Comment créer un horaire de garde efficace pour toute votre équipe

La création d'un horaire de garde efficace pour votre équipe peut être difficile et prendre beaucoup de temps. Il peut être difficile de s'assurer que les charges de travail des employés sont réparties équitablement et qu'ils disposent de suffisamment de temps de repos entre les quarts de travail réguliers et sur appel. Trouver un équilibre entre la disponibilité, les compétences et l'ancienneté des membres de l'équipe est également difficile.

Avec un horaire bien planifié, votre équipe sera prête à gérer les urgences et les problèmes imprévus en dehors des heures normales de bureau. Un horaire efficace peut également remonter le moral, prévenir l'épuisement professionnel et améliorer les relations avec les clients.

Dans ce guide, nous examinons le fonctionnement de la planification des disponibilités et partageons 11 astuces pour en créer une qui réponde aux besoins de votre organisation.

Qu'est-ce que la planification d'astreinte ?

Un horaire de garde définit les employés qui seront disponibles pour faire face aux urgences en dehors des heures ouvrables.

Lorsqu'un travailleur est sur appel, il doit généralement répondre à une demande de travail dans un court délai. Cela pourrait potentiellement être à n'importe quelle heure du jour ou de la nuit.

Vous aurez peut-être besoin d'un horaire d'astreinte si vous devez disposer d'une assistance 24h/24 et 7j/7 pour vos clients, ou si votre entreprise compte sur le fonctionnement permanent de certains équipements clés.

Les industries qui ont souvent besoin de ce type d'horaire comprennent :

• Plomberie
• Électriciens
• Sécurité à domicile
• Services de santé ou d'urgence
• Industries de services - du personnel supplémentaire peut être nécessaire pendant les périodes de pointe.

Les travailleurs sur appel doivent normalement être disponibles par téléphone ou via des applications de messagerie. Ils peuvent également avoir besoin de répondre dans un certain délai.

En tant qu'employeur, vous pourriez être tenu de verser à vos travailleurs un taux de rémunération plus élevé lorsqu'ils sont sur appel.

Choisir le bon modèle de planification

Il existe de nombreux types d'horaires de travail que vous pouvez utiliser pour créer votre horaire de garde. Les types les plus courants d'horaires de garde comprennent :

Rotation des employés prévus

Avec un horaire de rotation sur appel, vos travailleurs répondent à tour de rôle aux urgences. Cela évite de compter sur les mêmes employés pour assumer la responsabilité du travail d'astreinte.

Par exemple, vous pouvez avoir un groupe d'employés sur appel pendant une semaine. Ces travailleurs retourneront ensuite à leurs quarts de travail réguliers la semaine suivante, et un autre groupe sera sur appel. Un horaire tournant peut changer sur une base quotidienne, hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuelle.

Contacts primaires/secondaires

Le type de planification établit un point de contact principal pour les appels d'urgence. Un contact secondaire interviendra si le contact principal n'est pas disponible ou ne peut pas résoudre le problème. Ce modèle est particulièrement utile si plusieurs urgences surviennent souvent en même temps au sein de votre entreprise.

Vous pouvez décider de jumeler deux employés et d'alterner les rôles de points de contact principal et secondaire. Par exemple, un employé serait le contact principal une semaine et l'autre la semaine suivante.

Semaine/week-end

Dans ce modèle, vous divisez vos employés en deux groupes d'astreinte . L'un sera de garde la semaine et l'autre le week-end.

Suis le soleil

Le modèle de suivi du soleil définit les horaires de vos employés en fonction de leur emplacement . Les employés sont généralement de garde pendant les heures de clarté dans leur région. Ce système peut être approprié pour les entreprises mondiales, avec des employés basés dans différentes parties du monde.

Assistance d'experts

Ce type de planification vous permet de fournir un soutien spécialisé dans des situations particulièrement difficiles. Il permet à vos travailleurs de garde réguliers de faire remonter un problème à un expert désigné lorsqu'ils ne sont pas en mesure de le résoudre eux-mêmes.

Les experts sur appel sont souvent vos travailleurs les plus expérimentés ou ceux qui ont des qualifications spécialisées. Ils gèrent généralement des problèmes qui peuvent être trop compliqués pour être résolus par d'autres travailleurs moins qualifiés. Ils peuvent, par exemple, travailler avec des machines ou des outils qui nécessitent des connaissances spécialisées. Cela pourrait inclure quelqu'un comme un plombier ou un ingénieur de garde.

11 conseils pour créer un horaire de garde

La meilleure méthode de planification pour votre entreprise dépendra de la taille de votre équipe et du secteur dans lequel vous travaillez. Cependant, certains conseils peuvent aider toutes les entreprises à créer des horaires de garde qui fonctionnent pour les employés et les clients.

Lorsque vous établissez un horaire de garde, la première étape consiste à décider quand vous pourriez avoir besoin d'une couverture et de combien vous aurez probablement besoin.

Une fois que vous avez une idée précise de vos besoins, vous pouvez établir un planning et allouer un budget pour l'assistance d'astreinte.

En tant que propriétaire d'entreprise, vous voudrez offrir à vos clients le meilleur de votre entreprise. Cependant, il est également important de considérer le bien-être de vos employés sur appel.

S'entendre sur la définition d'une situation d'urgence évitera que vos travailleurs soient fréquemment dérangés à des heures inopportunes, comme au milieu de la nuit.

Travailler avec vos employés pour déterminer exactement ce que cela signifie pour eux d'être «sur appel» peut vous aider à éviter les malentendus à l'avenir.

Voici quelques exemples des règles de base que vous devriez clarifier dans votre définition.

• La fréquence à laquelle vos employés doivent être de garde.
• Les heures de début et de fin de leurs quarts de travail.
• Les types de situations auxquelles ils peuvent avoir à répondre.
• Les méthodes de communication que les employés sur appel doivent utiliser, par exemple, être disponible par téléphone ou par e-mail.
• Délais de réponse attendus.
• Taux de rémunération sur appel.

Il peut également être utile de rappeler à vos employés les raisons pour lesquelles ils doivent être de garde de temps à autre.

Le travail sur appel a plus de chances de réussir lorsqu'il tient compte des souhaits et des besoins des employés.

Par exemple, les travailleurs ayant des enfants peuvent trouver difficile d'être de garde pendant les vacances scolaires. D'autres employés peuvent avoir des croyances religieuses qui les empêchent d'être de garde certains jours. D'un autre côté, certains membres de l'équipe peuvent apprécier la possibilité de travailler sur appel chaque fois que possible, car cela peut leur permettre de gagner de l'argent supplémentaire.

Il est également important d'honorer vos employés les demandes de congés lors de la création de votre horaire d'astreinte.

Ce type de flexibilité peut grandement profiter aux relations employeur-employé. Cela montre que vous valorisez vos travailleurs en tant que personnes ayant une vie en dehors du travail. En retour, vos employés sont plus susceptibles de répondre à vos demandes pour qu'ils travaillent selon des horaires de travail différents.

En tant que gestionnaire de personnel, vous avez une compréhension des forces et des faiblesses de vos employés. Par exemple, certains de vos employés peuvent avoir des compétences techniques de premier ordre, tandis que d'autres peuvent établir d'excellentes relations avec les clients.

L'utilisation de ces connaissances fera de vous un planificateur efficace sur appel. La prise en compte des attributs uniques de vos employés vous aidera à affecter les employés les plus appropriés à vos tâches sur appel.

En plus d'honorer les demandes de congés de vos employés lors de la création de votre horaire de garde, assurez-vous que l'horaire permet aux membres de votre équipe de prendre suffisamment de congés et d'avoir des congés payés.

Un logiciel de planification des quarts de travail peut vous donner un aperçu des habitudes de travail de vos employés. Avoir ces informations disponibles en un coup d'œil peut vous permettre de repérer les employés qui ont des horaires longs ou difficiles.

De même, vous pouvez également vérifier l'équilibre travail-vie personnelle des employés lors de conversations individuelles régulières et ajuster votre emploi du temps si nécessaire pour éviter le surmenage et l'épuisement potentiel.

Les employés épuisés par des horaires atypiques ou de nombreux quarts de nuit consécutifs peuvent chercher un emploi ailleurs. Avoir une stratégie d'astreinte efficace est crucial pour la stratégie de fidélisation de votre entreprise .

Appliquer la même approche à la planification de tous les membres de votre équipe de garde est essentiel pour assurer un lieu de travail heureux et productif. Assurez-vous de ne pas programmer régulièrement les mêmes employés sur appel ou de ne pas affecter certains employés à des quarts de travail sur appel.

Faire preuve de favoritisme lors de l'attribution de travail en dehors des heures de travail pourrait nuire au moral. De même, compter sur les mêmes employés pour être régulièrement de garde peut entraîner un épuisement professionnel et également affecter le bien-être physique de vos employés.

Il est utile d'être ouvert avec vos employés sur la façon dont vous avez créé votre emploi du temps. Expliquer pourquoi vous avez choisi des employés particuliers pour être sur appel peut augmenter la transparence au sein de votre équipe et aider à prévenir les désaccords à l'avenir.

Donner à vos employés un préavis suffisant de leurs heures de garde peut être crucial pour leur satisfaction au travail . Cela aidera les employés à éviter les conflits avec leurs engagements non professionnels, tels que la garde d'enfants ou les rendez-vous médicaux.

Les membres de votre équipe peuvent trouver difficile d'atteindre un équilibre travail-vie sain s'ils ne reçoivent pas un préavis approprié de leurs horaires. Travailler régulièrement à court préavis peut également signifier qu'ils manquent des célébrations importantes ou qu'ils ont du mal à passer du temps avec leur famille. Cette situation pourrait entraîner du ressentiment, nuire au moral et réduire les niveaux d'engagement des employés.

Quelle que soit l'efficacité de votre système de planification d'astreinte, des difficultés imprévues peuvent survenir.

Par exemple, vos travailleurs sur appel peuvent subir leurs propres urgences et être incapables de travailler. Cela peut se produire pour plusieurs raisons, notamment une maladie ou une panne de véhicule. Dans des circonstances extrêmes, vos employés peuvent trouver une situation dangereuse ou menaçante lorsqu'ils arrivent sur un chantier de garde.

Il est important d'avoir un point de contact dédié pour votre personnel d'astreinte. Cela peut se faire via un numéro de téléphone, un service de messagerie de groupe ou une application de chat intégrée à votre solution logicielle de communication avec les employés.

Pour que votre horaire de garde soit un succès, vous devrez vous assurer qu'il peut fonctionner à long terme . Solliciter les commentaires de vos employés et clients ou clients peut être un moyen efficace de le faire.

Demandez à vos employés comment ils trouvent l'expérience d'être sur appel et demandez-vous si vous devez apporter des modifications à votre horaire. Par exemple, vous pouvez rechercher d'autres modèles de quarts de travail pour un employé si ses heures de garde entrent en conflit avec sa vie en dehors du travail.

Solliciter les commentaires des clients ou des clients est tout aussi important. Vous pouvez le faire par le biais d'enquêtes, de sondages, d'e-mails ou de simples appels téléphoniques. Ensuite, examinez les commentaires et apportez les modifications appropriées à votre horaire de garde pour répondre à toute préoccupation.

Par exemple, vous pouvez ajouter des membres du personnel plus expérimentés à votre horaire d'astreinte. Cela permet de s'assurer que votre équipe fournit un soutien adéquat en cas d'urgence. Ou, vous pouvez introduire un système de planification de garde primaire/secondaire. De cette façon, votre entreprise peut gérer plusieurs incidents à la fois et les clients n'attendront pas trop longtemps pour une réponse.

Un logiciel de planification peut simplifier le processus de planification et automatiser plusieurs tâches telles que l'échange de quarts de travail, les demandes de congés et la communication. Cela vous fera gagner du temps et des efforts, vous permettant de vous concentrer sur des opérations commerciales plus critiques.

Connecteam est une solution de gestion des employés tout-en-un qui comprend une application de planification conviviale . L'application de planification est conçue pour vous aider à créer et à gérer efficacement votre horaire de garde. Vous pouvez facilement créer un horaire rotatif, gérer la disponibilité des employés et suivre l'assiduité. De plus, Connecteam permet aux membres de votre équipe de demander des congés et d'échanger facilement leurs quarts de travail, ce qui simplifie la gestion de leur emploi du temps pour chacun.

L'utilisation d'un logiciel de planification comme Connecteam garantit que tous les membres de votre équipe sont au courant de l'horaire, réduit la probabilité de conflits d'horaire et garantit que votre équipe est toujours préparée pour les responsabilités d'astreinte.

Avec Connecteam, vous pouvez :

• Voir les quarts de travail des employés en un coup d'œil.
• Suivez les heures supplémentaires et les pauses.
• Fournissez au personnel des rappels pour les quarts de travail sur appel.
• Consulter les demandes de congés.
• Fournir une description des responsabilités des employés au cours de chaque quart de travail.
• Ajoutez des listes de contrôle, des formulaires, des fichiers et plus encore aux quarts de travail.
• Créez des quarts de travail ouverts sur appel, que les employés peuvent attribuer eux-mêmes.
• Créer un horaire de rotation sur appel.

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Comprendre la loi

Il est essentiel que vous compreniez les lois entourant le travail sur appel si vous exigez que vos employés travaillent de cette façon.

Aux États-Unis, le principal texte législatif que vous devrez prendre en compte est le Fair Labor Standards Act (FLSA ). Cela couvre la rémunération et les conditions de travail des employés qui sont couverts par la loi. Ils sont connus comme des employés non exemptés.

Les travailleurs couverts par la loi sont généralement ceux qui gagnent moins de 35 568 $ par année. Dans de nombreux cas, cela inclut les travailleurs de la construction ou ceux des industries de services.

Selon les termes de la FLSA, tout temps que vos travailleurs passent sur appel ‌dans vos locaux sera pris en compte dans leurs heures travaillées . Vous devrez normalement les payer pour leur temps pendant ces heures. Cependant, vous n'aurez peut-être pas besoin de payer vos travailleurs d'astreinte s'ils sont libres de quitter vos locaux.

Vous devrez peut-être également payer votre personnel lorsqu'il est de garde s'il existe des restrictions sur ce qu'il peut et ne peut pas faire pendant cette période.

Le temps d'un employé peut être limité s'il doit fréquemment répondre aux appels de votre entreprise alors qu'il est à la maison. De plus, l'obligation de rester à proximité des chantiers ou des bureaux de votre entreprise pourrait être considérée comme une restriction du temps de vos travailleurs. Les membres du personnel qui doivent rester à proximité de votre entreprise peuvent ne pas être en mesure d'utiliser leur temps personnel comme ils le feraient autrement.

Vous devrez également considérer la question des heures supplémentaires si vos travailleurs sont couverts par la FLSA. La loi stipule que tous les employés non exemptés doivent être rémunérés en heures supplémentaires s'ils travaillent au-delà de la semaine de travail standard de 40 heures. Ces heures supplémentaires doivent être au taux d'au moins 1,5 fois leur rémunération habituelle.

Les lois du travail varient selon les États, vous devrez donc également vérifier les règles de votre région.

Résumé

Avoir des travailleurs sur appel peut être nécessaire si votre travail peut impliquer des urgences à toute heure du jour ou de la nuit, ou si votre entreprise a besoin de personnel supplémentaire pendant les périodes de pointe.

Un système d'astreinte bien organisé peut garantir que vous offrez un service de haute qualité à vos clients ou à vos clients. Il améliore également l'équilibre travail-vie personnelle des employés, améliore leur engagement et réduit le roulement de personnel.

Il n'y a pas d'approche unique en matière de planification. Pour une planification de garde efficace, ayez une conversation ouverte avec les membres de votre équipe afin de comprendre leurs besoins spécifiques et leur disponibilité et qu'ils sachent ce que vous attendez d'eux.

Lors de la création de l'horaire, envisagez différents modèles d'horaire, comme les rotations d'appels, et assurez-vous que vos employés disposent de suffisamment de temps libre entre les quarts de travail. Traitez les membres de l'équipe de manière égale lors de l'attribution des quarts de travail et révisez et ajustez régulièrement votre emploi du temps en fonction des commentaires.

Enfin, utilisez une application de planification des employés dédiée pour vous assurer que vous avez toujours les bons travailleurs pour chaque travail.

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