Comment rédiger une lettre de vérification d'emploi + modèles gratuits

En tant qu'employeur, vos employés peuvent vous demander de confirmer les détails de leur emploi auprès des prêteurs hypothécaires, des propriétaires ou même d'un autre employeur.

Bien que les lettres de vérification d'emploi soient généralement courtes et simples à préparer, il est important de les faire correctement.

Faire un faux pas a non seulement une mauvaise image de votre entreprise, mais peut également affecter la capacité d'un employé à obtenir un prêt, un logement ou un nouvel emploi.

Dans ce guide, nous vous expliquons comment préparer une lettre de vérification d'emploi, y compris les informations à couvrir.

Pour vous aider, nous avons également inclus des exemples de lettre de vérification d'emploi et préparé deux modèles prêts à l'emploi.

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Formulaire de vérification d'employé – Employé actuel

Formulaire de vérification d'employé – Ancien employé

Qu'est-ce qu'une lettre de vérification d'emploi?

Une lettre de vérification du travail est la preuve de l'emploi actuel ou précédent d'une personne. Il confirme qu'un employé travaille - ou a travaillé - pour votre entreprise et inclut des détails tels que ses dates d'emploi, son rôle et son salaire.

Une lettre de vérification d'emploi est parfois aussi appelée :

• lettre d'emploi
• une lettre de preuve d'emploi
• une lettre de vérification de travail
• une lettre de vérification de salaire
• une lettre de preuve de revenu
• un formulaire de vérification d'emploi

Ces lettres fournissent une vérification indépendante des détails clés de l'emploi pour des tiers. Une demande de lettre peut provenir d'un employé ou directement d'un tiers, comme une banque, un propriétaire, une agence gouvernementale ou un autre employeur.

Les lettres de vérification du travail sont différentes des lettres de référence ou des lettres de recommandation qui décrivent la performance d'un employé dans un rôle. Au lieu de cela, les lettres de preuve d'emploi fournissent des informations neutres sur le temps passé par un employé dans votre entreprise.

D'où proviennent les demandes de lettres de vérification des employés ?

Les demandes de lettre de vérification de salaire peuvent provenir d'un employé, qui la transmettra ensuite au tiers qui a besoin de l'information.

Les employés n'ont pas à vous dire pourquoi ils demandent la lettre. Cependant, ils doivent vous indiquer les informations à inclure lorsqu'ils demandent une lettre au nom d'un tiers.

Les demandes peuvent également provenir directement de tiers. Ceux-ci inclus:

• Institutions financières. Par exemple, lorsqu'un employé demande une hypothèque ou un autre prêt, la banque doit confirmer sa capacité à effectuer des remboursements. Si un employé demande à restructurer un prêt existant ou à reporter des paiements en raison de difficultés financières, la banque doit également souvent confirmer ses revenus avant de décider d'accorder ou non sa demande.
• Propriétaires. Lorsqu'un employé demande à louer une propriété, le propriétaire peut souhaiter s'assurer qu'il a la capacité de payer le loyer, la caution et les autres frais de service.
• Autres employeurs. Si un employé soumet une demande d'emploi à une autre entreprise, l'employeur potentiel peut demander une lettre de vérification du travail pour recouper les informations contenues dans le CV de l'employé.
• Les avocats spécialisés en droit de l'immigration peuvent demander une lettre à un employeur lors de la préparation d'une demande de visa pour un employé ou un membre de sa famille. Par exemple, une lettre de vérification de salaire peut être utilisée comme preuve de la capacité d'un employé à parrainer la demande de résidence permanente d'un membre de la famille.
• Les agences de recouvrement de créances contactent parfois les employeurs pour demander des lettres de vérification du travail afin d'encourager le paiement. Vous devriez demander des conseils juridiques pour répondre à ces types de demandes, car vous ne pouvez souvent divulguer que des informations limitées par la loi.
• Les agences gouvernementales peuvent demander une lettre de vérification de l'emploi pour identifier les cas de fraude à la sécurité sociale ou pour confirmer les salaires en vue d'une décision de justice. Il est préférable de parler à un avocat pour obtenir des conseils si vous recevez une demande comme celle-ci.

Il est également important de demander des conseils juridiques pour comprendre quand vous êtes tenu par la loi de répondre aux demandes de lettre de preuve d'emploi.

Souvent, vous n'avez pas à le faire. Cependant, il peut être judicieux de fournir une lettre si elle soutient un employé, par exemple en l'aidant à obtenir un prêt hypothécaire, à signer un bail ou à trouver un nouvel emploi.

Les demandes des agences gouvernementales sont généralement l'exception à cela. La loi peut vous obliger à y répondre et la demande énonce généralement la réglementation ou la loi pertinente.

Que doit contenir une lettre de vérification d'emploi ?

Il y a quelques informations de base que vous devriez toujours inclure lors de la rédaction d'une lettre de vérification d'emploi. Les détails spécifiques dépendent de la demande, ainsi que de la politique de votre entreprise et des lois et réglementations applicables.

Assurez-vous que votre lettre comprend :

• La date à laquelle la lettre est écrite , afin que le destinataire sache que les informations qu'elle contient sont à jour.
• Le nom et l'adresse de votre entreprise.
• Une salutation. Si vous connaissez les coordonnées du destinataire, vous pouvez vous adresser directement à lui. Si ce n'est pas le cas, utilisez « À qui cela peut concerner ».
• Le nom complet de l'employé.
• Leurs dates d'emploi , y compris les dates de début et de fin. Vous pouvez noter la date de fin comme "présente" si l'employé travaille toujours pour votre entreprise.
• Votre nom et vos coordonnées , si le destinataire a des questions ou a besoin de plus d'informations.
• Votre signature.

Si cela est spécifiquement demandé et autorisé par la loi, vous devrez peut-être également inclure :

• Le nom et l'adresse de l'entreprise destinataire, si connus.
• Intitulé du poste et département de l'employé.
• Une brève description des fonctions de l'employé.
• Le salaire de l'employé.
• Preuve à l'appui de leur salaire, comme des talons de paie ou des feuilles de temps.
• Fréquence de paiement, par exemple, hebdomadaire ou mensuelle.
• Le nombre d'heures que l'employé travaille dans une semaine ou un mois.
• Leur type d'emploi (temps plein, temps partiel ou contrat)
• Pourquoi leur emploi prend fin.
• S'il est prévu que leur travail se poursuive.
• L'admissibilité de l'employé à la réembauche.

Selon la demande, vous pouvez fournir une lettre de vérification d'emploi au format numérique ou papier et l'envoyer par courrier, e-mail ou fax.

Comment formater une lettre de preuve d'emploi

Préparez la lettre sur du papier à en-tête de l'entreprise ou à l'arrêt avec le logo de votre entreprise. Cela confirme son authenticité pour le destinataire.

La meilleure façon de présenter ces lettres est sous forme de lettre commerciale.

Mettez le nom et l'adresse de votre entreprise, la date et l'adresse du destinataire (si connue) en haut à gauche de la lettre. Ensuite, incluez votre message d'accueil, le contenu de votre lettre et une signature formelle, comme "sincèrement" ou "meilleures salutations". Votre signature, votre nom et votre rôle doivent suivre.

Politique et procédure de la lettre de vérification des travaux

En tant qu'employeur, vos employés peuvent régulièrement demander un formulaire de vérification d'emploi. Pour cette raison, il est utile de créer une politique de vérification des lettres d'emploi et de définir la procédure pour les demander et les préparer.

La création d'une politique et d'une procédure garantit que votre entreprise adopte une approche cohérente des lettres de preuve d'emploi.

Les politiques et procédures vous font également gagner du temps, à vous et à vos employés. Vous pouvez les ajouter à votre manuel de politiques et de procédures pour que vos employés puissent les trouver facilement. En définissant clairement les étapes, vous obtenez toutes les informations dont vous avez besoin de la part de l'employé sans avoir à faire des allers-retours.

Politique

Une politique sur les formulaires de vérification des employés précise comment les demandes de lettres sont traitées et qui est responsable de leur préparation.

Avant de rédiger votre police, il est important de confirmer vos obligations légales aux niveaux fédéral et étatique. La vérification des lettres d'emploi implique la divulgation d'informations sensibles sur les employés à des tiers.

Il existe souvent des lois et des réglementations concernant les informations sur les employés que vous pouvez et ne pouvez pas divulguer et le processus pour le faire. Par exemple, dans certains États américains, les employeurs ne peuvent pas partager l'historique des salaires avec des tiers.

Vous devrez peut-être obtenir le consentement signé de l'employé pour divulguer ses informations avant de fournir une lettre de preuve d'emploi. C'est aussi une bonne idée d'exiger des demandes par écrit. Les demandes écrites et les formulaires de décharge signés créent un dossier en cas de litige ultérieur, par exemple si un employé s'oppose aux informations que vous avez divulguées.

Pour ces raisons, les ressources humaines (RH) sont souvent chargées de répondre aux demandes de lettres de vérification des employés. Ils peuvent alors s'assurer que la lettre est conforme à la politique interne de l'entreprise et aux lois applicables.

Les gestionnaires ou les superviseurs peuvent également préparer des formulaires de vérification des employés. Cependant, les RH doivent toujours les examiner avant de les envoyer.

Procédure

La création d'une procédure standard pour demander la vérification des lettres d'emploi vous fait gagner du temps, à vous et à vos employés. Les employés savent à qui faire la demande et quelles informations sont requises.

Dans votre procédure, expliquez :

• À qui les employés et les tiers doivent faire la demande.
• Qui est responsable de la préparation des lettres.
• Quelles informations sont nécessaires pour préparer la lettre.
• Si une lettre numérique ou papier est requise et où l'envoyer.
• Les délais de réponse aux demandes.
• Liens vers les politiques ou formulaires connexes.

Il peut être utile de créer un modèle de formulaire que les employés peuvent utiliser pour demander une lettre. L'ajout du formulaire à votre manuel de politiques et de procédures ou à votre manuel de l'employé permet à vos travailleurs de le trouver facilement. Ils remplissent simplement les informations requises et les envoient à la personne ou au service concerné.

Conseil de pro : utilisez un système de gestion de documents RH dédié comme Connecteam pour gérer facilement tous les documents et informations importants des employés.

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Conseils pour préparer une lettre de vérification des travaux

Lorsque vous rédigez une lettre de vérification de salaire, gardez ces points à l'esprit.

Soyez bref et précis

Ces lettres n'ont pas besoin d'être longues ou compliquées. Ils doivent simplement présenter les informations demandées de manière neutre. Ces lettres ne doivent pas contenir d'opinions, par exemple sur les performances ou le caractère d'un employé.

Relisez votre lettre avant de l'envoyer

Comme toute communication externe, une lettre de preuve d'emploi est le reflet de votre entreprise. Il doit être sans erreur et professionnel.

Vérifiez également que la lettre contient toutes les informations demandées. C'est un document important pour un employé qui l'aide à obtenir une hypothèque, un logement ou un futur emploi. Fournir des informations incomplètes peut ralentir leur application.

Assurez-vous que les informations contenues dans la lettre sont exactes et véridiques

Les détails de votre lettre doivent être basés sur les dossiers des RH. Des tiers peuvent utiliser votre lettre pour prendre des décisions importantes concernant votre employé, comme accorder ou refuser un visa à un membre de la famille d'un employé.

La précision vous aide également à vous protéger contre toute plainte ultérieure d'employés mécontents des informations que vous avez fournies.

Fournir la lettre à temps

Les demandes de lettres de vérification des employés sont souvent urgentes. Par exemple, une banque envisageant une demande de prêt hypothécaire peut exiger les informations dans un délai de deux jours ouvrables.

Si un employé a demandé une lettre de confirmation d'emploi, vous devez essayer d'y répondre le plus rapidement possible. Vous pouvez décrire le délai d'exécution dans votre politique et votre procédure. Les employés comprennent alors combien de temps à l'avance ils doivent faire leurs demandes.

Exemples de lettre de vérification d'emploi

Vous trouverez ci-dessous deux exemples de lettres de vérification du travail pour les employés actuels et anciens.

Ce modèle de lettre de vérification de l'emploi actuel est formaté comme une lettre commerciale formelle. Personnalisez le texte pour qu'il corresponde à vos informations pertinentes. Conservez une copie pour votre référence et gardez votre future correspondance de vérification d'emploi rapide, claire et concise.

Télécharger le modèle de lettre de vérification de l'emploi actuel

Google Docs

Ce modèle de lettre de vérification de l'emploi passé est formaté comme une lettre commerciale formelle. Personnalisez le texte pour qu'il corresponde à vos informations pertinentes. Conservez une copie pour votre référence et gardez votre future correspondance de vérification d'emploi rapide, claire et concise.

Télécharger le modèle de lettre de vérification des emplois antérieurs

Google Docs

Simplifiez le processus

Vos employés peuvent régulièrement avoir besoin de formulaires de vérification des employés, il est donc utile d'avoir une politique et une procédure en place pour traiter leurs demandes. Cela normalise le processus, vous aidant à fournir des lettres en temps opportun. Il garantit également que vous incluez les informations nécessaires telles que le rôle, la description de poste et le salaire de l'employé.

En rédigeant des formulaires de vérification d'emploi professionnels et précis, vous pouvez aider vos travailleurs à acheter leur propre maison, à louer un logement et à trouver un emploi futur.

Suivez notre guide étape par étape et utilisez nos modèles de lettre de vérification d'emploi pour produire facilement des lettres professionnelles de preuve d'emploi sur demande.

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