Comment créer un manuel de formation des employés en 10 étapes

La création d'un manuel de formation efficace pour les employés vous aide à assurer une intégration cohérente des nouvelles recrues, à vous assurer que tout le monde dans votre entreprise est aligné sur les objectifs et les valeurs de l'entreprise et à doter vos employés des connaissances dont ils ont besoin pour réussir dans leurs fonctions.

Vous pouvez utiliser des manuels de formation à diverses fins, et ils peuvent couvrir une gamme de sujets, de flux de travail, de meilleures pratiques, etc. Cependant, aussi importants soient-ils et aussi polyvalents qu'ils puissent être, la création de l'un de ces manuels peut s'avérer délicate.

Dans cet article, nous vous expliquons les 10 étapes pour créer et mettre en œuvre votre propre manuel de formation des employés. Nous expliquons également comment Connecteam peut rationaliser le processus.

Qu'est-ce qu'un manuel de formation et à quoi sert-il ?

Un manuel de formation est un document complet qui propose des instructions et des informations sur un processus, un flux de travail ou un sujet .

Il n'y a pas de format standard pour ces manuels. Certains offrent des instructions étape par étape, certains fournissent des visuels comme des organigrammes, et d'autres sont des documents longs.

De nombreuses entreprises fournissent des manuels de formation aux employés afin qu'ils puissent facilement accéder aux informations liées à l'emploi, qu'ils soient de nouvelles recrues ou qu'ils soient dans l'entreprise depuis des années.

Quelques-uns des moments les plus courants pour utiliser un manuel de formation incluent :

• Intégration des nouvelles recrues. Au fur et à mesure que les employés rejoignent l'entreprise, un manuel de formation permet de se familiariser facilement avec les exigences du poste, les attentes, les systèmes utilisés par l'entreprise et les politiques et procédures de l'entreprise.
• Apprentissage continu. Même les employés expérimentés ont besoin d'un recyclage de temps en temps. Il est important de fournir des manuels de formation afin que les travailleurs puissent se référer aux meilleures pratiques et processus.
• Formation conformité et réglementation. Des manuels de formation sur des sujets tels que le harcèlement sexuel, la discrimination, la formation d'initiés, la cybersécurité et la sécurité au travail aident à maintenir votre entreprise en conformité avec les exigences légales.
• Formation produit ou système. Lorsque vous implémentez un nouveau système ou produit dans votre entreprise, les employés doivent savoir comment l'utiliser correctement. Equipez-les de ces informations en créant un manuel de formation avec des instructions étape par étape pour une utilisation optimale.

Au-delà de la formation des employés, il y a souvent un besoin de manuels de formation pour informer les clients sur la façon d'utiliser les produits ou services de votre entreprise.

Les avantages des manuels de formation

Donnez de la cohérence à votre équipe

Un bon manuel de formation permet à tous les employés de suivre la même formation, réduisant ainsi le risque de confusion ou d'erreurs.

Lorsque des processus ou des procédures importants sont documentés pour toute l'équipe, vous pouvez être sûr que tout le monde travaille à partir du même manuel et suit les mêmes instructions. Cela garantit également à l'équipe qu'elle suit les bonnes étapes.

Rationalisez le processus d'intégration

L'utilisation d'un manuel de formation vous permet de gagner du temps lors de l'intégration des nouvelles recrues . Vous pouvez vous assurer que chaque employé reçoit les mêmes informations standard et est mis en place du bon pied dès le premier jour. Plus tôt les employés apprendront les détails de leur rôle, plus tôt ils pourront commencer à apporter de la valeur.

Les employés peuvent être intégrés plus rapidement et de manière plus productive grâce à un matériel de formation efficace, qu'ils aient besoin de comprendre les politiques, les processus et les procédures ou de suivre une formation approfondie sur les produits ou services de votre entreprise.

Favoriser la débrouillardise, la performance et l'autonomie

Les employés seront plus ingénieux pour résoudre des problèmes et acquérir de nouvelles compétences s'ils savent qu'il existe des manuels de formation efficaces et où les trouver.

Ils peuvent se référer au manuel plutôt que de venir vers vous ou un autre responsable pour demander de l'aide. Cela permet à chacun de gagner du temps et renforce la confiance et l'indépendance des membres de l'équipe alors qu'ils réussissent à trouver des solutions par eux-mêmes.

Les employés bien formés et confiants dans leur connaissance de leur travail sont également susceptibles d'être plus performants, d'être plus productifs et de rester engagés.

Augmenter la conformité et la sécurité

La meilleure façon de garantir que votre équipe respecte les réglementations est de s'assurer qu'elle dispose des bonnes informations et des étapes à suivre. La création d'un manuel de formation est un excellent moyen de décrire ces procédures et protocoles pour éviter les problèmes de conformité ou les poursuites judiciaires .

Vous pouvez même fournir des vidéos de formation à côté d'un manuel écrit afin que les employés aient une représentation en direct et réelle de la façon de se conformer aux exigences.

Réduire les erreurs

Un programme de formation détaillé met les informations importantes directement entre les mains des employés. Vous n'aurez pas à craindre qu'un employé oublie comment exécuter correctement une tâche, documenter un travail ou suivre des protocoles et des procédures.

Éviter les erreurs minimise la nécessité de refaire le travail et contribue à améliorer la qualité du travail dans son ensemble.

Cela vous évite également de payer des amendes ou des heures supplémentaires . Par exemple, une formation adéquate augmente la probabilité que le travail soit bien fait du premier coup. Cela vous évite d'avoir à payer des heures supplémentaires à un employé pour rester en retard et le réparer. Il tient également les employés informés des bonnes procédures, notamment en matière de sécurité ou de conformité, ce qui limite les risques d'amendes en cas d'infraction.

Économisez de l'argent sur les coûts de formation

Les manuels de formation peuvent aider votre entreprise à économiser de l'argent. Premièrement, il vous offre un moyen cohérent de former tout le monde sur un sujet spécifique. Vous n'aurez pas besoin de payer pour créer et fournir des sessions de formation individualisées ou des vidéos de formation. Au lieu de cela, vous pouvez condenser ces informations dans une source unique que tous vos employés peuvent utiliser.

De plus, comme les employés peuvent toujours se référer à un manuel de formation, vous n'aurez pas besoin de dépenser de l'argent pour créer des cours de recyclage ou des sessions de micro-apprentissage pour mettre les employés au courant s'ils oublient des informations.

Comment créer un manuel de formation des employés en 10 étapes

Bien que le processus exact puisse varier en fonction des besoins de votre entreprise, la création d'un manuel de formation est aussi simple que de suivre 10 étapes générales.

Étape 1 : Identifier les objectifs de formation et de connaissances

La première chose que vous devez faire est de déterminer quelles connaissances vous souhaitez enseigner à travers cette formation . Réfléchissez aux objectifs les plus importants que vous souhaitez que vos employés atteignent. Quelles compétences doivent-ils acquérir ou développer ? Quelles informations doivent-ils apprendre ?

Il est utile d'écrire quelques objectifs spécifiques. Par exemple : "Après avoir lu ce manuel, les employés comprendront le processus exact pour s'inscrire aux avantages sociaux." Ou, "Cette formation fournira aux membres de l'équipe des instructions spécifiques pour remplir leur auto-évaluation des performances."

Étape 2 : Définir le public cible

Ensuite, pensez au public cible. Déterminez qui a besoin de ces connaissances ou qui bénéficiera de ces instructions.

Vous devrez prendre en compte des éléments tels que le niveau d'expérience, le rôle et les antécédents . Par exemple, un employé senior a probablement des connaissances différentes de celles d'un travailleur subalterne, alors soyez conscient du type de formation dont chaque travailleur peut bénéficier.

De même, les employés occupant différents postes auront des compétences et des compréhensions différentes. Par exemple, vous pouvez inclure des informations techniques dans un manuel de formation destiné aux ingénieurs, mais cela entraînerait probablement de la confusion dans un manuel destiné aux professionnels des RH.

Lors de la définition de votre audience, vous devez également penser aux objectifs que vous vous fixez. Par exemple, le plus grand objectif peut être d'améliorer la sécurité dans votre entrepôt. Votre public cible sera toute personne qui passe du temps à y travailler. Ou peut-être visez-vous à constituer une équipe de direction composée d'excellents entraîneurs. Votre public cible serait les travailleurs déjà en gestion ou intéressés par une promotion.

Étape 3 : Recueillir des ressources et des informations

Avant d'être prêt à créer votre manuel de formation, assurez-vous d'avoir toutes les informations nécessaires.

Par exemple, pour un manuel de formation sur une procédure spécifique de l'entreprise, rassemblez toute la documentation existante de la procédure et de tous les processus pertinents. Pour la formation sur les logiciels ou les systèmes, vous voudrez avoir à portée de main tous les manuels ou guides de mise en œuvre. Pour créer un manuel de formation à la sécurité, assurez-vous de rechercher tous les règlements ou codes.

C'est également le moment idéal pour consulter des experts internes ou externes en la matière . Ceux qui sont étroitement impliqués dans le sujet de la formation peuvent fournir des informations, des idées et des meilleures pratiques auxquelles vous n'auriez peut-être pas pensé.

Étape 4 : Choisissez un format et une structure

Ensuite, décidez comment formater et structurer votre manuel.

Choisissez le meilleur format

Il existe de nombreux types de supports de formation, vous avez donc le choix entre de nombreux formats.

Vous pouvez rédiger un document, créer un jeu de diapositives (comme une présentation PowerPoint ou Google Sheets) ou utiliser un système de gestion de l'apprentissage interactif (LMS) pour créer votre manuel.

En fin de compte, choisissez ce qui convient le mieux au type de formation que vous proposez et à votre public cible.

Par exemple, vous pouvez utiliser un jeu de diapositives pour un manuel qui comprend de nombreux visuels, comme des flux de travail et des infographies pour un manuel axé sur la sécurité. Pour un manuel auquel les employés des RH peuvent se référer au besoin, un document leur permet de localiser facilement les informations dont ils ont besoin.

Structurez votre manuel

Quelle que soit la façon dont vous présentez l'information, vous aurez besoin d'un aperçu solide du contenu lui-même. Créez un plan qui décompose le contenu en petits éléments faciles à assimiler .

Commencez par créer des titres pour chaque section, y compris une introduction à la formation pour expliquer ce qu'un utilisateur peut s'attendre à apprendre, une table des matières et une conclusion qui résume ce qui a été couvert.

Lorsque vous créez ‌votre manuel, concentrez-vous sur une conception simple et accessible . Vous ne voulez pas que le contenu de la formation se perde parmi trop de couleurs ou de styles. Tenez-vous en au style de marque de votre entreprise ou utilisez seulement quelques couleurs différentes. Cela aide à rendre le manuel plus facile à lire.

Assurez-vous également d'utiliser la même police facilement lisible partout. Une police sans empattement comme Arial est une option sûre. N'utilisez que quelques tailles de police différentes selon les besoins pour les titres, les en-têtes, les sous-titres, le texte principal, etc.

Inclure des aides visuelles

Un matériel de formation efficace comprend des aides visuelles. Même si votre formation est principalement basée sur du texte, l'ajout de quelques aides visuelles est un moyen utile de transmettre des informations, en particulier aux apprenants visuels.

Envisagez d'ajouter des images qui montrent comment exécuter un processus, comme des organigrammes ou des diagrammes explicatifs, ou des illustrations pour maintenir l'engagement des employés. Les tableaux peuvent vous aider à afficher de grandes quantités d'informations de manière compréhensible.

Les images peuvent rendre votre manuel plus intéressant visuellement, mais évitez d'en utiliser trop . Ils peuvent détourner l'attention d'informations plus importantes et rendre votre contenu encombré.

Étape 5 : rédiger et modifier le contenu

Reportez-vous au plan que vous avez créé et commencez à remplir les blancs . Étoffez-le au besoin, surtout si vous avez découvert de nouvelles informations en parlant avec des PME ou en examinant des documents.

Utilisez le résultat final souhaité comme guide. Pour qu'un employé reparte parfaitement formé, que doit-il apprendre ? Que devez-vous leur expliquer ?

Gardez à l'esprit la séquence des informations afin qu'elles circulent de manière logique. Commencez par le début et développez le sujet tout au long de la formation.

Par exemple, disons que vous créez un manuel de formation sur les procédures de sécurité. Tu pourrais:

• Commencez par une introduction expliquant pourquoi la sécurité est importante et comment ces procédures augmentent la sécurité dans votre entreprise.
• Plongez dans la « viande » de la formation pour expliquer tout ce que vos employés doivent savoir.
• Terminez avec un résumé et les étapes. Que doivent faire vos employés ensuite ? Comment doivent-ils procéder maintenant qu'ils ont été formés ?

De plus, n'oubliez pas de tenir compte de votre public lorsque vous rédigez votre contenu. Évitez le jargon trop spécifique ou technique si vous formez un public général. Aussi, gardez tout dans la formation pertinente pour le public à portée de main.

Par exemple, évitez le jargon spécifique à un rôle dans un manuel de formation destiné à l'ensemble de votre entreprise. Utilisez plutôt un langage que tout le monde comprendra, quelle que soit sa position. D'autre part, pour une formation axée sur un processus qui ne s'applique qu'à 1 équipe, vous pouvez personnaliser le manuel pour qu'il soit plus spécifique aux connaissances de cette équipe.

Après avoir rédigé votre contenu, lisez-le et apportez les modifications nécessaires .

Étape 6 : Fournissez un manuel de test et apportez les modifications nécessaires

Avant de procéder à un déploiement à l'échelle de l'entreprise, testez-le avec un petit sous-ensemble de l'entreprise. Vous pouvez choisir des membres d'un département spécifique, des membres de la direction ou même 1 à 2 personnes d'équipes interfonctionnelles pour obtenir un groupe bien équilibré.

Demandez-leur de lire le manuel de formation, puis demandez leur avis. Envoyez-leur un sondage , en leur posant des questions telles que :

• Que retenez-vous de cette formation ?
• Après avoir lu le manuel, comment évaluez-vous votre compréhension du sujet ?
• Dans quelle mesure cette formation est-elle pertinente pour votre rôle ? Comment cela vous aidera-t-il à vous améliorer au travail ?
• Y avait-il quelque chose que vous espériez apprendre mais que vous n'avez pas fait ?
• Quelles suggestions avez-vous pour de futurs ajouts ou changements à cette formation ?

Une fois que vous avez recueilli leurs commentaires, analysez les réponses pour comprendre les thèmes et les domaines à améliorer. Utilisez ces informations pour apporter des modifications au manuel avant de le publier pour tout le monde.

Étape 7 : déploiement à tous les employés

Félicitations, votre manuel de formation est prêt à être publié ! Il est maintenant temps de partager avec vos employés.

Commencez par communiquer la nouvelle ressource à votre équipe . Expliquez pourquoi le manuel existe, comment il peut les aider et où ils peuvent y accéder.

Envisagez d'utiliser une stratégie de communication à plusieurs volets . Envoyez un e-mail, partagez le manuel dans l'application de messagerie de votre entreprise et publiez-le dans votre base de connaissances interne ou votre page wiki. Cela couvre toutes les bases et garantit que personne ne manque d'informations. Il offre également aux employés diverses options pour accéder au manuel.

Étape 8 : Suivre les progrès

Au fur et à mesure que les employés parcourent le manuel de formation, il peut être utile de suivre leurs progrès et leur achèvement.

Vous n'aurez pas besoin de suivre les progrès pour chaque manuel. Cela dépend du type de formation . Les manuels destinés à être consultés au besoin ou ceux qui enseignent aux utilisateurs comment utiliser un logiciel spécifique ne nécessitent généralement pas de suivi de la progression.

Cependant, vous souhaiterez suivre les progrès de la formation requise pour des raisons réglementaires ou de conformité ou des manuels qui offrent de nouvelles informations.

Étape 9 : Testez les connaissances des employés

Envisagez d'ajouter des questionnaires ou d'autres éléments interactifs à votre manuel de formation. Ceux-ci permettent de tester les connaissances des employés et de les maintenir engagés .

Reportez-vous aux principaux objectifs de connaissances que vous avez notés, puis élaborez votre quiz et incluez des questions pour évaluer ces connaissances. Vous pouvez définir des quiz pour qu'ils apparaissent tout au long du manuel ou juste à la fin. Vous pouvez même demander aux employés de passer un quiz avant de terminer officiellement le manuel de formation.

Étape 10 : Recueillez les commentaires et mettez-les à jour au fil du temps

Tout comme vous l'avez fait lorsque vous avez fait un essai de votre manuel, vous voudrez demander les commentaires des employés pour apporter des améliorations à votre manuel de formation.

Une enquête fonctionne bien ici aussi. Vous pouvez même envisager de mener 1 enquête avant que les employés ne lisent le manuel et 1 après.

Un exemple de l'enquête initiale pourrait inclure des questions telles que :

• Qu'espérez-vous apprendre de ce manuel de formation ?
• Sur une échelle de 1 à 5, comment évaluez-vous votre compréhension actuelle du sujet ?

Pour l'enquête post-formation, vous pouvez utiliser des questions similaires à celles que vous avez utilisées dans votre enquête de test. Vous pouvez évaluer ce qu'ils ont appris et recueillir leurs commentaires ou suggestions.

Analysez ces réponses et mettez à jour le manuel de formation si nécessaire .

Comment Connecteam peut vous aider avec la formation

Connecteam est une plateforme de gestion du travail tout-en-un qui comprend tout ce dont vous avez besoin pour offrir une formation attrayante aux employés .

Créer du matériel et des cours de formation personnalisés pour les employés

Avec Connecteam, vous pouvez facilement créer des cours de formation complets, des petites vidéos, des manuels de formation personnalisés et d'autres supports.

Utilisez des modèles ou créez des supports et des cours à partir de rien. Vous pouvez inclure des PDF, des vidéos, des formulaires, des images, des infographies, etc., et diviser les cours en modules facilement assimilables.

De plus, à mesure que les choses changent, il est facile de réviser et de mettre à jour votre contenu de formation selon vos besoins.

Les employés peuvent utiliser l'application mobile Connecteam pour accéder aux informations de formation de n'importe où , à tout moment. Cela encourage l'apprentissage continu et peut aider à renforcer leur confiance et leur indépendance.

Stockez toutes les informations en un seul endroit

Lorsque vous utilisez Connecteam pour créer des supports de formation, vous pouvez stocker en toute sécurité toutes les informations dans une base de connaissances centrale .

Les employés peuvent consulter les supports de formation (et tout autre document important de l'entreprise) chaque fois qu'ils en ont besoin. Cette source unique de vérité signifie que personne n'a à passer du temps à rechercher des informations à partir de divers endroits.

Suivre les progrès et tester les connaissances

Connecteam facilite le suivi de la progression de la formation des employés . Affichez simplement le tableau de bord central pour voir où en est la formation de chaque travailleur. Connecteam vous permet d'envoyer des rappels automatiques aux employés pour les encourager à suivre une formation.

De plus, des quiz interactifs vous permettent de vérifier les connaissances des membres de l'équipe afin que vous soyez sûr qu'ils obtiennent ce dont ils ont besoin de la formation.

Au fur et à mesure que les employés terminent la formation et réussissent les quiz intégrés à l'application, vous pouvez récompenser leurs réalisations avec des badges de reconnaissance ou des jetons numériques.

Demander des commentaires est un jeu d'enfant

La fonctionnalité d'enquêtes et de sondages de Connecteam vous permet de recueillir rapidement et facilement les commentaires des employés. Vous pouvez créer et partager des enquêtes et des sondages directement dans l'application, et les employés peuvent y répondre de n'importe où.

Utilisez des modèles ou créez vos propres enquêtes personnalisées avec oui/non, une échelle de notation, des questions ouvertes et à choix multiples. Affichez les résultats en temps réel directement depuis votre appareil mobile et envoyez des alertes intelligentes aux employés leur rappelant de remplir le sondage avant la date limite.

Aucune limite à la formation des employés

Avec la possibilité de créer un nombre illimité de formations et de les partager avec un nombre illimité d'utilisateurs , Connecteam grandit avec votre entreprise, que vous ayez 10, 100 ou 10 000 employés. Ne vous inquiétez jamais de manquer d'espace de stockage ou d'avoir à payer un supplément pour plus d'apprenants.

Conclusion

La création de manuels de formation des employés permet une intégration plus facile, une meilleure performance des employés, une meilleure cohérence et moins d'erreurs. Avec ce guide, vous êtes prêt à suivre 10 étapes pour concevoir et mettre en œuvre votre propre manuel de formation.

Vous pouvez utiliser Connecteam pour tous les besoins de formation de vos employés, de la création de supports à la collecte de commentaires. Vos employés apprécieront la facilité d'accès aux documents lors de leurs déplacements, et vous bénéficierez de la présence de travailleurs compétents et compétents. Les plans commencent à seulement 29 $ par mois pour un maximum de 30 utilisateurs, et les petites entreprises de 10 employés ou moins peuvent utiliser Connecteam 100 % gratuitement à vie.

FAQ

Que faut-il inclure dans les supports de formation ?

Le matériel de formation des employés doit inclure un contenu écrit, des aides visuelles pour illustrer les processus et les flux de travail, et des démonstrations vidéo. Une bonne pratique consiste à inclure également des tests ou des questionnaires pour vérifier les connaissances des employés.

Quels sont les outils utilisés pour former les employés ?

Il existe de nombreux outils numériques que vous pouvez utiliser pour la formation des employés. Cependant, il est important d'en sélectionner un qui offre des options de personnalisation, du contenu écrit et visuel, des utilisateurs illimités et un accès en déplacement. Connecteam est un excellent choix pour une solution de formation tout-en-un.

Vous voulez recevoir plus d'articles intéressants directement dans votre boîte aux lettres ? Abonnez-vous ici