Comment utiliser un système de messagerie des employés pour une meilleure communication en milieu de travail

Dans l'environnement actuel de travailleurs dispersés et sans bureau, communiquer efficacement avec vos employés est plus difficile que jamais. De nombreux employés sont sur le terrain la majeure partie de la journée ou travaillent dans des fuseaux horaires différents, de sorte que les méthodes de communication traditionnelles ne fonctionnent pas toujours. Un système de messagerie pour les employés peut vous aider à surmonter ces défis afin que vous puissiez joindre vos employés, peu importe où et quand ils travaillent.

Qu'est-ce qu'un système de messagerie pour les employés ?

Un système de messagerie pour les employés est un outil permettant de communiquer avec tous les membres de votre organisation à l'aide d'une plate-forme centrale. Avec un système de messagerie pour les employés, vous pouvez communiquer avec des messages instantanés, des chats, des appels vocaux, des tableaux d'affichage, des flux sociaux, etc. Les employés peuvent facilement partager des informations, collaborer et gérer les tâches quotidiennes.

Caractéristiques d'un système de messagerie efficace pour les employés

Tous les systèmes de messagerie des employés ne sont pas également utiles. Pour tirer le meilleur parti de la vôtre, recherchez une solution qui présente les fonctionnalités suivantes :

Interface conviviale

Si l'interface utilisateur de votre système de messagerie est maladroite et obsolète, vous aurez du mal à faire en sorte que vos employés l'utilisent. Un bon système de messagerie fera partie intégrante de presque tous les flux de travail, donc en choisir un qui est facile à utiliser devrait être une priorité absolue.

Idéalement, le système devrait avoir une conception intuitive - tout le monde devrait pouvoir comprendre comment cela fonctionne à partir du tableau de bord ou du point d'accès. Vous devrez peut-être fournir à vos employés une formation sur votre système, mais cela ne devrait pas être si compliqué que cela pose plus de problèmes que cela n'en vaut la peine.

Accès mobile

Les gens utilisent beaucoup plus les appareils mobiles que les ordinateurs portables ou les ordinateurs de bureau, en particulier les travailleurs sans bureau. Vos employés ont probablement toujours un appareil mobile sur eux, donc un système efficace leur permettra de communiquer et de recevoir des notifications sur leurs téléphones ou tablettes.

Intégrations

Votre système de messagerie doit être intégré à votre routine quotidienne afin que les employés puissent l'utiliser sans effort tout au long de leur journée de travail. Un bon système s'intégrera aux outils que vous utilisez déjà, comme le courrier électronique et les logiciels de gestion de projet.

Personnalisation

Chaque entreprise est différente et votre système de messagerie pour les employés doit pouvoir s'adapter à ces différences en vous permettant de personnaliser la plateforme. Le fait de pouvoir configurer différents canaux ou groupes en fonction de projets, de sujets, voire d'intérêts communs, rendra votre système plus utile.

Fonctionnalité de recherche

Les messages plus anciens ne perdent pas nécessairement leur importance lorsque les nouveaux les enterrent, donc "disparu" ne devrait pas signifier "oublié". La recherche dans d'anciennes conversations est extrêmement utile lorsque vous avez besoin d'informations sur des projets passés.

Partage de fichiers

Lorsque vos employés collaborent sur un projet, la possibilité de partager des fichiers au sein du système de messagerie peut accélérer la progression.

Sécurité et confidentialité

Vous discuterez d'informations commerciales confidentielles sur votre système de messagerie, alors assurez-vous d'en choisir un qui protège votre vie privée et offre des fonctionnalités de sécurité avancées.

Comment choisir le bon système de messagerie pour les employés

Votre entreprise est unique, tout comme vos besoins en communication. Avant de commencer à évaluer les fournisseurs, réfléchissez à la façon dont vous communiquez actuellement et à la façon dont vous pourriez améliorer vos communications actuelles. Vous aurez besoin de fonctionnalités différentes si vos employés sont principalement sur le terrain que s'ils sont tous généralement dans le même bureau.

Demandez à vos employés ce qu'ils pensent de votre système actuel et comment ils préféreraient communiquer. Lorsqu'ils sentent qu'ils ont leur mot à dire dans le choix du système, ils sont plus susceptibles de le mettre en œuvre et de s'impliquer dans son utilisation.

Une fois que vous avez compris ce que veulent vos employés et quelles fonctionnalités peuvent vous aider à améliorer les communications, vous pouvez commencer à comparer les fournisseurs. Recherchez les fonctionnalités que vous avez identifiées comme les plus importantes, assurez-vous que vos données seront protégées et comparez les prix des forfaits dont vous avez besoin. De nombreuses entreprises proposent des versions gratuites simplifiées, mais elles ne constituent peut-être pas le meilleur choix.

Comment utiliser les systèmes de messagerie des employés pour une meilleure communication en milieu de travail

Une fois votre système en place, voici quelques façons de l'utiliser pour rationaliser vos opérations commerciales quotidiennes :

Intégration et orientation

Vos employés ont beaucoup à apprendre lorsqu'ils commencent à travailler avec vous. De l'endroit où se ravitailler en café à la maîtrise de leur nouveau rôle, une intégration réussie nécessite plus que la simple signature de certains formulaires RH et le visionnage de quelques vidéos de formation. Vous voulez que vos nouvelles recrues adoptent la culture et les valeurs de votre entreprise au fur et à mesure qu'elles apprennent les ficelles du métier. Vous ne voulez pas non plus qu'ils attendent que quelqu'un leur dise quoi faire ensuite.

Votre système de messagerie pour les employés peut simplifier le processus d'intégration et faciliter l'intégration des nouveaux employés dans leurs équipes de travail. De nombreux départements différents doivent être impliqués dans l'embauche de nouvelles recrues.

Un flux de travail d'intégration dans votre système de messagerie peut permettre aux différents services de suivre facilement les activités d'intégration et d'orientation. De cette façon, les employés sauront exactement ce qu'on attend d'eux et ce qu'ils doivent faire ensuite, et les responsables et votre service RH n'auront pas à dupliquer leur travail pour chaque employé.

Les systèmes de messagerie permettent également aux employés de mieux connaître les nouveaux membres de leur équipe et de s'informer auprès de leurs mentors et superviseurs. S'ils ont une question, envoyer un message est plus rapide et plus facile que d'envoyer un e-mail ou de rechercher physiquement leurs superviseurs.

La collaboration d'équipe

Vos employés peuvent utiliser des systèmes de messagerie pour collaborer en partageant rapidement des idées, des mises à jour et des fichiers entre eux. Les systèmes de messagerie fournissent une communication en temps réel, afin que vos équipes puissent discuter et résoudre les problèmes immédiatement, sans avoir besoin de longs fils de discussion interminables ou de réunions en personne.

Utilisez votre système de messagerie comme emplacement central pour les documents et autres informations liés aux projets en cours où tous les membres de l'équipe peuvent y accéder. En gardant tout le monde au courant, vous pouvez éviter les malentendus et les conflits de priorités. Un système de messagerie robuste servira d'outil de gestion de projet en déplacement, permettant aux employés de se tenir au courant des progrès et de planifier leurs prochaines étapes.

Commentaires des employés

Une communication ouverte est essentielle pour créer une culture de travail positive où les employés sont engagés et se sentent valorisés. La rétroaction est un moyen de favoriser une communication plus ouverte et honnête entre les gestionnaires et les travailleurs et entre les pairs.

L'utilisation de vos canaux de communication internes pour faciliter le retour d'information à plusieurs niveaux fournit à chacun dans votre entreprise les informations dont il a besoin pour améliorer ses performances dans son rôle. Les managers peuvent donner des commentaires aux employés pour reconnaître un travail bien fait et signaler les domaines à améliorer. Les systèmes de messagerie sont idéaux lorsqu'un tête-à-tête n'est tout simplement pas possible. Ils sont également parfaits pour assurer le suivi après une évaluation de performance plus formelle.

Les pairs peuvent se donner des commentaires pour reconnaître quand quelqu'un est allé au-delà. Et bien que les commentaires de gestionnaire à employé et de pair à pair soient nécessaires, ne négligez pas l'importance de solliciter les commentaires des employés sur les gestionnaires et les politiques de l'entreprise.

Il est coûteux de remplacer les employés — coûtant en moyenne entre la moitié et le double de leur salaire. Lorsque vous sollicitez les commentaires de vos employés et agissez en conséquence, ils ont tendance à se sentir valorisés et sont plus susceptibles de s'impliquer dans l'entreprise et leur travail. Vous pouvez le faire avec votre système de messagerie de plusieurs manières.

1. Un flux d'entreprise donne aux employés la possibilité de réagir en temps réel aux événements et à la communication. Ils peuvent laisser des commentaires et des emojis sur les messages afin que vous puissiez avoir une idée du sentiment des employés autour de vos annonces.
2. Vous pouvez utiliser votre système de messagerie pour générer et envoyer des sondages, allant de simples vérifications du pouls à des sondages plus complets sur la satisfaction des employés. Effectuez un suivi en utilisant les données générées par vos sondages pour prendre des décisions éclairées afin d'améliorer l'expérience de travail de vos employés.

Communications d'urgence

Heureusement, les véritables urgences sont rares pour la plupart des entreprises. Mais lorsqu'ils se produisent, ils exigent une action rapide pour protéger toutes les personnes impliquées. Vous ne voulez pas essayer de comprendre un système de communication d'urgence compliqué au milieu d'une crise.

Au lieu de cela, vous pouvez utiliser votre système de messagerie pour les communications d'urgence. La mise en place à l'avance de procédures d'intervention d'urgence et de protocoles de sécurité vous donnera une longueur d'avance en cas d'urgence. Vous serez en mesure d'informer les employés des mesures qu'ils doivent prendre en cas de crise ou de catastrophe naturelle. Vous pouvez également envoyer des alertes et vous assurer que tout le monde sait où se rassembler après une alarme incendie ou une évacuation.

Même pour les urgences plus mineures, votre système de communication peut vous sauver la vie. Faites savoir à vos employés qu'ils n'ont pas à s'inquiéter d'essayer de se rendre au travail en voiture sur des routes verglacées ou envoyez des conseils pour se préparer aux urgences pendant la saison des ouragans.

Planification des quarts de travail et rappels

Rester au courant des changements d'horaires est un défi pour les employés et les gestionnaires. Votre système de communication peut aider tout le monde à garder une trace en fournissant les quarts de travail et les horaires dans un emplacement central.

Les gestionnaires peuvent rapidement rédiger des horaires et envoyer des rappels aux employés que leur quart de travail commence bientôt. Les employés peuvent changer d'équipe directement sans avoir à passer par des managers. Les employés peuvent également demander des congés directement via le système de messagerie, afin qu'il n'y ait pas d'erreurs ou de malentendus. Vous pouvez dupliquer les horaires pour éviter le travail répétitif et envoyer à tout le monde une notification lorsqu'un nouvel horaire est publié.

Communication avec les employés non administratifs

Les employés sans bureau peuvent avoir l'impression d'être coupés du reste de l'équipe si vous ne donnez pas la priorité à la communication. Bien que les travailleurs sans bureau ne soient pas nouveaux, la technologie offre désormais les moyens de communiquer avec eux plus efficacement que jamais. Les travailleurs de la santé, de la restauration, de la fabrication et de la construction n'ont pas toujours un accès facile au courrier électronique comme les employés de bureau, ils ont donc besoin de formes de communication plus immédiates.

Les systèmes de messagerie permettent un contact direct avec les travailleurs sans bureau afin qu'ils puissent rester informés et se sentir inclus dans les événements de l'entreprise. Ils peuvent également enregistrer rapidement des questions ou des préoccupations et informer leur superviseur de leurs progrès sans passer d'appels téléphoniques.

Sondage et partage d'informations

Informez vos employés des événements de l'entreprise, tels que :

• Offres d'emploi
• Nouvelles politiques
• Dates limites d'inscription aux prestations
• Événements sociaux

Si vous planifiez un événement, envoyez un sondage rapide pour avoir l'opinion de tout le monde. Par exemple, si vous planifiez une fête de Noël d'entreprise, proposez des options : vos employés veulent-ils avoir un repas-partage, un échange de biscuits ou sortir pour un karaoké ? Lancez une enquête rapide pour le savoir.

Reconnaissance des employés et amélioration du moral

Vous pouvez également utiliser le flux de votre entreprise pour la reconnaissance et les remerciements des employés. Tout le monde aime se sentir valorisé pour son travail, et la création d'une culture de reconnaissance améliorera la rétention des employés.

Pour être efficace, la reconnaissance doit être opportune et liée aux valeurs de l'entreprise. Une reconnaissance qui survient des mois après un bon travail ne sera pas aussi efficace qu'un cri immédiat. Utilisez le flux de votre entreprise pour reconnaître et récompenser immédiatement vos meilleurs employés.

Vous pouvez également permettre aux employés de se récompenser mutuellement en mettant en place un programme de récompense des employés. Les gestionnaires et les employés peuvent offrir des récompenses qui peuvent être échangées contre des cartes-cadeaux.

Bien que les récompenses publiques aient une valeur énorme, il est également important d'envoyer des messages personnels d'appréciation. Étant donné qu'un environnement de travail sans bureau signifie que les employés sont constamment en mouvement, vous n'êtes pas aussi susceptible de rencontrer un employé pour lui faire part de vos éloges. Encouragez les managers à envoyer des messages privés encourageants pour aider à établir des relations.

Communication avec les nouvelles recrues

S'adapter à un nouvel emploi peut être écrasant et vos nouveaux employés sont particulièrement vulnérables au cours de leurs premières semaines. Facilitez le processus en gardant un contact étroit via votre système de messagerie.

Faites savoir à vos nouvelles recrues comment utiliser le système de messagerie et ajoutez-les à tous les canaux sur lesquels leur équipe se trouve pour favoriser un sentiment de communauté. Les responsables doivent maintenir un contact étroit tout au long de la période de formation, en s'assurant que les employés peuvent poser toutes leurs questions et qu'ils progressent dans les activités d'intégration comme prévu.

Configurez des messages automatisés pour communiquer avec les nouvelles recrues en fonction de déclencheurs spécifiques. Par exemple, vous pouvez envoyer une note de félicitations avec une récompense lorsqu'ils terminent leur formation d'orientation. Cependant, assurez-vous que leur responsable leur envoie également des messages personnalisés et les contacte fréquemment.

Meilleures pratiques pour l'utilisation des systèmes de messagerie texte des employés

Les systèmes de messagerie des employés sont de puissants outils de communication. Cependant, comme tout outil, ils peuvent être mal utilisés. Pour vous assurer que le vôtre est utilisé au profit de votre entreprise et de vos employés, vous devez établir les meilleures pratiques d'utilisation.

Définir des directives claires

Essayez de ne pas abuser du privilège de pouvoir contacter vos employés. Si votre organisation a des heures de travail claires, n'utilisez pas votre système de messagerie pendant les heures creuses. Si votre entreprise fonctionne pendant de longues heures, assurez-vous que vos employés savent qu'ils ne sont pas censés vérifier ou répondre aux messages pendant leurs heures creuses.

Vous ne voulez pas nécessairement limiter l'utilisation du système de messagerie aux seules conversations professionnelles - la mise en place de canaux pour des intérêts communs est un excellent moyen de favoriser la communauté et l'innovation - mais vous devez vous attendre à ce que tous les messages soient respectueux et professionnels. Clarifiez les attentes et faites savoir à chacun que s'il ne le disait pas devant son superviseur, il ne devrait pas le dire sur le système de messagerie.

Maintenir la confidentialité et la sécurité

Non seulement vous devez protéger les informations confidentielles de l'entreprise, mais vos employés doivent également savoir que leurs communications resteront confidentielles le cas échéant. Si un employé envoie à son responsable un message concernant une affaire personnelle, il doit pouvoir être sûr que celle-ci sera traitée de manière confidentielle.

Évitez les distractions

Votre système de messagerie doit améliorer la productivité des employés, et non la nuire. Évitez de surutiliser votre système et de distraire vos employés de leur travail principal. Le cerveau humain n'a pas été conçu pour le multitâche, alors laissez vos employés se concentrer sur des tâches de grande valeur.

De plus, si vous envoyez trop de SMS, votre personnel commencera à vous déconnecter. Quand tout est important, rien n'est important. Des notifications sans fin sur chaque problème mineur perdront leur impact. Conservez les mises à jour mineures dans le flux de l'entreprise et limitez les notifications aux messages vraiment importants et aux informations urgentes.

Les 3 meilleurs systèmes de messagerie des employés

Connecteam est un système de messagerie tout-en-un pour les employés avec des fonctionnalités de chat avancées pour que vous puissiez rester en contact avec votre équipe, où qu'elle se trouve. Avec Connecteam, vous pouvez envoyer des messages audio, des vidéos, des images et des fichiers. La fonction de géolocalisation vous permet même de savoir exactement où se trouvent vos employés pendant qu'ils travaillent.

Avec une application Web et un accès mobile, vous n'avez besoin d'aucun équipement spécial pour rester en contact, ce qui rend Connecteam idéal pour les travailleurs sans bureau.

Vous pouvez créer des groupes intelligents personnalisés en fonction de critères dans le répertoire des employés intégré. Ajoutez tous les membres d'une équipe particulière à une discussion de groupe et tous les managers à une autre. Vous n'avez pas besoin d'ajouter manuellement les personnes une par une.

Gardez les conversations sur la bonne voie et professionnelles en désignant un modérateur. L'administrateur peut supprimer le contenu inapproprié et définir des contrôles pour restreindre l'accès à certaines fonctionnalités.

Grâce à des fonctions de sécurité améliorées, Connecteam protège vos messages et autres données. Lorsque des employés quittent votre organisation, ils perdent automatiquement leur accès à Connecteam. Les données ne sont pas téléchargées sur des appareils individuels et les informations ne peuvent pas être enregistrées ou exportées depuis le système.

Connecteam va bien au-delà de la messagerie et fournit un système complet de gestion des employés. Vous pouvez gérer la planification, les RH, la gestion de projet et la communication à partir de la même plateforme abordable.

Slack a été conçu pour la communication d'entreprise. Ses fonctionnalités de flux de travail et de chat vous permettent de collaborer et de communiquer en temps réel. Vous pouvez configurer différents canaux dans Slack en fonction du projet, du lieu, de l'équipe ou de toute autre catégorie.

Avec Slack, vos discussions de groupe sont organisées en fils, décrivant une structure claire. Vous pouvez modifier et supprimer des messages et envoyer des réponses rapides. Slack s'intègre à d'autres outils commerciaux courants et propose un abonnement gratuit.

WhatsApp est un système de messagerie gratuit appartenant à Meta. WhatsApp est souvent utilisé pour une communication sécurisée en raison de son authentification à deux facteurs, de son cryptage et de la disparition des messages. Vous pouvez créer des discussions de groupe pour envoyer des textes, des notes vocales, des fichiers, des photos et des vidéos. WhatsApp vous permet de savoir qui est en ligne et qui a vu vos messages.

En plus de leur plan gratuit, WhatsApp propose également un plan d'affaires pour la communication interne et la messagerie texte de masse de vos employés ainsi que l'envoi direct de SMS avec les clients.