Comment calculer les heures de paie et différents outils à utiliser

Le calcul de la masse salariale de vos employés horaires commence par le suivi du nombre d'heures travaillées. Vous pouvez suivre les heures manuellement, mais les feuilles de temps manuscrites et les horloges manuelles sont sujettes à des erreurs humaines qui peuvent être coûteuses.

Heureusement, il existe maintenant de nombreuses plates-formes d'horodateurs numériques qui peuvent vous aider à suivre le temps et à calculer avec précision les heures de paie. Dans ce guide, nous expliquons comment calculer les heures de paie et mettons en évidence 3 des meilleures applications de suivi du temps que votre entreprise peut utiliser aujourd'hui.

Différentes méthodes de suivi des heures travaillées

Afin de calculer le nombre d'heures travaillées par un employé, vous devez d'abord suivre ses heures tout au long de la semaine. Il existe plusieurs approches différentes que vous pouvez adopter.

Fiches de pointage manuscrites

Les fiches de pointage manuscrites sont le moyen le plus simple de garder une trace du temps, mais aussi le plus sujet aux erreurs. Avec les fiches de pointage manuscrites, il appartient aux employés ou aux gestionnaires d'écrire simplement les heures qu'ils travaillent chaque jour sur un morceau de papier.

Cette méthode est problématique car il est facile pour les employés d'oublier d'écrire leurs heures . S'ils oublient, il est difficile de revenir en arrière et de remplir de mémoire les heures d'arrivée et de départ.

Même si vos employés enregistrent leurs heures avec une précision de 100 %, les fiches de pointage manuscrites posent toujours des problèmes. Vous devrez compter manuellement les heures de chaque employé, ce qui peut entraîner des erreurs lors du calcul des heures pour la paie.

Vous devrez également conserver ces fiches de pointage physiques pendant au moins 3 ans pour vous conformer aux réglementations fiscales fédérales. Cela prend de l'espace dans votre bureau qui pourrait être mieux utilisé.

Horloges manuelles

Les horloges manuelles utilisent des cartes perforées, des cartes magnétiques ou des lectures biométriques (telles que des lectures d'empreintes digitales) pour pointer les employés au travail. Ces horodateurs sont généralement situés dans une zone centrale où les employés doivent passer à côté d'eux, ce qui rend plus difficile pour les employés d'oublier de suivre leurs heures.

Avantages

L'un des avantages des horodateurs manuels est que les employés doivent être physiquement présents à l'horodateur pour pointer à l'arrivée ou au départ. Cela peut aider à réduire le vol de temps, qui se produit lorsqu'un employé marque du temps supplémentaire avant d'arriver au travail ou après son départ.

Désavantages

Un inconvénient majeur des horodateurs manuels est qu'ils ne fonctionnent pas bien pour les employés qui passent la plupart de leur temps sur le terrain . Si un employé ne vient pas au bureau ou dans un lieu de travail central, il se peut qu'il n'ait aucun moyen de pointer son arrivée ou son départ.

Un autre inconvénient des horodateurs manuels est qu'ils produisent généralement des cartes de pointage papier. Comme les fiches de pointage manuscrites, celles-ci vous obligent à additionner manuellement les heures des employés et doivent être stockées dans votre bureau.

Feuilles de calcul

Une feuille de calcul offre une alternative numérique de base aux fiches de pointage physiques. Vous pouvez créer des feuilles de calcul à l'aide de plates-formes telles que Microsoft Excel ou Google Sheets.

Avantages

Passer au numérique présente de nombreux avantages. Tout d'abord, il est facile d'accéder aux cartes de pointage numériques à partir de votre ordinateur ou de votre appareil mobile. Il n'y a aucun risque qu'une carte de pointage numérique soit perdue dans le mélange de la paperasse.

Vous et vos employés pouvez également partager l'accès à une carte de pointage numérique, permettant à votre équipe de laisser des notes ou des commentaires les uns pour les autres.

De plus, les feuilles de calcul permettent également aux employés de suivre des informations autres que leurs heures d'arrivée et de départ. Par exemple, ils pourraient fournir des notes sur la tâche sur laquelle ils travaillaient. Cela peut être très utile pour comprendre la productivité de vos employés et le temps qu'il faut pour terminer un projet particulier.

Un autre avantage du suivi numérique du temps est que vous pouvez ajouter des heures automatiquement . La plupart des logiciels de tableur offrent une fonction de somme qui aide à éliminer les erreurs lors du calcul des heures de paie.
Enfin, les feuilles de temps numériques sont faciles à stocker . Ils peuvent résider sur un disque dur ou dans le stockage cloud de votre entreprise au lieu d'occuper un espace précieux dans votre bureau. Cela est également avantageux pour la conformité aux exigences de tenue de registres, car il y a moins de risques de perte de feuilles de temps numériques par rapport aux feuilles de temps physiques.

Désavantages

Bien que les feuilles de calcul offrent des avantages majeurs par rapport aux horodateurs manuels et aux notes manuscrites, elles présentent toujours des inconvénients.  

Premièrement, il est facile de mal saisir les informations de temps dans une feuille de calcul, ce qui peut entraîner des erreurs dans la paie.

Les employés doivent également se rappeler de saisir leurs heures manuellement, tout comme avec les feuilles de temps manuscrites.

Il n'y a pas non plus de moyen intégré de vérifier les heures qu'un employé entre dans une feuille de calcul de suivi du temps. Cela peut augmenter les cas de vol de temps dans votre entreprise, ce qui vous coûtera de l'argent.

Logiciel d'horodateur numérique

Le logiciel de pointage numérique est la meilleure solution pour suivre le temps des employés et calculer les heures pour la paie.

Avantages

Ce logiciel offre tous les avantages du suivi du temps numérique, ainsi que certaines des principales lacunes des feuilles de calcul.

Les applications de suivi du temps peuvent démarrer et arrêter automatiquement le suivi du temps en fonction de ce que fait un employé. Par exemple, une application de suivi du temps peut commencer à suivre le temps lorsqu'un employé ouvre son e-mail. Certaines options, comme Connecteam, enverront également des rappels aux employés pour qu'ils démarrent leur horloge lorsqu'ils arrivent sur un chantier.

Un autre avantage du logiciel d'horloge numérique est qu'il comprend généralement des fonctionnalités pour empêcher le vol de temps. Les employés peuvent être tenus de prendre un selfie, par exemple, ce qui empêche quelqu'un d'autre de pointer en leur nom.

Vous pouvez également déployer un logiciel de pointage sur un kiosque central , auquel les employés doivent être physiquement présents pour pointer à l'arrivée ou au départ. Cela reproduit l'un des principaux avantages des horloges manuelles.

De plus, de nombreuses applications de pointage calculent automatiquement les heures de paie , ce qui vous évite d'avoir à additionner les heures des employés.

Ils peuvent également s'intégrer directement à votre logiciel de paie. Ainsi, vous pouvez exécuter la paie en quelques clics au lieu de passer une journée entière à compter des heures et à revérifier vos calculs.

Comment calculer les heures de paie

Une fois que vous avez la feuille de temps d'un employé, vous pouvez calculer le nombre total d'heures travaillées pour la paie. La façon dont vous procédez dépend du fait que vous suiviez le temps manuellement ou que vous utilisiez un logiciel de suivi du temps.

Méthode 1 : Calculer les heures travaillées manuellement

Si vous suivez le temps avec des feuilles de temps physiques ou une feuille de calcul, vous devrez calculer manuellement les heures travaillées.

Commencez par convertir toutes les heures du format am/pm au format 24 heures . Par exemple, 15h00 devient 15h00. Il est ainsi beaucoup plus simple de soustraire l'heure de début d'un employé de son heure de fin.

Ensuite, convertissez les minutes au format décimal . Vous pouvez le faire en divisant les minutes de chaque entrée de temps par 60. Par exemple, 14h15 deviendrait 14,25 (15/60 équivaut à 0,25).

Vous pouvez maintenant soustraire l'heure de début de l'employé de son heure de fin . Si un employé a commencé à travailler à 9 h 05 et a terminé à 17 h 15, cela devient 17,25 - 9,08 = 8,17 heures travaillées.

Enfin, n'oubliez pas de soustraire les pauses prises par l'employé pendant la journée. S'ils prenaient une pause déjeuner de 45 minutes, par exemple, vous calculeriez 8,17 - 0,75 = 7,42 heures travaillées.

Méthode 2 : Calculer le temps travaillé avec un calculateur de paie

Au lieu de calculer les heures à la main, vous pouvez utiliser un calculateur de paie gratuit .

Ce calculateur de carte de pointage vous permet de saisir l'heure de début et de fin d'un employé chaque jour et calcule automatiquement ses heures quotidiennes. Vous pouvez calculer des heures pour 1 ou 2 semaines à la fois.

Si vous saisissez le taux de rémunération et le seuil d'heures supplémentaires d'un employé, le calculateur déterminera également son salaire pour la période de paie. Vous pouvez imprimer la feuille de temps ou la télécharger et la transférer dans votre logiciel de paie.

Méthode 3 : Calculer les heures travaillées automatiquement

Si vous suivez le temps à l'aide d'une application de pointage, votre logiciel calculera automatiquement les heures travaillées . Il gère tous les calculs ci-dessus dans les coulisses et affiche les heures travaillées chaque jour.

Heureusement, de nombreuses applications de pointage mettent également en évidence les incohérences dans la carte de pointage d'un employé. Par exemple, si un employé n'a saisi aucune heure au cours d'une journée, le logiciel peut le signaler pour que vous l'examiniez. Cela vous donne l'occasion de demander à l'employé s'il a oublié d'activer son horodateur ou de repérer d'autres problèmes avant d'exécuter la paie.

Utiliser les heures travaillées pour calculer le salaire brut

Une fois que vous connaissez le nombre total d'heures travaillées par un employé dans une semaine, vous pouvez calculer son salaire brut.

Si un employé a travaillé 40 heures ou moins , multipliez simplement ses heures hebdomadaires par son taux de salaire de base pour déterminer son salaire brut.

Si un employé a travaillé plus de 40 heures par semaine , vous devez lui payer des heures supplémentaires. Voici comment procéder :

1. Multipliez le taux de salaire de base de l'employé par 40, puis notez ce nombre.
2. Multipliez le nombre d'heures supplémentaires effectuées par un employé par son taux de salaire de base, puis par 1,5 pour calculer sa rémunération des heures supplémentaires.
3. Additionnez le premier chiffre et la rémunération des heures supplémentaires pour déterminer le salaire brut de l'employé.

À titre d'exemple, disons qu'un employé a travaillé 46 heures à un taux de salaire de base de 10 $ l'heure. Vous calculeriez : (40 x 10 $) + (6 x 10 $ x 1,5) = 490 $.

Meilleur logiciel pour suivre les heures des employés

Le logiciel de pointage numérique est la meilleure solution pour suivre les heures des employés et calculer les heures pour la paie.

Examinons de plus près 3 des principales plates-formes de pointage que votre entreprise peut utiliser aujourd'hui.

Connecteam est une solution de gestion du travail tout-en-un avec une horloge numérique intégrée et des tonnes de fonctionnalités pour vous aider à suivre les heures, gérer la paie et rationaliser votre entreprise.

L'horloge est automatique et précise à la seconde près . Mais si les employés oublient de pointer à l'arrivée ou au départ, ils peuvent également ajouter manuellement des entrées de temps.

Notre plateforme est disponible sur le Web et pour les appareils mobiles, afin que les employés puissent facilement suivre leurs heures au bureau ou en déplacement.

Connecteam propose également une borne horaire centralisée . Vous pouvez configurer Connecteam sur une tablette ou un smartphone partagé et obliger les employés à pointer leurs arrivées et leurs départs sur cet appareil central.

Pour réduire le vol de temps, vous pouvez également demander aux employés de prendre un selfie lorsqu'ils pointent.

De plus, vous pouvez configurer des barrières géographiques autour de votre bureau ou de votre chantier. (Il n'y a pas de limite au nombre de zones géographiques que vous pouvez créer.) Connecteam utilise le suivi de localisation GPS pour s'assurer que les employés ne peuvent pointer que depuis l'intérieur de la zone géographiquement protégée. Les employés recevront un rappel pour pointer lorsqu'ils arriveront sur un chantier.

La fonction de localisation GPS est également utile pour vérifier les emplacements des employés en temps réel.

De plus, si les employés sont sur le point d'effectuer des heures supplémentaires, vous recevrez une alerte. Cela peut vous aider à réduire les heures supplémentaires inutiles et à économiser de l'argent sur la masse salariale.

En parlant de cela, Connecteam facilite le calcul des heures pour la paie. Notre logiciel calcule automatiquement les temps de pause, les absences, les heures supplémentaires et les congés payés et génère des feuilles de temps numériques automatisées en quelques secondes. Il signale également les entrées de temps erronées et permet aux gestionnaires d'approuver ou de rejeter les feuilles de temps à partir de n'importe quel appareil.

Une fois que vous êtes prêt à exécuter la paie, vous pouvez exporter vos feuilles de temps en quelques clics. Connecteam propose des intégrations directes avec QuickBooks Online et Gusto pour une paie encore plus rapide.

Toutes les données temporelles collectées par Connecteam sont consultables via des rapports automatisés et un tableau de bord centralisé. Il assure même le suivi des soldes de congés des employés, ce qui facilite la gestion des demandes de prise de force de vos employés.

Connecteam est entièrement gratuit pour les entreprises comptant jusqu'à 10 employés . Pour les grandes entreprises, les prix commencent à seulement 29 $ par mois pour un maximum de 30 employés.

Essayez Connecteam gratuitement pendant 14 jours pour voir comment il peut vous aider à suivre les heures et à gérer facilement la paie.

Timely est un logiciel de suivi du temps basé sur l'IA qui capture automatiquement le temps que les employés passent dans différentes applications de productivité. Il apprend quel travail est associé à quel projet, devenant plus précis au fur et à mesure que les employés utilisent la plateforme.

Les employés peuvent marquer les entrées de temps créées par Timely comme des heures facturables ou non facturables. Ceci est utile pour créer des factures client puisque les responsables peuvent afficher un rapport de toutes les heures facturables consacrées à un projet. Les responsables peuvent également utiliser ces données pour surveiller la productivité et voir quels projets pourraient bénéficier de plus de main-d'œuvre.

Timely peut créer des feuilles de temps automatiquement, mais il n'a pas de système d'approbation intégré. Les employés doivent envoyer manuellement leurs feuilles de temps aux responsables, et toute question concernant les entrées de temps doit être résolue en dehors de Timely.

Timely commence à 9 $ par utilisateur et par mois.

Harvest est un logiciel de suivi du temps conçu pour les indépendants et les petites équipes. Il permet aux utilisateurs de suivre l'heure sur le Web, ou sur les ordinateurs de bureau ou les appareils mobiles. Les utilisateurs peuvent également créer des rappels personnalisés pour s'assurer qu'ils n'oublient jamais de démarrer et d'arrêter le suivi du temps.

Harvest permet aux utilisateurs d'organiser les entrées de temps dans des projets et de marquer les heures comme facturables ou non facturables. Le logiciel peut créer automatiquement des factures client et s'intègre à PayPal et Stripe pour permettre aux clients de payer en ligne. Harvest s'intègre également à QuickBooks Online et Xero.

Notamment, Harvest ne génère pas de feuilles de temps pour les employés. Il prend en charge des rapports personnalisables qui incluent le nombre total d'heures des employés, mais les responsables devront saisir manuellement ces heures dans leur logiciel de paie.

Harvest est gratuit pour un utilisateur individuel avec jusqu'à 2 projets. Harvest pour les équipes commence à 10,80 $ par utilisateur et par mois.

Conclusion

Le suivi précis du temps que les employés passent à travailler est essentiel pour calculer les heures de paie. Bien que vous puissiez suivre le temps et additionner les heures des employés manuellement, le logiciel de pointage numérique est une approche supérieure qui permet de gagner du temps et d'éliminer les erreurs coûteuses.

La meilleure application d'horloge numérique aujourd'hui est Connecteam. Il offre une horloge mobile, un kiosque central, des alertes pour les employés sur le terrain, un tableau de bord de reporting centralisé pour les managers, et bien plus encore. C'est une solution complète pour tous vos besoins de gestion du travail.

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FAQ

Comment calculer les heures travaillées dans Excel ?

Si vous avez l'heure d'arrivée et l'heure de départ d'un employé dans Excel, vous pouvez simplement soustraire l'heure d'arrivée de l'heure de sortie. Pour que le calcul soit précis, les entrées de temps doivent être formatées sous forme de données de temps dans Excel, et non sous forme de texte ou de nombres.

Quelle est la meilleure façon de calculer les heures de paie?

La meilleure façon de calculer les heures de paie est d' utiliser un logiciel de suivi du temps numérique , également connu sous le nom d'applications de pointage. Ces outils vous aident à suivre avec précision les heures des employés et peuvent générer automatiquement des feuilles de temps pour la paie.

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