Comment créer des manuels de politiques et de procédures (+ modèle gratuit)

De bonnes politiques et procédures sont inefficaces si vos employés ne savent pas où les trouver. C'est pourquoi il est essentiel de les stocker dans un manuel, où les membres de l'équipe peuvent facilement y accéder quand ils en ont besoin.

Un manuel de politiques et de procédures est un document central et structuré avec toutes vos politiques et procédures. Outil essentiel de gestion des employés, il établit des procédures opérationnelles normalisées pour aider à guider la prise de décision. Une meilleure prise de décision conduit à une meilleure conformité et à une meilleure productivité dans votre organisation. Avoir un manuel centralisé garantit également que vos employés savent toujours vers qui se tourner pour obtenir les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail.

Cet article vous explique comment créer un manuel de politiques et de procédures et vous fournit un modèle gratuit pour vous aider à démarrer.

Qu'est-ce qu'un manuel de politiques et de procédures ?

Un manuel de politiques et de procédures est un document commercial clé qui guide les employés sur les politiques les plus importantes de l'organisation et leurs processus associés. Disponible en format numérique ou papier, ce manuel est un document interne à utiliser au sein d'une organisation.

Les politiques sont les règles plus larges qui guident les activités commerciales clés telles que les ressources humaines (RH) ou l'utilisation de la technologie. Ils fournissent des orientations essentielles pour la prise de décision et la conduite des employés.

Les procédures, en revanche, sont plus précises. Ils fournissent des instructions étape par étape qui aident les employés à accomplir des tâches telles que demander un congé ou signaler un accident du travail.

Un manuel de politiques et de procédures est, par essence, un livre de règles pour une organisation. Il guide les employeurs et les employés dans la prise de décisions importantes, établit les pratiques exemplaires et les normes de travail et explique les attentes de l'organisation à l'égard de son effectif.

Que devrait couvrir un manuel de politiques et de procédures ?

Des manuels de procédures efficaces couvrent généralement une gamme de sujets pertinents pour votre entreprise.

Par exemple, la plupart incluent une section sur les droits aux congés qui aborde :

• Les types et les montants de congés auxquels les employés ont droit, comme les congés payés (PTO) et les congés de maladie
• Comment les employés accumulent les congés (quotidien, mensuel ou annuel)
• Les conditions de prise de congé
• Le processus de demande et d'approbation des congés, y compris les délais
• Qu'advient-il des accumulations de congés non utilisés

D'autres sections que vous voudrez peut-être inclure sont :

• Un organigramme décrivant la structure hiérarchique de votre organisation
• Une description de la culture de votre organisation (y compris sa mission et ses valeurs fondamentales)
• Politiques d'embauche
• Politiques RH telles que mesures disciplinaires
• Votre politique diversité, équité et inclusion (DEI)
• Politiques de harcèlement et de discrimination
• Réclamations internes
• Règles de santé et de sécurité au travail
• Procédures d'urgence
• Politiques d'avantages sociaux
• Politiques de congé
• Code de conduite
• Procédures de paie
• Procédures bancaires
• Règles relatives à l'utilisation des cartes de crédit d'entreprise
• Remboursement des dépenses et formulaires
• Code vestimentaire
• Utilisation de la technologie
• Utilisation des réseaux sociaux
• Politiques de travail à domicile
• Règles de relocalisation
• Politiques et formulaires de voyage
• Manuels de formation
• Politiques de service à la clientèle
• Processus spécifiques pertinents pour votre lieu de travail, par exemple, ceux nécessaires lors de l'approbation d'un nouveau projet ou d'une demande de subvention

Pourquoi un manuel de politiques et de procédures est essentiel

La création d'un manuel de vos politiques et procédures offre une gamme d'avantages à votre entreprise et à vos employés.

Améliore la productivité

Un manuel de politiques et de procédures bien rédigé devient une source fiable et unique de vérité dans votre organisation. Avec toutes les politiques et procédures pertinentes stockées en un seul endroit, les employés peuvent s'y référer au besoin.

S'assurer que les informations sont facilement accessibles limite la perturbation de la concentration d'un employé, car il n'a pas à parcourir de nombreux documents papier pour trouver ce dont il a besoin. Les manuels numériques sont facilement consultables et les employés peuvent y accéder de n'importe où. Votre personnel peut trouver les informations dont il a besoin en quelques minutes et poursuivre son travail. Un manuel supprime également la nécessité d'interrompre le travail d'un autre employé pour demander de l'aide.

Un accès facile aux politiques et procédures pertinentes relatives aux opérations commerciales permet également à votre organisation de gagner du temps en réduisant le risque d'erreurs ou d'incidents. Les employés comprennent les meilleures pratiques et peuvent les appliquer dans leur travail. Si un incident se produit, les employés savent comment réagir pour en minimiser les effets et les perturbations.

Par exemple, si un employé se blesse au travail, il sait qu'il doit d'abord consulter un médecin pour s'assurer de ne pas aggraver sa blessure. Ils savent également signaler l'événement au plus vite via un formulaire de rapport d'incident. Cela permet à l'organisation de traiter tout problème de sécurité plus large, réduisant ainsi le risque d'incidents futurs.

Établit des normes de comportement et des attentes

Un manuel fournit aux employés une compréhension claire de ce qu'on attend d'eux en termes de travail et de conduite. L'utilisation d'un seul document faisant autorité pour définir des objectifs communs favorise un environnement de travail positif où tout le monde travaille vers les mêmes objectifs.

De plus, un manuel est un autre moyen de communiquer la mission et les valeurs de votre organisation afin que tous les employés soient sur la même longueur d'onde. Cela aide les employés à comprendre le contexte de leur travail et comment il contribue à une vue d'ensemble, créant ainsi un sentiment de travail d'équipe.

L'établissement de vos politiques et procédures fournit également une base pour toute action disciplinaire nécessaire. Un manuel peut décrire les étapes à suivre pour gérer les violations de politique, permettant aux responsables de gérer plus efficacement les situations potentiellement difficiles.

Par exemple, si un employé se présente à plusieurs reprises en retard au travail, un responsable sait qu'il doit d'abord discuter du problème avec lui, plutôt que de prendre immédiatement des mesures disciplinaires. Parler avec l'employé peut aider à identifier pourquoi il a de la difficulté à être à l'heure. Le gestionnaire peut alors être en mesure d'aider l'employé à résoudre le problème.

Améliore la conformité

Un manuel de politiques et de procédures est le meilleur endroit pour aborder toutes les lois et réglementations qui s'appliquent à votre entreprise. Celles-ci peuvent inclure une législation anti-discrimination, des exigences en matière de tenue de registres et des réglementations en matière de santé et de sécurité au travail.

Dans votre manuel, vous pouvez créer des politiques et des procédures conformes à toutes les lois applicables. Lorsque les employés comprennent ces politiques et procédures, et pourquoi elles existent, ils sont plus susceptibles de les suivre. Cela contribue à améliorer la conformité organisationnelle.

Une meilleure conformité réduit le risque d'accidents du travail, assurant la sécurité de vos employés. Cela réduit également le risque de violations de la conformité pouvant entraîner des sanctions telles que des amendes.

Facilite l'intégration et la formation

Un manuel rationalise également vos processus d'intégration et de formation.

Les nouveaux employés sont souvent confrontés à une surcharge d'informations au cours de leurs premières semaines. Un manuel est une excellente ressource à inclure dans leurs documents d'intégration pour les aider à se familiariser avec l'organisation. Vous pouvez orienter les nouveaux employés vers les politiques et procédures prioritaires et ils peuvent lire le reste à leur propre rythme.

Fournir un manuel à votre main-d'œuvre réduit également le temps de formation des employés. Plutôt que de proposer des sessions de formation répétitives sur les tenants et les aboutissants de chaque politique et processus, les employés peuvent consulter le manuel au fur et à mesure de leurs besoins.

Comment créer un manuel de politiques et de procédures convivial

Faites vos premières recherches

La création d'un manuel de procédures efficace n'est possible qu'avec une recherche solide. Commencez le processus en évaluant les types de politiques et de processus que vous devez inclure. Parlez à chaque département pour savoir lesquels ils utilisent le plus et pour comprendre les problèmes rencontrés par leurs employés. Cela vous aide également à identifier les lacunes dans les connaissances à combler dans votre manuel.

Toutes les procédures mineures n'ont pas besoin d'être dans votre manuel. Le département ou les équipes peuvent utiliser des processus informels quotidiens qui se sont développés naturellement au fil du temps, par exemple, organiser la pause des membres de l'équipe.

Votre manuel doit trouver un équilibre entre être complet et ne pas être écrasant. Incluez un processus s'il s'agit d'un processus essentiel, comme ceux conçus pour créer un environnement de travail sûr. Si le fait de le mettre par écrit améliorera considérablement un processus, incluez-le également.

Par exemple, les procédures complexes, routinières ou récemment mises à jour ont généralement intérêt à être écrites. C'est aussi une bonne idée de mettre dans votre manuel tous les processus qui sont fortement basés sur des règles ou qui nécessitent de la cohérence.

Monter une équipe

La création d'un manuel est généralement plus qu'un travail d'une seule personne. Il est utile de mettre en place une équipe pour aider à créer chaque section du manuel. Impliquez des porte-parole de chaque département et assurez-vous qu'il y a une gamme d'expériences et d'expertises représentées.

Vous pouvez ensuite affecter des personnes pour vous aider dans diverses tâches, notamment la recherche et la rédaction du contenu, l'édition du manuel et sa révision régulière.

Rechercher le contenu

Vous devez ensuite rechercher le contenu des politiques. Parlez aux travailleurs qui utilisent chaque processus dans leurs tâches quotidiennes. Vous devriez également demander conseil à des experts en la matière concernant des politiques et procédures hautement techniques ou juridiques.

Une partie importante de cette étape consiste à comprendre les lois et réglementations pertinentes qui s'appliquent à votre entreprise. Demandez des conseils juridiques internes ou externes sur vos obligations de conformité. Ces informations vous permettent de développer des politiques et des procédures conformes.

Rédiger le contenu

Après votre préparation, vous pouvez maintenant rédiger les politiques et procédures de votre manuel. Lors de la rédaction de ces sections, gardez ces points à l'esprit.

• Chaque politique ou processus doit inclure un titre pour faciliter la référence. Par exemple, « Politique de voyage avec nuitées ».

• Inclure une description de la politique. Qu'est-ce qu'il est conçu pour faire? Par exemple, "Cette politique définit les procédures de sécurité que tous les employés doivent suivre lorsqu'ils travaillent avec des substances potentiellement toxiques."

• Au début de chaque politique, expliquez son objectif . Par exemple, l'objectif d'une politique de santé et de sécurité pourrait être « d'offrir à tous les employés l'environnement de travail le plus sûr possible ». Lorsque les travailleurs comprennent l'objectif d'une politique, ils sont plus susceptibles de l'appuyer.

• Identifiez la portée de la politique et à qui elle s'applique. S'applique-t-il à tous les employés, à un service ou à un groupe d'employés ayant des tâches spécifiques ? Vous devez également indiquer toutes les exemptions ou exclusions possibles à la politique ou au processus.

• Identifiez qui est responsable de l'application de la politique et de l'approbation des exemptions. Il peut s'agir d'un service, comme les RH, ou d'une personne spécifique, comme un pompier. Par exemple, lorsqu'il s'agit de harcèlement au travail, le manuel devrait indiquer à qui un employé peut s'adresser pour obtenir de l'aide ou déposer une plainte officielle.

• Rédigez les étapes de la procédure une par une , le plus succinctement possible.

• Ajoutez des liens vers des documents utiles qui aideront les membres de votre équipe à comprendre la politique ou la procédure. Il s'agit notamment des formulaires, des modèles, de la législation ou des politiques et procédures connexes. L'ajout de liens internes dans un manuel numérique aide les employés à naviguer facilement entre les sections.

• Fournir aux employés un soutien supplémentaire à la fin d'une politique, si nécessaire . Où peuvent-ils s'adresser pour en savoir plus sur la politique ou la procédure ou s'ils ont une question ? Il peut s'agir d'une autre ressource, d'une personne ou d'un service.

Organiser le contenu

Une fois que vous avez votre contenu, vous devez ensuite l'assembler dans un manuel. Diriger avec les sections plus larges et plus larges est souvent une bonne approche.

La culture organisationnelle, la mission de l'entreprise et la politique générale des ressources humaines sont autant de sujets plus vastes. Le manuel peut aborder plus tard des politiques et des procédures plus spécifiques, comme celles relatives aux procédures de paiement ou aux codes vestimentaires.

En organisant votre contenu, vous pouvez créer une table des matières structurée de manière logique qui aide les utilisateurs à naviguer facilement dans le manuel.

Examiner et finaliser le brouillon

Avant de finaliser le manuel, il est important d'obtenir des commentaires sur celui-ci. L'équipe élargie responsable du manuel peut donner ses premiers aperçus, mais vous devriez également demander l'avis de la direction. Vous devriez également consulter la personne ou le service responsable de la mise en œuvre de la politique ou de la supervision du processus.

Retournez voir vos experts en la matière pour confirmer que les sections techniques et juridiques sont exactes. Vous pouvez également demander des commentaires sur la lisibilité à quelques employés afin de savoir à quel point votre manuel est facile à comprendre.

Vous pouvez également tester certaines de vos procédures, en particulier les nouvelles, avant de les finaliser dans le manuel. Demandez à l'équipe ou au service concerné d'effectuer les procédures et de signaler tout problème. Cela vous permet d'apporter les modifications nécessaires avant de déployer le manuel à l'échelle de l'entreprise.

Une fois que vous avez finalisé le contenu, obtenez l'approbation de la direction pour approuver la version finale.

Diffusez à vos collaborateurs

Il est important de sensibiliser ensuite les employés au manuel.

Assurez-vous que le manuel est facilement accessible à tous les membres de l'équipe. Ajoutez-y un lien sur votre intranet, rendez-le disponible via votre base de connaissances interne et intégrez-le dans vos programmes d'intégration et de formation. Envoyez un e-mail ou une notification à l'ensemble de l'entreprise pour informer les employés de la manière dont ils peuvent accéder au manuel.

La création d'un manuel numérique facilite la mise à jour des politiques et des procédures. Vous pouvez envoyer des notifications pour informer les travailleurs d'une modification du manuel, en aidant les employés à accéder à la version la plus récente.

Les employés peuvent aussi généralement accéder à un manuel numérique sur leurs appareils mobiles, par exemple via l'intranet de l'entreprise ou la base de connaissances. Il s'agit d'une fonctionnalité pratique qui permet aux employés de s'y référer de n'importe où et à tout moment.

Meilleures pratiques pour la création d'un manuel

Voici quelques bonnes pratiques supplémentaires à garder à l'esprit lors de la création de votre manuel.

Écrire dans un langage simple et facile à comprendre

Plus votre manuel est lisible, plus votre personnel est susceptible de le comprendre et de le suivre.

Vous pouvez le faire en :

• Utiliser la voix active pour rendre votre écriture plus attrayante, en particulier lorsque vous fournissez des instructions étape par étape. Par exemple, plutôt que d'écrire « le formulaire doit être envoyé aux RH » (voix passive), écrivez « envoyer le formulaire aux RH » (voix active).

• Expliquer clairement tout acronyme ou jargon spécifique à l'entreprise utilisé dans le manuel. Une section de définitions ou d'acronymes au début est un bon moyen de le faire.

• Formater le document de manière propre et cohérente. Utilisez des paragraphes courts et des puces et incluez des diagrammes ou des graphiques, le cas échéant.

Prioriser les sections

Les manuels sont généralement de longs documents, contenant un grand volume d'informations. Savoir par où commencer peut être écrasant, alors décidez quelles sections écrire en premier.

Un bon point de départ est toute politique ou procédure requise par la loi ou utilisée le plus souvent par vos employés. Il est également utile de s'attaquer à des politiques et processus complexes à un stade précoce. Vous pouvez ensuite construire le reste de votre manuel au fil du temps.

Réviser et mettre à jour régulièrement

Votre manuel doit être un document vivant. Vous devez le mettre à jour au fur et à mesure que les lois ou les besoins de votre entreprise ou de vos employés changent. Pour cette raison, votre équipe doit régulièrement revoir le manuel et mettre à jour son contenu si nécessaire.

Offrir une formation aux employés

Offrir des séances de formation à la direction et aux employés pour les aider à se familiariser avec le manuel et son contenu. Plus les membres de l'équipe sont à l'aise pour naviguer et comprendre votre manuel, plus ils sont susceptibles de l'utiliser.

Les sessions de formation permettent également aux employés de poser toutes les questions qu'ils ont sur le manuel. Vous pouvez organiser ces sessions de formation en personne ou en ligne, par exemple via des modules de formation que le personnel peut suivre à son propre rythme.

Utiliser un modèle

La création de modèles de politique et de procédure pour guider la rédaction de votre manuel garantit que chaque section est cohérente et contient toutes les informations nécessaires. Comme point de départ, nous avons préparé un modèle gratuit pratique que vous pouvez utiliser.

Créez votre manuel pour vos employés

Un manuel des politiques et procédures conserve toutes vos politiques et procédures en un seul endroit, ce qui permet aux employés de trouver plus facilement les informations dont ils ont besoin. Il est important de garder à l'esprit les membres de votre équipe lors de la rédaction de votre manuel de politiques et de procédures. Assurez-vous qu'il est clair et facile à lire et qu'il inclut toutes les informations essentielles concernant le travail des employés.

Pour créer un manuel efficace, vous devez investir du temps dans sa recherche et sa rédaction. Il deviendra un point de référence important pour votre main-d'œuvre qui contribuera à améliorer leur productivité, vous souhaitez donc y consacrer le temps et les efforts appropriés. En définissant les normes de travail attendues, un manuel augmente également la conformité au sein de votre organisation. Cela aide à créer un environnement de travail sûr et favorable pour vos employés afin qu'ils puissent donner le meilleur d'eux-mêmes.