Comment calculer le coût de la main-d'œuvre : un guide complet

Le coût de la main-d'œuvre peut être l'une des dépenses les plus importantes que vous devrez prendre en compte dans votre budget, selon votre entreprise. De plus, il y a beaucoup de choses à garder à l'esprit lors de la détermination d'un salaire équitable.

Offrir des salaires compétitifs sans renoncer à votre résultat net est un exercice d'équilibre délicat, mais qui est possible.

Peu importe le type d'entreprise que vous dirigez, si vous avez des employés, vous devez les payer pour leur temps. Le processus de détermination du mode de calcul du coût de la main-d'œuvre peut être intimidant, mais cela n'a pas à être effrayant !

C'est là qu'intervient ce guide utile. Découvrez ce qui entre dans le coût de la main-d'œuvre, des instructions étape par étape sur la façon de le calculer et comment vous assurer qu'il ne grignote pas votre budget.

Qu'est-ce que le coût de la main-d'œuvre ?

Le coût de la main-d'œuvre est le montant total payé aux employés sur une période donnée, y compris les salaires, les avantages sociaux et les charges sociales. Toutes les entreprises sont là pour gagner de l'argent, mais vous avez besoin d'employés pour vous aider à y arriver - et vous devez les payer.

Une grande partie de la gestion des employés - que vous travailliez dans les RH ou que vous possédiez votre propre entreprise - consiste à déterminer tout ce qui entre dans le coût annuel de la main-d'œuvre. N'oubliez pas que dans certaines industries, ce sera votre plus grosse dépense.

De plus, les salaires augmentant régulièrement, il est important que vous soyez conscient des avantages que vous devriez offrir à vos employés en plus de leur taux horaire.

Cela va bien au-delà du coût horaire. Vous devez également inclure les éléments suivants dans vos calculs du coût de la main-d'œuvre :

• Impôts
• Avantages
• Au fil du temps
• Coûts de formation/intégration
• Bonus
• Frais généraux de personnel

Examinons de plus près quelques-uns.

Impôts

Les charges sociales sont une pièce du puzzle du coût de la main-d'œuvre. Ces taxes comprennent les frais FICA de 7,65 % qui couvrent respectivement la sécurité sociale et l'assurance-maladie, ainsi que la taxe FUTA moins connue de 6 % qui paie le chômage fédéral.

Vous ne pouvez pas non plus oublier les taxes de chômage de l'État et les taxes de chômage locales.

Il est également important de noter que les charges sociales doivent être ajoutées au salaire brut - c'est ce que les employés gagnent avant les avantages sociaux, les impôts et toute autre retenue sur la paie.

Avantages

Les avantages peuvent inclure une assurance maladie, dentaire, invalidité et vie standard, ainsi que des régimes de retraite, des congés payés (PTO), des vacances et des jours de maladie.

Ces extras sont extrêmement importants lorsqu'il s'agit de faire en sorte que vos employés se sentent valorisés et peuvent aider à augmenter la rétention d'emploi et à réduire le roulement du personnel. Une étude de Pew Research a révélé que 43 % des personnes interrogées ont déclaré avoir quitté un emploi parce qu'il n'offrait pas de bons avantages.

Les plans de retraite sont également quelque chose à considérer. Les régimes de retraite les plus courants offerts par les entreprises basées aux États-Unis sont des régimes financés par les employés, comme un 401 (k).

Quelle est la différence entre les coûts de main-d'œuvre directs et indirects ?

Maintenant que vous savez tout ce qui entre dans le calcul du coût réel de la main-d'œuvre, il est essentiel de comprendre la différence entre les coûts de main-d'œuvre directs et indirects.

Le coût direct de la main-d'œuvre est la rémunération totale que vous versez à vos employés - y compris les avantages et les taxes - et le coût des matériaux dont vous avez besoin pour leur fournir, comme des bureaux, des ordinateurs et tout ce dont ils pourraient avoir besoin pour faire leur travail.

Les coûts de main-d'œuvre indirects sont également appelés « frais généraux ». Ils comprennent l'entretien du matériel dont votre équipe a besoin, les frais de fonctionnement, le loyer et les charges des bureaux et la formation. Les coûts de main-d'œuvre indirects sont souvent spécifiques à l'industrie.

Par exemple, les entreprises qui ont besoin d'une flotte de véhicules nécessitant un entretien auront naturellement plus de frais généraux indirects qu'une entreprise basée dans un bureau.

Vous pouvez facilement calculer les coûts de main-d'œuvre directs en additionnant les salaires, les avantages sociaux et le coût des matériaux dont ils ont besoin. Ensuite, vous devez calculer les coûts indirects associés à votre entreprise.

Suivez les coûts directs et indirects séparément afin de savoir exactement ce qui entre dans vos coûts opérationnels. Et même si le fait de connaître ces informations vous aidera à mieux comprendre combien il en coûte pour rémunérer vos employés, cela vous aidera également à fixer le prix de vos biens et services.

Vous pouvez examiner quels sont vos coûts de main-d'œuvre directs, puis proposer des prix qui vous donnent un avantage concurrentiel sur vos concurrents.

Le calcul des coûts indirects vous aidera à planifier l'avenir, à élaborer une stratégie d'évolution et à vous assurer que vous disposez de suffisamment d'argent de côté dans votre budget pour les coûts d'exploitation.

Notez que le coût moyen de la main-d'œuvre se situe généralement entre 20 et 35 % de vos ventes brutes, selon votre secteur d'activité. En gardant cela à l'esprit, vous serez en mesure de fixer le prix de vos produits et services d'une manière qui correspond à vos objectifs commerciaux.

Guide étape par étape pour calculer le coût de la main-d'œuvre

Maintenant que vous comprenez mieux tout ce qui entre dans le coût de la main-d'œuvre, il est temps d'apprendre à calculer le coût horaire de la main-d'œuvre pour votre entreprise. Il existe plusieurs formules à utiliser pour le comprendre - tout ce dont vous aurez besoin, ce sont des chiffres très spécifiques.

Ci-dessous, vous découvrirez exactement comment calculer le coût de la main-d'œuvre pour un employé spécifique, y compris le coût horaire et les coûts des heures supplémentaires. Pour faciliter la compréhension, appelons-la Patricia.

Elle est graphiste dans une petite entreprise de technologie à New York, et elle fait le taux horaire moyen pour son poste, qui se situe à environ 35 $ de l'heure, bien au-delà du salaire minimum.

Vous commencerez par calculer son salaire brut, ses avantages et ses impôts, ainsi que par déterminer le nombre d'heures qu'elle a réellement travaillées. Ensuite, vous prendrez en compte toutes les autres dépenses afin de pouvoir calculer le coût de la main-d'œuvre pour un an afin de déterminer le véritable coût de la main-d'œuvre pour Patricia.

Étape 1 : calculez les ‌salaires bruts

Le salaire brut peut être calculé en calculant le nombre d'heures travaillées par Patricia et son salaire horaire brut. La formule est très simple.

Les salariés à temps plein doivent travailler 40 heures par semaine pendant 52 semaines par an, soit 2 080 heures de travail par an. Si Patricia gagne 35 $ de l'heure, son salaire annuel brut serait de 72 800 $.

Comme vous pouvez le voir dans cet exemple, il n'est pas étonnant que le coût de la main-d'œuvre soit l'une des dépenses les plus importantes pour les propriétaires d'entreprise en fonction de l'industrie. Bien que vous vouliez bien sûr payer vos employés équitablement, il est important d'être réaliste quant au montant que vous pouvez réellement vous permettre de leur payer.

Dans cet exemple, un seul employé coûte plus de 70 000 $. Si vos ventes brutes annuelles ne sont pas très élevées, vous devrez peut-être repenser votre modèle commercial si vous voulez continuer à bien rémunérer vos employés.

Il est important de noter ici que les salaires bruts n'incluent pas les avantages sociaux, les heures supplémentaires ou les charges sociales. Vous apprendrez à prendre en compte ces dépenses à l'étape 3.

Étape 2 : Déterminer le nombre réel d'heures travaillées

Il peut y avoir 2 080 heures de travail par an pour un employé à temps plein, mais la réalité est que les gens ont besoin de pauses et de vacances et qu'ils tombent parfois malades. Patricia aime son travail, mais cela ne veut pas dire qu'elle veut travailler 40 heures par semaine, les 52 semaines de l'année.

Pour déterminer le nombre réel d'heures travaillées par Patricia, supposons qu'elle ait eu 21 jours de congés payés. S'il y a 8 heures dans une journée de travail, cela signifie qu'elle a eu 168 heures de congé. Utilisez ces nombres dans une nouvelle formule pour calculer le nombre d'heures travaillées par Patricia.

L'utilisation de la formule ci-dessus avec les heures de travail réelles de Patricia signifie qu'elle a travaillé 1 912 heures. Bien qu'elle ne pointait pas son temps, elle a décidé d'utiliser son temps de vacances.

Dans son entreprise, chaque employé bénéficie des 14 jours de congé standard dans le cadre de sa politique de vacances. Elle a utilisé sept de ses jours de prise de force pour pouvoir prendre trois semaines de vacances complètes.

Pour rappel, les employeurs ne sont pas tenus d'offrir le PTO dans le cadre de leur ensemble d'avantages sociaux. Cela dit, il est attrayant pour les employés potentiels et un solide programme de prise de force peut encourager les membres de l'équipe à rester sur le long terme. C'est quelque chose à garder à l'esprit !

Étape 3 : Tenez compte des éventuelles dépenses supplémentaires

Il est temps de prendre en compte toutes ces autres dépenses qui ont été évoquées ci-dessus. Les avantages doivent être ajoutés au salaire brut afin de calculer le coût total de la main-d'œuvre pour un employé donné. Vous ajouterez ces coûts dans une autre formule pour obtenir ce chiffre final.

Alors, quels types d'avantages Patricia bénéficie-t-elle en tant que graphiste dans une entreprise de technologie ?

• Assurance santé
• Assurance-vie
• L'assurance invalidité
• Un régime de retraite financé par les employés avec contrepartie de l'employeur
• Déjeuner libre à la cafétéria de l'entreprise
• Un ordinateur portable et une tablette
• Opportunités trimestrielles de formation continue

Pour vous donner une meilleure idée de la mesure dans laquelle de tels avantages peuvent affecter les salaires horaires, le Département du travail des États-Unis a publié une étude en 2021 qui a montré que le travailleur moyen du secteur privé gagnait 38,07 $ de l'heure.

Le salaire horaire moyen s'élevait à 26,86 $, soit 70,5 % du total. Les 11,22 $ restants sont allés aux prestations.

Le coût des prestations n'est pas la seule dépense à garder à l'esprit. Vous devez également inclure les heures supplémentaires et les primes pour déterminer le véritable coût de la main-d'œuvre.

Qualtrics a publié une étude qui a révélé que 57 % des employés souhaitent effectuer des quarts de travail supplémentaires pour lutter contre l'inflation. Cela signifie qu'il devient plus important que jamais de l'inclure dans votre formule du coût total de la main-d'œuvre.

Disons que Patricia a travaillé quelques semaines de 50 heures au cours de l'année. Les heures supplémentaires sont souvent plus élevées que le salaire horaire standard - certaines entreprises offrent du temps et demi, tandis que d'autres offrent le double.

N'oubliez pas que les week-ends et les jours fériés sont également souvent soumis à des salaires plus élevés.

Patricia l'a vraiment fait sortir du parc sur quelques projets au cours de l'année, et elle a donc reçu une prime pour ses efforts. Vous devez ajouter ses heures supplémentaires ainsi que sa prime dans vos calculs pour déterminer le coût total de la main-d'œuvre.

Enfin, n'oubliez pas ces charges sociales toujours importantes ! Le FICA provient directement du salaire hebdomadaire de Patricia, et l'entreprise de technologie est tenue de payer le FUCA. Et, parce qu'ils sont situés à New York, ils doivent également payer les cotisations de chômage de l'État à New York.

Bien que tous ces avantages puissent sembler excessifs, vos employés vous apprécieront beaucoup plus si vous les leur offrez. Le fait est qu'un employé heureux est un employé plus productif, et un employé productif est inestimable.

Étape 4 : Calculer le coût total de la main-d'œuvre par an

Vous connaissez le salaire brut de Patricia, les heures réelles qu'elle a travaillées et toutes les autres dépenses qui entrent dans sa paie. Il est maintenant temps de déterminer son coût de main-d'œuvre total par an avec une autre formule.

La formule du coût total de la main-d'œuvre est assez simple. Examinons combien Patricia coûte à son entreprise par an, sur la base de son salaire brut et d'autres dépenses.

Si vous vous souvenez, elle a totalisé 2 080 heures au cours de l'année et elle gagne 35 $ de l'heure, ce qui signifie qu'elle a gagné 72 800 $. Elle a pris des vacances ainsi que la prise de force, mais elle a été payée pour ces heures.

Maintenant, décomposons ces dépenses et ajoutons quelques chiffres réels pour vous aider à comprendre.

• Sécurité sociale : 6,2 % de 72 800 $ = 4 513,60 $
• Assurance-maladie : 1,45 % de 72 800 $ = 1 055,60 $
• Impôt sur le chômage de l'État de New York : 4,1 % sur les premiers 7 000 $ = 287 $
• Taxe FUTA : 0,6 % des premiers 7 000 $ = 42 $
• Assurance maladie : 4 000 $
• Heures supplémentaires : 1 000 $
• Autres avantages : 1 500 $

Sur la base de ces chiffres, les dépenses supplémentaires que vous devez ajouter au salaire de base de Patricia de 72 800 $ s'élèvent à 8 402,20 $. Le coût réel de la main-d'œuvre pour garder Patricia dans l'équipe de l'entreprise de technologie est de 81 202,20 $.

La formule du coût total de la main-d'œuvre est très facile à utiliser tant que vous avez accès à tous les chiffres dont vous avez besoin. Encore une fois, consultez le service des finances ou parlez à votre aide-comptable ou comptable si vous avez des questions ou si vous commencez à vous sentir perdu. Ils sont là pour ça !

Qu'en est-il du pourcentage du coût du travail ?

Pendant que nous parlons du coût de la main-d'œuvre, vous devez également connaître le pourcentage du coût de la main-d'œuvre de votre entreprise.

Le savoir vous permettra d'approfondir encore le coût de la main-d'œuvre pour votre entreprise. Cela vous aidera à déterminer si le coût de la main-d'œuvre est trop élevé, ce qui peut avoir une incidence négative sur vos bénéfices.

Le pourcentage du coût de la main-d'œuvre compare vos coûts de main-d'œuvre à vos ventes brutes et connaître ces chiffres est essentiel pour votre budget, votre croissance et votre planification.

Pour calculer le vôtre, vous devez d'abord connaître votre revenu brut annuel. Vous devriez être en mesure de trouver cette information sur la feuille de revenus de votre entreprise que vous pouvez récupérer auprès d'une personne du service des finances.

Ensuite, déterminez les coûts de main-d'œuvre totaux de votre entreprise (comme indiqué dans les instructions détaillées ci-dessus) et utilisez cette formule utile pour calculer votre pourcentage de coût de main-d'œuvre :

(Coût total de la main-d'œuvre / Ventes brutes) x 100 = Pourcentage du coût de la main-d'œuvre

Ce pourcentage varie généralement en fonction du secteur dans lequel vous vous trouvez. Si vous vendez un produit, le vôtre se situera probablement dans les 25 à 30 % mentionnés ci-dessus. Les coûts de main-d'œuvre des restaurants sont généralement un peu plus élevés car il s'agit d'une entreprise basée sur les services.

Le type de travail que vous faites ainsi que ce que vous offrez pour un salaire horaire affectera directement votre pourcentage de coût de main-d'œuvre. La formule ci-dessus peut être utilisée pour déterminer votre pourcentage de coût de main-d'œuvre annuel.

Vous pouvez également envisager d'autres périodes telles que des semaines, des mois ou des trimestres au lieu d'années, surtout si vous avez récemment enregistré des bénéfices bruts plus élevés ou si vous avez augmenté les salaires de vos employés.

Vous pouvez utiliser la même formule, mais vous devrez consulter les rapports de ventes intermédiaires de votre entreprise pour obtenir les bons chiffres à y intégrer.

Bien que vous puissiez être tenté de réduire les coûts partout où vous le pouvez, si vous n'êtes pas satisfait de votre pourcentage de coût de la main-d'œuvre, il est important de faire preuve de prudence. Si vous réduisez vos salaires ou traitements horaires, vous courez le risque de perdre des employés essentiels ou un travail de mauvaise qualité.

C'est un exercice d'équilibre que vous devez maîtriser si vous voulez que votre entreprise réussisse et que les membres de votre équipe soient heureux.

Calculez le coût de la main-d'œuvre aujourd'hui

Vous savez maintenant comment calculer le coût de la main-d'œuvre pour votre entreprise. Comme vous l'avez découvert, le coût de la main-d'œuvre va au-delà des salaires horaires et prend en compte de nombreux autres facteurs, tels que les avantages sociaux, les impôts et d'autres dépenses essentielles.

Lorsque vous utilisez des données pour calculer combien il vous en coûte pour payer vos employés, vous serez mieux placé pour offrir une rémunération équitable et compétitive sans impact négatif sur vos résultats.

Les professionnels des RH peuvent être chargés de calculer les coûts de main-d'œuvre dans le cadre de leur MO - utilisez les formules ci-dessus pour le faire et vous ne pouvez pas vous tromper !

Connaître le coût de la main-d'œuvre est la clé d'une bonne gestion des employés. Maîtrisez les coûts de main-d'œuvre de votre entreprise grâce à l'outil de suivi du temps et de création de feuilles de temps le plus avancé du marché.

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