Le guide complet des évaluations des performances des employés (+ modèle gratuit)

En tant que leader ou professionnel des RH, vous êtes responsable d'assurer un processus d'évaluation des performances solide qui aide les employés à recevoir des commentaires, à définir et à atteindre des objectifs et à développer leur carrière. Sans évaluation des performances, les employés manquent de clarté sur leurs performances et ratent des opportunités de s'améliorer.

La tenue d'évaluations régulières des performances peut vous aider, vous et vos employés, à rester alignés, mais par où commencer ? Ce guide couvre tout ce dont vous avez besoin pour créer, gérer et documenter votre processus d'évaluation des performances. Nous incluons également un modèle gratuit pratique et expliquons comment simplifier le processus avec un logiciel de gestion des performances. Plongeons dedans.

Qu'est-ce qu'une évaluation des performances des employés ?

Une évaluation des performances des employés est le processus par lequel les dirigeants évaluent les performances d'un employé et fournissent des commentaires et des conseils formels.

Une évaluation de performance typique comprend l'auto-évaluation de l'employé, les commentaires du responsable sur les réussites et les domaines d'amélioration, une note de performance globale et la définition d'objectifs.

Alors que les managers doivent fournir des commentaires cohérents aux employés au fur et à mesure, une évaluation des performances offre du temps et de l'espace dédiés pour échanger des commentaires et travailler ensemble pour définir des objectifs et des domaines de croissance.

En réservant un temps spécifique pour discuter des performances, des réalisations et des objectifs, vous vous assurez que vos employés sentent que vous vous consacrez à leur croissance et à leur réussite.

Types d'évaluations des performances

Bien qu'il existe plusieurs types d'évaluations de performance, il est important de décider d'une structure et d'un niveau de fréquence et de s'y tenir pour tous les employés.

Mensuel

Si vous souhaitez un point de contact fréquent avec vos employés, un examen mensuel vous permet de fournir des commentaires formels plus souvent, donnant à vos employés une chance de s'améliorer continuellement. Une façon de les structurer est d'utiliser une structure 30-60-90, dans laquelle vous vous engagez sur des objectifs à atteindre d'ici 30, 60 et 90 jours.

Cependant, les évaluations mensuelles des performances peuvent prendre beaucoup de temps. Avec des évaluations et des séances de rétroaction fréquentes, vous pouvez avoir l'impression de toujours travailler sur des évaluations de rendement, ce qui peut être stressant. Ces examens fréquents peuvent également amener les employés à se concentrer davantage sur des objectifs à court terme que sur la croissance à long terme.

Trimestriel

Une évaluation trimestrielle a l'avantage de prendre moins de temps, car elle n'a lieu que 4 fois par an, tout en fournissant un retour d'information fréquent. La collecte de commentaires au cours d'un trimestre permet un examen plus complet et une concentration sur des objectifs stratégiques à plus long terme.

D'un autre côté, avec un cycle trimestriel, vos commentaires aux employés peuvent être retardés. Cela peut entraver les améliorations. Les travailleurs doivent également attendre plus longtemps pour obtenir une reconnaissance positive formelle.

Annuelle ou semestrielle

Pour une évaluation plus complète, de nombreuses entreprises choisissent une évaluation des performances annuelle ou semestrielle (c'est-à-dire semestrielle). Cela permet une évaluation à plus long terme du travail d'un employé et une définition plus approfondie des objectifs et une planification de la croissance de carrière. Cela réduit également la charge administrative, car les examens n'ont lieu qu'une ou deux fois par an.

Cependant, avec une rétroaction formelle moins fréquente, les corrections de cap ou les améliorations de performance peuvent prendre plus de temps.

Qui dirige une évaluation des performances des employés ?

En règle générale, les responsables effectuent des évaluations de performances avec le soutien des RH ou d'autres dirigeants.

En tant que gestionnaire, c'est vous qui connaissez le mieux le travail de vos employés. De plus, la relation d'un employé avec vous est probablement plus forte qu'avec les RH ou votre patron. Dans la plupart des entreprises, une fois qu'il existe un processus d'évaluation des performances documenté, il est supervisé par le service des ressources humaines.

Pourquoi les évaluations de performances sont-elles importantes ?

Les gens trouvent souvent les évaluations de performance intimidantes. Une réunion officielle pour discuter des performances avec le patron peut être anxiogène. Cependant, les évaluations de performance remplissent une fonction importante et doivent être traitées comme une expérience positive.

Les évaluations de performance vous permettent de partager des commentaires , à la fois constructifs et positifs, avec vos subalternes directs.

C'est aussi une chance de s'aligner sur les objectifs et les attentes , afin que vos employés quittent la réunion avec clarté et aperçu de leur progression de carrière.

De plus, les évaluations sont une excellente occasion de reconnaître les hautes performances et les réalisations. Une évaluation du rendement peut servir de catalyseur pour promouvoir les employés les plus performants et est l'occasion de réfléchir à la planification de la relève.

Bien sûr, une évaluation des performances est également un moment pour entrer en contact avec des employés qui ne répondent pas aux attentes . Une discussion ouverte et honnête sur les attentes et les lacunes de l'employé peut vous aider à définir des stratégies d'amélioration ou à comprendre les besoins de formation supplémentaires.

Comment mener une évaluation efficace du rendement des employés

Afin de rendre vos évaluations de performance efficaces et motivantes, il y a quelques conseils à garder à l'esprit.

Rencontrer les employés en privé, et idéalement en personne

Les évaluations des performances des employés sont éprouvantes pour les nerfs et peuvent être émotionnelles, donc une touche personnelle est importante . Tenez l'examen dans un endroit privé, tel que votre bureau, pour assurer la confidentialité. Il est également préférable de procéder à l'examen en personne, mais si ce n'est pas possible, essayez une réunion vidéo.

Parler en face à face, que ce soit par vidéo ou en personne, limite les malentendus, les problèmes de communication et les distractions.

Soyez précis et détaillé

L'un des conseils les plus importants pour l'évaluation des performances est d'être précis. Tout comme les commentaires ne doivent jamais être une surprise, ils ne doivent jamais être ambigus. Donnez aux employés la clarté nécessaire sur leur performance en discutant avec eux d'exemples spécifiques.

Cela s'applique à la fois aux commentaires positifs et constructifs. Il est tout aussi important de donner des exemples précis de réalisations que de partager des domaines d'amélioration clairs. Des commentaires spécifiques indiquent clairement que votre évaluation est fondée sur des faits.

Voici quelques exemples utiles de verbiage avant et après l'évaluation des performances des employés :

• "Vous travaillez trop lentement et cela ne répond pas aux attentes." → "Nous nous attendons à ce que vous emballiez 70 widgets par heure, et votre moyenne était de 50 par heure. Pour répondre aux attentes dans le rôle, vous devrez être à une moyenne de 70 par heure.

• « Tu es formidable pour aider l'équipe. » → « Vous avez passé 25 % de votre temps cette année à nous aider à former de nouveaux employés. Vous avez pris l'initiative de le faire vous-même et les nouvelles recrues se sont mises au courant une semaine plus vite qu'auparavant. Bon travail!"

Soyez honnête, direct et gentil

Il n'est pas toujours facile de donner des commentaires constructifs, mais une évaluation des performances est destinée à aider les employés à se développer. Par conséquent, être honnête à propos des performances est un élément clé du processus et l'un des principaux conseils d'évaluation des performances pour les managers.

Pour ce faire, souvenez-vous de votre objectif : coacher vos employés pour qu'ils soient les meilleurs possible.

Préparer le terrain pour cela commence bien avant l'examen. La première étape consiste à établir une relation solide au fil du temps et à montrer à vos employés que vous vous souciez de leur croissance. Vous pouvez y parvenir en organisant des réunions régulières avec les travailleurs, en leur offrant des opportunités de croissance et de développement telles que la formation et le mentorat, et en faisant preuve d'empathie au jour le jour.

Ensuite, lors des évaluations de performance, assurez-vous que vos commentaires sont honnêtes, directs et aimables. Voici quelques façons d'y parvenir :

• Utilisation d'énoncés en « je » . Cela peut vous aider à éviter de donner l'impression que vous pointez du doigt ou que vous blâmez l'employé.
  • Par exemple : "Vous mettez vos collègues mal à l'aise lorsque vous parlez d'eux lors de réunions." → "Lors de nos 2 dernières réunions, j'ai remarqué que vous parliez au-dessus de certains de vos collègues, ce qui les empêchait de partager pleinement leurs pensées."

• Partage d'exemples . Cela contextualise les commentaires et aide les employés à voir où ils excellent et où ils doivent s'améliorer.
  • Par exemple : "Vous n'êtes jamais à l'heure." → "Au cours du dernier trimestre, je vois que vous avez été en retard d'au moins 15 minutes pour 20 % de vos quarts de travail prévus."

• Éviter la subjectivité . Soyez juste et objectif avec votre langage au lieu d'utiliser des absolus comme « toujours » ou « jamais » ou des caprices comme « bien » ou « mauvais ».
  • Par exemple : « Vous faites toujours des erreurs. → "J'ai remarqué que vos 3 derniers rapports contenaient des erreurs, ce qui a rendu difficile la compréhension de vos points par le reste de l'équipe."

• Partage de suggestions d'amélioration . Préparez vos employés à réussir avec des suggestions et des ressources exploitables pour les aider à s'améliorer.
  • Par exemple : "Vous devez vous améliorer lors des présentations." → « J'ai trouvé que votre dernière présentation n'était pas aussi claire et structurée qu'elle aurait pu l'être. Je vous enverrai par e-mail des ressources sur la prise de parole en public que je vous recommande de consulter. Mettons également en place une session de formation individuelle pour la semaine prochaine. »

Nous vous recommandons également d'éviter le "sandwich de compliments", car il peut sembler fantaisiste et inefficace. C'est à ce moment que vous partagez des commentaires positifs, puis des commentaires négatifs, puis à nouveau des commentaires positifs. Au lieu de cela, envisagez de diviser l'évaluation des performances en une section sur les réalisations et une section sur les domaines d'amélioration.

Ne laissez pas les préjugés s'infiltrer

Il peut être facile d'utiliser involontairement un langage biaisé dans les évaluations de performance. Par exemple, des descripteurs comme « abrasif » ou « gentil » peuvent avoir des connotations négatives pour les femmes. Bien que le pire des préjugés puisse entraîner du racisme ou de la discrimination fondée sur l'âge, soyez conscient des autres préjugés courants.

Les managers peuvent offrir une critique plus favorable à quelqu'un avec qui ils ressentent une affinité (biais similaire à moi) ou à quelqu'un avec qui ils ont récemment passé beaucoup de temps (biais de récence).

Si un manager valorise fortement un certain trait ou une certaine compétence, il peut tomber dans le piège de l'effet de halo ou de cornes - donner une excellente critique à quelqu'un qui incarne cette compétence ou une mauvaise critique à quelqu'un qui ne l'incarne pas, même si ce n'est pas lié à la emploi.

Utiliser des exemples et s'assurer que vos commentaires sont honnêtes et objectifs sont d'excellents moyens d'éviter les préjugés lors des évaluations de performance. Allez plus loin en recueillant des commentaires de plusieurs sources pour vous assurer que votre évaluation d'un employé n'est pas faussée par votre point de vue personnel. Parlez avec les collègues de l'employé, ses subordonnés directs et d'autres gestionnaires.

N'oubliez pas de demander des commentaires sur votre propre performance

Prenez quelques minutes pour solliciter les commentaires de vos employés : y a-t-il des moyens de mieux les soutenir ou de les reconnaître ? Qu'est-ce qui les aiderait à mieux réussir ?

Assurez-vous d'écouter et de prendre leurs commentaires au sérieux. Si vous apportez des modifications, définissez un rappel pour vérifier après quelques semaines ou mois pour savoir comment les choses se passent.

Terminez par un sentiment d'encouragement et une voie claire vers l'avant

Que l'avis soit positif ou négatif, terminez sur une note positive . Réitérez les points généraux de l'évaluation et ce que vous attendez à l'avenir. Soyez clair sur ce que vous attendez et demandez à l'employé ce qu'il attend de vous.

Ils devraient partir en se sentant encouragés, soutenus et comme s'ils avaient quelque chose à faire, même si l'examen lui-même n'était pas entièrement positif.

Faites-leur savoir quand vous reviendrez et remerciez-les de vous avoir rencontré et de discuter de leurs performances. Vous pouvez également les contacter par e-mail ou par message direct pour leur faire savoir que vous appréciez leur temps et leurs efforts.

Partager des commentaires entre les avis

L'une des règles les plus importantes des évaluations de performance est qu'elles ne doivent jamais être surprenantes . Évitez de prendre vos employés au dépourvu en fournissant des commentaires tout au long de l'année. Vos employés apprécieront la transparence et des commentaires réguliers les aideront à corriger leur trajectoire si nécessaire.

Cela vous aidera également à rédiger l'évaluation formelle des performances. Prenez des notes tout au long de la période d'examen et documentez les commentaires au fur et à mesure que vous les donnez. Cela vous évite d'avoir à vous souvenir de tout par vous-même et garantit que vos employés reçoivent une évaluation complète et équitable.

Exemples d'évaluation des performances des employés : domaines d'intérêt et questions

Les spécificités diffèrent d'une organisation à l'autre, mais il existe des éléments communs dans toutes les évaluations de performance. Utilisez les exemples de domaines d'intérêt et les questions décrits ci-dessous comme point de départ pour déterminer comment évaluer les employés lors de leur prochain examen.

• Compétence dans le rôle : l'employé est-il conscient des exigences du rôle et les atteint-il ? Leur travail satisfait-il ou dépasse-t-il les attentes du poste ? Reportez-vous à la description de poste ou à l'échelle de carrière pour évaluer les performances de votre employé par rapport à celle-ci.

• Leadership : l'employé montre-t-il l'exemple et prend-il des initiatives ? Partagent-ils leurs connaissances avec les autres membres de l'équipe ? Proposent-ils de nouvelles idées et solutions ?

• Métriques et KPI : L'employé est-il capable d'atteindre les objectifs de son poste ? S'il existe des indicateurs de performance clés (KPI) spécifiques pour leur rôle, les respectent-ils ou les dépassent-ils ? De quelles manières l'employé va-t-il au-delà ?

• Travail d'équipe et collaboration : comment l'employé collabore-t-il ? Cherchent-ils et offrent-ils régulièrement des commentaires et apprennent-ils des idées des membres de l'équipe ? Travaillent-ils à l'objectif commun de l'équipe ou de l'entreprise ?

• Service client : les clients, les clients ou les parties prenantes de l'employé sont-ils ravis du service fourni ?

• Impact : Existe-t-il des exemples de l'impact que l'employé a eu sur l'équipe, le service ou l'entreprise ?

• Communication : L'employé communique-t-il clairement et efficacement à tous les niveaux, y compris l'écoute active et les réponses rapides ?

• Valeurs de l'entreprise : L'employé incarne-t-il les valeurs et les principes de l'entreprise ?

Vous pouvez économiser du temps et des efforts dans le processus d'évaluation des performances en utilisant un modèle . Nous vous en avons fourni un ci-dessous.

Exemple de modèle d'évaluation du rendement des employés

Comment se préparer à effectuer une évaluation des performances

La préparation des évaluations de performance ne doit pas être difficile, mais il est important d'être diligent. Vous devez:

Poser des objectifs

Soyez clair sur les objectifs de l'examen et sur ce que vous espérez accomplir . Il peut s'agir de résoudre des problèmes de performance, de discuter du développement de carrière ou de reconnaître un travail bien fait.

Conserver et réviser la documentation

Tout comme vous souhaitez documenter les commentaires en cours, n'oubliez pas de documenter les évaluations formelles. Une tenue de registre appropriée vous permet de vous référer aux révisions passées et de suivre la documentation de tout problème de performance.

Avant l'examen, examinez les informations sur les performances passées et actuelles et préparez des exemples spécifiques pour accompagner vos commentaires. Envisagez de solliciter les commentaires des collègues de vos employés, de leurs subordonnés directs et d'autres superviseurs.

Comprendre le système de notation

Les employés doivent tous être notés sur la même échelle . De nombreuses entreprises utilisent une échelle de 5 points pour mesurer la performance des employés. L'échelle exacte varie d'une organisation à l'autre, mais une répartition générale de l'échelle pourrait ressembler à ceci :

• 5 – Dépasse fréquemment les attentes
• 4 – Dépasse parfois les attentes
• 3 – Répond aux attentes
• 2 – Répond parfois aux attentes
• 1 – Ne répond pas aux attentes

Vous et les autres responsables devez organiser des séances d'étalonnage pour assurer la cohérence entre les évaluations des employés. Au cours de cette réunion, chaque manager peut expliquer les raisons des scores de son équipe et s'assurer que les décisions sont objectives et justes.

Assurer la formation des managers

Afin d'assurer un processus équitable pour tous les employés, les gestionnaires devraient recevoir une formation sur l'évaluation du rendement. C'est une bonne idée d'offrir un rappel avant chaque examen afin que l'information soit fraîche dans l'esprit de chacun. C'est également le bon moment pour signaler toute considération juridique, comme éviter les préjugés et la discrimination et respecter les règles de confidentialité.

Entrez dans des sessions d'examen ouvertes et ciblées

Lorsque vous vous préparez à effectuer une évaluation des performances, soyez prêt à recevoir des commentaires sur vos performances. Bien qu'il puisse être difficile d'entendre des commentaires constructifs, restez positif et maintenez un dialogue ouvert.

Les évaluations de performances ne sont pas toujours simples, alors préparez-vous également aux courbes . Ne soyez pas surpris si un employé réagit mal, pose des questions combatives ou même pleure. Restez aussi calme et neutre que possible et faites de votre mieux pour ramener la conversation sur leur performance. Concentrez-vous sur des faits objectifs plutôt que sur des déclarations, des opinions et des sentiments subjectifs.

Enfin, videz votre agenda. Un examen est une conversation à double sens qui renforce la confiance, il est donc impératif de ne pas être distrait et de ne pas se précipiter dans l'examen pour s'occuper d'un autre engagement.

Comment un logiciel de gestion des performances peut vous aider

Bien qu'un modèle puisse être utile, il est encore plus efficace d' utiliser un logiciel de gestion des performances   mener des évaluations de rendement des employés. Une excellente option est Connecteam, qui offre une suite d'outils pour l'ensemble du cycle de vie des employés, y compris la gestion des performances.

Ce logiciel vous permet de documenter les commentaires et les évaluations, de reconnaître les employés et de planifier facilement les évaluations. Il vous aide également :

Reconnaître les bonnes performances

Vous connaissez l'importance d'une rétroaction et d'une reconnaissance régulières, et un logiciel de gestion des performances performant vous permet d'offrir une reconnaissance et une reconnaissance à vos employés. Avec Connecteam, par exemple, vous pouvez célébrer des anniversaires ou d'autres événements marquants , féliciter vos employés pour leurs excellentes performances et même envoyer aux employés des jetons numériques qu'ils peuvent échanger contre des récompenses telles que des cartes-cadeaux.

Performances des documents

En utilisant un logiciel pour documenter les performances et les commentaires au fur et à mesure, vous trouverez la préparation des évaluations de performances en un clin d'œil. Par exemple, Connecteam vous permet de suivre les succès et les réalisations des employés et de partager des mises à jour sur tout, des réalisations KPI aux témoignages de réussite des clients. Vous pouvez également utiliser les calendriers des employés pour garder à portée de main les évaluations des performances passées, les changements de salaire et les réalisations.

Partagez facilement les informations importantes

Besoin de faire connaître les avis à venir ? Le bon logiciel de gestion des performances comprendra des outils de communication qui vous permettront d'envoyer des détails à l'ensemble de votre entreprise en quelques secondes, minimisant la confusion et gardant tout le monde au courant. Vous pouvez simplifier les évaluations des performances en partageant la documentation des processus, des conseils d'évaluation des performances pour les employés et des rappels d'échéances.

Par exemple, les outils de communication de Connecteam incluent un chat intégré à l'application et un flux de mises à jour . Vous pouvez partager des informations et des annonces (par écrit, vidéo ou même des GIF amusants) avec des employés spécifiques, des groupes de personnes, des équipes ou l'ensemble de l'organisation à la fois.

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Recueillir des informations sur l'engagement des employés

En tant que gestionnaire, vous voudrez comprendre les pensées de vos employés, que ce soit sur le processus d'évaluation du rendement ou sur leur satisfaction générale. Il n'y a que peu de temps pour en discuter pendant l'examen lui-même, mais vous pouvez utiliser un logiciel de performance pour capturer toutes les informations.

Avec une solution logicielle comme Connecteam, vous pouvez créer des enquêtes et des sondages en quelques secondes, puis les envoyer à vos employés pour qu'ils les remplissent en temps réel. Certaines plateformes ont également des formulaires et des fonctionnalités de boîte à suggestions pour solliciter encore plus de commentaires de vos travailleurs.

Vous pouvez utiliser ces données pour affiner votre approche des évaluations de performances et apporter des améliorations significatives dans l'ensemble de l'entreprise.

Conclusion

Vous êtes maintenant armé de tout ce dont vous avez besoin pour effectuer des évaluations de rendement des employés efficaces et efficientes. En utilisant les meilleures pratiques et le modèle d'évaluation des performances de cet article, vous serez prêt pour les évaluations et vos employés ne seront plus jamais dans l'ignorance de leurs performances.

Au cours du processus d'examen, prêtez attention aux possibilités d'accroître l'efficacité et rappelez-vous qu'un logiciel de gestion des performances peut être un outil très utile. Si vous souhaitez intégrer un logiciel de gestion des performances dans votre processus d'évaluation, envisagez d'utiliser Connecteam comme solution de gestion des performances tout-en-un.

FAQ

Qu'est-ce que l'échelle de 5 points pour l'évaluation des performances ?

De nombreuses entreprises utilisent une échelle de 5 points pour mesurer la performance des employés. Bien qu'elle puisse différer d'une entreprise à l'autre, la répartition générale de l'échelle est la suivante :

• 5 – Dépasse fréquemment les attentes
• 4 – Dépasse parfois les attentes
• 3 – Répond aux attentes
• 2 – Répond parfois aux attentes
• 1 – Ne répond pas aux attentes

Quelles sont les règles d'or d'un bilan de performance ?

Les responsables doivent se préparer à l'avance en suivant les performances des employés tout au long de la période d'examen. Ils doivent prévoir suffisamment de temps pour une conversation sur le rendement et être disponibles pour répondre aux questions de l'employé.

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