5 modèles de suivi du temps Google Sheets et 1 bien meilleure option

Un suivi précis du temps permet de s'assurer que les employés sont payés correctement, que les quarts de travail se déroulent de manière fluide et efficace et que les heures de travail réelles correspondent aux horaires hebdomadaires. Il aide également les entreprises à rester conformes et à promouvoir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée.

De nombreuses entreprises s'appuient encore sur Google Sheets pour créer et gérer des feuilles de temps. Cependant, le suivi manuel du temps augmente le risque d'erreurs coûteuses. Les erreurs sur les feuilles de temps des employés peuvent entraîner des sous-paiements ou des trop-perçus, des problèmes d'heures supplémentaires et de congés payés, etc.

De telles erreurs peuvent provoquer l'insatisfaction des employés, nuire à la réputation d'une entreprise, monopoliser le temps administratif et même entraîner des frais juridiques coûteux.

Heureusement, il existe une meilleure option. Un logiciel de suivi du temps dédié offre plus de précision, de meilleures fonctionnalités et plus de support qu'un modèle de suivi du temps.

Dans cet article, nous discutons des avantages d'un logiciel de suivi du temps dédié. Et pour ceux qui sont toujours intéressés par le suivi manuel du temps, nous partageons ci-dessous 5 modèles de suivi du temps gratuits.

Qu'est-ce que le suivi manuel du temps ?

Le suivi manuel du temps implique l'utilisation d'une feuille de calcul, telle que Google Sheets ou Excel, pour enregistrer les heures d'entrée et de sortie. Les heures sont saisies manuellement et la feuille de calcul calcule le nombre total d'heures travaillées.

Par exemple, un employé ou son responsable peut saisir l'heure de début à 9h30 et l'heure de fin à 16h15. Une formule dans la feuille de calcul calcule cela à 6,75 heures (6 heures et 45 minutes).

Vous pouvez également préparer des feuilles de temps manuelles à l'avance avec les heures de travail prévues, un peu comme un horaire, puis ajuster les heures si les employés sont en retard ou commencent tôt.

Le suivi du temps de vos employés est essentiel pour gérer votre main-d'œuvre et garantir l'exactitude de la paie. Cependant, le suivi manuel du temps est à la fois chronophage et sujet aux erreurs .

Les inconvénients du suivi manuel du temps

Malheureusement, le suivi manuel du temps présente certains inconvénients. Ceux-ci inclus:

• Temps perdu. La saisie manuelle des heures dans une feuille de temps est un processus qui prend du temps. Votre temps pourrait être mieux consacré à d'autres tâches, en particulier lorsqu'un logiciel de suivi du temps dédié est sur le marché. L'automatisation de cette tâche libérera du temps pour votre équipe afin qu'elle puisse accomplir un travail plus significatif.
• Augmentation des erreurs. La création et la mise à jour manuelles des feuilles de temps des employés augmentent la probabilité d'erreurs humaines. Les responsables et les employés feront de leur mieux pour maintenir une précision à 100 %, mais des erreurs se produisent et peuvent être difficiles à corriger. Il est également possible que vous ou vos employés ne rattrapiez pas les erreurs à temps, ce qui entraînerait des erreurs de paie.
• Risque accru de problèmes de conformité. Aussi innocente ou authentique qu'une erreur puisse être, des erreurs sur la feuille de temps d'un employé peuvent entraîner une violation du droit du travail. Cela peut être dû à une faute de frappe, à un suivi incorrect des pauses ou à la non-comptabilisation des heures supplémentaires des employés. Bien sûr, des erreurs peuvent arriver. Mais il est crucial d'être conscient des conséquences. Ces infractions peuvent entraîner de lourdes sanctions.

Heureusement, une bien meilleure option existe pour vous permettre d'éviter ces difficultés.

Comment choisir un chronomètre numérique

Un outil de suivi du temps numérique est un énorme avantage pour les entreprises qui souhaitent rationaliser et automatiser le suivi du temps, la planification, la paie, etc.

Nous vous recommandons de rechercher un logiciel de suivi du temps numérique doté des fonctionnalités suivantes :

• Horloge à une touche. Recherchez un logiciel avec une horloge intégrée que vos employés peuvent démarrer et arrêter en une seule touche. Cela transformera les appareils mobiles de vos employés en horloge et leur permettra de pointer de n'importe où.
• Suivi du temps automatisé et précis. Donnez la priorité aux systèmes qui suivent automatiquement le temps que les employés passent sur diverses tâches, projets ou clients. Cela vous donne une vision claire de ce sur quoi les employés travaillent et garantit qu'ils sont payés de manière appropriée pour le temps qu'ils sont au compteur. Le meilleur logiciel aura une horloge précise à la seconde près.
• Création automatique de feuilles de temps. Rassemblez sans effort les heures de vos employés dans des feuilles de temps précises et prêtes à être révisées.
• Intégrations de paie. Recherchez un logiciel de suivi du temps numérique qui s'intégrera directement à votre logiciel de paie actuel ou facilitera l'exportation des feuilles de temps pour les importer ultérieurement vers votre fournisseur de paie préféré. Cela aide à éliminer les maux de tête liés au traitement de la paie.
• GPS et géorepérage . Le suivi GPS vous permet de donner la priorité à la sécurité des employés et de vous assurer que les travailleurs arrivent et sortent des bons chantiers. Le géorepérage vous permet de limiter les points d'où les employés peuvent pointer, ce qui contribue à limiter les erreurs et le vol de temps.
• Kiosque sécurisé . La fonctionnalité de kiosque vous permet de transformer n'importe quel appareil en une horloge centrale à partir de laquelle les employés peuvent entrer ou sortir. Il est idéal pour les chantiers de construction, les magasins de détail, les entrepôts, etc. Vous aurez également besoin d'un tracker de temps qui vous permet de prendre des selfies, pour éliminer la possibilité de coups de poing entre amis.
• Gestion des pauses, des heures supplémentaires et des congés payés (PTO) . Les règlements et les calculs pour les pauses, les heures supplémentaires et les prises de force peuvent être compliqués et difficiles à gérer manuellement. Un compteur de temps numérique qui fait tout cela pour vous permet de garantir la conformité et de promouvoir le bien-être des employés.
• Des rapports personnalisés que vous pouvez adapter aux besoins uniques de votre entreprise. Affichez et analysez des données sur tout, des heures facturables et de l'avancement du projet à la productivité des employés et aux coûts des heures supplémentaires. L'accès à des rapports détaillés vous aide à prendre des décisions basées sur les données.
• Outils de planification des employés. Des fonctionnalités telles que la planification automatique des équipes, la planification des équipes par glisser-déposer et les approbations d'échange d'équipes en un clic simplifient votre processus de planification des employés et vous permettent, à vous et à votre équipe, de vous concentrer sur des tâches plus importantes.
• Une application mobile complète permettant aux employés de suivre le temps passé en déplacement, d'échanger des quarts de travail avec des collègues, de demander des congés, de communiquer avec les membres de leur équipe et avec vous, et plus encore.

Connecteam comme outil de suivi du temps (la meilleure option)

Connecteam est le meilleur tracker de temps numérique tout-en-un disponible. Il offre des fonctionnalités puissantes et hautement personnalisables pour tout ce dont vous avez besoin pour gérer une entreprise efficace, productive et rentable.

Plongeons-nous dans les fonctionnalités qui font de Connecteam la meilleure option pour vos besoins de suivi du temps, et bien plus encore.

Feuilles de temps numériques et intégrations pour un traitement transparent de la paie

Connecteam convertit automatiquement les données de suivi du temps des employés en feuilles de temps numériques que vous pouvez facilement consulter avant d'exécuter la paie. Pour chaque employé, vous pouvez voir le nombre total d'heures travaillées par jour et par période de paie, les congés et les heures supplémentaires, ainsi que le salaire global des employés. Le tableau de bord d'administration signale également les irrégularités, afin que vous puissiez facilement repérer et corriger les erreurs potentiellement coûteuses.

Les employés peuvent accéder à leurs feuilles de temps, demander des modifications et envoyer leur approbation directement depuis l'application mobile. Cela permet de gagner du temps, de limiter les erreurs et de garantir que la paie est toujours exacte.

Avec Connecteam, vous pouvez facilement exporter des feuilles de temps pour les utiliser avec votre fournisseur de paie préféré. Mieux encore, Connecteam propose des intégrations directes de la paie avec QuickBooks Online et Gusto, et d'autres intégrations sont en cours.

Horloge à une touche pour un suivi du temps ultra-précis

Avec Connecteam, vos employés peuvent pointer leurs arrivées et leurs départs en toute simplicité et en toute confiance. Ils peuvent démarrer et arrêter l'horloge d'une simple pression et être assurés que le logiciel de Connecteam enregistre leur temps à la seconde près.

Connecteam fournit également une application kiosque permettant à plusieurs employés de pointer à l'arrivée et au départ à partir d'un seul emplacement sur un appareil partagé.

Une autre fonctionnalité utile pour pointer les entrées et les sorties est l'outil de reconnaissance faciale. Il scanne les visages des employés lorsqu'ils pointent, s'assurant que c'est bien eux qui commencent leur quart de travail. Cela permet d'éviter le vol de temps par le biais de pointage d'amis, garantissant que votre paie est toujours exacte.

Technologie GPS et geofencing pour vérifier les emplacements des employés

Connecteam transforme n'importe quel appareil mobile en horodateur compatible GPS . Les emplacements exacts des employés sont capturés lorsqu'ils arrivent et sortent, et vous pouvez également utiliser le suivi de localisation en temps réel pour vérifier les emplacements des travailleurs. Cela peut assurer la sécurité des travailleurs isolés en cas d'urgence.

De plus, l'outil de géorepérage de Connecteam vous permet de créer une « clôture » virtuelle autour des chantiers ou d'un bureau et d'exiger que les employés se trouvent dans la zone pour pointer à l'entrée et à la sortie.

Les pauses et les heures supplémentaires automatisées vous permettent de rester conforme

Connecteam vous permet de créer des pauses personnalisées et règles d'heures supplémentaires adaptées à votre entreprise, à votre secteur d'activité et à votre emplacement. Cela vous aide non seulement à rester conforme et à limiter les coûts dus aux heures supplémentaires, mais cela garantit également que les travailleurs bénéficient des temps d'arrêt dont ils ont besoin et sont correctement payés.

Le tableau de bord d'administration fournit une vue claire des pauses et des heures supplémentaires actuelles, à venir, hebdomadaires et mensuelles. Vous pouvez même opter pour des notifications lorsque les employés approchent des heures supplémentaires et configurer des rappels pour que les employés prennent des pauses ou pointent.

Créez et déployez des horaires en quelques minutes

Les fonctions de planification automatique des quarts de travail de Connecteam facilitent la planification d'un horaire parfait. Vous pouvez affecter des employés à des équipes en fonction de leurs qualifications, de leurs préférences d'équipe et de leur disponibilité, ou définir des équipes ouvertes que n'importe quel employé peut prendre.

De plus, vous pouvez ajouter des listes de contrôle et des formulaires , des fichiers, des descriptions, etc. aux quarts de travail afin que les employés sachent quoi faire au moment où ils pointent. Les employés peuvent également documenter des informations importantes sur leurs quarts de travail, telles que le nombre de kilomètres qu'ils ont parcourus dans un véhicule de l'entreprise, l'équipement qu'ils ont utilisé ou l'état d'avancement d'un projet .

Pour vous aider à gérer vos coûts de main-d'œuvre, les vérificateurs de conflits automatiques de Connecteam vous alertent de tout chevauchement entre la prise de force d'un employé et les quarts de travail prévus. Cela garantit qu'aucun quart de travail n'est dupliqué ou en sureffectif.

Demandes et approbations de prise de force et de congé sans tracas

Connecteam facilite le suivi des demandes de congés et des indemnités de prise de force de votre équipe directement depuis l'application.

Votre équipe peut demander une prise de force de n'importe où et à tout moment, et vous recevrez une notification directement sur votre appareil. Une fois que vous avez approuvé une demande, Connecteam entrera automatiquement le PTO dans l'horaire de votre employé. C'est si simple!

Application mobile facile à utiliser et complète

L'application mobile sécurisée de Connecteam permet à vos employés de gérer leur journée de travail de n'importe où. Ils peuvent pointer leurs arrivées et leurs départs, consulter leurs horaires, mettre à jour leurs disponibilités, discuter avec des responsables et des collègues, etc.

De même, vous pouvez envoyer des rappels aux employés concernant leurs quarts de travail afin qu'ils soient moins susceptibles de s'absenter du travail et les informer des mises à jour importantes de l'entreprise afin qu'ils soient toujours au courant.

De plus, l'application mobile de Connecteam est basée sur le cloud, ce qui signifie que toutes les modifications apportées aux horaires, aux équipes, à la disponibilité, etc. sont mises à jour en temps réel.

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5 outils de suivi du temps Google Sheets

Modèle de feuille de temps hebdomadaire de Toggl (Google Sheets)

Toggl propose un modèle de suivi du temps Google Sheets qui permet de suivre l'heure de début de l'équipe, l'heure de début et de fin de la pause, l'heure de fin de l'équipe et les heures supplémentaires supplémentaires effectuées par les employés. Ce tracker de feuille de temps calcule ensuite la différence entre les heures travaillées d'un employé et les heures prévues (en tenant compte des pauses et des heures supplémentaires) et donne un total hebdomadaire. Il énumère également le montant que l'employé doit être payé.

Tous les calculs sont automatisés et les taux horaires des employés peuvent être modifiés en bas de la page.

Téléchargez le modèle ici.

Modèle de feuille de temps hebdomadaire (Google Sheets) par Smartsheets

Smartsheets est un modèle de suivi du temps Google Sheets qui calcule automatiquement le montant des salaires dus aux employés. Avec ce modèle de feuille de temps, définissez le taux d'heures supplémentaires des employés et suivez les heures de maladie et de vacances des employés.

Téléchargez le modèle ici.

Modèle de feuille de temps hebdomadaire de Clockit (Google Sheets)

Clockit propose plusieurs modèles de suivi du temps des employés, notamment des suivis hebdomadaires, des feuilles de temps de projet, des suivis toutes les deux semaines et un modèle de feuille de temps mensuel. Cela permet des personnalisations en fonction de la façon dont les employés sont payés.

Téléchargez le modèle ici.

Modèle de feuille de temps hebdomadaire (Google Sheets) par Quidlo

Le modèle de feuille de temps de Quidlo pour Google Sheets permet aux responsables d'enregistrer le temps total consacré à chaque projet pour chaque employé. Le principal inconvénient de ce modèle est qu'il n'y a pas d'option pour inclure des pauses ou des paiements d'heures supplémentaires. Pour cette raison, il est préférable de l'utiliser pour la gestion de projet ou le suivi des heures facturables des clients par opposition aux heures travaillées des employés.

Téléchargez le modèle ici.

Modèle de feuille de temps gratuit d'Everhour (Google Sheets)

Ce modèle de feuille de temps Google permet aux responsables d'enregistrer les contributions des employés en heures supplémentaires, les congés de maladie, les prises de force, les pauses et les heures travaillées. Définissez les taux de rémunération et les taux d'heures supplémentaires des employés et suivez le temps en décimales. Le modèle gratuit d'Everhour comprend également une feuille de triche de temps/décimal.

Téléchargez le modèle ici.

Modèles de suivi du temps vs logiciel de suivi du temps

Vous ne savez toujours pas si un modèle de feuille de calcul Google ou un logiciel de suivi du temps dédié vous convient ? Consultez notre tableau comparatif ci-dessous pour vous aider à vous décider.

Résumé

Le suivi du temps est un aspect essentiel de la gestion des employés et du travail. Vous pouvez utiliser Google Sheets ou Excel pour suivre le temps des employés et créer et gérer les feuilles de temps des employés. Cependant, l'utilisation de compteurs de temps manuels comme ceux-ci prend du temps et expose votre entreprise aux erreurs de paie et aux problèmes de conformité.

Vous pouvez utiliser l'un des 5 modèles de feuille de temps gratuits pour Google Sheets mentionnés dans cet article, mais utiliser un logiciel dédié comme Connecteam est une bien meilleure option .

Connecteam offre des fonctionnalités puissantes et flexibles telles qu'une horloge GPS, une planification automatique des équipes, des modèles d'équipe, des outils de gestion des PTO et des congés, et bien plus encore. Il propose un forfait gratuit à vie pour les petites entreprises comptant jusqu'à 10 utilisateurs, et ses forfaits payants commencent à seulement 29 $ par mois pour un maximum de 30 utilisateurs.

Dans l'ensemble, bien que les modèles de feuille de temps Google Sheets gratuits puissent être utiles, ils peuvent ne pas répondre aux besoins de chaque équipe ou projet. Pour une gestion des feuilles de temps plus robuste et efficace, nous vous recommandons d'utiliser Connecteam.

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