La liste de contrôle complète de fin d'année de la paie + Guide de préparation de la paie

La préparation de la paie peut prendre du temps dans le meilleur des cas, mais elle le devient encore plus en fin d'année. La dernière paie de l'année est la plus complexe, vous obligeant à examiner les informations de paie de l'année entière et à déposer les documents requis auprès des autorités fiscales.

Il est important de remplir ces formulaires et de payer à temps les impôts que vous devez. Sinon, vous risquez des sanctions. Il est également crucial que vos formulaires soient exacts pour éviter d'autres pénalités, y compris des amendes.

Dans cet article, nous vous expliquons comment préparer votre dernière paie de l'année ainsi que les étapes à suivre pour assurer le bon déroulement de la paie de l'année prochaine. Nous avons également inclus une liste de contrôle de fin d'année pour vous aider à remplir votre dernière paie facilement et sans erreur.

Qu'est-ce que la paie de fin d'année ?

La paie de fin d'année est le processus d'examen des dossiers financiers et de paie de votre entreprise pour comptabiliser les salaires des employés, les autres rémunérations, les charges sociales et les retenues pour l'année, puis de déclarer ces dossiers aux autorités fiscales compétentes.

Les entreprises effectuent la paie de fin d'année au cours du dernier trimestre d'une année civile et au début du premier trimestre de la nouvelle année.

De manière générale, la paie de fin d'année implique des tâches telles que :

• Vérifier les informations sur les employés et mettre à jour les informations si nécessaire.
• Totalisation de la rémunération, de la fiscalité et des déductions des employés.
• Dépôt des formulaires pertinents auprès de l'Internal Revenue Service (IRS), Social Security. Administration (SSA), ainsi que vos bureaux fiscaux nationaux et locaux.
• Payer tous les impôts que votre entreprise doit.

Les obligations spécifiques en matière de paie en fin d'année dépendent de la nature, du type et de la taille de votre entreprise.

Les lois fiscales et du travail fédérales, étatiques et locales s'appliqueront à votre entreprise lors de la paie de fin d'année.

Assurez-vous de demander des conseils juridiques pour bien comprendre toutes vos obligations. Cela vous aidera à vous assurer que votre paie de fin d'année est exacte et que votre entreprise reste conforme. Vous pouvez faire face à des pénalités, y compris des audits et des amendes, si vous ne remplissez pas les formulaires à temps ou si vous fournissez des informations incorrectes aux autorités fiscales.

Quand se termine l'année de paie 2023 ?

La fin de l'année de paie est un processus qui se déroule tout au long du quatrième trimestre de l'année civile et jusqu'au début du premier trimestre de l'année suivante.

Par exemple, la dernière paie en 2023 a lieu en décembre. La plupart des formulaires fiscaux fédéraux requis pour la fin de l'année de paie doivent être déposés en janvier 2024.

De quels formulaires fiscaux avez-vous besoin ?

Il existe une gamme de formulaires que les employeurs doivent préparer et déposer dans le cadre de leur paie de fin d'année.

• Formulaire W-2 : déposé au nom de chaque employé pour déclarer les salaires des employés et les retenues d'impôt à la Social Security Administration (SSA). Les autorités utilisent ces informations pour calculer les prestations de sécurité sociale et d'assurance-maladie. Vous devez également en remettre une copie aux employés pour qu'ils l'utilisent pour leurs déclarations de revenus personnelles.
• Formulaire W-3 : Résume les informations du formulaire W-2 et est joint au formulaire W-2 à soumettre à la SSA.
• Formulaire 1099-NEC : Déclare les revenus des contrats indépendants. Les employeurs doivent déposer une copie de ce formulaire pour chaque entrepreneur indépendant qu'ils paient plus de 600 $ au cours d'une année civile. Les employeurs doivent également fournir une copie à l'entrepreneur pour leurs dossiers fiscaux personnels.
• Formulaire 1096 : utilisé pour résumer et envoyer le formulaire 1099 à l'Internal Revenue Service (IRS) si vous utilisez une version papier.
• Formulaire 940 : déposé par les entreprises avec 1 ou plusieurs salariés. Ce formulaire détaille la masse salariale annuelle d'un employeur pour calculer la taxe fédérale de chômage (FUTA) de l'entreprise.
• Formulaire 941 : Un formulaire trimestriel utilisé pour déclarer les impôts, y compris les impôts fédéraux sur le revenu, la sécurité sociale et les impôts sur l'assurance-maladie (FICA).
• Formulaire 943 : déposé par les entreprises qui versent des salaires aux travailleurs agricoles soumis aux impôts sur le revenu, à la sécurité sociale ou à l'assurance-maladie (FICA).
• Formulaire 944 : déposé par les employeurs ayant un impôt annuel à payer dont l'impôt fédéral sur le revenu et le FICA retenus sont de 1 000 $ ou moins. Cela leur permet de payer des impôts annuellement plutôt que trimestriellement.
• Formulaires 1095-B et 1095-C : Fournit à l'IRS des détails sur la couverture d'assurance maladie offerte aux employés. Les employeurs ayant moins de 50 employés à temps plein utilisent le formulaire 1095-B. Le formulaire 1095-C est destiné aux employeurs de plus de 50 employés à temps plein.

Comment se préparer pour la paie de fin d'année de cette année

Voici les étapes que vous pouvez suivre pour aider votre entreprise à se préparer à la dernière paie de cette année.

Vérifier les informations fiscales de votre entreprise

Confirmez les détails tels que les numéros d'identification d'employeur (EIN) fédéraux et d'État de votre entreprise, le nom et l'adresse de l'entreprise. Mettez-les à jour s'il y a eu des changements au cours de la dernière année.

Confirmer les informations sur les employés

Assurez-vous que les détails de la paie de vos employés sont corrects. Confirmez leurs noms légaux complets, adresses de contact, numéros de sécurité sociale et autres informations de contact et mettez-les à jour si nécessaire.

C'est également le bon moment pour mettre à jour tout changement apporté à votre effectif, par exemple, si un employé a pris un congé prolongé, a perdu son emploi ou est décédé au cours de l'année.

Cela vous permet de vous assurer que vous envoyez des copies des documents fiscaux des employés au bon endroit et de fournir des informations à jour à l'IRS. Vous pouvez être pénalisé si vous ne le faites pas. Par exemple, vous pouvez être condamné à une amende pour avoir soumis un nom d'employé ou un numéro de sécurité sociale incorrect sur un formulaire W-2.

Calculer les primes de fin d'année

Incluez toutes les primes annuelles dans les chèques de paie finaux de vos employés afin qu'ils puissent être imposés de manière appropriée.

Comment et quand déduire les primes des impôts de votre entreprise dépend si vous utilisez une méthode de comptabilité de caisse ou d'exercice .

Avec la méthode de la comptabilité de caisse, vous pouvez déduire les primes en tant que dépenses d'entreprise au cours de l'année d'imposition où elles sont versées. Avec la méthode basée sur la comptabilité d'exercice‌, vous pouvez déduire les bonus l'année où ils sont gagnés, qu'ils aient été payés ou non.

Examiner les périodes de paie pour confirmer les salaires, les impôts et les avantages sociaux

Bien que vous ne puissiez pas générer de rapports de fin d'année tant que vous n'avez pas émis les derniers chèques de paie, il est utile de vérifier et de préparer à l'avance les périodes de paie précédentes.

Tout d'abord, confirmez que le statut de paie de chaque employé est correct. Par exemple, notez s'ils étaient actifs, en congé, licenciés ou décédés l'année précédente.

Vérifiez également le statut de dépôt des employés pour confirmer s'ils sont exonérés ou non de l'impôt fédéral sur le revenu. Ces informations sont généralement disponibles sur leur formulaire W-4 (certificat de retenue).

Ensuite, passez en revue les périodes de paie précédentes pour vous assurer que chaque employé a été correctement payé tout au long de l'année. Par exemple, confirmez qu'ils ont reçu le bon salaire, les primes et les heures supplémentaires. Assurez-vous également que les employés reçoivent un chèque de paie pour chaque période de paie, surtout si vous vous trouvez dans un État qui exige des chèques de paie obligatoires.

En outre, revérifiez les détails de la rémunération des autres employés, tels que les taux d'imposition, les exonérations, les déductions, les paiements d'avantages sociaux et les remboursements de dépenses.

Une façon d'y parvenir est d' exécuter des rapports de paie pertinents . Par exemple, un rapport récapitulatif sur la paie vous donne un aperçu des salaires bruts et nets, des retenues d'impôt, des déductions et d'autres détails de paie. Les rapports de synthèse des employés vous donnent des informations plus détaillées sur chaque travailleur.

Les grandes entreprises utilisent généralement un logiciel de paie ou un service de paie pour ce faire. Les petites entreprises peuvent avoir besoin d'exécuter ces processus de paie manuellement. Cela implique d'abord d'examiner les fiches de paie de chaque employé et la période de paie de l'année. L'étape suivante consiste à additionner manuellement les salaires bruts et nets, les retenues et les déductions pour l'ensemble de la main-d'œuvre, ainsi que pour chaque employé individuel.

Vérifier les soldes de congés des employés

Si votre entreprise offre aux employés des congés payés (PTO), vérifiez leurs soldes de congés restants. Ensuite, traitez-les conformément à votre politique de prise de force.

Vous souhaiterez peut-être envoyer un rappel aux employés pour qu'ils utilisent leurs congés, en particulier si votre entreprise applique une politique « utilisez-les ou perdez-les » qui empêche les employés d'utiliser leurs congés précédemment accumulés au cours de la nouvelle année.

Si vous êtes tenu par la loi ou si vous choisissez de payer les PTO accumulés des employés, faites-le dans votre paie finale afin que ces montants puissent être déclarés à des fins fiscales.

Commandez les formulaires fiscaux nécessaires

Si vous déposez des formulaires papier auprès de l'IRS et de la SSA, il est important d' obtenir les versions de l'année en cours . Votre fournisseur de paie peut être en mesure de vous les fournir. Sinon, vous pouvez les demander à l'IRS.

Les formulaires papier peuvent prendre environ 10 jours ouvrables pour arriver, alors assurez-vous de les demander bien avant les dates limites de dépôt.

Envoyez les formulaires W-2 et 1099

Une fois que vous avez revérifié et préparé vos informations de paie, vous pouvez compléter votre paie de fin d'année.

Les formulaires W-2 doivent ensuite être envoyés à tous les employés avant le 31 janvier. Les formulaires 1099 doivent également être envoyés à vos entrepreneurs indépendants avant le 31 janvier.

Vous pouvez fournir ces documents par voie électronique si vos employés y consentent.

Déposer les formulaires pertinents auprès des autorités fiscales et payer les impôts

Déposez tous les formulaires nécessaires auprès de l'IRS et de la SSA ainsi qu'auprès des autorités fiscales de votre État et locales. Les délais pour ceux-ci varient, alors assurez-vous de les confirmer à l'avance.

De nombreux formulaires fiscaux fédéraux doivent être déposés avant le 31 janvier de l'année suivante. Ceux-ci inclus:

• Formulaire W-2.
• Formulaire W-3.
• Formulaire 1099-NEC.
• Formulaire 1096.
• Formulaire 940.
• Formulaire 941.
• Formulaire 944.

Il est également important de vérifier la date limite de paiement des impôts en souffrance que vous devez à la suite du dépôt de ces formulaires. Vous pouvez trouver une liste des dates de dépôt pour les petites entreprises sur le site Web de l'IRS. Trouvez également des informations fiscales pour les entreprises individuelles, les partenariats, les sociétés, les sociétés S, les sociétés à responsabilité limitée (LLC) et les entreprises internationales sur le site Web de l'IRS.

Des délais de dépôt et de paiement différents peuvent s'appliquer aux déclarations de revenus nationales et locales. Consultez les sites Web de votre État et de votre agence fiscale locale pour ces détails. Ou adressez-vous à votre équipe financière ou à votre comptable pour obtenir de l'aide.

Liste de contrôle de fin d'année de la paie

• Confirmer les informations sur l'entreprise
• Confirmer les informations sur les employés
  • Mettre à jour le statut de l'employé au besoin
• Calculer les primes de fin d'année et les inclure dans la masse salariale finale
• Revoir les périodes de paie
  • Le statut de paie de l'employé est-il correct ?
  • Les employés sont-ils correctement classés comme exonérés ou non exonérés ?
  • Les salaires, les retenues, les retenues et les paiements des avantages sociaux des employés sont-ils corrects ?
• Vérifier les soldes des PTO des employés
  • Inclure les PTO accumulés dans la paie finale si la politique de l'entreprise est de les verser aux employés
• Commander les formulaires nécessaires
• Envoyez les formulaires W-2 et 1009 aux employés et aux entrepreneurs indépendants
• Déposer les formulaires requis auprès des autorités fiscales compétentes
• Payer les impôts en souffrance

Comment se préparer pour la paie de l'année prochaine

Une fois que vous avez terminé votre paie de fin d'année, vous pouvez prendre plusieurs mesures pour assurer le bon déroulement de la paie de l'année suivante.

Vérifiez les mises à jour juridiques

La fiscalité et la législation du travail changent constamment. Il est essentiel de se tenir au courant de tout changement à venir qui affectera la masse salariale de l'année prochaine.

Surtout, recherchez toute augmentation du salaire minimum afin de pouvoir ajuster la rémunération des employés au besoin. Ces mises à jour sont généralement publiées sur les sites Web des départements du travail fédéraux, étatiques et locaux. Les augmentations du salaire minimum commencent souvent le 1er janvier d'une nouvelle année, vous devez donc être au courant du changement à l'avance.

Les taux d'imposition et les exigences en matière de déclaration changent également, alors gardez également un œil sur ceux-ci.

Passez en revue la rémunération de l'année prochaine

Identifiez s'il y a des changements dans les salaires des employés ou des augmentations de salaire pour certains membres du personnel au cours de la prochaine année afin de pouvoir mettre à jour votre masse salariale en conséquence.

De plus, assurez-vous que la masse salariale de l'année prochaine reflète tous les changements prévus aux avantages sociaux des employés .

C'est également le bon moment pour réinitialiser les cumuls de prise de force , y compris les congés accumulés que les employés ne peuvent pas reporter.

Examiner les politiques et les processus de paie

Il est important de revoir vos politiques de paie et de les mettre à jour au besoin. Cela peut inclure l'ajustement des périodes de paie, le reformatage des fiches de paie ou le passage à un nouveau logiciel de paie.

Cet examen est particulièrement important pour les entreprises qui ont connu une croissance significative. Par exemple, les périodes de paie, les méthodes de paie, le formatage des talons de paie et les processus de paie peuvent devoir être mis à jour pour s'adapter à un effectif plus important.

Vérifiez les dates pertinentes pour la nouvelle année

Pour vous aider à configurer votre calendrier de paie pour la nouvelle année, vérifiez les dates de clôture trimestrielles et les fins de période via les sites Web des agences fiscales fédérales, étatiques et locales pertinentes.

Marquez-les dans votre calendrier afin de pouvoir réserver du temps pour préparer les documents et les dépôts nécessaires. Tenez également compte des dates des week-ends ou des jours fériés afin de pouvoir les planifier à l'avance. Cela vous aide à rester au fait de vos obligations salariales en cours et à vous préparer pour la fin de l'année.

Rationalisez votre paie avec une application numérique

L'un des meilleurs moyens de rationaliser vos processus de paie, y compris la dernière paie de l'année, consiste à utiliser une application comme Connecteam.

Conçu pour vous faire gagner du temps et de l'argent, Connecteam comprend une fonction pratique d'horodateur qui permet aux employés d'enregistrer leurs heures de travail à la seconde près. Cela garantit que les informations sur les quarts de travail sont précises à des fins de paie.

Vous pouvez également utiliser l'horodateur pour définir la période de paie que vous avez choisie . Cela vous donne un aperçu rapide de n'importe quelle période de paie, ce qui est particulièrement utile lors de la préparation des rapports pour votre dernière paie de l'année.

Connecteam vous permet également de générer des feuilles de temps numériques directement à partir de l'horodateur. Vous pouvez facilement visualiser, modifier et approuver ces feuilles de temps via l'application, ce qui simplifie le processus de pré-paie.

Vous pouvez ensuite exporter les feuilles de temps approuvées directement vers votre système de paie, sachant qu'elles contiennent des informations de temps précises et fiables. Connecteam s'intègre à plusieurs fournisseurs de paie, notamment QuickBooks Online et Gusto.

La meilleure chose est que Connecteam est une application tout-en-un. En plus de ses fonctions de paie, vous pouvez utiliser Connecteam pour rester en contact avec vos employés, créer et partager des plannings d'équipe en quelques minutes et suivre la formation de vos employés.

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Conclusion

Il est important d'établir correctement la paie de fin d'année et de fournir à temps aux autorités fiscales des informations exactes. L'utilisation de notre liste de vérification de la paie de fin d'année ci-dessus comme guide est un bon point de départ. Une application de gestion du travail comme Connecteam vous aide également à enregistrer les heures, les avantages et les PTO des employés pour vous assurer que vos registres de paie sont exacts.

Mais n'oubliez pas que les besoins en matière de paie de chaque organisation sont uniques et varient en fonction du type et de la taille de votre entreprise, des niveaux de revenus, de l'industrie, etc. éviter toute sanction.

FAQ

Quelles sont les responsabilités de fin d'année de la paie ?

En tant qu'entreprise, vos principales responsabilités de fin d'année en matière de paie incluent :

• Confirmer que les informations de votre entreprise et de vos employés sont à jour.
• Préparer et remplir les formulaires fiscaux nécessaires pour déclarer les salaires et les retenues.
• Payer toute dette fiscale.

Quelles sont les retenues sur salaire les plus courantes ?

Les déductions spécifiques que vous devez prélever sur le salaire d'un employé dépendent de plusieurs facteurs. Cependant, certaines déductions obligatoires courantes comprennent l'impôt sur le revenu fédéral et d'État, la taxe de sécurité sociale et la taxe d'assurance-maladie.

Clause de non-responsabilité

Les informations présentées sur ce site Web concernant la paie de fin d'année sont destinées à être un résumé à des fins d'information uniquement. Les lois et procédures en matière de paie et de fiscalité changent régulièrement et peuvent varier en fonction des circonstances individuelles. Bien que nous ayons fait tout notre possible pour nous assurer que les informations fournies sont à jour et fiables, nous ne pouvons garantir leur exhaustivité, leur exactitude ou leur applicabilité à votre situation spécifique. Par conséquent, nous recommandons vivement aux lecteurs de demander conseil à leur service financier, comptable ou conseiller financier pour garantir le respect des lois et réglementations applicables. Veuillez noter que nous ne pouvons être tenus responsables des mesures prises ou non prises sur la base des informations présentées sur ce site Web.

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