Comment créer un manuel de l'employé pour votre petite entreprise : le guide ultime

Publié: 2023-02-23

Un manuel de l'employé est un document qui couvre les valeurs, les politiques, les procédures et les obligations légales de l'entreprise. Sans un, les managers passent plus de temps à répondre aux questions et les employés ne savent pas exactement ce qu'on attend d'eux. De plus, les propriétaires d'entreprise peuvent faire face à des problèmes juridiques s'ils ne disposent pas d'un processus clair pour traiter les problèmes sensibles des employés.

Un manuel de l'employé bien rédigé fournit à votre équipe des informations claires sur les normes, les procédures et les attentes de l'entreprise. De plus, vous disposerez d'un guide fiable et pratique à suivre pour toute question relative aux employés ou à l'emploi.

Dans cet article, nous vous fournissons des conseils étape par étape sur la création du manuel de l'employé de votre petite entreprise et un exemple complet de manuel de l'employé que vous pouvez télécharger et personnaliser en fonction de vos besoins.

Pourquoi avez-vous besoin d'un manuel de l'employé

Avec un manuel de l'employé, les propriétaires et les gestionnaires de petites entreprises peuvent :

  • Restez conforme. Toutes les entreprises doivent respecter les lois sur l'emploi locales, étatiques et fédérales, de sorte que votre manuel de l'employé doit être conforme aux exigences légales et aux droits des employés. C'est un excellent moyen de vous assurer que vous n'enfreignez pas la loi et de protéger votre entreprise en cas de poursuite par un employé.
  • Définissez des attentes claires. Un manuel de l'employé de petite entreprise vous permet de partager la culture, les valeurs et les normes de l'entreprise avec vos employés. Votre équipe saura clairement ce qu'on attend d'elle et les conséquences si les règles ne sont pas respectées.
  • Établir la cohérence. Les manuels des employés pour les petites entreprises fournissent des règles d'emploi claires et cohérentes. Celles-ci s'appliquent à tous les membres de l'entreprise, quel que soit leur département, leur emplacement ou leur ancienneté. C'est un bon moyen de s'assurer que tous les employés reçoivent le même traitement.
  • Réduire le risque juridique. Les manuels des employés offrent une transparence sur la discrimination, le harcèlement, le licenciement des employés et d'autres exigences légales. Cela réduit non seulement le risque de poursuites, mais vous protège également si vous êtes poursuivi, tant que vous avez suivi les procédures légales.
  • Offrez une intégration facile. Les nouvelles recrues peuvent utiliser un manuel de l'employé pour comprendre la mission, les politiques, les avantages sociaux et plus encore de votre entreprise. Cela les aide à s'installer rapidement et à obtenir des réponses à toutes les questions qu'ils pourraient avoir sur les pratiques de travail de votre entreprise.
  • Gagner du temps. Avec un manuel de l'employé complet, les responsables de petites entreprises peuvent gagner beaucoup de temps lorsqu'ils sont confrontés à des problèmes d'employés. Ils peuvent se référer instantanément au manuel pour obtenir des conseils au lieu de passer un temps précieux à essayer de trouver une solution.

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Comment créer un manuel de l'employé pour votre petite entreprise

Étape 1 : Inclure l'essentiel

La première étape de la rédaction d'un manuel de l'employé pour les petites entreprises consiste à décider des sujets qu'il couvrira. Vous trouverez ci-dessous les éléments essentiels que nous recommandons d'inclure.

Valeurs de l'entreprise et énoncé de mission

Pour que vos employés s'engagent envers votre entreprise, ils doivent comprendre sa mission, ses objectifs et ses principes fondamentaux. Classez-les par ordre de priorité au début du manuel afin que les travailleurs sachent à quel point ces éléments sont importants et puissent y accéder facilement.

Cette première section devrait commencer par l'énoncé de mission de votre entreprise. Assurez-vous que votre énoncé de mission est clair, concis et reflète l'objectif général de votre entreprise. Il doit inspirer et motiver les employés, les clients et les autres parties prenantes.

Ensuite, vous devez décrire les valeurs et principes fondamentaux de votre entreprise, par exemple, l'excellence, l'intégrité et l'innovation. Définissez clairement chacun d'entre eux, expliquez pourquoi ils sont importants pour l'entreprise et discutez de la façon dont ils se reflètent dans les opérations quotidiennes. De cette façon, les employés savent comment ils sont censés afficher ces valeurs dans leur travail.

Politiques et informations générales sur l'emploi

Tous les guides de l'employé pour les petites entreprises contiennent une section sur les politiques générales de l'emploi. Ici, les employés peuvent trouver des informations essentielles sur les pratiques d'emploi de l'entreprise, notamment :

Politiques d'embauche

Utilisez cette sous-section pour informer les employés du processus d'embauche de votre entreprise, y compris le processus de candidature, les exigences d'intégration et la vérification des antécédents.

En outre, utilisez cet espace pour expliquer les types d'emplois proposés par votre entreprise, tels que les emplois à volonté. C'est à ce moment que vous ou vos travailleurs êtes libres de résilier le contrat de travail à tout moment sans motif, avec ou sans préavis.

Enfin, c'est un bon endroit pour discuter des périodes d'essai des nouvelles recrues. Discutez de la durée de la probation, ainsi que du droit ou non à des congés et à des avantages pendant la probation.

Heures d'ouverture

Définir clairement les heures de travail pour les employés à temps plein et à temps partiel. N'oubliez pas de souligner les différences de statut d'emploi, d'avantages et de politiques de congé entre les deux.

Pauses et repas

La loi oblige généralement les employeurs à fournir aux travailleurs des heures de repas et des pauses pendant les heures de travail. Votre manuel de l'employé doit indiquer les durées minimale et maximale des pauses. Vous pouvez également choisir de spécifier comment et quand vous souhaitez accorder ces pauses, par exemple, à mi-parcours du quart de travail d'un travailleur ou en pauses échelonnées afin que tous les travailleurs ne soient pas en pause en même temps.

Deux travailleuses rient et mangent pendant leur pause
(Shutterstock.com/GreenOak)

De plus, soyez transparent quant à savoir si les employés sont payés pendant les pauses. Précisez également s'ils ont d'autres restrictions, comme rester dans une certaine zone ou sur un chantier pendant leurs pauses.

Congés et congés

Les employés doivent savoir clairement quelles sont leurs indemnités de congé. Cela comprend les congés payés tels que les vacances, les congés de maladie, les congés de deuil, les jours de congé pour les fonctions de juré ou les jours personnels.

Les employés doivent également comprendre les congés prolongés offerts par votre entreprise. Il peut s'agir d'un congé militaire, d'un congé médical prolongé, d'un congé sabbatique ou d'un congé parental.

Assurez-vous également de respecter les exigences légales en matière de congés et d'absences. Par exemple, certaines lois d'État exigent que vous offriez un congé de maternité si votre entreprise atteint un certain nombre d'employés.

Il est important de préciser les jours autorisés pour tous les différents types de congés de longue durée, les restrictions sur le moment où les employés peuvent les prendre et si les congés sont payés ou non.

Enfin, cette section devrait également inclure des informations sur la façon de demander des absences, les critères d'admissibilité aux absences et le processus de retour au travail.

Procédures de gestion des performances

Les petites entreprises devraient inclure des processus et des procédures de gestion du rendement dans leur manuel de l'employé. Cela devrait couvrir les attentes en matière de performance, les critères de promotion et le processus d'examen des performances et d'appel.

Vous devez également expliquer votre processus d'amélioration des performances. Discutez des mesures que vous prenez pour remettre les employés sous-performants sur la bonne voie et des problèmes qui pourraient entraîner une cessation d'emploi.

Procédures de sûreté et de sécurité

Tout manuel de l'employé pour les travailleurs des petites entreprises couvrira les règles de sécurité et de sûreté pour les postes de travail ou les chantiers. Cela comprend des informations de sécurité sur les exercices d'incendie, les procédures d'évacuation et les urgences médicales. Assurez-vous que votre manuel respecte les réglementations pertinentes de l'Administration de la sécurité et de la santé au travail (OSHA) et des réglementations sur l'indemnisation des accidents du travail.

En outre, les procédures de sécurité pourraient également couvrir la protection des données, les politiques de mot de passe et les mesures de sécurité physique, telles que l'accès aux zones sécurisées.

Processus de démission et de licenciement

Les manuels des employés doivent fournir des directives claires sur les procédures de démission et de licenciement. Les employés doivent savoir comment démissionner et quelle est leur période de préavis. Vous pouvez également inclure des informations sur les transferts, les entretiens de sortie et le retour des biens de l'entreprise.

Pour les résiliations, fournissez des détails sur les raisons pour lesquelles les contrats peuvent être résiliés, par exemple, pour faute, sous-performance ou mise à pied.

Incluez également la politique d'indemnité de départ de votre entreprise, y compris l'indemnité de départ à laquelle elle peut s'attendre, son mode de calcul et les conditions de paiement.

Enfin, vous pouvez également utiliser cette section pour indiquer aux employés comment ils peuvent accéder aux lettres de référence d'emploi ou rejoindre les anciens de l'entreprise.

Accord de non-divulgation ou de confidentialité

C'est un sujet que vous trouverez dans n'importe quel modèle de manuel de l'employé. Les accords de non-divulgation ou de confidentialité empêchent les travailleurs de partager des informations commerciales sensibles avec des parties externes ou de les utiliser à des fins personnelles. Cela peut inclure des secrets commerciaux, des plans d'affaires, des données client ou d'autres informations privées.

Le manuel doit indiquer la durée de l'accord de non-divulgation, les conséquences d'une violation et toute exception, par exemple lorsque la divulgation est requise par la loi.

Lois anti-discrimination et anti-harcèlement

Cette section du manuel de l'employé est requise par la loi fédérale et vise à prévenir la discrimination et le harcèlement au travail. Il doit également répondre à toutes les exigences légales pertinentes de l'État.

Expliquez clairement comment votre entreprise définit la discrimination et le harcèlement, y compris les comportements interdits. Cela peut inclure le harcèlement sexuel, la discrimination fondée sur le sexe, la discrimination raciale ou d'autres formes de discrimination et de harcèlement.

Le manuel doit décrire les procédures de votre entreprise pour lutter contre la discrimination et le harcèlement. Cela devrait couvrir la manière de signaler les plaintes, les enquêtes qui ont lieu et les conséquences pour les contrevenants. De plus, vous pouvez choisir de discuter de l'approche de votre entreprise en matière de formation des employés sur la discrimination et le harcèlement au travail.

Enfin, si vous êtes un employeur garantissant l'égalité des chances, c'est un bon endroit pour le souligner. Discutez de votre approche en matière d'embauche, de promotion et de rémunération des employés sans discrimination.

Code de conduite

Cette partie du manuel de l'employé se concentre sur le comportement et la conduite des employés au sein d'une entreprise. Les employés sont tenus de respecter les règles énoncées dans le code de conduite. Assurez-vous de mettre également en évidence les conséquences d'une violation du code.

Voici ce qu'il faut inclure :

  • Professionnalisme : comment les employés doivent traiter leurs collègues, clients et autres au travail.
  • Code vestimentaire : ce que les employés peuvent et ne peuvent pas porter au travail. Incluez toutes les restrictions spécifiques, telles que les médecins et les infirmières qui opèrent ne sont pas autorisés à porter des vêtements à manches longues ou du vernis à ongles.
  • Éthique : définitions et normes de l'entreprise en matière de malhonnêteté, de fraude et de comportement illégal.
  • Consommation de drogues et d'alcool : Règles concernant la consommation de drogues et d'alcool au travail et en dehors. Soulignez les conséquences d'enfreindre les règles.
  • Utilisation de la technologie : règles relatives à la manière dont les employés utilisent les téléphones portables de l'entreprise, les e-mails professionnels, Internet sur un poste de travail ou sur un chantier, ou des applications liées au travail.
  • Politique relative aux réseaux sociaux : ce que les employés sont autorisés ou non à publier sur votre entreprise ou leur travail sur les réseaux sociaux. Cela pourrait également inclure d'autres restrictions, telles que l'entreprise ne tolère pas que les employés publient des propos haineux ou des commentaires inappropriés sur leurs comptes de médias sociaux.
  • Conflits d'intérêts : La politique de l'entreprise sur les situations où les intérêts personnels ou financiers d'un employé interfèrent avec sa capacité à agir dans le meilleur intérêt de l'entreprise.

Cela devrait inclure des politiques sur l'acceptation de cadeaux de la part de clients, d'employés potentiels ou de fournisseurs. Cela devrait également inclure la position de votre entreprise sur les relations amoureuses entre employés ou avec des clients ou d'autres parties prenantes, ainsi que sur l'embauche de parents, d'amis, d'anciens collègues ou de connaissances.

En outre, il devrait couvrir le sujet des employés ayant une participation financière dans l'entreprise ou des employés exerçant des activités en concurrence avec l'entreprise.

  • Sollicitation : la politique de votre entreprise concernant la sollicitation de toute sorte, y compris la corruption, la tentative de vendre des services à d'autres employés ou clients pour un gain personnel, ou le débauchage de collègues dans une nouvelle entreprise lorsque les employés changent de poste.
  • Dépenses et remboursements : Le processus de réclamation des dépenses liées au travail. Soyez précis sur ce qui compte comme une dépense liée au travail, comme un voyage ou une formation.
  • Signalement des violations : comment les travailleurs doivent signaler toute violation de la politique ou du code de l'entreprise, et comment ceux-ci seront traités.

Avantages et compensation

Les employés consulteront fréquemment la section sur la rémunération et les avantages sociaux. Il fournit des informations importantes sur la rémunération des employés et les avantages sociaux de l'entreprise.

Dans cette section, expliquez comment les employés sont payés, par exemple, à l'heure, à la journée, à la semaine ou au mois. Vous devez également expliquer quand les employés peuvent s'attendre à être payés en cas de congé ou d'autres circonstances susceptibles de retarder le paiement. Par exemple, si le jour de paie tombe un jour férié ou un week-end, les travailleurs seront payés le jour ouvrable suivant.

Les cubes avec des symboles représentant les avantages sociaux des employés sont empilés.
(Shutterstock.com/3rdtimeluckystudio)

Expliquez également comment les salaires sont calculés, par exemple, comment les employés horaires doivent enregistrer leur temps et les taux de rémunération pour leurs heures de travail. Assurez-vous de vous conformer aux exigences légales telles que le salaire minimum, la rémunération des heures supplémentaires et les politiques de pause.

Vous pouvez également inclure les différents modes de paiement disponibles, tels que les dépôts directs, les chèques ou les cartes de paiement.

De plus, décrivez les déductions que les employés peuvent attendre de leurs chèques de paie. Il peut s'agir de déductions obligatoires, telles que les impôts fédéraux et d'État, ou de déductions volontaires pour des avantages tels que les comptes d'épargne santé. De plus, il est crucial de mentionner si les retenues de votre entreprise paient pour les congés de maladie ou autres absences.

Bien que vous n'ayez pas besoin d'énumérer les détails de chaque avantage que vous offrez, vous devez couvrir les bases. Par exemple, précisez quels régimes d'assurance maladie sont offerts, si les personnes à charge sont couvertes et quand l'inscription annuelle ouverte a lieu.

De même, présentez des informations de base sur d'autres avantages, notamment les congés payés (PTO), les régimes de retraite, l'assurance-vie, les remises pour les gymnases, etc. C'est un excellent moyen de faire savoir aux employés à quoi ils ont droit et de montrer les avantages que vous offrez au travail.

Politiques disciplinaires et fautes graves

Les employeurs doivent souvent recourir à des mesures disciplinaires lorsque les employés violent les règles de l'entreprise. Le manuel devrait clairement décrire ce qu'est le processus disciplinaire. Expliquez le processus d'enquête et les résultats attendus, y compris les avertissements verbaux et écrits, ou le licenciement en cas de faute grave.

Donnez des exemples de comportements considérés comme une faute grave, par exemple le vol, la consommation de drogue, la discrimination, etc. De plus, précisez ce que signifie le licenciement pour faute grave en ce qui concerne la période de préavis, les références pour un emploi futur et les primes non payées.

Avis de non-responsabilité et signature

Inclure une clause de non-responsabilité indiquant que le manuel de l'employé n'est pas un contrat. Cela empêchera les employés de vous poursuivre si les procédures du manuel ne sont pas respectées.

Vous pouvez également trouver une section de signature facultative dans un exemple de manuel de l'employé pour les travailleurs des petites entreprises. C'est là que les employés peuvent signer pour confirmer qu'ils ont reçu une copie du manuel et qu'ils l'ont lu et compris. Encore une fois, cela aide à protéger l'entreprise au cas où un employé intenterait une action en justice injustifiée sous prétexte de ne pas connaître les règles de l'entreprise.

Étape 2 : Assurez-vous qu'il reflète la culture de l'entreprise

Votre manuel de l'employé est un excellent outil pour montrer ce que représente votre entreprise et ce que les employés peuvent attendre de la culture d'entreprise.

Utilisez un ton de voix qui correspond à l'identité de votre entreprise, comme chaleureux ou formel. En outre, élaborez vos politiques pour les aligner sur les valeurs de l'entreprise. Par exemple, vous pouvez faire preuve d'une tolérance zéro pour la discrimination, mais être plus indulgent avec votre code vestimentaire. Ajustez chaque section au fur et à mesure afin que le manuel représente vraiment votre entreprise et sa culture.

Étape 3 : Vérifiez qu'il est conforme à la législation du travail

Les manuels des employés rédigés par les ressources humaines ou les propriétaires d'entreprise peuvent bénéficier d'un examen juridique. En effet, les réglementations varient en fonction de facteurs tels que le lieu de travail, le nombre d'employés et les types de travailleurs. Un avocat qui examine le document peut s'assurer qu'il couvre toutes les lois fédérales, étatiques et locales pertinentes. Cela permet de protéger votre entreprise en cas de poursuite.

Étape 4 : Rendez-le simple à lire et facile à trouver

Faites attention au jargon excessif et aux autres termes complexes, en particulier si vous utilisez un modèle de manuel de l'employé gratuit pour les propriétaires de petites entreprises qui peut inclure des mots et des phrases que votre entreprise n'utiliserait pas. Votre manuel doit être simple à lire et facile à comprendre.

De plus, rendez le manuel accessible. Envisagez de le stocker sur un lecteur partagé où les employés peuvent facilement le trouver.

Connecteam est une excellente application pour stocker et partager des documents importants de l'entreprise. Vous pouvez l'utiliser pour stocker votre manuel de l'employé en toute sécurité. De plus, vos employés pourront y accéder de n'importe où sur leur téléphone mobile. Vous pouvez vous inscrire pour un essai gratuit afin de tester cet outil et de nombreux autres outils puissants d'exploitation, de RH et de communication.

Étape 5 : Publiez-le et révisez-le régulièrement

Une fois que vous avez fait réviser votre manuel et décidé où le stocker, vous pouvez le publier pour que vos employés puissent le lire.

De plus, nous vous recommandons de désigner un propriétaire ou une équipe pour réviser et mettre à jour régulièrement le manuel en fonction des commentaires des employés et de l'évolution des lois.

Étape 6 : Utilisez l'assistance : téléchargez notre exemple de manuel complet !

La création d'un manuel de l'employé peut être écrasante. Heureusement, vous n'avez pas besoin d'en écrire un à partir de zéro. Vous pouvez consulter les manuels d'autres entreprises comme référence ou demander à un professionnel rémunéré d'en rédiger un pour vous.

Cependant, le moyen le plus efficace de créer un manuel serait d'utiliser un modèle de manuel de l'employé gratuit pour les petites entreprises. Téléchargez notre modèle complet ci-dessous et adaptez-le simplement aux règles et procédures de votre entreprise.

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Résumé

La création d'un manuel de l'employé est une étape importante pour toute petite entreprise. Il aide à définir des attentes claires pour les employés et garantit que vous vous conformez aux réglementations locales, nationales et fédérales.

Un bon manuel de l'employé sera complet et couvrira les informations sur l'emploi, la rémunération et les avantages sociaux, les politiques en matière de discrimination et de harcèlement, la conduite des employés, etc. Il doit être simple à lire et à comprendre, et facile d'accès de n'importe où. Il est également conseillé de faire réviser votre manuel de l'employé par un avocat et de désigner un propriétaire désigné pour le mettre à jour régulièrement afin qu'il soit toujours conforme aux exigences légales et aux politiques commerciales.

En créant un manuel de l'employé efficace, vous pouvez favoriser une culture de transparence et de sécurité pour vos employés et protéger votre petite entreprise contre les risques juridiques.