du travail, la désobéissance, le harcèlement ou autre.
• Une description détaillée du problème ou de la violation, y compris les dates, les heures, les lieux et les détails de tout témoin. Celui-ci doit être précis et fournir des informations détaillées. Par exemple, plutôt que de dire « L'employé a enfreint la politique de sécurité sur le lieu de travail », le formulaire doit expliquer comment il a enfreint la politique, quand et où cela s'est produit, et l'impact de la conduite sur les autres employés ou sur l'organisation.
• La politique et/ou la procédure que la conduite de l'employé a enfreinte . Cela aide l'employé à comprendre le contexte de l'avertissement et les normes de comportement attendues.
• Détails de toute violation récente et pertinente . Les infractions récentes sont généralement celles commises au cours des 5 dernières années.
• Les mesures que l'employé doit prendre pour remédier à la conduite , y compris les délais pour le faire. Par exemple, « L'employé doit suivre 6 heures de formation supplémentaire en matière de sécurité au cours des 4 prochaines semaines ». Ces actions sont généralement décidées par le responsable de l'employé, les RH ou les deux, conformément aux politiques pertinentes de l'entreprise.
• Tout suivi proposé. Par exemple, une réunion de contrôle dans 2 mois.
• Les conséquences potentielles si l'employé ne répond pas à sa conduite . Par exemple, "Si l'employé ne suit pas de formation supplémentaire sur la sécurité ou commet de nouvelles violations de la politique de sécurité, il doit assister à une réunion d'examen avec les RH."
• Les commentaires du responsable , par exemple, pour développer les détails déjà dans le formulaire ou noter le refus d'un employé de signer le formulaire.
• Commentaires des employés . Permettre à l'employé de répondre par écrit à l'avertissement l'implique dans le processus et garantit que son point de vue est entendu. Leurs commentaires peuvent fournir un contexte à la conduite ou au problème et vous aider à identifier des moyens de soutenir l'employé. Par exemple, si l'employé dit qu'il a été en retard à plusieurs quarts de travail en raison de problèmes de garde d'enfants, vous pouvez lui demander de prendre des quarts de travail plus tard.
• La signature de l'employé , attestant qu'il a lu le formulaire, en a reçu une copie et accepte de prendre les mesures correctives.
• La signature du gérant . Alternativement, une signature d'une autre personne responsable des mesures disciplinaires, comme un représentant des RH.

Que faire si un employé refuse de signer un formulaire disciplinaire

Un employé peut refuser de signer un formulaire disciplinaire, par exemple, s'il conteste que la violation s'est produite ou s'il n'est pas d'accord avec la mesure corrective suggérée.

Dans ces situations, vous voudrez peut-être modifier la reconnaissance de l'employé pour refléter son poste afin qu'il signe le formulaire.

Par exemple, l'accusé de réception pourrait confirmer que l'employé a reçu une copie du formulaire mais n'est pas d'accord avec l'avertissement. Vous pouvez également permettre à l'employé de répondre par écrit en expliquant son désaccord. Vous pouvez ensuite joindre leur déclaration au formulaire.

À tout le moins, il est important d'obtenir la signature de l'employé pour accuser réception d'une copie du formulaire.

Conseils pour rédiger un formulaire disciplinaire

Agir immédiatement

Il est important d'émettre un avertissement écrit immédiatement après que la violation se produit ou que le problème se pose. Cela permet à l'employé de prendre des mesures pour résoudre le problème immédiatement plutôt que de le laisser s'aggraver.

Répondre immédiatement aide également l'employé à comprendre le lien entre la violation et la mesure disciplinaire. Rendre ce lien clair réduit les chances que l'employé suggère que l'avertissement est une mesure de représailles ou de harcèlement.

Soyez détaillé et précis

Assurez-vous que les informations contenues dans vos formulaires sont suffisamment détaillées. Ceci est particulièrement important lorsqu'il s'agit de décrire le problème ou l'incident. Une description claire garantit que l'employé comprend la conduite à laquelle il doit faire face et pourquoi elle n'est pas acceptable.

Par exemple, plutôt que de dire que l'employé « a quitté le travail plus tôt », le formulaire pourrait indiquer : « L'employé est parti 2 heures plus tôt le 1er avril 2023, sans approbation préalable ni notification à son responsable. Cela a laissé le personnel subalterne sans surveillance et a augmenté le risque d'incidents de sécurité.

La description de l'incident doit également être objective . Il peut ensuite être utilisé comme un compte rendu en temps réel de ce qui s'est passé, si un employé intente une action en justice contre l'entreprise.

Bien qu'il soit important d'être détaillé, vous ne devez inclure dans le formulaire que des informations directement pertinentes au problème. N'abordez pas des questions plus vastes. Cela peut dérouter votre employé.

Stockez les formulaires remplis en toute sécurité

Les procédures disciplinaires en général, et les formulaires disciplinaires en particulier, doivent rester confidentiels. Les formulaires remplis doivent être ajoutés au dossier de l'employé. Il est important de stocker ces enregistrements en toute sécurité afin que seules les personnes nécessaires y aient accès.

Le stockage numérique des dossiers est un excellent moyen de garantir que les formulaires disciplinaires sont conservés en toute sécurité et que seules certaines personnes au sein de votre organisation peuvent y accéder. La gestion des dossiers numériques facilite également la recherche de documents lorsque vous en avez besoin.

Alternativement, vous pouvez stocker des copies papier des formulaires dans les dossiers de vos employés dans un classeur verrouillé ou une installation de stockage sécurisée.

Lisez notre examen approfondi des meilleurs systèmes de gestion de documents

Créer un modèle

Selon la taille de votre effectif, vous devrez peut-être utiliser des formulaires disciplinaires de manière semi-régulière. Il est utile de créer un modèle à utiliser dans toute votre organisation afin que tous les problèmes ou incidents soient enregistrés de manière cohérente. Il est également important de vous assurer que votre modèle est conforme aux lois du travail en vigueur. Cela garantit que votre processus disciplinaire est également conforme aux lois et réglementations nécessaires.

Un modèle vous fait également gagner du temps. Il vous suffit de remplir les champs obligatoires plutôt que d'écrire le formulaire à partir de zéro à chaque fois. En ajoutant le modèle à votre manuel de politiques et de procédures ou à votre manuel de l'employé, les gestionnaires et les superviseurs y ont toujours facilement accès.

Pour vous aider, nous avons créé un modèle de formulaire d'action disciplinaire à utiliser comme point de départ. Assurez-vous d'adapter le formulaire aux besoins de votre entreprise et aux exigences légales.

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Les formulaires d'action disciplinaire vous protègent, vous et vos employés

Les formulaires disciplinaires sont une partie importante du processus disciplinaire d'une organisation. Ils enregistrent les cas d'inconduite des employés ou de non-respect de la politique et documentent les mesures prises pour y remédier.

Non seulement cela est nécessaire en cas de litige ou de contestation judiciaire, mais cela garantit également que le processus disciplinaire est équitable, cohérent et transparent pour vos employés, les protégeant contre les préjugés et la discrimination.

Les formulaires disciplinaires de vos employés doivent inclure toutes les informations pertinentes au problème ou à l'incident, y compris les détails de l'employé, une description de la conduite et l'action corrective convenue. En conservant des dossiers disciplinaires détaillés, vous pouvez créer une culture de responsabilité au sein de votre organisation, conduisant à un environnement de travail plus sûr et plus positif.

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