Comment rédiger un formulaire de demande de congé d'employé + modèle gratuit

En tant que manager, suivre les demandes de congés de toute votre équipe peut être un véritable casse-tête. Vous devez jongler avec les besoins individuels des employés tout en assurant une dotation adéquate. C'est pourquoi il est essentiel de mettre en place un processus de demande de congé clairement défini.

Les formulaires de demande de congé des employés, dans le cadre d'une politique de congé plus large, sont un excellent outil pour normaliser ce processus. Ils offrent aux travailleurs un moyen formel de demander des congés et vous permettent, à vous ou à d'autres membres du personnel des ressources humaines (RH), d'approuver et de refuser les demandes.

Vous pouvez également enregistrer l'approbation ou le refus sur chaque formulaire. De cette façon, vous pouvez voir en un coup d'œil qui a obtenu un congé et combien.

Dans cet article, nous expliquons ce que sont les formulaires de demande de congé des employés, pourquoi ils sont importants et comment ils s'intègrent dans une politique de congé. De plus, nous offrons un modèle gratuit et expliquons comment vous pouvez mettre en œuvre au mieux les formulaires de demande dans votre organisation.

Qu'est-ce qu'un formulaire de demande de congé ?

Un formulaire de demande de congé d'un employé est un document écrit qui permet aux membres de l'équipe de demander tout type de congé dont ils pourraient avoir besoin. Les types de congé comprennent, entre autres :

• Jours de vacances
• Congé maternité
• Congé de maladie
• Jours de maladie
• Congé militaire
• Un congé de deuil
• Congé pour accident
• Congé en vertu de la loi sur le congé familial et médical (FMLA)
• Congé général non payé ou payé (PTO) pour d'autres raisons

Ces formulaires sont ensuite soumis aux responsables, aux chefs d'équipe ou au personnel des RH, qui approuvent ou refusent chaque demande.

Cependant, toutes les organisations n'utilisent pas les documents de demande de congé. Certains demandent aux employés de demander un congé par courrier électronique, par des demandes verbales ou en utilisant une plateforme numérique.

Dans l'ensemble, ces formulaires s'inscrivent dans le cadre d'une politique de congés plus large d'une entreprise et contribuent à normaliser le processus de demande de congés .

Pourquoi c'est important?

Une bonne politique sur les congés et un formulaire de demande de congé des employés peuvent aider votre organisation à :

Conformité

Les employeurs sont soumis à l'obligation légale d'accorder certains types de congés, tels que les congés de maladie ou les congés familiaux. Par exemple, la loi sur le congé familial et médical (FMLA) oblige les employeurs à accorder 12 semaines de congé sans solde avec protection de l'emploi aux travailleurs qui ont besoin d'un congé de maladie ou qui doivent prendre soin d'un membre de la famille souffrant d'une maladie chronique.

En utilisant un formulaire de demande de congé, vous pouvez vous assurer que votre entreprise respecte les exigences légales et documente les demandes de congé des employés de manière cohérente et fiable.

De plus, avoir un registre des demandes et des approbations de congés des employés peut aider à démontrer que la politique de congés de votre entreprise est conforme aux réglementations en matière de travail et de tenue de registres.

Gérer les congés des employés et les besoins en main-d'œuvre

Les formulaires de demande vous permettent de voir qui utilise ses congés payés (PTO). Ils vous permettent de planifier à l'avance afin de réduire le risque de pénurie de personnel . Les formulaires vous permettent également de suivre qui a été approuvé pour un congé et de vous assurer qu'aucune demande de congé n'est négligée.

Accompagnement de vos collaborateurs

Les travailleurs américains sont parmi les plus surchargés de travail au monde, avec plus de 20 % des employés du secteur privé n'ayant pas accès au PTO. Cela les laisse avec un mauvais équilibre travail-vie personnelle, ce qui peut contribuer à des problèmes tels que l'épuisement professionnel et le désengagement.

Une bonne politique de congés donne aux employés l'accès aux temps d'arrêt dont ils ont tant besoin, et des formulaires standardisés leur permettent de demander des congés beaucoup plus facilement. À leur tour, les employés se sentent soutenus en sachant qu'ils ont un chemin clair pour s'absenter du travail pour se ressourcer et se rafraîchir.

Réduire le turnover et l'absentéisme

Dans le même ordre d'idées, une enquête Deloitte auprès de 1 000 professionnels a révélé que 42 % de tous les travailleurs et près de la moitié des travailleurs de la génération Y ont déclaré avoir quitté leur emploi en raison d'un épuisement professionnel. Harvard Business Review rapporte que lorsque les employés sont surchargés de travail, les entreprises connaissent une rotation plus élevée, un absentéisme accru et des coûts d'assurance plus élevés.

Grâce aux formulaires de demande, les membres de l'équipe peuvent facilement demander un congé lorsqu'ils en ont besoin . De cette façon, ils seront peut-être moins tentés de s'absenter du travail ou, pire, de démissionner.

Quoi inclure dans un formulaire de demande de congé

Voici ce qu'un bon formulaire de demande de congé pourrait inclure.

Instructions pour le formulaire

Ceux-ci devraient expliquer au travailleur comment remplir le formulaire. Vous pouvez également indiquer combien de temps à l'avance les employés doivent demander un congé.

Date de demande

Il est important que les équipes RH et les responsables sachent quand un employé a demandé un congé afin qu'ils puissent approuver ou refuser le formulaire en temps opportun.

Informations sur les employés

Le formulaire doit inclure le nom et la signature de l'employé. Selon l'organisation, il peut également inclure le numéro d'employé, le rôle et le service pour aider l'entreprise à identifier le travailleur.

Les dates demandées et pourquoi

Il devrait y avoir une section sur le formulaire où un employé peut indiquer les jours ou heures exacts qu'il demande et le nombre total de jours ou d'heures qu'il demande.

Il est également important de savoir pourquoi un travailleur demande un congé. Cela peut aider les RH à décider d'approuver ou non les demandes de congé.

Cette section pourrait également inclure un espace pour des commentaires supplémentaires, si le travailleur souhaite fournir plus d'informations sur sa demande.

Une section pour savoir si la demande a été approuvée

Il devrait y avoir une zone où le personnel des RH peut indiquer si la demande a été approuvée ou non. Cette section doit également comporter un espace pour la signature du responsable ou du personnel des RH.

Modèle de demande de congé gratuit pour les employés

Vous pouvez créer un formulaire de demande de congé à l'aide de Google Docs, Adobe Acrobat, Microsoft Word ou un autre traitement de texte. Vous pouvez ajouter le logo et les couleurs de votre entreprise, puis enregistrer le formulaire au format PDF . Il est recommandé d'enregistrer le formulaire au format PDF, car il est plus facile de le remplir numériquement dans ce format.

Lors de la création de votre formulaire, utilisez un langage simple et concis . Cela aidera les travailleurs à remplir le formulaire plus rapidement et évitera toute confusion. Vous voudrez également adopter un ton légèrement formel. Même si votre environnement de travail est décontracté, un ton formel et factuel transmet l'importance du document.

Il peut être difficile de créer un formulaire à partir de zéro, alors téléchargez notre modèle de formulaire de demande de congé gratuit et utilisez-le comme point de départ. Vous pouvez le personnaliser selon vos besoins.

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Meilleures pratiques pour la mise en œuvre efficace des formulaires de demande de congé des employés

Avoir une politique de congés en place

Votre formulaire de demande de congé doit faire partie d'une politique de congé plus large pour garantir que les demandes sont traitées équitablement. Votre politique de congé doit être facilement accessible aux travailleurs. Incluez-le dans votre manuel de l'employé et rangez-le là où les membres de l'équipe peuvent facilement s'y référer.

Vous pouvez expliquer ce qui suit dans votre police :

• Les différents types d'absences, tels que les congés maladie, congés familiaux, PTO, etc.
• Quand les employés peuvent prendre des congés.
• Comment les employés peuvent demander des congés.
• Utilisations appropriées des formulaires de demande de congé.
• Ce que les employés doivent faire s'ils ont une urgence ou une maladie de dernière minute qui ne permet pas de remplir un formulaire de demande de congé.
• Combien de travailleurs peuvent s'absenter du travail en même temps. Cela peut être exprimé en pourcentage, par exemple 20 % d'une équipe ou d'un service.
• Qui examine, approuve et refuse les demandes.
• À qui les employés doivent-ils s'adresser ou à qui s'adresser s'ils ont des questions sur les demandes de congé.
• Ce que les travailleurs peuvent faire si leur demande est refusée.

Votre politique de congé doit également détailler :

Le(s) délai(s) de préavis pour les demandes

Les travailleurs doivent savoir combien de temps à l'avance ils doivent demander un congé. Certaines entreprises veulent un préavis d'au moins 2 semaines à 1 mois pour les congés.

Le délai de préavis que vous demandez peut dépendre de la flexibilité de l'horaire de votre entreprise. Par exemple, vous pouvez demander aux travailleurs de vous informer au moins 2 mois à l'avance pour les congés plus longs, tels que 4 semaines ou plus.

Avoir un préavis important vous aide à planifier les horaires des employés en conséquence. Cela vous donne également le temps d'embaucher un remplaçant temporaire si nécessaire.

Votre délai de réponse

Idéalement, vous devriez être en mesure de répondre aux formulaires de demande de congé en 3 jours ou moins . Cela ne devrait pas prendre plus d'une semaine. Si vos employés soumettent des demandes par voie numérique via une plateforme en ligne, vous pouvez répondre aux demandes encore plus rapidement.

Règles de modification des demandes

Considérez quelles sont les règles concernant la modification des formulaires de demande si les plans d'un employé changent. Vous souhaiterez peut-être que les membres de l'équipe envoient un e-mail à un responsable ou à un membre de l'équipe RH spécifique pour modifier leur formulaire. Ou, vous pourriez demander aux travailleurs de soumettre un nouveau formulaire de demande.

La procédure pour refuser une demande de congé

Créez une procédure formelle que les responsables ou le personnel des RH doivent suivre lorsqu'ils refusent des demandes de congé. Décrivez ensuite cela dans votre politique de congés.

Par exemple, vous pouvez envisager de demander à la personne qui a refusé la demande de contacter directement l'employé pour expliquer sa décision. Vous pouvez noter dans la politique que les gestionnaires ou les RH offriront aux employés des jours ou des heures de congé alternatifs à titre de compromis.

Ou, vous pouvez demander aux employés de soumettre un certain nombre de demandes supplémentaires après qu'une a été refusée, par exemple, 1 ou 2. Vous pouvez demander aux employés d'indiquer différents jours ou heures sur les formulaires de demande suivants.

Utiliser une solution digitale de gestion des congés

Un logiciel numérique de gestion des congés comme Connecteam peut vous aider à créer facilement une politique de congés et à gérer les demandes de congés.

Connecteam est une solution complète de gestion des employés qui offre une gamme de fonctionnalités conçues pour vous aider à gérer votre main-d'œuvre plus efficacement.

Grâce à la fonctionnalité de gestion des congés de Connecteam, vos employés peuvent soumettre des demandes de congés depuis leur appareil mobile, et les gestionnaires peuvent approuver ou rejeter les demandes en quelques clics. Le système suit automatiquement toutes les demandes et approbations de congés, il n'est donc pas nécessaire de suivre manuellement les demandes ou d'utiliser des feuilles de calcul.

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Avec Connecteam, vous pouvez définir des règles concernant le temps de congé que les employés peuvent prendre, le délai de préavis qu'ils doivent fournir et si certaines périodes de l'année sont ou non bloquées pour les demandes de congé.

Mieux encore, la fonction de gestion des congés de Connecteam est parfaitement intégrée au reste de la plate-forme Connecteam, vous permettant de gérer tous les aspects de votre main-d'œuvre à partir d'une plate-forme unique. Cela facilite la planification des quarts de travail, la communication avec les employés et le suivi du temps et des présences, le tout à partir d'un emplacement central.

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Planifiez à l'avance les goulots d'étranglement et les problèmes

Lors de grands événements et pendant les vacances, il est courant que de nombreux employés demandent un congé pour la même période.

Vous pouvez planifier à l'avance en communiquant avec vos employés un mois ou plus avant les vacances pour savoir qui est prêt à travailler. Créez une banque d'employés dans laquelle vous pourrez puiser pendant cette période. Vous pourriez également envisager de donner du temps libre à ces travailleurs pendant les prochaines vacances. De cette façon, vous ne comptez pas sur les mêmes employés pour couvrir trop de jours ou d'heures.

Vous devez également établir un niveau de dotation minimum . Considérez le pourcentage de votre personnel dont vous avez besoin pour chaque quart de travail. Assurez-vous également que ce nombre de travailleurs peut offrir la qualité de service à laquelle vos clients s'attendent à tout autre moment de l'année.

Si votre organisation travaille pendant les vacances ou est plus occupée alors que tout le monde veut du temps libre, vous voudrez peut-être organiser des solutions de dotation en personnel temporaire avant les vacances pour combler les lacunes.

De plus, il existe plusieurs façons de vous assurer que les demandes de congés sont traitées équitablement pendant les périodes de vacances populaires. Vous pouvez en faire une politique pour hiérarchiser les demandes par ancienneté, selon le principe du premier arrivé, premier servi, ou en regardant qui a le moins de temps libre. Vous pourriez même offrir des primes aux travailleurs désireux de travailler également les jours fériés importants.

Maladie et urgences

Les employés peuvent tomber malades soudainement ou vivre une urgence. Dans ces cas, ils n'auront généralement pas le temps de demander des jours ou des semaines de congé à l'avance avec un formulaire de demande. C'est pourquoi il est essentiel d'avoir une politique en place pour les congés de dernière minute.

Votre police doit inclure :

• Une définition de ce qui constitue une maladie ou une urgence.
• Une explication de la personne que votre employé doit contacter dans ces situations, que ce soit vous, quelqu'un d'autre ou un membre des RH.
• Le préavis minimum que l'employé doit donner avant le début de sa journée de travail. Par exemple, 2 heures.
• Si l'employé a besoin d'une note de maladie s'il revient. De nombreuses organisations exigent un arrêt maladie après une absence de 3 jours.
• Que les congés de dernière minute soient payés ou non.

De plus, vous voudrez créer une politique interne pour gérer les absences de dernière minute. Vous devez savoir comment combler une lacune soudaine dans un quart de travail. Vous pouvez avoir une liste de travailleurs sur appel que vous pouvez contacter pour intervenir à la dernière minute. Vous pouvez également envoyer un SMS groupé ou une demande par e-mail à vos employés pour savoir si quelqu'un est disponible.

Créer un processus d'admission pour répondre rapidement aux demandes de congé

Lorsque les employés demandent un congé, ils attendent probablement une réponse avec impatience. Votre entreprise a également besoin de savoir quelles demandes sont approuvées afin que vous puissiez remplir les horaires ou les quarts de travail affectés par une absence.

Un processus d'admission peut aider. Cela signifie simplement un processus de soumission et de traitement des formulaires de demande . Cela va de pair avec votre politique de congés.

Lors de la création de votre processus d'admission, vous devez tenir compte :

• Où et comment les formulaires sont soumis.
• Qui est chargé de les réviser.
• Comment les décisions relatives aux congés sont prises.
• Comment déposer les formulaires remplis.

Par exemple, vous pouvez demander aux employés de soumettre des formulaires remplis par e-mail ou en personne, soit à vous, à un membre de l'équipe désigné ou à votre service des ressources humaines. Vous pouvez également demander aux travailleurs de soumettre des formulaires par voie numérique via une plateforme de gestion du travail en ligne ou une solution logicielle de partage de fichiers.

Vous pouvez créer votre processus d'admission manuellement, en créant un ensemble d'instructions étape par étape à partager avec le personnel des RH qui s'occupera des formulaires de demande. Mais cela peut être difficile et prendre du temps.

En utilisant une plateforme numérique comme Connecteam, vous pouvez automatiser une grande partie du processus de demande de congé. Les travailleurs peuvent demander des congés à partir de n'importe quel appareil et vous pouvez recevoir des demandes en temps réel. Ces plateformes vous permettent de consulter immédiatement les demandes de congé des employés.

Ils avisent également les employés lorsqu'une décision a été prise sur leur demande. De plus, vous pouvez voir en un coup d'œil qui a demandé un congé et quelle demande doit encore être traitée.

Certaines plateformes numériques sont également directement liées aux fonctionnalités de planification, de sorte que vous pouvez rapidement mettre à jour les quarts de travail et les horaires, demander aux membres de l'équipe qui peuvent couvrir un travailleur absent et recevoir des notifications si un quart de travail nécessite plus d'employés.

Examinez votre politique de congés pour vous assurer qu'elle est conforme

Vous voudrez peut-être revoir votre politique de congé avec un avocat pour vous assurer qu'elle n'enfreint aucune loi .

Par exemple, les employeurs ne sont pas autorisés à refuser un congé FMLA à un employé dans la plupart des cas. Toutefois, dans les cas où un employeur compte moins de 50 employés ou si le travailleur qui demande un congé a travaillé pour l'entreprise pendant moins de 1 250 heures ou 12 mois, il peut ne pas être admissible au congé. Comprendre les détails de cette loi est important.

Toute personne qui prend des décisions concernant les congés dans votre entreprise doit savoir quand les demandes de congé doivent être approuvées et quand les travailleurs peuvent ne pas être admissibles au congé.

Évaluez l'efficacité de vos formulaires de demande de congés

Les formulaires de demande de congé devraient réduire les absences et les employés sans appel ni présentation. S'ils ne le font pas ou si les employés ne soumettent pas régulièrement les formulaires correctement, réévaluez votre politique .

Déterminez si vous devez demander des informations supplémentaires aux employés. Ou voyez s'il existe des instructions supplémentaires que vous pouvez fournir dans les formulaires pour aider les employés à remplir correctement les formulaires de demande et à les soumettre à temps.

Par exemple, si vos formulaires sont trop compliqués, les travailleurs peuvent ne pas se sentir en confiance pour les remplir. La rationalisation des formulaires de demande à 1 à 2 pages et l'utilisation d'un langage simple peuvent aider. Fournir un espace pour des notes supplémentaires sur le formulaire peut donner aux employés l'occasion d'expliquer, dans leurs propres mots, pourquoi ils ont besoin de s'absenter.

Si vous avez de nombreuses absences de dernière minute, vous voudrez peut-être aussi regarder de plus près votre chronologie. Exigez-vous des travailleurs qu'ils donnent des mois de préavis? Certains travailleurs ne planifient peut-être pas aussi longtemps à l'avance. Permettre aux travailleurs de demander un congé avec un préavis de quelques semaines peut offrir plus de flexibilité.

Résumé

Un formulaire de demande de congé aide les employés à communiquer quand ils ont besoin de vacances, de congés de maladie ou de tout autre type de congé. Il vous permet également de hiérarchiser ces demandes et d'informer les travailleurs si et quand ils peuvent prendre des jours de congé spécifiques.

Un formulaire de demande de congé efficace peut également réduire la confusion et les malentendus entre les employés et la direction, et garantir le respect des exigences légales.

En utilisant notre modèle gratuit et les meilleures pratiques décrites dans cet article, vous pouvez réduire le stress lié à la gestion des demandes de congés et créer un formulaire de demande qui fonctionne parfaitement pour votre entreprise.

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