Équilibrer la sécurité, l'interopérabilité et la convivialité dans les logiciels de communication et d'exploitation

Les opérations commerciales et les logiciels de communication interne peuvent aider les équipes à être plus productives et engagées. Ils garantissent aux employés l'accès aux informations critiques et fournissent aux managers des outils pratiques de leadership.

Cependant, ces plateformes hébergent une grande partie des données critiques et confidentielles d'une entreprise, y compris les conversations entre les employés, les politiques et les meilleures pratiques, et les ressources humaines. Par conséquent, les questions de sécurité, de confidentialité des données et de conformité réglementaire occupent une place importante.

Les responsables informatiques doivent également assurer une bonne interopérabilité avec les logiciels existants et une bonne expérience utilisateur globale. Sinon, les opérations en souffrent et les travailleurs peuvent se tourner vers des solutions non autorisées et moins sécurisées, comme l'envoi de SMS.

Dans cet article, nous explorons ces préoccupations et d'autres que les responsables informatiques doivent garder à l'esprit lors du choix ou de la mise en œuvre d'un logiciel pour les communications internes et les opérations commerciales.

Sécurité, confidentialité des données et facilité d'utilisation

Les employés doivent pouvoir partager facilement des informations et des ressources. La gestion des tâches, la sécurité des travailleurs et la culture d'entreprise en dépendent.

Les responsables informatiques, quant à eux, doivent s'assurer que ces données sont échangées en toute sécurité. Des fuites de données, potentiellement dévastatrices pour les opérations et l'image publique d'une entreprise, se produisent régulièrement.

Heureusement, les meilleurs logiciels d'exploitation et de communication sont conçus avec une bonne sécurité à l'esprit. Par exemple, Connecteam permet aux responsables et aux professionnels de l'informatique de surveiller et de supprimer à tout moment l'accès des employés aux discussions de groupe, aux bases de connaissances et à d'autres actifs. Les données sont également cryptées, que ce soit dans le cloud ou sur l'appareil d'un employé.

En fait, des études ont montré que le plus grand risque pour la sécurité des données provient en fait des employés eux-mêmes, dont les mauvaises pratiques de sécurité mettent en danger les actifs de l'entreprise.

Les responsables informatiques doivent donc se concentrer sur :

• Veiller à ce que les travailleurs reçoivent une formation appropriée et puissent détecter les attaques de phishing et autres ruses courantes en matière de cybersécurité.
• Mettre en œuvre des politiques de mots de passe forts.
• Restreindre l'accès aux données sensibles.
• Sauvegardez régulièrement les données importantes ou assurez-vous que votre fournisseur de logiciel le fait.

Cela permet aux responsables et aux employés de partager des informations et de communiquer efficacement, sans avoir à franchir des étapes de sécurité supplémentaires, souvent encombrantes.

Compatibilité, intégrations et interopérabilité

L'entreprise moyenne utilise au moins quelques logiciels différents. Beaucoup en utilisent des dizaines. Des écosystèmes complexes comme celui-ci sont difficiles à maintenir et donnent lieu à de fréquents problèmes de compatibilité et d'interopérabilité.

Les plates-formes tout-en-un qui regroupent les opérations, les communications, les ressources humaines et plus encore dans une seule solution offrent une solution élégante à ce problème et améliorent la compatibilité et l'interopérabilité à l'échelle de l'entreprise.

La compatibilité avec les flux de travail existants et les pratiques quotidiennes est également importante. "Imposer" une solution à des travailleurs qui ont déjà une manière établie de faire quelque chose conduit à la frustration et à l'informatique fantôme (l'utilisation d'applications non autorisées comme solution de contournement aux lacunes perçues ou réelles d'une plate-forme officielle).

La personnalisation et la flexibilité sauvent la situation à cet égard. Un logiciel qui peut être personnalisé pour répondre aux besoins de l'entreprise garantit que le logiciel est au service des employés et non l'inverse.

Assurer la conformité réglementaire

Les questions de confidentialité et de conformité réglementaire sont tout aussi importantes pour la sécurité et la compatibilité.

Les responsables informatiques voudront donner la priorité aux plates-formes qui facilitent la conformité aux lois pertinentes sur la protection des données des employés. Ceux-ci inclus:

• Consumer Privacy Act (CCPA) de Californie ;
• La loi sur la portabilité et la responsabilité de l'assurance maladie (HIPAA);
• L'Americans with Disabilities Act (ADA) ;
• Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne.

En outre, les lois exigent que les employeurs conservent en toute sécurité des dossiers spécifiques. Par exemple, la Commission américaine pour l'égalité des chances en matière d'emploi (EEOC) exige que les employeurs conservent les dossiers d'emploi et du personnel pendant un an après un licenciement involontaire. Le Fair Labor Standards Act (FLSA) exige que les registres de paie et les dossiers des employés soient conservés pendant trois ans.

Par conséquent, vous aurez besoin de la capacité d'archiver et pas seulement de supprimer les données des employés non embarqués ou hors saison. Connecteam, par exemple, vous permet de révoquer l'accès aux actifs de l'entreprise tout en conservant les documents des ressources humaines. Ceux-ci peuvent se voir attribuer un délai spécifique après lequel ils doivent également être supprimés ou mis à jour.

Répondre aux contraintes de coût et de budget

Les logiciels d'exploitation et de communication ont tendance à suivre un modèle de tarification par utilisateur. À mesure que les équipes grandissent, les coûts augmentent. Cela peut devenir prohibitif pour les entreprises de toutes tailles. Mais cela peut être particulièrement difficile pour les petites entreprises et les start-ups, où le coût par employé a tendance à être plus élevé.

Les modèles qui facturent un tarif mensuel fixe ou un très petit montant supplémentaire pour chaque employé donnent aux entreprises la possibilité de respirer et de se développer. Le niveau payant de Connecteam, par exemple, commence à 29 $ par mois pour un maximum de 30 utilisateurs, les utilisateurs supplémentaires ne coûtant que 0,50 $. Il existe également un plan Small Business gratuit pour un maximum de 10 utilisateurs.

Enfin, les applications utilisables en toute sécurité sur les appareils personnels évitent aux entreprises d'avoir à fournir du matériel aux employés. Pour que cela fonctionne, la plateforme doit être facile à installer, simple à utiliser et fonctionner sur tous les appareils mobiles.

Comment trouver la bonne solution

Le choix final du logiciel peut ou non incomber au responsable informatique. Quoi qu'il en soit, en tant que responsable informatique, vous devez vous préparer avec une liste d'éléments indispensables pour guider le processus de prise de décision.

Cette liste doit inclure les facteurs abordés dans cet article : interopérabilité et compatibilité, coût, facilité d'utilisation, sécurité et protection des données. Comparez les fournisseurs en utilisant ces facteurs pour avoir une idée claire de celui qui convient le mieux à votre entreprise.

Si possible, les responsables informatiques doivent également participer à des démonstrations pratiques ou virtuelles et s'assurer qu'ils ont le temps d'essayer le logiciel avant sa mise en œuvre. Les critiques de sites Web tels que Captera et TrustPilot peuvent aider à révéler les points de blocage informatiques courants.

La bonne solution fournit des outils efficaces et simples pour les opérations et les communications, tout en garantissant que les principales préoccupations des responsables informatiques sont satisfaites. De nombreux responsables informatiques trouvent que Connecteam est la meilleure solution pour la communication interne et opérations. Il s'agit d'une solution tout-en-un économique et évolutive.