Le guide complet du gestionnaire sur les horaires fixes

Les horaires de travail fixes sont un aspect essentiel de la gestion des employés.

En tant que gestionnaire, il est important de créer un horaire de travail qui garantit que votre équipe est productive, répond aux besoins de l'entreprise et maintient la motivation de vos employés.

Ce guide vise à vous fournir les connaissances et les compétences nécessaires pour créer et gérer efficacement un horaire de travail fixe.

Comprendre les horaires de travail fixes

Les horaires de travail fixes sont un type d'horaire courant qui oblige les employés à travailler à une heure fixe chaque jour pendant un nombre d'heures défini par jour.

L'horaire commun « de neuf à cinq » est un exemple d'horaire de travail fixe.

Ceux-ci peuvent être utilisés pour les quarts de travail à tout moment et pour les emplois à temps plein et à temps partiel.

Qu'est-ce qu'un horaire de travail fixe ?

Avec un horaire fixe, les employés travaillent à la même heure et au même endroit pendant les mêmes jours fixes par semaine.

Les horaires fixes sont généralement des quarts de travail de huit heures pendant cinq jours, totalisant 40 heures par semaine, comme des quarts de travail de 8 h 00 à 17 h 00 avec une pause déjeuner.

Une entreprise peut échelonner plusieurs quarts de travail fixes, tels que des quarts de jour et des quarts de nuit, avec des heures qui se chevauchent si ses activités se déroulent 24 heures sur 24.

En règle générale, l'organisation établit le calendrier et les employés ont des attentes claires quant au moment où ils travailleront et combien.

Avantages des horaires de travail fixes pour les entreprises et les employés

Les horaires de travail fixes offrent des avantages aux employés et aux entreprises.

Certaines des raisons pour lesquelles les employés ont tendance à les aimer - comme la réduction du stress et une meilleure cohésion d'équipe - stimulent la productivité et la communication pour l'entreprise.

La prévisibilité permet l'équilibre travail-vie personnelle

La prévisibilité basée sur les horaires au travail permet aux employés de planifier plus facilement des activités telles que des événements familiaux, des divertissements et des rendez-vous chez le médecin.

Un horaire de travail fixe aide également les travailleurs à maintenir des habitudes de sommeil constantes et à obtenir le sommeil de haute qualité dont ils ont besoin pour fonctionner, ce qui stimule la productivité et favorise la santé.

Le temps partagé renforce les liens entre collègues

Les employés qui travaillent les mêmes quarts de travail développent naturellement de meilleures compétences en coordination d'équipe.

L'engagement des employés est un facteur crucial dans la gestion d'une équipe.

Une meilleure communication renforce la cohésion d'équipe et les travailleurs peuvent se sentir plus connectés avec leurs collègues lorsqu'ils travaillent ensemble vers des objectifs communs.

Définir la planification améliore la gestion du temps et de la main-d'œuvre

Les gestionnaires apprécient que la construction d'horaires fixes soit une perspective à définir et à oublier.

Une fois que vous avez créé un horaire de travail fixe idéal pour votre entreprise, vous pouvez vous asseoir et laisser l'horaire se répéter.

Vous n'aurez qu'à gérer les congés ou à corriger le cours si nécessaire. Un horaire fixe simplifie également la mesure de la productivité des employés.

En prime, les employés qui aiment leur quart de travail voudront peut-être rester.

Inconvénients des horaires de travail fixes pour les entreprises et les employés

Bien que les horaires de travail fixes présentent de nombreux avantages, ils peuvent également présenter certains inconvénients.

Les employés peuvent vouloir plus de flexibilité ou de meilleurs quarts de travail, et les gestionnaires peuvent avoir du mal à doter en personnel des quarts de travail impopulaires ou à répartir équitablement le temps pour les employés expérimentés.

Moins de flexibilité provoque la friction des employés

Les travailleurs à horaire fixe ont moins de marge de manœuvre lorsque leur situation de vie change et ils ne peuvent pas simplement échanger leurs quarts de travail.

Certains s'ennuient à faire la même chose au même moment au même endroit et préfèrent des horaires rotatifs ou flexibles. En outre, des données récentes suggèrent que de nombreux travailleurs préfèrent la flexibilité dans leurs horaires de travail.

Les quarts de travail impopulaires entraînent le roulement du personnel

Même si vous développez l'horaire de travail fixe le plus équitable possible, il est peu probable que chaque travailleur obtienne son quart de travail idéal.

Certains devront travailler des quarts de travail moins souhaitables, ce qui peut entraîner un taux de roulement élevé des employés, car les travailleurs insatisfaits quittent le navire à la recherche de quarts de travail plus favorables.

La productivité peut souffrir dans des horaires fixes

En règle générale, les employés ayant plus d'ancienneté ont une préférence pour les meilleurs quarts de travail, ce qui peut involontairement conduire à des quarts de travail spécifiques empilés avec les travailleurs les plus expérimentés.

Cela peut conduire à certains changements nécessitant des leaders plus expérimentés.

Certains travailleurs très efficaces termineront leurs tâches définies avant la fin de leur quart de travail.

Si les responsables ne surveillent pas de près les résultats, cela peut faire perdre du temps et ennuyer les employés.

Élaboration d'un horaire de travail fixe efficace

L'horaire de travail fixe idéal doit répondre aux besoins de votre entreprise ainsi qu'aux besoins de vos employés.

Lorsque vous êtes convaincu que les avantages des horaires de travail fixes l'emportent sur les inconvénients, il est temps d'en personnaliser un pour votre entreprise, mais vous devrez garder quelques considérations à l'esprit.

Évaluation des besoins de l'entreprise

Un horaire de travail fixe doit correspondre aux besoins de votre entreprise avant de satisfaire d'autres facteurs.

Tenez compte du niveau de compétence et de la main-d'œuvre nécessaires pour mener à bien tous vos processus internes afin que toutes les opérations se déroulent sans heurts.

Cela vous indiquera qui vous avez besoin de travailler - et quand.

Déterminer la disponibilité et les préférences des employés

Examinez attentivement la disponibilité des employés pour éviter les frictions opérationnelles.

Ne présumez pas de la disponibilité et de la situation personnelle des employés, mais apprenez à les connaître.

Les gens apprécient toujours d'être traités comme des personnes, alors même si vous ne pouvez pas sacrifier les besoins de l'entreprise pour répondre aux préférences personnelles de chacun, assurez-vous de fournir une communication claire sur les décisions de planification.

Planification des quarts de travail et attribution des tâches

Tenez compte des exigences en matière de compétences et de main-d'œuvre des tâches de chaque quart de travail.

Vous souhaitez répartir vos travailleurs les plus qualifiés et les plus expérimentés sur différents quarts de travail pour accroître l'efficacité et éviter les retards dus à un manque de compétences ou à une pénurie de main-d'œuvre.

Communiquer l'horaire aux employés

Informer vos employés de votre horaire fixe avant de le déployer vous donne l'occasion de prendre en compte leurs commentaires et leur permet de s'adapter rapidement et en douceur.

Vous pouvez également expliquer la raison d'être de votre planification, y compris les politiques définies que vous suivez.

Gestion des horaires de travail fixes

Au fur et à mesure que vous développez l'horaire de travail fixe qui convient le mieux à votre entreprise, vous devez également élaborer des politiques pour le soutenir, notamment en planifiant à l'avance les conflits d'horaire et en surveillant la présence et la productivité.

Traitement des demandes des employés pour les changements d'horaire

La demande d'horaire d'un employé est l'un des problèmes d'horaire des employés les plus courants, mais la solution n'a pas besoin d'être complexe.

Un logiciel de planification numérique peut faciliter la planification et les ajustements.

Donnez aux employés un moyen clair de demander des changements pour vous assurer qu'ils se sentent entendus et pris en compte, même si vous ne pouvez finalement pas répondre à la demande.

Pour décider si le changement fonctionne pour l'entreprise, considérez vos ressources disponibles sur le quart de travail qu'ils envisagent de changer et celui qu'ils espèrent désactiver.

Vous devrez équilibrer la disponibilité des employés avec vos besoins en personnel.

Si l'autre quart de travail pouvait utiliser les mains supplémentaires ou l'expérience supplémentaire, il pourrait être judicieux d'accéder à sa demande.

Mais, s'il s'agit d'un changement populaire que vous n'avez pas de difficulté à doter en personnel, vous voudrez bien réfléchir à ce qui devrait changer pour répondre à leurs préférences.

Si la réponse à la demande d'un employé est oui, vous pouvez réorganiser les quarts de travail en quelques minutes à l'aide d'outils de planification numériques avec fonctionnalité glisser-déposer.

Si la réponse est non, indiquez les raisons et toute politique pertinente. Évitez de donner de faux espoirs que « peut-être un jour » ils pourront avoir ce changement.

S'il y a une chance que vous puissiez accorder le changement d'horaire à l'avenir - par exemple, si vous réévaluez régulièrement les quarts de travail ou si les employés qui atteignent un poste particulier deviennent éligibles pour une considération prioritaire - communiquez clairement ce processus à l'employé.

Gestion des conflits d'horaires

Élaborez des politiques qui définissent quand et comment les employés peuvent demander des congés, y compris si les jours de maladie et les jours de vacances sont séparés.

Assurez-vous que ces politiques sont clairement décrites dans votre manuel de l'employé pour que les employés puissent s'y référer facilement.

Sur le plan opérationnel, établissez un plan de couverture des effectifs.

Pouvez-vous maintenir vos activités commerciales si une personne est absente, ou pouvez-vous appeler un autre employé pour vous couvrir ?

Fournir à vos employés un moyen simple de coordonner directement les échanges de quarts de travail peut être judicieux.

Assurez-vous que vos politiques sont conformes aux lois et réglementations du travail locales et respectez-les pour garantir un traitement équitable de tous les employés.

Stratégies de surveillance du rendement et de l'assiduité des employés

Vous devez vous assurer que les employés se présentent et font le travail, mais vous ne voulez pas compromettre leur sens de l'autonomie.

L'absentéisme sur le lieu de travail est un véritable problème que les managers doivent résoudre, avec un peu plus de 3 % des travailleurs absents un jour ouvrable donné.

Pourtant, de nombreux travailleurs n'aiment pas se sentir microgérés ou espionnés, alors soyez transparent et communiquez clairement votre politique de surveillance du lieu de travail.

Recherchez un système de gestion des présences facile à intégrer qui permet aux employés de pointer leurs arrivées et leurs départs et qui s'intègre de manière transparente à vos systèmes de paie et de RH.

Vous pouvez également suivre les performances avec un logiciel de gestion des tâches efficace qui aide les employés à terminer les projets rapidement et dans les limites du budget.

L'utilisation de listes de contrôle et de tâches définies facilite la gestion et augmente l'efficacité.

Meilleures pratiques pour gérer les horaires de travail fixes

Il y a une différence entre simplement gérer les horaires pour s'assurer que vous avez des gens là où vous en avez besoin et bien gérer les horaires.

Les meilleures pratiques intègrent une communication solide, la conformité réglementaire, la contribution des employés et l'équilibre travail-vie personnelle.

Communiquez avec vos employés

Des lignes de communication ouvertes sont essentielles pour maintenir le moral et la productivité, quel que soit le type de planification que vous utilisez.

L'intégration de fonctionnalités de communication et d'engagement transparentes dans votre flux de travail peut favoriser une culture de confiance.

Lorsque vous devez apporter des modifications, communiquez clairement vos raisons et donnez aux employés le plus de préavis possible pour les accommoder.

Assurer la conformité avec les lois et réglementations du travail

Au fur et à mesure que vous élaborez vos politiques de planification, assurez-vous qu'elles sont conformes aux lois et réglementations fédérales, étatiques et locales du travail en vigueur.

Vous devrez vous conformer à la planification et à la rémunération des heures supplémentaires, aux vacances, aux repas et aux pauses, ainsi qu'au délai d'information des travailleurs sur leurs horaires, entre autres considérations.

Encouragez les commentaires et les suggestions des employés

Sollicitez les commentaires de vos employés tôt et souvent pour être sûr de savoir qui est heureux et prospère dans son rôle et qui est de plus en plus frustré.

Lorsque vous savez où se situent les problèmes, vous pouvez les résoudre plus facilement.

Une boîte de sondage à l'ancienne est susceptible d'être ignorée, mais si vous utilisez déjà des solutions numériques, vous pouvez facilement intégrer un outil de rétroaction des employés qui permet plusieurs canaux de communication - y compris des sondages et des modèles personnalisables, des sondages en direct et des fonctionnalités de chat pour entrée rapide et directe.

Soutenir l'équilibre travail-vie personnelle

Maintenir un bon équilibre entre le travail et la vie personnelle est un défi commun aux employés.

Près de la moitié des employés rapportent des symptômes d'épuisement professionnel, selon une étude McKinsey.

Avec la séparation du travail et de la vie familiale, les travailleurs disposent de suffisamment de temps pour se déconnecter du travail et se ressourcer.

Les responsables peuvent encadrer les employés sur les stratégies visant à maintenir cet équilibre, notamment en ayant des espaces de travail et des appareils désignés, des limites raisonnables pour lire et répondre aux messages liés au travail, des habitudes saines et un horaire prévisible.

Outils de gestion des horaires de travail fixes

La planification de la main-d'œuvre est une entreprise complexe, même avec la relative stabilité des horaires de travail fixes.

Supposons que vous gérez de nombreux employés selon différents horaires fixes.

Dans ce cas, vous passerez plus de temps à planifier à l'avance, et une fois les horaires définis, ils ne nécessiteront pas autant de surveillance que certains autres types d'horaires, tels que les horaires flexibles.

Les deux principales approches de la gestion des horaires de travail fixes comprennent la planification manuelle des équipes et les logiciels de planification.

Planification manuelle des quarts de travail

Un responsable ou un autre membre de l'équipe détermine les horaires de travail pour les quarts de travail planifiés manuellement.

En règle générale, ils utilisent une feuille de calcul complexe pour peser la disponibilité et les préférences des employés par rapport aux besoins de l'entreprise et essayer de trouver un terrain d'entente.

Certaines personnes aiment l'approche pratique et l'élément humain de la prise en compte des préférences, mais l'élément humain laisse également de la place à l'erreur humaine.

C'est un processus qui prend du temps à mettre en place et à surveiller si vous avez plus qu'une poignée d'employés, et l'analyse manuelle des données est une corvée en soi.

Introduction au logiciel de planification

Un logiciel de planification soulage la charge de temps de la planification de la main-d'œuvre.

L'application de planification de tâches tout-en-un de Connecteam peut vous aider à optimiser la gestion de vos équipes et à atteindre une productivité maximale avec moins de tracas. Il augmente l'efficacité et la précision et intègre également des rapports automatiques.

Connecteam vous aide à rationaliser toutes les tâches de gestion des employés et de planification du travail, permettant une efficacité opérationnelle continue, avec des fonctionnalités qui permettent :

• Numérisation des tâches courantes de gestion des employés comme les rappels d'équipe et les mises à jour de statut
• Suivi des employés à l'aide d'une application de pointage
• Créez et partagez des plannings instantanément avec vos équipes sans bureau
• Recueillir des informations auprès de vos employés en créant des rapports, des listes de contrôle, des formulaires et des demandes en ligne

FAQ

Quelle est la différence entre un horaire de travail fixe et un horaire de travail flexible?

Sur un horaire de travail fixe, les employés travaillent généralement les mêmes quarts de travail hebdomadaires pour le même nombre d'heures et de jours travaillés. Cependant, tous les travaux ne nécessitent pas un horaire strict.

Les horaires de travail flexibles sont moins rigides et permettent aux employés de chronométrer un certain nombre d'heures de travail par semaine ou par jour, mais ces quarts de travail ne sont pas nécessairement aux mêmes heures exactes.

Quelles sont les alternatives aux horaires de travail fixes ?

Il existe au moins 15 types d'horaires de travail que les gestionnaires peuvent envisager. D'autres horaires de travail courants comprennent des horaires flexibles dans lesquels les employés et les employeurs collaborent pour déterminer la durée de travail d'un employé, des horaires de travail postés rotatifs dans lesquels les travailleurs passent par des quarts de jour et de nuit, des quarts fractionnés dans lesquels les employés travaillent deux plages horaires en une journée avec une période prolongée les pauses intermédiaires et les quarts de travail sur appel dans lesquels les employés travaillent au besoin.

Quel est l'impact des horaires de travail fixes sur le moral des employés ?

Chaque employé est différent, et certains apprécient la prévisibilité d'un horaire fixe qui leur permet de délimiter leur temps personnel du temps de travail, tandis que d'autres peuvent être ennuyés par la nature répétitive de leur horaire ou devenir frustrés par un quart de travail qu'ils n'aiment pas.

Comment puis-je m'assurer que mon horaire de travail fixe est juste et équitable pour tous les employés?

Assurer une communication claire sur toutes les politiques d'horaire dès le départ et s'y tenir est le meilleur moyen de garantir aux employés un horaire de travail juste et équitable.

Soyez juste lorsque vous examinez les demandes d'horaires et de congés préférés, et soyez cohérent avec la façon dont vous tenez compte de l'ancienneté et de la performance. Envisagez d'utiliser un logiciel de planification qui minimise les risques de prise de décision biaisée.