Qu'est-ce qu'une formation de recyclage et pourquoi est-ce important ?

Quelle que soit la rigueur de votre processus d'intégration, une formation de recyclage est cruciale. Les souvenirs s'estompent et les processus et les technologies changent. L'actualisation des compétences, des compétences et des meilleures pratiques permet à votre équipe de rester affûtée et prête à faire de son mieux au travail.

Cependant, décider quoi couvrir, comment créer une formation et quels sujets revoir peut être intimidant.

Dans cet article, nous vous aiderons en examinant ce qu'est une formation de recyclage, pourquoi vous en avez besoin et comment vous pouvez vous assurer que vos employés reçoivent la meilleure formation supplémentaire. Après la lecture, vous saurez comment offrir les meilleures opportunités d'apprentissage pour votre organisation.

Qu'est-ce qu'une formation de remise à niveau ?

La formation de recyclage est tout apprentissage post-intégration sur un sujet qui a déjà été étudié. Par exemple, une équipe peut suivre chaque année des cours de recyclage sur les procédures de sécurité, même si une formation à la sécurité est incluse lors de l'intégration.

La formation de recyclage vise à combler les lacunes dans les connaissances, à maintenir la formation de l'équipe à jour et, comme son nom l'indique, à rafraîchir la mémoire des individus sur ce qu'ils ont déjà appris.

Ce type de formation peut prendre plusieurs formes. Par exemple, il peut inclure de courtes vidéos mises à jour tous les 6 mois. Ou, cela pourrait signifier une formation formelle en salle de classe une fois par an. Les décideurs de votre organisation peuvent décider ce qui vous convient le mieux en fonction des besoins de votre équipe et de la matière qui sera enseignée.

Pourquoi la formation de remise à niveau est importante

La formation de recyclage est essentielle pour les organisations de tous les secteurs pour un certain nombre de raisons. Ceux-ci inclus:

Accroître l'efficacité et l'excellence du travail

Au fur et à mesure que les employés reçoivent des cours et des informations supplémentaires sur les meilleures pratiques pour leur travail, leurs compétences s'améliorent, ce qui peut accroître leur efficacité .

Par exemple, une personne qui apprend à utiliser toutes les fonctionnalités d'un nouvel équipement sur le lieu de travail peut être en mesure de faire plus de travail en moins de temps.

Les travailleurs qui se forment régulièrement développent également leurs compétences . L'amélioration des compétences conduit souvent à une excellence accrue au travail, car les capacités des employés s'améliorent régulièrement.

Faire moins d'erreurs

Les employés qui suivent une formation de remise à niveau ont renforcé les meilleures pratiques , ils sont donc plus susceptibles de se souvenir des moyens les plus efficaces de faire leur travail. Ils sont moins susceptibles de faire des erreurs car l'entraînement reste frais dans leur esprit.

Améliorer la sécurité au travail

Personne ne veut se blesser au travail, mais un travailleur est blessé, en moyenne, toutes les 7 secondes aux États-Unis. Les travailleurs formés auxquels on rappelle régulièrement les consignes de sécurité savent comment rester en sécurité au travail .

On leur rappelle aussi continuellement l'importance de la sécurité au travail. Cela peut créer une culture de travail où chacun a les connaissances et la conscience nécessaires pour veiller les uns sur les autres.

Rester conforme aux réglementations nationales et fédérales

Selon la loi fédérale, certaines entreprises aux États-Unis doivent fournir une formation de recyclage aux employés. Par exemple, les installations de fabrication qui fabriquent des produits très dangereux sont soumises à la règle du programme de gestion des risques (RMP) et doivent offrir une formation de recyclage aux employés au moins tous les 3 ans. Des cours de recyclage conformes au RMP sont nécessaires pour recycler les employés dans les procédures d'exploitation.

En outre, l'Administration de la sécurité et de la santé au travail (OSHA) exige que les employés de la plupart des industries reçoivent au moins une formation annuelle sur la sécurité. Cela peut inclure la protection auditive, les déchets dangereux et les interventions d'urgence, et le recyclage de la protection respiratoire. Il peut également y avoir d'autres exigences, selon votre secteur d'activité.

De nombreux États ont leurs propres lois sur la formation de recyclage des employés. En Californie, par exemple, les travailleurs de la santé ont besoin d'une formation de remise à niveau annuelle sur la violence au travail.

Créer une culture d'apprentissage

Offrir une formation continue au lieu d'un événement ponctuel contribue à créer une culture d'apprentissage , où les équipes sont encouragées et récompensées pour la recherche et le partage des connaissances.

Les cours de remise à niveau intègrent l'apprentissage dans le tissu de la vie quotidienne sur votre lieu de travail. Cela peut stimuler la curiosité et encourager un engagement continu envers l'apprentissage et la croissance.

Augmenter la confiance et le bonheur des employés

Les employés qui apprennent régulièrement perfectionnent toujours leurs compétences. Cela peut les rendre plus confiants dans leur capacité à bien faire leur travail.

La formation de remise à niveau donne aux individus les outils dont ils ont besoin pour bien performer, ce qui peut améliorer leur bonheur au travail . Cela peut également donner l'impression que les employés sont vus et que votre organisation investit en eux.

Cela peut à son tour encourager les employés à rester dans votre entreprise à long terme. En fait, des études montrent qu'une bonne formation des employés peut réduire le roulement jusqu'à 35 %.

Identifier les lacunes d'apprentissage

Lorsque vous commencez à proposer des cours de remise à niveau, vous vous rendez peut-être compte que vous avez fait des suppositions erronées sur ce que votre équipe sait. Dans un cours sur la technologie en milieu de travail, par exemple, vous pourriez identifier un manque de sensibilisation à la cybersécurité.

Il n'est pas rare de mettre en place une classe pour constater qu'un cours de remise à niveau supplémentaire est nécessaire pour répondre aux questions et aux lacunes qui émergent lors de la première formation.

Vous pouvez ensuite fournir des cours ou des ressources supplémentaires. Cela crée un parcours d'apprentissage, où les employés peuvent continuellement s'améliorer. Cela peut également vous aider à améliorer la sécurité et la productivité avant que des problèmes ne surviennent à cause d'un sous-entraînement.

Se tenir au courant des nouvelles informations sur le lieu de travail

L'intégration consiste à mettre les employés au courant des processus, de la technologie et des informations actuels. Au fil du temps, cependant, de nouveaux produits apparaîtront, les priorités de votre entreprise changeront et les nouvelles tendances et informations sur le marché modifieront la façon dont vous faites les choses dans votre organisation.

La formation de remise à niveau garantit que tous les membres de votre organisation suivent les attentes et les processus actuels . En retour, cela contribue à un sentiment d'unité au sein de votre entreprise, ce qui crée un environnement de travail plus positif.

Signes que votre lieu de travail a besoin d'une formation de recyclage

Alors, quand une formation de recyclage est-elle nécessaire ?

Vous pouvez décider que certains types de formation (comme le service client ou la formation à la sécurité) soient programmés sur le calendrier tous les 2 mois, 6 mois ou 1 an pour maintenir les compétences de chacun à jour.

Cependant, vous remarquerez peut-être des signes que votre équipe a besoin de matériel supplémentaire. En général, une formation de remise à niveau est nécessaire lorsque vous constatez :

Erreurs et blessures fréquentes

Des erreurs se produisent dans tous les lieux de travail, mais si elles se produisent souvent, cela pourrait être un signe que vos employés ont besoin de plus de formation.

Portez une attention particulière aux erreurs de sécurité et aux quasi-blessures . Cela pourrait indiquer que vous avez besoin de classes de sécurité supplémentaires.

Votre équipe n'utilise pas correctement la technologie ou les nouvelles procédures

Chaque fois que vous lancez une nouvelle technologie sur votre lieu de travail, comme un nouveau logiciel ou une nouvelle machine, vous offrez probablement une formation initiale. Vous pouvez également proposer des cours supplémentaires si vous remarquez que votre équipe n'utilise pas correctement le logiciel ou ignore certaines des fonctionnalités qui lui ont été enseignées.

Il en va de même pour les politiques, processus et procédures nouveaux ou mis à jour. Les employés qui ne saisissent pas une nouvelle façon de faire les choses peuvent avoir besoin d'une formation de suivi.

Clients mécontents

Remarquez-vous moins de clients réguliers ou une augmentation des plaintes des clients ? Cela pourrait être un signe que vos employés ont besoin d'un recyclage dans le service à la clientèle. Ou, ils pourraient bénéficier d'une formation plus poussée sur les procédures afin de pouvoir servir les clients plus efficacement et avec moins d'erreurs.

La productivité diminue et le chiffre d'affaires augmente

Demandez à votre personnel s'il estime avoir suivi suffisamment de cours de formation et de remise à niveau si vous remarquez une baisse de productivité et que davantage de talents quittent votre entreprise , en particulier après avoir effectué un changement.

Par exemple, vous remarquerez peut-être que le personnel de la réception enregistre les commandes plus lentement et exprime plus d'insatisfaction s'il ne peut pas utiliser correctement le système de point de vente (POS). Finalement, vous pourriez remarquer que plus de travailleurs démissionnent.

Dès que vous remarquez un ralentissement de la productivité, une formation de suivi peut aider les membres de l'équipe à comprendre comment effectuer leurs tâches mieux et plus rapidement. Cela peut les rendre plus confiants au travail et plus équipés pour bien faire leur travail.

Sujets typiques de formation de remise à niveau

Il n'y a pas de limite aux sujets que vous pouvez aborder dans la formation de remise à niveau. Tout ce dont vos employés ont besoin pour bien faire leur travail est un jeu équitable.

Voici quelques sujets que la plupart des entreprises trouvent utiles de revoir régulièrement :

• Service à la clientèle , y compris les meilleurs moyens de créer une bonne impression et les moyens de traiter avec des clients difficiles.
• Évaluation des risques , y compris l'identification des dangers les plus courants sur votre lieu de travail et leur atténuation.
• Formation à la sécurité , y compris l'utilisation d'équipements de sécurité, la prévention des microtraumatismes répétés, les protocoles de sécurité, etc.
• Cybersécurité , y compris les meilleures pratiques pour les mots de passe et la bonne gestion des informations sensibles.
• Exigences de conformité , telles que les révisions de la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) dans les établissements de santé.
• Politiques et procédures spécifiques à l'entreprise , pour s'assurer que tous les employés connaissent les règles et directives spécifiques à suivre au sein de l'organisation, en particulier celles récemment ajoutées ou mises à jour.

6 méthodes de formation de remise à niveau

Il existe plusieurs façons d'offrir des opportunités d'apprentissage à votre équipe. Ceux-ci inclus:

Apprentissage en personne

Son nom dit tout : l'apprentissage en personne permet aux employés de se retrouver face à face avec des instructeurs et entre eux. C'est un style d'apprentissage plus formel, mais les individus peuvent se sentir plus engagés parce qu'il y a moins de distractions.

L'apprentissage en face à face est une bonne option pour les cours de remise à niveau axés sur des sujets importants comme la sécurité. En effet, il y a moins de chances que les employés soient distraits et n'assimilent pas correctement les informations.

Classes virtuelles

Il s'agit d'environnements d'apprentissage numériques où les étudiants et les instructeurs participent à un apprentissage interactif en direct, directement depuis leur domicile ou leur lieu de travail. Ils peuvent également englober des expériences de salle de classe de réalité virtuelle (VR), où les individus utilisent des casques VR pour assister à des sessions de formation.

Les salles de classe virtuelles sont une option valable lorsque l'apprentissage en direct est préférable, mais qu'il n'est pas possible de se rencontrer en personne. Ce style de formation est bon pour introduire des politiques ou des procédures mises à jour, couvrant les mises à jour de logiciels ou tout sujet où la démonstration en direct est importante.

De plus, les salles de classe virtuelles peuvent améliorer les résultats d'apprentissage . Selon une étude de 2021, les personnes ayant reçu une formation personnalisée via des salles de classe de réalité virtuelle 3D se sont souvenues de 30 % d'informations en plus et ont obtenu des scores 20 % plus élevés aux tests par rapport à un groupe témoin utilisant des outils pédagogiques traditionnels.

Cours en ligne

L'apprentissage en ligne consiste à dispenser une formation au format numérique, avec des vidéos, des diapositives, des fichiers et d'autres ressources en ligne. Les cours en ligne suivent généralement une structure définie. Par exemple, un employé peut avoir besoin de lire un court article, puis de répondre à un quiz.

L'apprentissage en ligne donne également aux employés la possibilité d'accéder à des ressources telles que des listes de contrôle, des feuilles de travail, des documents d'information et d'autres supports de formation qui peuvent les aider à faire leur travail.

Ce style d'apprentissage est le meilleur pour le perfectionnement et pour les sujets qui nécessitent une plongée plus profonde, comme le service client. En effet, vous pouvez passer autant de temps que nécessaire à expliquer un sujet.

De plus, lorsque vous utilisez l'apprentissage en ligne, vous pouvez inclure plusieurs ressources de formation, offrir plus de sessions de formation plus facilement et permettre aux employés de suivre la formation à leur propre rythme.

Micro-apprentissage

Le microlearning fait référence à des systèmes d'enseignement courts et ciblés. De courtes vidéos de formation de 1 à 2 minutes, par exemple, sont une forme de micro-apprentissage.

Avec le microlearning, les employés peuvent facilement puiser dans la formation lorsqu'ils ont une minute de libre. Cela rend l'apprentissage plus accessible, même pour les équipes occupées.

Le microlearning est le meilleur pour des sujets très spécifiques . Par exemple, les travailleurs des services publics peuvent suivre une courte formation sur la façon de remplir un formulaire de service de commande mis à jour.

Ce type de formation est également bénéfique pour les mises à jour régulières . Les employés de l'industrie de la restauration, par exemple, peuvent recevoir des sessions de micro-apprentissage couvrant de nouveaux protocoles de sécurité alimentaire ou des techniques de préparation des aliments.

De plus, le microlearning augmente l'efficacité du processus d'apprentissage jusqu'à 17 %. Cela peut être dû au fait qu'il est très ciblé et se concentre uniquement sur une idée, de sorte que les individus n'ont pas à se souvenir de nombreuses informations complexes. Il est également facile de réviser souvent, ce qui peut aider à la rétention des connaissances.

Formation pratique

L'apprentissage pratique peut se faire en personne ou en ligne. Cela implique de demander aux employés d'essayer personnellement une méthode ou une technologie spécifique afin qu'ils puissent apprendre.

Par exemple, vous pouvez guider les employés étape par étape dans le processus d'utilisation d'une nouvelle imprimante, en leur demandant de taper les commandes ou d'appuyer sur les boutons que vous indiquez.

La formation pratique est idéale pour apprendre les fonctionnalités du logiciel , la technologie et les procédures étape par étape , telles que la mise en place d'un équipement de sécurité ou la fermeture d'un restaurant pour la nuit. C'est efficace parce que les employés peuvent s'entraîner avec des conseils, puis essayer par eux-mêmes.

Apprentissage mixte

Ce style d'apprentissage est également connu sous le nom d'enseignement assisté par la technologie ou d'enseignement en mode mixte. C'est un type de formation qui combine des cours en ligne et en personne .

L'apprentissage mixte est une bonne option pour la plupart des sujets. Il donne aux participants une chance d'apprendre les uns des autres et de voir des démonstrations ou d'essayer un apprentissage pratique. Il permet également aux apprenants d'étudier par eux-mêmes avec du matériel en ligne qui peut aller plus en profondeur.

Comment organiser une formation de recyclage en ligne

Donc, maintenant que vous savez pourquoi vous avez besoin d'une formation de remise à niveau, examinons de plus près comment créer des cours de remise à niveau.

Identifiez vos besoins de formation et déterminez la fréquence des formations

Tout d'abord, identifiez qui dans votre organisation a besoin de quel type de formation. En général, tous les employés auront besoin d'une formation de recyclage sur la sécurité au moins une fois par an, mais ce qu'ils doivent apprendre dépendra de leurs rôles professionnels et des règles de votre état.

Un bon moyen de déterminer qui a besoin de formation est de consulter les évaluations de performance pour voir qui a été aux prises avec des erreurs et de la productivité.

Une autre façon de découvrir la formation dont tout le monde a besoin est d' envoyer une enquête , en vous interrogeant sur les lacunes dans les connaissances que votre équipe estime avoir.

Ensuite, déterminez la fréquence à laquelle la formation doit avoir lieu . De nombreuses entreprises effectuent des mises à jour annuelles de la formation, mais vous aurez peut-être besoin de mises à jour plus fréquentes.

Considérez ceci si vous n'êtes pas sûr de la fréquence à laquelle programmer un entraînement : Il a été démontré que la répétition fréquente améliore le rappel à long terme de 35 %. Des sessions de formation très courtes, effectuées mensuellement ou plus souvent, peuvent aider les équipes à se souvenir de ce qu'elles ont appris sans les submerger.

Réaliser un audit du matériel de formation existant

La formation de recyclage doit s'appuyer sur ce qui existe, alors passez en revue la formation que votre équipe a déjà reçue lors de l'intégration et des cours de recyclage antérieurs.

Qu'est-ce qui est le plus important à renforcer par la répétition ? Qu'est-ce qui a été mis à jour et nécessite une nouvelle formation ? Qu'est-ce qui n'a pas encore été couvert ? Vous pouvez ensuite créer de nouveaux supports d'apprentissage pour aborder ces points.

Créer de nouveaux supports d'apprentissage

Une fois que vous avez compris qui a besoin d'une formation de recyclage et ce qu'il a déjà appris, il est temps de créer une nouvelle formation.

Connecteam peut vous aider . Notre plateforme de gestion du travail tout-en-un vous permet de créer de courtes vidéos de formation de 1 à 2 minutes ainsi que des modules de formation entièrement personnalisables. Vous pouvez ajouter du texte, des images, des fichiers, des éléments HTML, des notes audio, etc. à vos cours. De plus, vous pouvez ajouter des questionnaires pour tester les connaissances des employés une fois la formation terminée.

Les cours et le matériel de formation sont accessibles via les applications mobiles et de bureau de Connecteam, afin que les employés puissent suivre leurs cours de remise à niveau en déplacement quand cela leur convient.

Avec Connecteam, vous pouvez voir en un coup d'œil quels collaborateurs ont commencé ou terminé leur formation en ligne. Les membres de l'équipe peuvent également discuter en toute sécurité avec les managers directement dans l'application s'ils ont des questions sur ce qu'ils ont appris.

Conseils de pro pour une excellente expérience d'apprentissage

Lorsque vous créez de nouveaux supports, gardez ces conseils à l'esprit pour offrir à vos employés la meilleure expérience d'apprentissage :

• Encouragez l'apprentissage actif. Cela implique des discussions de groupe, des exercices de travail, des séances d'entraînement et toute autre méthode permettant aux apprenants de participer activement au matériel de formation. Des études montrent que l'apprentissage actif favorise une meilleure mémorisation, même un mois après l'entraînement.
• Inclure de grands visuels et de la couleur. Les apprenants se souviennent des grandes images 1,5 fois plus que des petites images. Pendant ce temps, les couleurs vives peuvent rendre votre message 39 % plus mémorable par rapport à une palette plus neutre.
• Incluez des documents auxquels les employés peuvent se référer. La répétition renforce l'apprentissage, donc à la fin de tout matériel de formation, récapitulez rapidement les informations les plus importantes verbalement ou sous forme de puces. Il est également utile de donner aux employés des listes de contrôle et des documents d'information auxquels ils pourront se référer plus tard.
• Rendez votre formation accessible. Le sous-titrage codé sur les vidéos, par exemple, aide non seulement les malentendants, mais augmente également la compréhension de 56 % pour tous les apprenants. Inclure des versions audio du texte écrit peut également aider à renforcer l'apprentissage. Lors de la création de documents écrits, il est important d'utiliser des polices lisibles (par exemple, taille 12, sans empattement), d'éviter les gros blocs de texte et de s'assurer que le texte et l'arrière-plan contrastent bien.
• Réduisez votre entraînement. Des recherches ont montré que la capacité d'attention d'une personne moyenne n'est que de 47 secondes. Garder la formation aussi courte et ciblée que possible aide les apprenants à retenir les informations dans le monde distrayant d'aujourd'hui.

Parlez à vos employés de la formation

Expliquez pourquoi vous proposez une formation de remise à niveau, décrivez vos attentes et expliquez pourquoi les cours sont importants. Cela aide à augmenter l'enthousiasme - ou du moins l'appréciation - pour le rappel.

Parlez également à vos employés individuellement de l'apprentissage, si possible. Il peut vous aider à comprendre la motivation d'apprentissage de chaque employé, ses styles d'apprentissage préférés et ses objectifs de formation.

Cela peut vous aider à créer un apprentissage personnalisé pour maintenir l'engagement des employés. Par exemple, vous pourriez apprendre qu'un membre de l'équipe s'intéresse à la gestion. Vous pouvez leur envoyer la formation en ligne utilisée par vos responsables, afin que l'employé puisse acquérir les compétences dont il aura besoin.

Planifier et animer la formation

Une fois que vous avez créé la formation, invitez les participants à tous les événements en direct et planifiez des sessions de formation.

Vous pouvez utiliser les fonctionnalités de planification de Connecteam , par exemple, pour voir facilement quand les employés sont disponibles et pour réserver des sessions d'apprentissage.

Solliciter des commentaires

Une fois la formation terminée, il est important d'avoir leur avis à ce sujet.

Les enquêtes et les sondages de Connecteam , par exemple, permettent de solliciter facilement les commentaires de votre équipe. Vous pouvez découvrir à quoi ressemblait l'expérience d'apprentissage globale, quels sujets nécessitent une formation supplémentaire et si votre équipe souhaite voir des fonctionnalités supplémentaires dans les cours à venir.

Conclusion

La formation de recyclage aide à maintenir les compétences et les connaissances de vos employés à jour et pertinentes pour le travail qu'ils font aujourd'hui. Cependant, déterminer ce qu'il faut enseigner, quand l'enseigner et comment votre équipe peut mieux apprendre peut être compliqué.

Ce guide peut vous aider à éliminer le stress du processus. En suivant les conseils que nous avons partagés, vous serez en mesure de créer des cours de recyclage significatifs et engageants qui rendront vos employés plus productifs, maintiendront la conformité de votre entreprise et amélioreront l'efficacité globale de votre entreprise.

Pour rendre les choses encore plus faciles, nous vous recommandons d'envisager d'utiliser une plateforme de formation des employés comme Connecteam.

FAQ

Combien de leçons ou de composants devraient être dans une classe de remise à niveau ?

Le nombre de leçons peut aller d'une à plusieurs dizaines, selon la complexité du matériel de formation. Une bonne règle de base est de maintenir le nombre aussi bas que possible afin de ne pas submerger vos employés. Vous pouvez également diviser des classes plus longues en unités autonomes pour rendre les informations plus digestes.

Dois-je créer des cours de remise à niveau en direct ou à mon rythme ?

Les deux ont des avantages. Avec les sessions en direct, vous pouvez évaluer visuellement l'engagement et vous pouvez confirmer que tout le monde a terminé son cours à une date précise. Les cours à rythme libre sont idéaux pour les lieux de travail occupés. Ils offrent aux employés la possibilité de consacrer quelques minutes à la formation lorsqu'ils ont une pause.

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