Comment écrire un employé + Formulaire de rédaction d'employé gratuit

En tant que gestionnaire, vous êtes responsable de vous assurer que les membres de votre équipe répondent aux attentes qui leur sont assignées. Mais parfois, vous devrez prendre des mesures disciplinaires lorsqu'un employé ne se comporte pas correctement sur le lieu de travail.

Une façon de le faire est d'écrire l'employé.

Les comptes rendus des employés fournissent des enregistrements officiels du comportement inacceptable du travailleur. Il est essentiel d'utiliser une documentation cohérente lorsque vous écrivez un employé. Cela aide à maintenir une structure équitable dans l'ensemble de votre entreprise et crée un enregistrement écrit du comportement des employés au fil du temps.

Lorsqu'elle est faite correctement, écrire à un employé peut aider à améliorer son comportement et s'assurer qu'il répond aux attentes et aux normes.

Dans cet article, nous expliquons comment rédiger un employé et ce que vous devez dire lors d'une réunion de rédaction. Nous fournissons également un modèle gratuit de formulaire de rédaction pour les employés .

Qu'est-ce qu'une rédaction d'employé ?

La rédaction d'un rapport d'employé est un enregistrement formel et écrit de la conduite, du comportement ou des performances inacceptables d'un travailleur . Il informe un employé que son comportement ne répond pas aux attentes et lui fournit des commentaires sur ce qu'il doit changer ou améliorer. Il détaille également les conséquences de ne pas s'améliorer.

Les comptes rendus des employés sont utilisés pour des problèmes mineurs qui ne justifient pas une réunion disciplinaire mais qui sont toujours inacceptables. Par exemple, des retards fréquents, un comportement perturbateur tel que l'impolitesse ou des infractions mineures au code vestimentaire.

Une rédaction de l'employé sert généralement de première étape de votre processus disciplinaire. Cependant, vous pouvez également l'utiliser comme méthode autonome de discipline des employés.

La différence entre un compte rendu et une réunion disciplinaire

Les comptes rendus et les réunions disciplinaires sont deux méthodes de discipline des employés. Les gestionnaires et les superviseurs les utilisent pour remédier au comportement des employés qui ne répond pas aux attentes. Bien que les deux méthodes soient similaires, elles servent des objectifs différents.

Une rédaction agit comme une partie d'une « trace écrite » pour documenter le comportement inacceptable d'un employé. C'est souvent la première étape d'un processus disciplinaire formel.

Une réunion disciplinaire est une réunion formelle qui a lieu entre un employé et son responsable ou superviseur. Cela se produit généralement lorsque le comportement de l'employé est gravement inapproprié . Par exemple, discrimination, harcèlement, vol, violation de la sécurité ou insubordination grave.

Les réunions disciplinaires peuvent également être utilisées lorsque la conduite d'un travailleur ne s'est pas améliorée après avoir reçu un compte rendu de l'employé . Par exemple, supposons que vous écriviez un employé pour une violation du code vestimentaire, mais qu'il continue à ne pas porter correctement son uniforme. Dans ce cas, vous pouvez procéder à une réunion disciplinaire.

Les réunions disciplinaires et les comptes rendus vous permettent de tirer un trait sur un certain type de comportement, de le corriger et d'avancer ensemble. Le ton que vous adoptez doit être sérieux mais encourageant.

Quand devriez-vous écrire un employé ?

Habituellement, un employé est consigné pour des questions disciplinaires mineures. Voici quelques exemples de types de comportement qui pourraient justifier une rédaction :

• Retard persistant.
• Comportement perturbateur ou non professionnel qui n'équivaut pas à de l'insubordination. Par exemple, jurer lors d'une réunion ou être grossier avec des collègues.
• Problèmes d'assiduité ou de productivité. Par exemple, utiliser les médias sociaux pendant les heures de travail ou se livrer à d'autres distractions qui nuisent à la productivité.
• Non-respect des politiques ou procédures appropriées. Par exemple, ne pas remplir correctement les documents requis.
• Infractions mineures au code vestimentaire.
• Ne pas mettre en œuvre les commentaires sur les petits problèmes.

Vous pouvez gérer les problèmes de performance ou les absences fréquentes à l'aide de comptes rendus, mais ils ne sont généralement pas le meilleur outil pour résoudre ces problèmes. Au lieu de cela, les problèmes de performances peuvent être traités via la politique de capacité de votre entreprise. Les absences fréquentes peuvent être gérées via votre politique d'absence.

De même, certaines questions peuvent être trop graves pour justifier une rédaction par un employé . Ceux-ci peuvent inclure :

• Vol.
• Violence physique envers un collègue, un responsable ou un client.
• Harcèlement sexuel.
• Intimidation.
• Manquements graves à la santé et à la sécurité.
• Insoumission grave.

Votre politique disciplinaire doit indiquer clairement quels types de comportement seront considérés comme une question disciplinaire et qui peuvent entraîner une rédaction.

Ce qu'il faut inclure dans une rédaction d'employé

Bien qu'il n'y ait aucune exigence légale quant à ce que vous devez inclure dans une description d'employé, un formulaire peut vous aider à structurer votre entreprise.

Voici quelques exemples de ce qu'il faut inclure dans votre formulaire :

• Le nom et le logo de l'entreprise.
• La date de rédaction.
• Le nom et le titre du poste de l'employé.
• Le nom et la fonction du gestionnaire.
• Un espace pour documenter les détails de l'inconduite. Cela comprend la description de ce qui s'est passé, les dates, les heures et les témoins pertinents.
• Un espace pour les notes de la discussion que vous avez eue avec l'employé. Il doit s'agir de brèves notes résumant la conversation. Ne vous sentez pas obligé de capturer la conversation textuellement.
• Un espace pour écrire un plan d'amélioration. Cela devrait inclure les mesures correctives que l'employé doit prendre pour s'améliorer et quelles pourraient être les conséquences s'il n'améliore pas son comportement.
• Un espace pour le manager et l'employé pour signer le document.

Vous devez rédiger un rapport d'employé peu de temps après avoir remarqué le comportement inacceptable.

Que faire après avoir rempli le formulaire d'inscription de l'employé

Planifiez une réunion informelle avec votre employé pour lui présenter le formulaire et lui expliquer vos préoccupations. À ce stade, vous pouvez recueillir de brèves notes sur la discussion, vous mettre d'accord sur les mesures à prendre, puis demander à votre employé de signer le formulaire.

Un employé peut refuser de signer l'écrit s'il estime qu'il est injuste ou inexact. Rappelez-leur qu'ils signent pour reconnaître qu'ils ont reçu l'article, et non pour être d'accord avec ce qu'il dit au sujet de leur comportement.

S'il refuse toujours de signer le formulaire, notez son refus dans sa case de signature. Un simple "employé a refusé de signer" couvrira cela. Un employé qui refuse de signer l'écrit n'invalide pas le document ou n'empêche pas son utilisation dans de futures procédures disciplinaires.

Vous devez ensuite créer une copie de la rédaction signée ou non signée. Donnez une copie à votre employé et conservez l'autre dans son dossier personnel. Si l'employé refuse de prendre sa copie, conservez vous-même les deux copies. Joignez une note expliquant que l'employé n'a pas emporté de copie avec lui.

Vous pouvez également télécharger une copie numérique de la rédaction sur votre solution logicielle de gestion des ressources humaines si vous en utilisez une. Ainsi, vous aurez toujours une copie du formulaire si l'original est perdu ou endommagé.

Que devez-vous faire lorsque vous écrivez un employé ?

Ce que vous devez dire lors d'une rédaction dépendra de la nature du comportement de l'employé. Cependant, quel que soit le contenu de la rédaction, il existe des pratiques exemplaires communes à suivre.

Soyez clair et minutieux

Il peut être difficile d'écrire un employé, mais il est essentiel d'être clair et approfondi.

Dans le compte rendu, expliquez clairement que le comportement que vous avez remarqué n'est pas acceptable et qu'il reçoit un compte rendu à cause de cela. Détaillez exactement de quel comportement vous parlez, quand cela s'est produit et pourquoi ce n'est pas acceptable. Il se peut que le comportement ait un impact sur d'autres employés ou qu'il soit contraire à votre code de conduite. Cela pourrait également être pour toute autre raison substantielle.

Si votre employé pose des questions lors de la réunion de rédaction, notez-les sur le formulaire et répondez-y à la fin. N'inventez pas de réponse si vous ne savez pas comment répondre à la question. Dites à l'employé que vous vérifierez et reviendrez vers lui. N'ayez pas peur de demander de l'aide à un autre gestionnaire si vous n'êtes pas sûr.

Utilisez les déclarations « je »

Une déclaration en « je » est un outil de communication qui se concentre sur les croyances ou les sentiments de l'orateur . Comme son nom l'indique, ces déclarations commencent par "je" plutôt que par "tu".

L'utilisation d'une déclaration en « je » est un léger changement de langage qui peut rendre les employés plus réceptifs à ce que vous leur dites. Cela évite de rejeter le blâme et aide à garder la conversation objective. L'utilisation d'énoncés en « je » contribue également à renforcer la confiance entre vous et votre employé.

Par exemple:

• "J'ai remarqué que vous étiez en retard trois cette semaine." Au lieu de « tu as été beaucoup en retard cette semaine ».
• "Je crains que votre comportement lors des réunions d'équipe ait été perturbateur." Par opposition à "Vous êtes très impoli dans les réunions".
• "Je suis déçu que mes commentaires n'aient pas été mis en œuvre la semaine dernière." Au lieu de "Tu ne m'as pas écouté la semaine dernière".

Être compréhensif

Un article ne consiste pas à punir votre employé. Il s'agit de documenter et de traiter les mauvais comportements de manière équitable et cohérente. C'est un moyen d'aider les employés à savoir que leur conduite ne répond pas aux attentes et de partager des conseils sur la manière dont ils peuvent réussir à l'avenir.

Le ton de la réunion doit être sérieux mais aussi encourageant et compréhensif . Il est important d'accorder le bénéfice du doute à vos employés et de les accompagner dans le changement de leur comportement.

Voici des façons d'être compréhensif lors de la rédaction d'un employé :

• Utilisez un langage sans jugement. Par exemple, n'écrivez pas : « Vous n'avez pas été du tout professionnel dans votre comportement lors de notre dernière réunion d'équipe. Au lieu de cela, écrivez : « J'ai remarqué lors de notre dernière réunion d'équipe que vous avez parlé au-dessus de vos collègues et interrompu leurs contributions. Ce comportement était perturbateur.
• Fournissez un contexte dans votre explication. Par exemple, si l'employé est souvent en retard, expliquez sur le formulaire pourquoi il est important d'être à l'heure au travail. Vous remarquerez peut-être que les retards ont un impact sur la productivité, le moral de l'équipe ou la réputation de l'entreprise auprès des clients.
• Offrir des ressources et du soutien. Par exemple, si un employé a du mal à répondre aux attentes de productivité, offrez-lui un soutien supplémentaire tel qu'une formation supplémentaire ou une mise à jour du manuel de l'employé.

Soyez prêt pour le conflit

Bien qu'une rédaction d'un employé soit une occasion d'améliorer le comportement et les performances d'un employé, personne n'aime se faire dire qu'il ne fait pas du bon travail.

Le conflit fait naturellement partie des écrits des employés. L'employé peut se sentir émotif, comme s'il était puni ou même que la décision était injuste. Écoutez activement et répondez aux sentiments de votre employé.

Au cours du processus de rédaction, l'employé peut :

• Nier tout acte répréhensible. Un employé peut nier ce que vous lui dites, prétendre que l'information est fausse ou essayer de mettre fin à la conversation. C'est pourquoi venir à la réunion préparé avec des preuves est important. Ils ne peuvent pas raisonnablement nier le contenu de l'article quand il y a des preuves devant eux.
• Interrompre la réunion. L'employé peut crier, jurer, pleurer ou quitter la pièce. Si cela se produit, restez calme et objectif. Donnez-lui un verre d'eau ou quittez la pièce et attendez que l'employé se soit calmé.
• Renvoyez le blâme sur un collègue. Votre employé peut essayer de prétendre que son collègue est vraiment responsable de son mauvais comportement. Par exemple, disons qu'un employé a constamment manqué les délais. Ils peuvent prétendre que leur collègue les distrait et rend le travail difficile. Encouragez l'employé à se concentrer sur ses propres actions. Par exemple, vous pouvez dire : « Concentrons-nous sur l'élaboration de stratégies qui vous aideront à rester sur la bonne voie et à atteindre vos objectifs.
• Mettez le blâme sur vous ou sur l'entreprise. L'employé peut essayer d'orienter la conversation pour vous attaquer ou attaquer l'entreprise comme raison de sa conduite inacceptable. Évitez de vous mettre sur la défensive ou de vous disputer. Restez calme et redirigez la conversation vers le problème de comportement spécifique en question.

Principaux conseils pour les rédactions d'employés

Restez calme et objectif

Se sentir déçu, bouleversé ou même en colère contre votre employé est compréhensible lorsque vous devez le rédiger. Cependant, vous ne devriez jamais les écrire ou tenir la réunion pendant que vous êtes en colère ou contrarié. Ces sentiments font qu'il est difficile d'être juste et objectif.

Prenez le temps de vous calmer. Allez vous promener ou buvez de l'eau. Ou, vous pouvez vous entraîner à reformuler des déclarations émotionnelles, comme « Tu es toujours en retard ! » en phrases « Je ». Cela vous aidera à diffuser vos sentiments et vous préparera à commencer le processus de rédaction avec une tête claire.

Une fois que vous vous sentez calme, remplissez le formulaire de rédaction à votre propre rythme. Si des émotions difficiles ressurgissent, faites une pause de 10 minutes. Ensuite, continuez à écrire. N'oubliez pas qu'il n'y a pas de problème à remplir le formulaire de rédaction le lendemain d'un incident.

Documenter les problèmes en détail et conserver un enregistrement

Incluez autant de détails que possible dans la rédaction. Cela inclut toutes les dates, heures ou autres preuves à l'appui de la rédaction. En vous préparant, vous vous sentirez en confiance pour tenir la réunion et vous aiderez à obtenir le meilleur résultat possible pour vous et votre employé.

Une fois que vous avez rempli le formulaire de rédaction et tenu la réunion avec votre employé, conservez la copie originale de la rédaction pour référence future. Ce document peut être utile si l'employé soulève un différend juridique.

Il est également important de conserver une trace de la rédaction pour :

• Créer une trace écrite pour d'autres mesures disciplinaires
• Soutenir toutes les décisions futures concernant les promotions ou les changements latéraux
• Tenir un registre formel du rendement au travail.

Se référer à la politique de l'entreprise

La politique de votre entreprise doit soutenir votre décision de rédiger un employé.

Si vous écrivez à un employé pour des raisons extérieures à votre politique, les employés pourraient réclamer un traitement injuste ou porter plainte contre vous.

La politique doit décrire quel comportement est acceptable, ce qui peut justifier une rédaction et ce qui peut constituer une faute ou une faute grave. Vous pouvez le faire sous forme de liste ou de tableau.

Voici quelques exemples des différentes manières de formater ceci :

Formulaire de liste

Rédaction

• Retard persistant
• Violations du code vestimentaire
• Comportement irrespectueux
• A continué…

Inconduite

• Insubordination
• Être absent sans permission (AWOL)
• Falsification de documents
• A continué…

Faute grave

• Vol
• Manquements graves à la santé et à la sécurité
• Harcèlement
• A continué…

Formulaire de tableau

En outre, la politique de votre entreprise doit inclure une clause couvrant toutes les bases au cas où les employés manifesteraient un comportement inacceptable non couvert par la politique.

Par exemple, une clause indiquant : "Les comportements et actions suivants sont des exemples de questions qui seront normalement considérées comme une faute et seront traitées dans le cadre de notre procédure disciplinaire. Cette liste est destinée à servir de guide et n'est pas exhaustive.

Discutez avec votre équipe des ressources humaines de l'inclusion de cette clause dans votre politique disciplinaire.

Faites un suivi auprès de votre employé

Une fois que vous avez rempli le formulaire de rédaction, eu une conversation avec votre employé et déposé les documents en lieu sûr, il est important de faire un suivi avec votre employé.

Cela pourrait être un contrôle occasionnel pour voir comment ils vont depuis qu'ils ont été rédigés ou pour vérifier s'ils ont atteint les objectifs du formulaire de rédaction.

Une réunion de suivi n'est pas l'occasion de rappeler à l'employé ses actes répréhensibles. Au lieu de cela, c'est une chance de demander s'ils ont besoin d'un soutien ou de conseils supplémentaires pour améliorer leur comportement.

Un contrôle devrait suffire. Cependant, si d'autres points sont soulevés lors de la réunion, vous devrez peut-être planifier des réunions supplémentaires pour soutenir votre employé.

L'essentiel sur les écritures des employés

Les comptes rendus des employés sont un outil efficace pour gérer le comportement des employés, donner des commentaires correctifs et communiquer les attentes. Ils ne sont pas une occasion de punir les employés, mais plutôt une chance pour les travailleurs de comprendre comment ils peuvent améliorer leur comportement.

Les critiques sont généralement utilisées pour des fautes mineures telles qu'un comportement irrespectueux, un retard persistant ou une violation mineure du code vestimentaire. Ils peuvent faire partie de votre processus disciplinaire en tant qu'avertissement verbal ou servir d'outil autonome.

Les écritures doivent être ancrées par les comportements définis dans votre politique disciplinaire. Les formulaires de rédaction doivent être remplis avec autant de détails que possible, présentés à l'employé lors d'une réunion informelle, signés et conservés en toute sécurité pour référence future.

Modèle de rédaction gratuit pour les employés

Cet exemple de formulaire de rédaction d'un employé est prêt à être utilisé par votre organisation. Personnalisez le logo et le texte en fonction de vos informations pertinentes. Conservez une copie signée pour votre référence et remettez l'autre version à l'employé en cours de rédaction.

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Exemple de rédaction

Si vous n'êtes pas sûr de la façon dont le modèle doit être formaté, nous avons préparé un exemple de rédaction dont vous pourrez vous inspirer.

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