14 documents d'intégration les plus essentiels pour les nouvelles recrues

Introduction

L'objectif de l'intégration est d'aider les nouveaux employés à se sentir les bienvenus, informés et prêts à démarrer. En rendant le processus simple, amusant et informatif, vous préparerez le terrain pour une relation longue et fructueuse avec les nouveaux membres de votre équipe.

Une grande partie de l'intégration efficace des employés consiste à fournir la bonne documentation.

Dans cet article, je discute de l'importance des documents d'intégration dans le processus d'intégration et je passe en revue les 14 documents que vous devez fournir aux nouvelles recrues.

Pourquoi un bon processus d'intégration est-il important ?

Un bon processus d'intégration est essentiel pour votre entreprise, car il aide les nouveaux employés à se sentir les bienvenus et facilite la transition vers leurs nouveaux postes.

Lorsque les nouveaux employés ont une expérience d'intégration positive, l'engagement des employés s'améliore également. Le personnel est plus susceptible de se sentir engagé dans son travail, ce qui peut entraîner de meilleures performances et des taux de rétention accrus.

En fait, une étude réalisée en 2015 par Brandon Hall Group a révélé que les organisations dotées d'un solide processus d'intégration ont un taux de rétention des employés supérieur de 82 %.

La rationalisation des documents d'intégration est une partie importante du processus. En fournissant aux nouveaux employés des documents contenant des informations claires et concises sur le rôle, les avantages et les politiques de l'entreprise, vous aidez les employés à se familiariser rapidement avec leur nouveau poste et à se sentir en confiance.

Cela réduit la confusion, fait gagner du temps et permet une transition plus fluide et une meilleure productivité. C'est avantageux à la fois pour le nouvel employé et pour votre organisation dans son ensemble!

Que sont les documents d'intégration ?

Les documents d'intégration fournissent des informations importantes qui préparent les nouveaux membres de votre équipe à réussir. Ils vous aident également à répondre aux exigences gouvernementales.

Ci-dessous, j'ai décrit les documents d'intégration les plus importants, séparés en 4 sections.

Formulaires juridiques et fiscaux

Celles-ci sont obligatoires et requises par l'État ou le gouvernement fédéral. Il s'agit notamment de documents tels que les formulaires W-4 et I-9, qui doivent être remplis dans les jours suivant la date de début d'un employé pour éviter des amendes ou des pénalités.

Documents spécifiques à l'entreprise

Celles-ci couvrent toutes les informations qu'un employé doit connaître, quel que soit son poste. Il s'agit notamment des manuels des employés, des organigrammes et des énoncés de mission.

Documents spécifiques à un rôle

Celles-ci détaillent vos attentes à l'égard de votre nouvel employé et fournissent des procédures opérationnelles standard (SOP) et des manuels de politiques et de procédures.

Documents de paie et d'avantages sociaux

Ceux-ci renseignent vos employés sur la façon dont ils seront payés et sur les avantages dont ils peuvent profiter. Ils fournissent également aux travailleurs les informations dont ils ont besoin pour profiter des prestations. Cette catégorie pourrait inclure des paquets de prestations de santé, des informations 401k, des politiques de congés, des documents d'options d'achat d'actions, etc.

Pour plus d'informations, lisez le modèle de liste de contrôle d'intégration de Connecteam .

14 documents d'intégration essentiels

Maintenant que vous savez ce que sont les documents d'intégration, discutons des 14 documents les plus essentiels pour fournir de nouvelles recrues.

Documents juridiques et fiscaux d'intégration

Formulaire W-4

Il est important de fournir aux nouveaux employés un formulaire d'impôt sur le revenu fédéral W-4 qui leur permet d'ajuster leur statut de retenue d'impôt . Il est de votre responsabilité de garder une trace du formulaire W-4 le plus récent de chaque employé et de vous assurer que leurs chèques de paie reflètent leurs choix de retenue mis à jour.

Pour vous conformer à la réglementation, vous devez conserver ces documents fiscaux dans le dossier de chaque employé pendant au moins 4 ans après la date à laquelle la taxe professionnelle est due ou payée, la date la plus tardive étant retenue.

En restant organisé et en tenant des registres précis, vous pouvez vous assurer que votre entreprise respecte la loi et que vos employés sont payés avec exactitude.

Formulaire I-9

Le formulaire d'emploi I-9 est un document important utilisé pour vérifier l'éligibilité d'un nouvel employé à travailler aux États-Unis .

En tant qu'employeur, il est de votre responsabilité de vous assurer que votre nouvel employé est légalement autorisé à travailler dans le pays en fonction de sa citoyenneté, de son visa, de son statut de résident et d'immigration. Les formulaires I-9 sont requis pour les citoyens et les non-citoyens.

Le processus I-9 comprend deux étapes essentielles :

• Le nouvel employé doit remplir un formulaire déclarant son admissibilité et les documents qui peuvent être utilisés pour vérifier son statut.
• Le nouvel employé doit soumettre des documents d'admissibilité au travail que l'employeur doit examiner. En règle générale, le service des ressources humaines d'une entreprise vérifiera si les documents correspondent à la liste des documents acceptables de l'IRS. Ces documents peuvent être des passeports, des certificats de naissance ou des cartes de résident permanent, par exemple.

Une fois que vous avez vérifié la citoyenneté du nouvel employé, il peut commencer à travailler pour votre entreprise.

Vous n'avez pas besoin de soumettre le formulaire d'emploi I-9 ou de vérifier les documents, mais vous devez les avoir à disposition si un agent d'immigration vous le demande.

Formulaires pour les impôts de l'État

Certains États ont des formulaires de retenue d'impôt essentiels. Vous devriez vérifier auprès de votre gouvernement local si vous avez besoin d'employés pour remplir ces documents d'intégration.

À l'heure actuelle, 31 États exigent un certificat de retenue d'impôt d'État . Ceux-ci sont:

• Alabama
• Arizona
• Arkansas
• Californie
• Connecticut
• District de Colombie
• Géorgie
• Hawaii
• Illinois
• Indiana
• Iowa
• Kansas
• Kentucky
• Louisiane
• Maine
• Maryland
• Massachusetts
• Michigan
• Mississippi
• Missouri
• New Jersey
• New York
• Ohio
• Oklahoma
• Oregon
• Pennsylvanie
• Rhode Island
• Vermont
• Virginie
• Virginie-Occidentale
• Wisconsin

Dépistage de drogue et vérification des antécédents

Vous devez inclure une copie de votre politique de dépistage des drogues dans vos documents d'intégration si votre entreprise exige des tests de dépistage de drogues.

Il est également important de conserver des enregistrements des résultats des tests et des vérifications des antécédents pour se conformer aux réglementations gouvernementales ou industrielles.

Mon conseil : l'utilisation d'un système numérique de gestion des employés en ligne avec prise en charge des formulaires personnalisés et du téléchargement de documents signifie que vous pouvez conserver tous les dossiers des employés de votre entreprise au même endroit.

Connecteam permet aux employés de remplir leurs W-4, I-9 et d'autres détails de n'importe où. Cela peut aider à rationaliser et à simplifier vos processus d'intégration. Inscrivez-vous pour un essai gratuit afin de tester ces fonctionnalités et bien plus encore.

Documents d'intégration de l'entreprise

Contrat d'engagement de non-concurrence

Les accords de non-concurrence interdisent aux employés de travailler pour des concurrents ou démarrer des entreprises similaires pendant une période déterminée après avoir quitté votre entreprise, par exemple 6 mois.

Ces accords peuvent être utiles pour les entreprises qui investissent une quantité importante de ressources dans le développement d'informations exclusives ou de relations clients essentielles à leur succès.

De plus, les accords de non-concurrence peuvent aider les entreprises à conserver un avantage concurrentiel en empêchant les anciens employés de partager leurs connaissances et leur expertise avec des concurrents. Ils peuvent également aider à éviter les conflits d'intérêts. Ces accords permettent de garantir que les employés se concentrent sur leurs responsabilités professionnelles actuelles et n'utilisent pas leur position au sein de l'entreprise au profit d'une entreprise concurrente.

Formulaire de contact d'urgence

Avoir un formulaire de contact d'urgence pour les employés est un élément essentiel du plan de gestion des risques de toute entreprise. Le formulaire permet à votre entreprise d'entrer rapidement et facilement en contact avec le contact d'urgence désigné d'un employé en cas d'urgence ou d'accident.

Avoir un formulaire de contact d'urgence améliore également la satisfaction des employés . Savoir que leur employeur a ses coordonnées d'urgence dans ses dossiers et qu'il peut être contacté en cas d'urgence peut donner aux employés la tranquillité d'esprit et les aider à se sentir valorisés et pris en charge. Il s'agit d'une étape simple qui peut contribuer grandement à la création d'une culture d'entreprise positive et à la promotion d'un sentiment de communauté et de soutien parmi les employés.

Manuel des employés

Un manuel de l'employé sert de guide aux travailleurs sur les politiques, les attentes et les procédures de l'entreprise. Il fournit un aperçu clair et concis de ce que l'on attend des employés et de ce qu'ils peuvent attendre de l'entreprise. Il contribue également à protéger juridiquement l'entreprise.

Certains éléments clés qui devraient être inclus dans un manuel de l'employé sont :

• Présentation de l'entreprise : commencez par une introduction qui donne un aperçu de l'entreprise, de sa mission et de sa culture. Cela peut aider les employés à se sentir connectés à l'organisation et à comprendre ses valeurs et ses objectifs.

• Politiques d'emploi : telles que les classifications des employés, les descriptions de poste, les horaires de travail et les avantages sociaux.

• Code de conduite : Décrivez les attentes de l'entreprise en matière de comportement des employés, y compris les politiques relatives au code vestimentaire, à la conduite sur le lieu de travail et aux politiques de lutte contre la discrimination et le harcèlement.

• Sûreté et sécurité : inclure des politiques liées à la sûreté et à la sécurité, telles que les procédures d'urgence, les règles de sécurité sur le lieu de travail et les politiques de sécurité informatique.

• Gestion des performances : décrivez le processus de gestion des performances de l'entreprise, y compris la manière dont les performances sont évaluées, les commentaires et les procédures disciplinaires.

• Licenciement et démission : Expliquez les politiques et procédures de l'entreprise en matière de licenciement et de démission, y compris les exigences de préavis et les entretiens de départ.

Inclure également un formulaire d'accusé de réception à signer par les employés. Cela indiquera qu'ils ont reçu et lu le manuel et compris son contenu.

De plus, n'oubliez pas de garder un langage simple et facile à comprendre, et assurez-vous que le manuel est mis à jour régulièrement pour refléter tout changement dans les politiques ou procédures.

Organigramme

Fournir aux nouvelles recrues un organigramme aide les employés à comprendre la structure, la hiérarchie et les relations hiérarchiques de l'entreprise .

Cela peut également aider les nouvelles recrues à communiquer plus efficacement avec leurs collègues. Ils peuvent mieux comprendre les rôles et les responsabilités de leurs collègues, ce qui facilite la collaboration et l'atteinte d'objectifs communs. Un organigramme peut également aider les employés à déterminer à qui s'adresser en cas de questions ou de préoccupations et qui a le pouvoir de prendre certaines décisions.

Directives de la marque

Un document de lignes directrices sur la marque garantit que les employés comprennent l'identité de la marque de l'entreprise et comment la représenter de manière cohérente. Ce document garantit que la voix et l'image de l'entreprise restent cohérentes pour l'ensemble de la main-d'œuvre.

Ce document devrait inclure des lignes directrices sur :

• Voix et ton dans les supports marketing
• Utilisation de logos
• Polices et typographie à utiliser
• Schémas de couleurs et formes à intégrer
• Lignes directrices pour l'utilisation de photographies et d'œuvres d'art

Documents spécifiques à un rôle

Lettre d'offre d'emploi

La lettre d'offre d'emploi décrit les attentes, le salaire et les avantages sociaux du nouvel employé . Une fois que l'employé a soigneusement examiné et signé la lettre d'offre, celle-ci doit être conservée dans son dossier pour référence future en cas de problème potentiel.

Contrat d'employé

Vous pouvez avoir un contrat d'employé distinct qui va plus en détail que la lettre d'offre de l'employé.

Les contrats de travail peuvent inclure des détails supplémentaires sur :

• Intitulé du poste et fonctions
• Horaire de travail
• Compensation
• Politiques et procédures de résiliation
• Propriété intellectuelle
• Confidentialité
• Politiques et procédures de règlement des différends
• Avantages

Mon conseil : dans votre contrat de travail, incluez des détails spécifiques au rôle, tels que la rémunération et les heures de travail. Mettez des règles et des informations plus génériques que tous les employés doivent respecter et connaître dans le manuel de l'employé. Vous pouvez vous référer au manuel de l'employé dans le contrat de l'employé.

Manuels de processus et de procédures

En plus de l'intégration pratique et de la formation d'un compagnon d'intégration, je vous recommande de fournir aux employés des manuels de procédures formels . Ceux-ci doivent contenir des instructions détaillées pour les différentes tâches dont un nouvel employé sera responsable. Ils doivent également décrire les procédures d'escalade pour gérer les problèmes qui peuvent survenir.

Les employés peuvent facilement se référer à ces manuels une fois qu'ils ont terminé le processus d'intégration initial.

Documents de paie et d'avantages sociaux

Formulaire de dépôt direct

De nombreux employés préfèrent recevoir leur salaire par dépôt direct sur leur compte bancaire. Pour faciliter ce processus, vous devrez fournir à votre nouvel employé un formulaire de dépôt direct où il pourra saisir ses coordonnées bancaires et ses préférences de dépôt.

Document d'aperçu des avantages

Un document d'aperçu des avantages pour les employés doit fournir un résumé complet de l'ensemble des avantages offerts par l'entreprise.

Le document doit inclure :

• Assurance maladie : Expliquez les options disponibles pour les employés, telles que les types de plans, les montants de couverture et les primes.

• Régimes de retraite : détaillez les régimes de retraite proposés par l'entreprise, tels qu'un régime 401(k) ou un régime de retraite. Inclure les exigences de cotisation de l'employé et les cotisations de contrepartie de l'employeur.

• Politiques sur les congés : Décrivez les politiques de l'entreprise sur les vacances, les congés de maladie, les congés personnels et les jours fériés.

• Autre assurance : Détaillez toutes les prestations d'assurance supplémentaires, telles que l'assurance-vie, l'assurance-invalidité ou l'assurance des soins de la vue et des soins dentaires.

• Programmes de bien-être : décrivez tous les programmes de bien-être proposés par l'entreprise, tels que les abonnements à des salles de sport, les examens de santé ou les programmes de réduction du stress.

• Programmes d'aide aux employés : expliquez tous les programmes d'aide aux employés offerts par l'entreprise, tels que les services de conseil, la planification financière ou l'assistance juridique.

• Avantages supplémentaires : détaillez les avantages supplémentaires offerts par l'entreprise, tels que les réductions pour les employés, le remboursement des frais de scolarité ou l'aide au transport.

Fournir un aperçu clair et complet des avantages sociaux peut aider les employés à comprendre la valeur de leur ensemble d'avantages sociaux et à prendre des décisions éclairées sur leurs options.

Résumé

Une intégration efficace est essentielle au succès de toute nouvelle embauche. Il donne le ton de leur expérience dans l'entreprise et jette les bases d'une relation de travail positive.

Les formalités d'intégration jouent un grand rôle à cet égard. En fournissant des documents de manière claire et organisée, les employeurs réduisent le stress et la confusion du processus d'intégration des nouvelles recrues et les préparent au succès dans leurs nouvelles fonctions.