Comment estimer le temps d'exécution pour la gestion de projet

La planification et l'estimation sont essentielles à la réalisation d'un projet. Vous devez savoir combien de temps un projet prendra afin de pouvoir fixer des délais réalistes, gérer les ressources, établir un budget approprié et définir les attentes des employés et des parties prenantes.

Sans une bonne planification, des projets qui auraient dû prendre quelques semaines peuvent finir par traîner en longueur pendant des mois. Ce manque de productivité peut vous faire dépasser votre budget, coûter de l'argent à votre entreprise en coûts de main-d'œuvre excédentaires et mécontenter vos clients.

Une technique populaire que les chefs de projet utilisent pour planifier et estimer efficacement est la projection du temps estimé pour terminer (ETC). Dans ce guide, nous passons en revue exactement ce qu'est l'ETC, l'importance d'une bonne estimation du temps, comment estimer correctement le temps, et plus encore.

Quel est le temps estimé pour terminer ?

L'ETC consiste à estimer le temps total nécessaire à la réalisation d'un projet . C'est plus précis que de simples suppositions et vous donne plus de confiance lorsqu'il s'agit d'affecter du personnel, d'établir un budget et d'allouer des ressources. Il vous aide également à planifier les tâches que vous devez accomplir et garantit que chacun sait combien de temps il lui reste à travailler.

L'ETC doit être calculé le plus tôt possible dans le cycle de vie du projet pour obtenir une estimation précise du temps nécessaire pour le terminer.

L'importance d'une bonne estimation du temps

Tout d'abord, obtenir des estimations de temps appropriées peut aider votre équipe à éviter les retards et à livrer les projets achevés à temps .

Vous devez être en mesure de respecter les délais de manière cohérente afin d'établir une relation de confiance avec vos clients afin qu'ils demandent vos services encore et encore. ETC peut aider votre équipe à gérer son temps efficacement afin que toutes les tâches satisfassent ou dépassent les attentes des clients .

Une estimation précise du temps peut également vous aider à vous assurer que vous disposez des fonds nécessaires pour mener à bien chaque projet et disposer des bons employés lorsque vous en avez besoin.

De plus, ETC peut aider les chefs de projet à créer des calendriers détaillés. Ces horaires mettront en évidence ce qu'une personne ou une équipe est responsable de faire, ainsi que les échéances du projet en fonction de vos projections.

Savoir combien de temps quelque chose devrait prendre et quels employés sont responsables de ses tâches vous aide à gérer votre équipe plus efficacement.

Il y a aussi des conséquences négatives à faire de mauvaises estimations de temps . Vous courez le risque de faire dérailler les délais de votre projet, de repousser les délais et de surmener vos employés. De plus, terminer un projet plus tard que prévu peut décevoir les clients et nuire à votre réputation.

Ne pas estimer le bon ETC peut également conduire à un budget insuffisant si un projet prend trop de temps, vous coûte de l'argent et même à vos clients. Dans certains cas, les projets peuvent carrément échouer en raison de mauvaises estimations de temps.

Conseils pour estimer correctement le temps

Une mauvaise estimation du temps peut être coûteuse et dangereuse, alors voici quelques conseils pour vous assurer que vous estimez le temps correctement.

Soyez conscient de tout ce dont vous avez besoin pour mener à bien un projet

Sans une liste complète des tâches, des réunions et d'autres exigences pour mener à bien un projet, il vous sera difficile d'estimer le temps de réalisation.

Tout ce qui est essentiel à la réussite d'un projet doit être enregistré et comptabilisé. Les éléments manquants peuvent facilement ajouter des jours ou des semaines à votre estimation, ce qui peut perturber votre calendrier. Assurez-vous de répertorier les éléments d'action et les exigences du projet dans l'ordre approprié, soit par ordre chronologique, soit par priorité, soit les deux.

Vous pourriez envisager d'utiliser une technique telle qu'une structure de répartition du travail pour décomposer des projets plus importants et avoir une idée claire de tout ce qui doit être fait.

N'oubliez pas non plus de prendre en compte le temps qu'il faudra pour effectuer les tests préalables au projet, communiquer avec les employés et les clients et modifier les projets lors de l'estimation du temps de réalisation.

Examiner les données des projets antérieurs

L'utilisation de données historiques de projets antérieurs peut vous aider à affiner vos estimations actuelles. Passez en revue vos calendriers et tâches de projet passés pour avoir une idée du temps qu'ils ont pris, puis utilisez ces informations pour guider vos projections ETC.

Assurez-vous d'examiner des projets similaires pour vous assurer que les informations que vous analysez sont pertinentes et utiles.

Dans certains cas, vous pourrez peut-être consulter les données historiques d'autres entreprises qui ont réalisé des projets similaires. Cependant, y accéder peut être difficile et coûteux dans certains cas.

Assurez-vous de suivre le temps de travail des employés afin de voir exactement combien de temps ont pris des tâches et des projets spécifiques. Cela vous aidera à garder une trace de votre projet actuel et facilitera également les estimations futures.

Impliquez votre équipe dans les estimations

Faites un effort pour impliquer les membres de l'équipe dans les estimations que vous créez. Consulter d'autres personnes peut vous aider à vous assurer que vos estimations sont raisonnables et reflètent avec précision le temps nécessaire à votre équipe pour terminer les projets.

De plus, l'implication de votre équipe peut contribuer à améliorer la satisfaction des employés . Demander leur avis permet aux employés de se sentir valorisés et capables, ce qui les rend plus engagés. De plus, ils seront plus motivés à travailler dur et à respecter le calendrier d'un projet s'ils ont aidé à le créer.

Aussi, n'hésitez pas à vous rapprocher d'experts ou de spécialistes ayant travaillé sur des projets similaires. Un nouveau regard peut faire des merveilles. Les personnes ayant une expérience et des connaissances spécialisées peuvent vous donner une meilleure idée de la durée d'un projet et peuvent vous fournir des informations supplémentaires sur la gestion de projet efficace.

Soyez conscient des risques

Dans vos efforts pour créer une estimation précise du temps, vous devez être conscient des risques. Les risques peuvent entraîner des problèmes tels que des retards et des problèmes budgétaires qui peuvent interrompre brutalement les projets.

Les risques peuvent être internes, comme ne pas avoir le financement dont vous avez besoin pour un projet ou avoir des travailleurs qui quittent de manière inattendue. Les risques externes, tels que les intempéries qui vous empêchent d'accéder à un chantier, peuvent également faire dérailler un projet.

En tenant compte des risques potentiels et en mettant en place un plan d'urgence, vous pouvez limiter les retards au minimum et éviter qu'un seul problème ne conduise à l'échec du projet.

Travailler dans une certaine flexibilité

Lors de la création de plans de projet et de la détermination du calendrier, il est important de prévoir du temps supplémentaire au cas où vous en auriez besoin. Par exemple, prévoyez du temps supplémentaire pour relever des défis tels que les pénuries de main-d'œuvre, les pannes d'équipement, les pannes de courant, les intempéries et même l'indisponibilité de certaines ressources.

Les plans avec des délais d'exécution serrés qui ne permettent pas de flexibilité peuvent s'effondrer lorsqu'un seul problème survient. Il vaut mieux prévenir que guérir, et l'ajout d'un peu de temps d'urgence peut être une bouée de sauvetage.

Gardez également un œil sur le temps que vous passez sur d'autres choses lorsque vous travaillez sur des projets. Aucune équipe n'est efficace à 100 % tout le temps, et vous devez planifier cela. Même lorsque vous et votre équipe travaillez sur les projets les plus importants, vous êtes tenus de discuter les uns avec les autres, de poser et de répondre à des questions, de prendre quelque chose à manger ou à boire, ou d'être distraits.

Éviter complètement la perte de temps est tout simplement irréaliste, il est donc préférable de l'intégrer à votre estimation totale.

Vérifiez toujours votre calendrier après l'achèvement du projet

Lorsqu'un projet est terminé, examinez son calendrier en détail. Cela peut vous donner un aperçu clair de la durée réelle du projet par rapport à votre estimation. Vous pouvez facilement identifier les différences entre l'estimation et le résultat et prendre des décisions sur la façon de les traiter dans votre prochain projet.

De plus, vous devez vous efforcer de suivre les progrès tout au long de chaque projet. Vous pouvez ajuster votre calendrier à la volée si des problèmes surviennent.

Le suivi garantit également que vous êtes toujours au courant de l'avancement d'un projet. L'accès aux bons outils de gestion des tâches (examen des meilleures applications de gestion des tâches) - tels que les listes de contrôle, l'attribution des tâches en cours et les notifications de tâches envoyées directement aux appareils des employés - peut faciliter cette tâche.

En suivant les progrès, vous pouvez comparer la façon dont les choses se passent réellement avec la façon dont vous avez estimé qu'elles se dérouleraient pour rendre les estimations futures plus précises. Plus vous investissez dans l'analyse et la compréhension de vos projets, plus vos estimations seront précises à l'avenir.

Les meilleures méthodes pour estimer le temps

Une fois que vous avez les informations nécessaires et que vous êtes conscient de tout ce qu'implique un projet, vous pouvez commencer à faire vos estimations. Vous ne savez pas comment estimer le temps d'un projet ? Voici quelques-unes des méthodes les meilleures et les plus populaires que vous pouvez suivre.

Estimation ascendante

La méthode d'estimation ascendante consiste à analyser les tâches individuellement et à déterminer le temps que chacune est susceptible de prendre. Ensuite, vous additionnez simplement le temps des tâches individuelles, et il vous reste l'estimation totale pour l'ensemble du projet.

Cela peut être un moyen très précis d'estimer les heures pour les projets, car cela vous oblige à examiner d'abord chaque tâche spécifique, puis le projet dans son ensemble.

Cette méthode nécessite souvent plus de temps et d'efforts, mais elle aide finalement à éliminer le stress lié à l'estimation du temps en décomposant un grand projet en tâches individuelles plus gérables.

Estimation descendante

L'estimation descendante est l'opposé de l'estimation ascendante. Cela implique de déterminer le temps dont vous disposez pour travailler sur un projet, puis de répartir ce temps entre ses tâches.

Vous pouvez envisager d'utiliser des données historiques pour avoir une idée de la durée de l'ensemble du projet et faire vos estimations à partir de là. Ou vous pouvez simplement estimer le temps nécessaire pour terminer en fonction des spécifications d'un client.

Dans l'ensemble, l'estimation descendante peut être une approche plus rapide et plus simple, car vous vous concentrez davantage sur le projet dans son ensemble et non sur chaque tâche en détail.

Estimation en trois points

Comme son nom l'indique, la méthode d'estimation en trois points consiste à faire trois estimations sur le temps du projet : le meilleur scénario, le pire scénario et le scénario le plus probable.

L'estimation du meilleur scénario est que tout se déroule comme prévu sans aucun problème, et l'estimation du pire cas est que tout ce qui pourrait mal tourner se passe mal. L'estimation la plus probable est celle qui ne représente que quelques ratés en cours de route.

L'estimation en trois points est souvent le moyen le plus sûr d'estimer le calendrier, car elle permet de s'assurer que vous êtes prêt, quelle que soit l'évolution d'un projet. Cela étant dit, cela demande beaucoup d'efforts. De nombreux chefs de projet finiront par utiliser la moyenne des trois scénarios pour arriver à une estimation réelle.

Estimation paramétrique

Cette méthode consiste à déterminer le temps requis pour une seule tâche, puis à multiplier ce temps par le nombre de tâches similaires impliquées dans le projet. De nombreuses tâches d'un projet sont similaires, et cette méthode vous permet de faire des estimations précises sans avoir à analyser chacune d'entre elles.

Étant donné que l'estimation paramétrique vous oblige à regrouper des tâches similaires pour estimer la durée du projet, certaines variations peuvent se produire, en particulier si les tâches ne sont pas aussi similaires que vous le pensiez au départ. Néanmoins, cette méthode peut être utile tant que vous connaissez les tâches et ce qu'elles nécessitent.

Estimation comparative

L'estimation comparative (également connue sous le nom d'estimation analogue) consiste à examiner la durée des projets passés, puis à appliquer ces informations à votre projet actuel. Par exemple, il est raisonnable de supposer qu'un projet en cours prendra quatre mois si vous et votre équipe avez passé quatre mois sur un projet similaire dans le passé.

Vous pouvez estimer le temps rapidement et facilement à l'aide de cette méthode, mais la précision peut en souffrir si le projet actuel et le projet antérieur auxquels vous faites référence ont des exigences différentes.

Conclusion

Sans savoir comment estimer le temps d'un projet, vous pourriez vous retrouver avec des projets échoués, des budgets inexacts et des problèmes avec vos calendriers. Les employés peuvent être coincés à travailler de longues heures et les délais peuvent être manqués. Une mauvaise estimation du temps finit par perdre une tonne de temps et d'argent et laisse les clients moins que ravis.

Quel que soit le type de projets entrepris par votre entreprise, l'utilisation de la projection du temps d'exécution estimé (ETC) peut vous aider à respecter les délais, à créer de meilleurs horaires, à gérer correctement le temps et à respecter le budget. Vos employés comprendront mieux ce qu'ils doivent faire, et dans quels délais, et vous conserverez une solide réputation en livrant constamment les projets à temps.