Qu'est-ce qu'un gestionnaire de connaissances ? (Responsabilités et description complète du poste)

Dans la plupart des organisations, les travailleurs doivent avoir accès aux connaissances pour faire leur travail. Organiser des opportunités d'apprentissage et organiser les informations afin que les employés puissent les récupérer peut être un défi, en particulier lorsque de nombreuses ressources complexes doivent être partagées.

Les gestionnaires de connaissances peuvent y contribuer. Ils créent des systèmes et des bases de données de connaissances pour capturer des informations et les partager, et s'assurent que les informations circulent afin que chacun puisse faire de son mieux.

Dans cet article, nous examinons de plus près le rôle du gestionnaire de connaissances afin que vous puissiez décider si votre organisation en a besoin. Nous abordons ensuite les qualités à rechercher lors de l'embauche d'un gestionnaire de connaissances et les outils qui peuvent l'aider dans son rôle.

Qu'est-ce qu'un gestionnaire de connaissances ?

Un gestionnaire de connaissances est en charge de la gestion des connaissances , qui est le processus de traitement des informations dans une organisation. Alors que tout le monde dans une entreprise peut travailler avec ou contribuer à des données, le gestionnaire de connaissances est celui qui est chargé de s'assurer que l'information circule.

Ce professionnel fait partie de l'équipe des opérations d'une entreprise, travaillant avec chaque dirigeant et employé pour s'assurer que chacun dispose des ressources dont il a besoin.

Parfois connu sous le nom de gestionnaire de base de connaissances, le gestionnaire de connaissances est également chargé de superviser la technologie par laquelle les membres de l'équipe accèdent aux informations. Un gestionnaire de connaissances peut :

• Créer et maintenir des bases de données de connaissances
• Être responsable du stockage et de l'accès aux connaissances au sein de l'entreprise
• Créez des processus pour que les employés puissent accéder à la formation, aux informations et aux ressources dont ils ont besoin pour leur travail
• Créer des processus pour aider les employés à partager leurs connaissances et leur expérience entre eux et avec les futurs travailleurs

Les gestionnaires de connaissances contribuent à la croissance et au succès global d'une organisation en réduisant les goulots d'étranglement de l'information. Au lieu d'avoir seulement quelques employés qui comprennent comment faire un travail efficace, les gestionnaires de connaissances s'assurent que tout le monde a accès à ces informations.

Responsabilités du gestionnaire de connaissances

Les gestionnaires de connaissances peuvent avoir besoin de travailler avec différents types d'actifs documentés, y compris les commentaires des employés, les ressources créées par les employés, les articles pratiques, les documents ou politiques internes, les programmes et vidéos de formation et d'autres supports.

Selon l'organisation et ses besoins, un gestionnaire de connaissances peut être responsable de ce qui suit :

Création et mise en œuvre d'un cadre de connaissances d'entreprise

« Cadre de connaissances d'entreprise » est un terme générique utilisé pour décrire les processus, la technologie et la réflexion utilisés pour créer, stocker et distribuer des ressources de connaissances dans une organisation. Cela inclut les processus et la réflexion qui décident de la manière dont les informations seront collectées et partagées au sein d'une entreprise. Ces informations ne sont généralement pas partagées en externe.

Les cadres de connaissances d'entreprise encouragent également la collaboration en définissant qui doit partager ses expériences et comment. Par exemple, un cadre peut inclure la mise en place de réunions où les travailleurs sont encouragés à partager ce qu'ils ont appris sur un aspect particulier de leur rôle, par exemple, le service client.

Créer et maintenir une base de connaissances

La base de connaissances est un hub central où le personnel interne peut accéder aux politiques, manuels, manuels des employés, formations, etc. Certaines bases permettent également aux utilisateurs externes tels que les clients et les clients d'accéder à certaines informations. Les gestionnaires de connaissances sont responsables de la création et de la maintenance de ces bases.

Les bases de connaissances sont généralement en libre-service. Ils sont comme une bibliothèque, organisant et stockant des informations que les utilisateurs peuvent ensuite rechercher et accéder, où qu'ils se trouvent.

Mise en place d'un système de recherche

Les gestionnaires de connaissances permettent de s'assurer que les travailleurs ont accès aux informations et savent comment les trouver. Cela signifie qu'une partie du rôle du gestionnaire de connaissances consiste à créer et à tester des ressources interrogeables et à former les travailleurs sur la façon de les trouver et de les utiliser.

Identification des informations nécessaires

Cela peut impliquer de travailler avec les dirigeants et le personnel pour déterminer les ressources dont l'organisation a besoin, le format de ces informations et les moyens les plus accessibles et les plus simples de partager ces données.

Collaborer avec les chefs d'entreprise et les collègues

Les gestionnaires de connaissances doivent optimiser le stockage et la distribution des informations. Ils peuvent avoir besoin de parler à des dirigeants et à des collègues pour obtenir leur point de vue afin de créer et de développer des ressources écrites et des vidéos d'information qui peuvent être partagées.

Par exemple, supposons qu'une organisation de soins infirmiers à domicile dispose d'infirmières expérimentées qui ont aidé des centaines de patients. Ces infirmières ont beaucoup d'informations sur les meilleures pratiques dans leur domaine. Les gestionnaires de connaissances peuvent vouloir travailler avec ces infirmières pour créer des vidéos de formation ou des réunions.

De plus, ils voudront peut-être les interroger pour savoir ce que ces infirmières savent afin que ces informations puissent être transmises aux nouvelles recrues. Les gestionnaires peuvent même vouloir collaborer avec les infirmières pour créer des programmes de mentorat.

Ce niveau de collaboration garantit que les informations importantes ne sont pas seulement comprises par quelques personnes au sein de l'entreprise. Au lieu de cela, il peut être partagé pour rendre les nouvelles recrues et les travailleurs existants plus efficaces. Si un travailleur expérimenté part, ce processus garantit que certaines de ses idées peuvent toujours être utilisées au profit de l'équipe.

Veiller à ce que tous les employés aient accès aux informations importantes

Cela peut impliquer de s'assurer que les manuels des employés, les procédures, les FAQ et tous les formulaires nécessaires sont partagés et mis à jour. Cela peut également signifier s'assurer que les employés savent comment et où trouver les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail, par exemple, dans la base de connaissances.

Dans le cadre de leurs responsabilités, les gestionnaires de connaissances doivent également contribuer à préserver la confidentialité des informations privées. Ils définiront les autorisations d'accès des utilisateurs dans la base de connaissances pour s'assurer que les tiers ne peuvent pas accéder aux ressources sensibles.

Favoriser une culture de partage des connaissances

Cela peut signifier créer de nouveaux énoncés de mission ou une vision d'entreprise qui inclut le partage des connaissances.

Cela peut également signifier la mise en place d'opportunités pour les employés de partager les meilleures pratiques et leurs expériences, telles que :

• Sessions de formation et questions-réponses dirigées par des pairs qui permettent aux travailleurs plus expérimentés de soutenir les membres de l'équipe les plus récents
• Opportunités de collaboration , où les employés peuvent travailler ensemble sur des projets
• Une politique de la porte ouverte qui permet aux travailleurs de demander les ressources dont ils ont besoin
• Demander aux employés de partager leurs connaissances en créant des ressources qui peuvent être utilisées par d'autres
• Créer des programmes de mentorat et des programmes pour permettre aux nouvelles recrues de suivre des travailleurs plus expérimentés
• Programmes de récompense qui incitent les travailleurs à partager ce qu'ils savent

Sensibiliser les salariés aux ressources de l'entreprise

Les gestionnaires de connaissances doivent former les équipes à l'utilisation des systèmes de gestion des connaissances. Ils peuvent également être responsables de la mise en place de formations professionnelles générales pour les employés et d'opportunités de perfectionnement . Au fur et à mesure que les processus et les meilleures pratiques changent, cela peut signifier de vérifier auprès des travailleurs pour s'assurer qu'ils comprennent les nouvelles connaissances.

Maintenir la pertinence des systèmes de gestion des connaissances

Les gestionnaires de connaissances doivent assurer le succès des systèmes au fil du temps, ce qui peut impliquer d'adapter les systèmes à mesure que l'organisation change, ainsi que de capturer de nouvelles connaissances et de les intégrer dans les opérations. Cela peut également signifier supprimer les informations obsolètes des bases de données et rationaliser les informations afin qu'elles soient faciles à trouver.

Maintenir des lignes de communication ouvertes

Les gestionnaires de connaissances peuvent rechercher et agir sur les informations des dirigeants et du personnel afin qu'ils puissent ajuster la base de connaissances et le cadre de connaissances de l'entreprise pour les rendre plus efficaces.

Les sondages auprès des employés sont un bon moyen de découvrir les informations dont les travailleurs ont besoin et les meilleures pratiques des employés expérimentés qui sont les plus pertinentes pour l'équipe. Cela peut être un moyen utile d'évaluer les informations à partager.

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Exemple de description de poste de gestionnaire de connaissances

[Nom de l'entreprise] est une entreprise technologique en croissance rapide juste à l'extérieur de [lieu]. Nous développons des produits technologiques pour l'espace B2C et B2B, mais nous travaillons également dur pour grandir chaque jour et apprendre les uns des autres.

Nous cherchons actuellement à ajouter un gestionnaire de connaissances à temps plein à notre service des opérations. Dans ce rôle, vous travaillerez avec tous les membres de notre équipe, du PDG aux nouvelles recrues, en nous aidant à partager, trouver et stocker les connaissances dont chaque employé a besoin pour son rôle.

Nous recherchons quelqu'un qui est curieux, autonome et un excellent communicateur. Vous devez être tout aussi à l'aise pour créer des solutions technologiques que pour développer des politiques ou des initiatives, en travaillant seul ou en équipe.

Notre entreprise possède actuellement des actifs de connaissances, notamment des vidéos et des manuels de formation, mais nous visons à créer une culture de partage des connaissances à partir de zéro. Nous recherchons quelqu'un qui peut identifier les ressources dont nous avons besoin, développer ces ressources et créer un système pour s'assurer que l'information est accessible et toujours mise à jour.

Qualifications professionnelles:

• Expérience antérieure en tant que gestionnaire de base de connaissances ou gestionnaire de connaissances
• Expérience des bases de connaissances et des plateformes en ligne pour organiser les connaissances
• Excellentes compétences en gestion de projet et en communication
• Expérience dans la conduite de sessions de formation
• La pensée créative
• Compétences organisationnelles
• Capacité à créer, modifier et mettre à jour du matériel et des ressources de formation
• Capacité de rédaction de rapports
• Aptitudes à travailler en équipe
• Baccalauréat en informatique, en gestion des affaires ou dans un domaine connexe, un atout
• Un certificat en gestion des connaissances est un plus

Les responsabilités comprennent :

• Créer, organiser et mettre à jour la base de connaissances de l'entreprise
• Développer des initiatives pour encourager les membres de l'équipe à partager leurs expériences et leurs meilleures pratiques
• Créer des politiques et des processus pour développer de nouvelles ressources
• Rencontre avec la direction pour expliquer les progrès des initiatives de partage des connaissances
• Former les nouvelles recrues
• Développer des programmes de mentorat, d'observation au poste de travail et similaires

Le salaire se situe entre 80 000 $ et 90 000 $ par année, selon l'expérience.

Pourquoi un gestionnaire de connaissances est un rôle important

Des études menées par Harris Poll ont révélé que les travailleurs passent en moyenne un quart de leur semaine de travail à rechercher les ressources dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches professionnelles. Environ 43 % trouvent le processus si frustrant qu'ils envisageraient de quitter leur emploi s'ils ne trouvaient pas un moyen facile d'accéder à ce dont ils ont besoin.

Un gestionnaire de connaissances peut réduire la frustration et l'inefficacité des employés en s'assurant que les entreprises disposent des bonnes informations et en s'efforçant de rendre ces ressources facilement accessibles.

Pour rester compétitives, les organisations doivent également pouvoir partager leurs connaissances. Si un employé a l'expérience nécessaire pour faire un travail plus efficacement, l'ensemble de l'entreprise peut devenir plus efficace en partageant cette information avec d'autres travailleurs.

Globalement, les knowledge managers mettent en place des formations et des partages de connaissances dans les entreprises. Ils s'assurent que les travailleurs disposent des connaissances les meilleures et les plus récentes pour être meilleurs dans leur travail et pour assurer un travail de haute qualité et la satisfaction des clients. Tout cela aide finalement les organisations à devenir plus rentables et à maintenir une solide réputation.

Quelles qualités font un excellent gestionnaire de connaissances ?

Curiosité compatissante

Les gestionnaires de connaissances travaillent quotidiennement avec des informations et des ressources, ils doivent donc être curieux et aimer apprendre. Ils doivent également se soucier suffisamment de chacun dans l'organisation pour répondre aux besoins de chaque travailleur.

Solides compétences en matière de priorisation

Les bons managers savent sur quoi se concentrer en premier afin de pouvoir commencer à créer rapidement un système de partage des connaissances.

Capacité à renforcer une culture d'entreprise positive

Sortant des sentiers battus, les gestionnaires de connaissances cherchent des moyens d'inciter les employés à apprendre. Ils trouvent des moyens de s'assurer que le partage des connaissances se produit tous les jours, en créant une culture de partage des connaissances.

De solides compétences en communication

Ces professionnels doivent être capables d'expliquer l'importance du partage des ressources et des connaissances à toutes les parties prenantes.

Ils doivent également être capables d'expliquer les bases de données de connaissances et d'autres systèmes de manière claire et simplifiée afin que tous les travailleurs puissent comprendre comment les utiliser.

Capacité à fournir un soutien

Les gestionnaires de connaissances doivent être disponibles pour répondre aux questions des employés et des dirigeants sur les ressources, les bases de données de connaissances et les autres parties d'un processus de partage des connaissances.

Grandes compétences en gestion de projet

Ces personnes peuvent avoir besoin de déployer une nouvelle base de connaissances ou des initiatives telles que la formation des employés. Les compétences en gestion de projet maintiendront ces projets dans les délais et dans les limites du budget.

Capacité à capter de nouvelles connaissances

Les bons gestionnaires de connaissances ont un œil attentif pour les informations et les ressources utiles qui peuvent aider leur organisation. Ils font tout leur possible pour apporter de nouvelles idées et de nouveaux types de connaissances aux dirigeants et aux membres de l'équipe.

Une volonté de se retrousser les manches

Enfin, ces managers savent mettre en place et utiliser la technologie pour partager les connaissances. Ils sont prêts à plonger, à faire des mises à jour et à utiliser toutes les fonctionnalités des plates-formes et des systèmes de formation.

Utilisation du Knowledge Center de Connecteam pour la gestion des connaissances

Même avec le meilleur gestionnaire de connaissances parmi son personnel, les organisations ont toujours besoin d'outils fiables pour stocker et partager des informations et des ressources. C'est là que le centre de connaissances de Connecteam peut vous aider.

Le centre de connaissances est une bibliothèque numérique personnalisable et facilement consultable . Même si votre organisation n'a pas encore de gestionnaire de connaissances, vous pouvez télécharger des fichiers, des manuels, des tutoriels, des vidéos, des formulaires liés au travail et bien plus encore.

Rechercher des informations sur le centre de connaissances de Connecteam est aussi simple que de taper des mots-clés dans la barre de recherche. Instantanément, les fichiers contenant ces mots clés s'affichent. Il est facile à utiliser et même vos employés les moins férus de technologie s'y habitueront en quelques minutes.

De plus, avec un cryptage de bout en bout et aucune limitation de stockage , Connecteam vous permet de télécharger et de stocker en toute sécurité autant d'informations que vous le souhaitez.

Vous avez également un contrôle total sur qui a accès aux fichiers . Définissez des autorisations d'accès personnalisées afin que les employés ne voient que les informations qui les concernent et leurs rôles, sans consulter les fichiers sensibles. Une fois les autorisations accordées, votre équipe peut accéder au centre de connaissances à partir de n'importe quel appareil mobile, où qu'il se trouve.

De plus, le centre de connaissances de Connecteam synchronise automatiquement les fichiers , de sorte que lorsque vous téléchargez un nouveau manuel, document de formation ou fichier, tout le monde obtient la dernière version. Vous pouvez dire adieu aux informations obsolètes.

De plus, le centre de connaissances n'est qu'un début. Connecteam facilite la création d'une culture de partage des connaissances avec des fonctionnalités qui vous aident à :

• Partager des newsletters et des mises à jour
• Intégrer et former les collaborateurs
• Créer des sondages auprès des employés pour savoir où peuvent se situer les lacunes dans les connaissances

Le centre de connaissances de Connecteam peut être un outil puissant pour les gestionnaires de connaissances . Ils peuvent l'utiliser pour rendre les fichiers et les ressources facilement disponibles et ajouter de nouvelles informations chaque fois que nécessaire. Au lieu d'avoir à réinventer la roue avec un nouveau système, ils disposeront d'une technologie qui leur permettra de communiquer avec l'équipe, de créer une formation personnalisée, de partager des informations, etc.

Conclusion

Les gestionnaires de connaissances sont les archivistes et les traducteurs de votre organisation, aidant à s'assurer que les informations et les ressources circulent là où elles en ont besoin et qu'elles sont comprises par tout le monde.

Les bons gestionnaires de connaissances sont curieux, passionnés par l'apprentissage et travaillent avec des outils de base de connaissances en ligne pour s'assurer que les ressources restent pertinentes et accessibles 24h/24 et 7j/7. Ils sont un atout précieux pour toute équipe, garantissant que chacun peut rester productif et dynamiser les résultats de l'entreprise.

Curieux d'en savoir plus sur la gestion des connaissances et ce qu'elle peut faire pour votre organisation ?

Consultez notre guide de la gestion des connaissances et notre guide de démarrage du centre de connaissances de Connecteam.

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FAQ

Quelles qualifications un gestionnaire de connaissances doit-il avoir ?

Les meilleurs gestionnaires de connaissances ont généralement obtenu au moins un baccalauréat en commerce, en informatique ou dans des domaines similaires. Certains recherchent une certification ou des cours en ligne en gestion ou en gestion des connaissances.

Quand une entreprise doit-elle embaucher un gestionnaire de connaissances ?

C'est différent pour chaque organisation. En général, une fois que les employés signalent qu'ils ne trouvent pas ce dont ils ont besoin pour le travail ou l'avancement, vous pouvez commencer à utiliser un centre de connaissances (comme celui fourni par Connecteam) et même embaucher un gestionnaire de connaissances dédié pour l'organiser.

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