Comment créer un formulaire d'évaluation d'employé + modèles gratuits

Les formulaires d'évaluation des employés aident les entreprises à maintenir la cohérence et l'équité des évaluations, permettent aux responsables de communiquer leurs attentes et offrent aux employés la possibilité de recevoir des commentaires et d'améliorer leurs performances. Ils aident également les managers à déterminer les questions à poser lors des évaluations de performance. Étant donné que ces formulaires garantissent également l'équité, ils protègent même les entreprises des litiges juridiques.

Dans cet article, nous explorons ce qu'est un formulaire d'évaluation des employés et ses avantages et fournissons des modèles pratiques pour créer des formulaires d'évaluation des employés. Nous passons également en revue quelques conseils pour créer un excellent formulaire d'évaluation des employés.

Téléchargez votre formulaire d'évaluation d'employé standard gratuit ici

Téléchargez ici votre formulaire d'auto-évaluation gratuit pour les employés

Qu'est-ce qu'un formulaire d'évaluation des employés ?

Un formulaire d'évaluation des employés est un formulaire utilisé par les gestionnaires et les superviseurs pour évaluer les comportements des employés et évaluer et gérer leurs performances . Ils sont généralement remplis par un superviseur ou un gestionnaire qui est chargé de superviser le travail de l'employé et qui connaît son rendement. De cette façon, ils peuvent fournir une rétroaction constructive sur les points forts et les points à améliorer de l'employé.

Les formulaires d'évaluation sont utilisés pendant le processus d'évaluation des performances et font généralement entre 1 et 3 pages, selon ce que vous espérez évaluer. Vous pouvez également demander aux employés de fournir des auto-évaluations dans le cadre du processus d'évaluation.

Les formulaires peuvent évaluer les compétences des employés telles que la communication, les connaissances professionnelles, le travail d'équipe et l'initiative. Ils peuvent également inclure dans quelle mesure les employés respectent les indicateurs de performance clés (KPI), les objectifs, les accords de niveau de service (SLA), etc. L'avantage de créer votre propre formulaire d'évaluation des employés est que vous pouvez l'adapter pour mesurer les compétences importantes pour votre entreprise.

Après avoir rempli les formulaires d'évaluation des employés, vous pouvez identifier les domaines dans lesquels un employé peut avoir besoin d'une formation ou d'un développement supplémentaire. De même, vous pouvez utiliser ces informations pour définir des objectifs pour les membres de votre équipe. Vous organiserez ensuite généralement une ‌réunion avec vos employés pour discuter des résultats de l'évaluation. Cela se produit généralement lors des examens mensuels ou trimestriels, mais vous pouvez également utiliser les formulaires pour la définition d'objectifs ponctuels ou pour des réunions de capacité.

Pourquoi utiliser un formulaire d'évaluation des employés ?

Il existe un certain nombre de raisons d'utiliser les formulaires d'évaluation des employés. Vous pouvez les utiliser pour :

Maintenir l'équité dans les évaluations de performance

Les formulaires d'évaluation des employés fournissent un processus normalisé pour évaluer les travailleurs dans le même rôle sur les mêmes critères. Cela contribue à créer de la cohérence et de l'équité. À son tour, cela élimine la possibilité de parti pris ou de favoritisme.

Vous pouvez utiliser différents formulaires d'évaluation pour différents rôles afin de vous assurer que les travailleurs sont évalués de manière équitable par rapport à leurs responsabilités professionnelles spécifiques.

Soutenir le développement professionnel

Les formulaires d'évaluation des employés offrent un moyen juste et objectif d'évaluer les performances des employés et d'identifier les domaines dans lesquels les employés ont besoin d'opportunités de formation ou de développement supplémentaires. Cela peut aider les travailleurs à acquérir de nouvelles compétences et à progresser au sein de votre organisation.

Les opportunités de développement professionnel ne doivent pas toujours être des promotions. Ils peuvent également inclure des mutations latérales vers un autre rôle ou service, un travailleur accueillant une nouvelle embauche ou une formation de groupe, ou un employé assumant des responsabilités supplémentaires.

Documenter les progrès des employés

La tenue d'évaluations régulières des employés et la tenue d'un dossier des formulaires d'évaluation créent une trace écrite des progrès de l'employé. Ceci est utile lorsque vous effectuez des évaluations de performance ou que vous décidez qui mérite une promotion ou une augmentation.

Plutôt que de fonder vos décisions sur les performances récentes des employés, cette banque de documentation peut vous aider à prendre des décisions justes et impartiales basées sur des données historiques.

Conseil de pro : utilisez un logiciel de gestion des employés comme Connecteam pour suivre toutes les évaluations et l'intégralité du calendrier des employés de votre entreprise. Cela permet à votre personnel RH d'effectuer très facilement des examens réguliers et factuels.

Démarrez gratuitement avec Connecteam.

Augmenter la rétroaction et la communication

Les formulaires d'évaluation vous offrent un moyen structuré de fournir des commentaires documentés à vos employés. Ces commentaires peuvent inclure les points forts d'un employé, ses domaines d'amélioration et sa contribution à l'entreprise. Vous pouvez également inclure des commentaires concernant le chronométrage, les jours manqués en raison d'une absence, la conduite générale au travail, les objectifs de carrière, etc.

Offrir des commentaires au travail est essentiel au succès des employés . Une enquête de Gallup a révélé que les employés qui examinent régulièrement les commentaires sont 3,6 fois plus susceptibles de dire qu'ils sont motivés pour faire un travail exceptionnel. Cela profitera à vos clients, à toute votre équipe et, en fin de compte, à votre résultat net.

Protégez votre entreprise des litiges juridiques

Les formulaires d'évaluation des employés peuvent également fournir une protection juridique à votre entreprise.

Par exemple, disons que vous devez licencier un employé pour mauvaise performance. Cependant, cet employé affirme avoir obtenu de bons résultats et pense que vous l'avez licencié pour des motifs discriminatoires. Ils peuvent essayer de porter plainte contre vous. Vous serez dans une meilleure situation juridique si vous pouvez fournir la preuve de la mauvaise performance du travailleur par le biais de formulaires d'évaluation des employés historiques.

Assurez-vous que les employés signent leurs formulaires d'évaluation des employés après avoir tenu leur réunion d'évaluation. Vous devez également signer le document, puis photocopier le formulaire. Donnez à vos employés une copie du formulaire et conservez l'autre dans leurs dossiers. De plus, vous pouvez sauvegarder l'enregistrement dans un logiciel de gestion des RH sécurisé et basé sur le cloud.

Conseils pour créer un formulaire d'évaluation des employés

Avoir un objectif précis

Assurez-vous que votre formulaire d'évaluation a un objectif clair, comme le rendement au travail, les compétences ou les buts et objectifs.

Par exemple, si vous évaluez les performances au travail, vous pouvez inclure des questions qui évaluent la capacité du travailleur à atteindre les KPI et à s'acquitter des responsabilités de base de son rôle.

Définir les critères d'évaluation

Considérez quelles compétences, responsabilités, aptitudes et/ou comportements sont les plus importants à évaluer pour réussir dans votre organisation. Vous pouvez le faire en examinant les descriptions de poste et en vous rafraîchissant la mémoire sur la mission et les valeurs de l'entreprise.

Par exemple, les critères d'évaluation peuvent inclure de solides compétences en communication, une attitude positive et une volonté de collaborer avec les autres.

Personnalisez les formulaires pour différents rôles

L'adaptation des formulaires à chaque poste que vous évaluez garantit que vous évaluez les aptitudes et les compétences les plus importantes pour ce poste. En retour, cela garantit que vos évaluations sont justes . Les employés ne seront pas évalués en fonction de critères qui ne sont pas pertinents pour leurs fonctions.

Par exemple, disons que vous évaluez un vendeur. Dans votre formulaire, incluez des questions qui évaluent la capacité de l'employé à atteindre les objectifs de vente et à établir des relations avec les clients.

Inclure la période d'examen

Sur le formulaire, notez la période à laquelle vous ferez référence lors de votre évaluation. Par exemple, si vous examinez les performances d'un employé au cours des 3 derniers mois, notez les dates exactes sur le formulaire, par exemple, du 3 janvier 2023 au 3 avril 2023.

Utiliser un système de notation

Un système de notation est une échelle prédéfinie pour mesurer les performances, les comportements ou les compétences d'un employé de manière standardisée . Cela vous aide à fournir des évaluations objectives et garantit que vos évaluations sont justes.

Une échelle de notation peut être :

• Numérique. Par exemple, une échelle de 1 à 5, où 1 signifie de mauvaises performances et 5 signifie d'excellentes performances.
• Descriptif. Par exemple, « très mauvais », « médiocre », « passable », « très bon » et « exceptionnel ».
• Visuel. Par exemple, une échelle d'étoiles ou des visages souriants, généralement 5 ou 10 au total.
• Feux de circulation. Par exemple, le rouge signifie sous-performant, le jaune signifie répondre aux attentes et le vert signifie dépasser les attentes.

Utiliser un langage clair et objectif

Évitez les phrases complexes ou le jargon technique dans vos formulaires d'évaluation des employés. Utilisez un langage clair et facile à comprendre.

De même, il est important d'utiliser un langage objectif. Évitez le langage subjectif ou émotionnel qui pourrait prêter à interprétation.

Par exemple, n'incluez pas de question du type "Avez-vous l'impression que l'employé est paresseux ?" "Paresseux" est un terme subjectif et est trop émotionnel pour être utilisé dans un formulaire d'évaluation des employés. Au lieu de cela, vous pouvez demander : "Dans quelle mesure l'employé atteint-il régulièrement ses objectifs de performance ?"

Utilisez à la fois des questions fermées et des questions ouvertes

L'inclusion de questions fermées et ouvertes dans ces formulaires est un excellent moyen de vous assurer que vous collectez des données quantitatives et qualitatives sur les performances des employés.

Les questions fermées ont des réponses limitées. En règle générale, vous leur répondez par "oui" ou "non", "vrai" ou "faux", ou une autre réponse prédéterminée parmi une gamme d'options (comme dans une échelle de notation). Ils fournissent généralement des informations quantitatives.

Un exemple de question fermée serait : "Sur une échelle de 1 à 10, dans quelle mesure l'employé collabore-t-il avec ses collègues ?" Les réponses peuvent aller de « 1 : Nécessite une amélioration significative » à « 10 : Dépasse constamment les attentes ».

Les questions ouvertes ne peuvent pas être répondues par « oui » ou « non ». Ils fournissent des informations qualitatives. Un exemple de question ouverte est : "Dans quels domaines pensez-vous que l'employé doit s'améliorer ?"

Faire de la place aux commentaires

Au-delà des questions fermées et ouvertes, assurez-vous d'inclure un espace pour les commentaires et les commentaires généraux des employés. Vous pouvez inclure une petite section pour les commentaires après chaque question ou placer une case plus grande à la fin du formulaire d'évaluation.

C'est une bonne idée de noter dans le formulaire que l'évaluateur doit inclure à la fois des commentaires positifs et négatifs et utiliser un langage direct mais poli ce faisant. Cela garantit que les commentaires sont équilibrés et constructifs.

Lisez notre examen approfondi des meilleurs outils de rétroaction des employés

Par exemple, « Excellent travail pour répondre aux préoccupations des clients et fournir des solutions qui répondent à leurs besoins. Cependant, vous avez utilisé des termes que les clients ne connaissaient peut-être pas, ce qui a pu prêter à confusion. Je conseille d'utiliser des termes plus simples pour rendre les explications plus faciles à comprendre. Dans l'ensemble, j'apprécie vos efforts pour assurer la satisfaction de nos clients. »

De plus, les évaluateurs doivent indiquer des exemples concrets lorsqu'ils laissent des commentaires sur le formulaire. Par exemple, lorsque vous donnez des commentaires négatifs sur le chronométrage, fournissez des exemples précis de retard de l'employé.

Inclure une section pour discuter des objectifs SMART

Dans votre formulaire, ajoutez un espace pour décrire les objectifs que l'employé peut atteindre après son évaluation. Ces objectifs doivent être SMART :

• Spécifique . Par exemple, "améliorer le chronométrage" n'est pas spécifique. Cependant, un employé ayant 5 minutes d'avance pour chaque quart de travail est spécifique.
• Mesurable. Par exemple, un employé peut viser à augmenter son chiffre d'affaires de 20 % du premier trimestre au deuxième trimestre.
• Réalisable. L'objectif est-il réalisable à partir du point où se trouve l'employé ? Par exemple, ils ne peuvent pas passer de la signature d'un client par mois à la signature de 10 clients par mois du jour au lendemain. Un objectif réalisable pourrait être de passer de la signature de 1 client à 3 clients par mois au cours du prochain trimestre. Cela peut être augmenté à une date ultérieure afin que l'employé continue à progresser.
• Pertinent. L'objectif est-il pertinent pour l'employé et votre entreprise ? Par exemple, un objectif pertinent serait pour un directeur d'hôtel d'augmenter les scores de satisfaction client de 10 % au cours des 3 prochains mois.
• Limité dans le temps. Par exemple, un chef de projet peut viser à réaliser un projet de construction commerciale en 6 mois. Cet objectif est limité dans le temps car il a un délai précis.

Assurer la confidentialité

Il est essentiel que les évaluations de performance des employés restent confidentielles. Les détails ne doivent pas être discutés avec qui que ce soit d'autre que l'employé et son responsable ou superviseur. De même, les travailleurs ne devraient pas avoir accès à des formulaires physiques d'évaluation des employés qui ne leur appartiennent pas.

Pour assurer la confidentialité, conservez en toute sécurité des copies des formulaires d'évaluation des employés remplis. Vous pouvez le faire soit en les stockant dans un classeur verrouillé, soit en stockant les formulaires sous forme numérique, comme dans un système de gestion de documents.

Si vous optez pour la voie numérique, assurez-vous que les formulaires sont protégés par un mot de passe et définissez les autorisations d'accès appropriées pour chaque formulaire. Seuls les travailleurs et leurs gestionnaires ou superviseurs devraient avoir accès à leurs formulaires d'évaluation.

Modèles de formulaire d'évaluation des employés

Nous avons inclus 2 modèles d'avis d'employés gratuits que vous et vos employés pouvez utiliser pour évaluer leur performance au travail.

L'un est un modèle de formulaire d'évaluation standard que vous, en tant que responsable, remplirez. L'autre est un modèle de formulaire d'auto-évaluation que les employés peuvent remplir pendant l'auto-évaluation.

Formulaire standard d'évaluation du rendement des employés

Télécharger un exemple de formulaire d'évaluation du rendement des employés

Formulaire d'auto-évaluation

Avec les formulaires d'auto-évaluation, l'indice est dans le nom : les membres de votre équipe les remplissent eux-mêmes. À partir de leur score, vous pouvez ensuite ouvrir une conversation sur les raisons pour lesquelles ils se sont marqués de cette façon. Par exemple, si un employé s'est mal noté pour l'assiduité mais qu'il n'a jamais manqué une journée de travail, demandez-lui pourquoi.

En règle générale, un formulaire d'auto-évaluation utilise un système de notation prédéterminé. Les employés se marqueront par rapport aux compétences clés de leur poste.

Télécharger un exemple de formulaire d'auto-évaluation des employés

Résumé

Les formulaires d'évaluation des employés vous offrent un moyen simple d'évaluer les performances et le comportement de vos employés. À l'aide de ces formulaires, vous pouvez également fournir des commentaires constructifs aux employés, définir et partager des objectifs, et identifier les points forts et les points à améliorer des employés.

Étant donné que ces formulaires fournissent un moyen normalisé d'évaluer les employés, ils garantissent l'équité entre les évaluations. Cela vous protège dans le cas improbable d'un litige.

En suivant les conseils décrits dans cet article et en utilisant nos modèles gratuits, vous pouvez vous assurer de créer des formulaires d'évaluation des employés équitables, efficaces et faciles à suivre.

Vous voulez recevoir plus d'articles intéressants directement dans votre boîte aux lettres ? Abonnez-vous ici