Comment organiser les dossiers personnels des employés

Les dossiers personnels des employés contiennent des informations importantes sur vos employés, telles que des documents fiscaux, des évaluations de performances, des contrats de travail, etc.

Sans une structure organisationnelle claire pour les dossiers du personnel, des données importantes peuvent être perdues ou égarées. Il est donc plus difficile pour les employés des ressources humaines (RH), les administrateurs de la paie et les responsables de trouver les informations dont ils ont besoin. De plus, perdre la trace des données des employés pourrait empêcher votre entreprise de se conformer aux lois du travail nationales et fédérales. Cela rend également plus difficile de savoir quand les documents doivent être mis à jour ou remplacés.

Dans ce guide, nous expliquerons ce qui est inclus dans un dossier personnel d'employé et offrirons cinq conseils sur la façon d'organiser les dossiers personnels des employés.

Qu'est-ce qu'un dossier personnel ?

Un dossier personnel d'employé est un ensemble de documents liés à l'ancienneté d'un employé dans votre entreprise. Il sert de registre de leur emploi depuis le moment où ils postulent pour un emploi jusqu'au moment où ils partent.

Les dossiers du personnel sont importants pour une variété d'objectifs commerciaux internes et d'exigences légales. Ils servent de référence pour toutes les questions administratives, managériales, contractuelles et compensatoires, évolutives et disciplinaires relatives à un salarié.

Les dossiers des employés sont également importants pour la conformité réglementaire et contiennent généralement des données que les employeurs sont tenus par la loi de conserver. Cela comprend les documents fiscaux des employés comme le formulaire W-4, qui est requis par l'IRS, et les dossiers de rémunération, qui sont requis par la Fair Labor Standards Act (FLSA).

De plus, les dossiers des employés fournissent un lieu sûr pour les documents juridiques , tels que les contrats de travail et les accords de non-concurrence. Il est essentiel que votre entreprise dispose de ces documents facilement accessibles en cas de conflit de travail.

Qui est responsable de l'organisation des dossiers RH ?

Les administrateurs des ressources humaines sont généralement responsables de l'organisation des dossiers des ressources humaines et de la gestion quotidienne des documents dans les dossiers du personnel. Ils sont également chargés de s'assurer que les documents sont à jour et de donner accès aux dossiers à ceux qui en ont besoin.

Les responsables peuvent également être chargés d'ajouter des documents tels que des évaluations de performances aux dossiers des employés. Dans ce cas, ils doivent avoir une compréhension pratique du système d'organisation des fichiers.

Que se passe-t-il dans un dossier personnel d'employé ?

La première étape pour apprendre à organiser les fichiers RH consiste à décider quels formulaires et données doivent y être inclus. Nous énumérerons certains des documents courants que les ressources humaines conservent généralement dans les dossiers du personnel.

Documents de conformité

Les documents de conformité sont tous les documents liés aux employés que votre entreprise est tenue de conserver en vertu de la loi fédérale ou de la loi de l'État. Ceux-ci inclus:

• Taxe fiscale formulaires de retenue (tels que les formulaires W-4 et W-9)
• Documents d'immigration (tels que les formulaires I-9)
• Feuilles de temps des employés, fiches de paie et autres registres de paie
• Données démographiques (y compris nom, numéro de sécurité sociale, sexe et adresse)
• Description de poste pour le poste de chaque employé
• Formulaires d'inscription aux avantages sociaux (tels que les formulaires d'inscription 401(k))
• Documents d'indemnisation des accidents du travail
• Données de cessation d'emploi, y compris l'assurance COBRA et les documents de chômage

Documents de l'entreprise

Les documents de l'entreprise sont tous les fichiers utilisés en interne par votre entreprise ou qui fournissent un enregistrement de l'historique d'un employé avec votre entreprise. Ils peuvent inclure :

• CV et lettre de motivation pour une demande d'emploi
• Lettre d'offre d'emploi signée
• Contrat de travail
• Documents d'examen des performances
• Historique des promotions et augmentations
• Reconnaissance signée des politiques de l'entreprise, y compris votre manuel de l'employé
• Accords de non-concurrence ou de non-divulgation
• Dossiers disciplinaires
• Lettre de démission et documentation de l'entretien de départ

Dossiers confidentiels des employés

Il est important de noter que votre entreprise devra probablement conserver un ou plusieurs ensembles de dossiers personnels confidentiels distincts de vos principaux dossiers d'employés .

Les documents de ces dossiers confidentiels ne doivent être accessibles qu'aux administrateurs RH qui ont besoin de les consulter. Ils ne doivent pas être accessibles aux responsables et le processus de consultation doit être étroitement contrôlé.

Les fichiers qui devraient aller dans le dossier confidentiel d'un employé comprennent :

• La vérification des antécédents
• Résultats des tests de dépistage de drogue
• Documents de pension alimentaire pour enfants
• Dossiers de saisie-arrêt sur salaire
• Information du bénéficiaire
• Tout dossier lié à un litige en cours

Vous devrez également réfléchir à la manière de stocker les dossiers des employés contenant des informations médicales . Les données médicales sont protégées par la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act). Elles doivent être conservées dans son propre dossier médical confidentiel, séparé des autres types de données confidentielles.

Les dossiers médicaux peuvent comprendre :

• Formulaires d'inscription à l'assurance maladie, dentaire et vision
• Formulaires d'adhésion à l'assurance-vie
• Réclamations d'assurance et notes du médecin
• Documents de demande de congé médical
• Demandes d'adaptation pour personnes handicapées

Dossiers papier ou électroniques des employés

Une grande décision que vous devrez prendre est d'utiliser des fichiers papier ou électroniques.

Pendant des décennies, les dossiers des employés étaient tous des documents papier. La plupart des entreprises disposaient de classeurs verrouillés auxquels seuls les administrateurs RH avaient accès. Chaque employé avait sa propre enveloppe manille qui se remplirait progressivement de documents papier au fil du temps.

De nos jours, il est rare de voir des entreprises conserver des dossiers papier. La meilleure façon d'organiser les dossiers des employés est par voie électronique. Les dossiers numériques des employés sont généralement plus pratiques et offrent plusieurs avantages importants.

Premièrement, les documents électroniques sont consultables. Vous pouvez rapidement consulter la dernière évaluation des performances d'un employé spécifique en recherchant simplement le nom de l'employé dans votre gestionnaire de fichiers ou votre système de gestion de documents. Cela permet de gagner beaucoup de temps par rapport à fouiller dans un classeur et à rechercher un morceau de papier spécifique.

Il est également plus économique et peu encombrant de conserver des enregistrements électroniques . Vous n'avez pas besoin d'occuper un bien immobilier de valeur avec un énorme classeur dans votre bureau principal. Il n'y a pas non plus de frais d'impression ou de déchiquetage.

De plus, les dossiers électroniques peuvent être plus sûrs que les dossiers papier . Les administrateurs RH peuvent configurer les autorisations d'accès afin que les responsables ne puissent voir que les dossiers des employés de leurs subordonnés directs. Ces autorisations éliminent le risque que les fichiers des employés puissent être vus par quelqu'un qui n'est pas autorisé à les consulter.

D'un point de vue réglementaire , les documents papier et électroniques sont largement équivalents. Votre entreprise peut utiliser un logiciel pour remplir et signer des formulaires entièrement en ligne ou numériser des formulaires papier pour créer des copies numériques. Dans la plupart des cas, une fois que vous avez créé une copie numérique d'un document, vous êtes libre de vous débarrasser de la copie papier originale. Il existe quelques exceptions notables, telles que les images radiographiques, comme l'exige l'Occupational Safety and Health Administration.

Que vous choisissiez de conserver les dossiers papier ou numériques des employés, c'est une bonne idée de conserver des sauvegardes . Pour les dossiers papier, cela signifie stocker des copies de tous vos documents hors site, dans une installation commerciale de stockage de documents, par exemple.

Pour les enregistrements numériques, vous pouvez enregistrer des sauvegardes sur un disque dur ou les stocker dans le cloud à l'aide d'un service tel que Google Drive. De nombreux systèmes de gestion des ressources humaines proposant le stockage de documents, tels que Connecteam, sauvegardent automatiquement les fichiers de vos employés dans le cloud.

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Comment organiser les fichiers des employés : 5 conseils

Maintenant que nous avons répondu à ce qu'est un dossier personnel et que vous savez ce qu'il faut y inclure, nous avons 5 conseils pour organiser électroniquement les dossiers des employés.

Notre premier conseil sur la façon d'organiser les dossiers des ressources humaines concerne la cohérence. Quelle que soit la manière dont vous décidez d'organiser vos fichiers, faites-le dans l'ensemble de votre système RH.

Au niveau des dossiers individuels , utilisez une approche normalisée pour nommer les documents. Par exemple, vous pouvez nommer des documents à l'aide de la formule :

[Nom de l'employé] [Prénom de l'employé] – [Nom du document] – [Année]

Ce schéma de nommage permet de voir facilement à qui appartient un document, de quel document il s'agit et de son ancienneté.

Au niveau des dossiers des employés , vous pouvez appliquer une standardisation similaire. Par exemple, chaque employé peut avoir un dossier avec son nom ou son numéro d'employé. Dans ce dossier, vous pouvez avoir des sous-dossiers intitulés "Onboarding", "Payroll", "Performance Reviews", etc. Ensuite, placez les mêmes types de documents dans chacun de ces sous-dossiers pour chaque employé.

L'utilisation d'une application dédiée pour organiser les documents peut faciliter considérablement la gestion des dossiers des employés. Les systèmes de gestion de documents vous permettent de glisser-déposer des fichiers entre les dossiers, de rechercher des documents par nom ou contenu, et bien plus encore.

Certains systèmes de gestion de documents, comme Connecteam , permettent également aux employés de télécharger eux-mêmes en toute sécurité les documents RH requis dans votre système. Le logiciel utilise des automatisations pour placer le dossier et le formulaire de chaque employé là où il est censé aller, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.

Connecteam propose également un portail en libre-service permettant aux managers et aux employés de consulter des documents. Par exemple, vous pouvez autoriser les responsables à consulter les évaluations des performances des employés et les employés à consulter les fiches de paie. Cela permet à votre équipe RH de se concentrer sur des tâches plus importantes que de répondre constamment aux demandes de documents.

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Une partie importante de l'apprentissage de l'organisation électronique des dossiers des employés consiste à configurer les autorisations d'accès. Les autorisations d'accès déterminent qui dans votre entreprise peut voir quels fichiers d'employés. Ils sont essentiels pour garantir que les données sensibles des employés ne sont visibles que par ceux qui en ont besoin. Les autorisations permettent également d'empêcher les fichiers d'être accidentellement déplacés, modifiés ou supprimés.

Avec une application de gestion de fichiers pour organiser les documents, il devrait être simple d'établir les autorisations d'accès. Un bon point de départ consiste à donner aux gestionnaires l'accès aux fichiers non confidentiels pour leurs subordonnés directs uniquement. Les cadres supérieurs peuvent avoir besoin d'accéder aux fichiers pour les rapports à deux niveaux.

Seuls les administrateurs principaux des ressources humaines et les gestionnaires des avantages sociaux devraient avoir accès aux informations sur les avantages sociaux des employés et à d'autres documents confidentiels. Seuls les membres de l'équipe juridique de votre entreprise doivent avoir accès aux dossiers liés aux litiges en cours.

Une autre astuce pour organiser les dossiers du personnel est d'utiliser des formulaires et des listes de contrôle , comme ceux disponibles avec Connecteam. Ceux-ci garantissent que les employés remplissent tous les documents auxquels ils sont tenus.

Les formulaires et les listes de contrôle sont particulièrement utiles lors de l'intégration et au début de chaque année, lorsque les employés ont de nombreux documents à fournir. Il sera facile pour les employés et les responsables des ressources humaines de voir s'il manque un fichier ou un formulaire important.

L'un des aspects les plus délicats de la gestion des dossiers des employés est de rester au courant des renouvellements de formulaires et des expirations de certification . La question est de savoir comment organiser les dossiers personnels des employés de manière à être sûr que vos formulaires d'employés sont toujours à jour.

Encore une fois, l'utilisation d'un système de gestion de documents peut aider. Lorsqu'un administrateur RH télécharge un document, il peut lui attribuer une date d'expiration. Cela peut être un an à compter du jour où le formulaire est téléchargé, de la date d'expiration d'une certification ou du dernier jour de l'année.

Connecteam, par exemple, vous permet de définir des dates d'expiration par entrée de document ou par type. L'attribution de dates d'expiration par type (par exemple, un an ou 18 mois) vous évite d'avoir à le faire manuellement pour chaque document.

Votre système de gestion de documents vous avertira automatiquement, vous ou l'employé, lorsqu'une date d'expiration approche. Cela garantit que les fichiers et les formulaires sont renouvelés avant leur expiration afin qu'il n'y ait aucun manquement à la conformité.

Résumé

Comprendre comment organiser les dossiers des employés peut faire une énorme différence dans les opérations RH de votre entreprise. Des dossiers d'employés bien organisés permettent aux administrateurs et aux gestionnaires des RH de trouver plus facilement les informations dont ils ont besoin. Ils sont également essentiels pour garantir que votre entreprise reste en conformité avec les lois fiscales et du travail.

La meilleure façon d'organiser les dossiers des employés est par voie électronique, idéalement en utilisant un système de gestion de documents RH dédié comme Connecteam . Vous pouvez créer un système de dénomination de fichiers standardisé, contrôler les autorisations d'accès, rester facilement au courant des expirations de documents, et plus encore.

Gérez facilement les dossiers du personnel des employés avec Connecteam

Connecteam est la solution ultime pour gérer les dossiers du personnel des employés. Notre plate-forme de gestion des ressources humaines dédiée offre un stockage sécurisé des documents, un accès facile et des autorisations avancées pour les informations confidentielles.

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